论影响电子文件鉴定的障碍性因素——兼谈鉴定电子文件的条件，本文主要内容关键词为：鉴定论文,文件论文,电子论文,障碍论文,因素论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在谈论传统文件鉴定时，我们常常可以发现有许多影响其顺利开展的障碍性因素，既包括观念转变滞后和理论支持不足，也包括鉴定标准上的缺乏，另外还会指出我国双重价值鉴定机制的缺位，也是造成我国鉴定工作产生诸多问题的成因之一。
然而，如果要谈论影响电子文件的因素，不仅仅要继续揭示以往影响传统文件的障碍性因素依然故我地影响着电子文件的鉴定，而且还要从电子文件本身的特点上揭示其影响鉴定的本体属性。在本文中，笔者主要从影响电子文件的主要现实因素入手，分析这些方面的因素。
一、影响鉴定的电子文件本体属性
电子文件本体属性对于电子文件鉴定所造成的影响，主要表现于以下方面：
（一）电子文件的原始性、真实性难以确认的问题，它关系到电子文件是否具有证据价值。
传统文件的原始性与真实性，以一种直观的形式，即通过内容与载体的结合，以一种固定的结构表现与反映出来。显然，电子文件这种直观证明自身的特征与功能已经丧失。其原因在于：
其一，电子文件的制作已经不再以实物化形式固定下来，对于电子文件进行的增、删、改，可以不留任何痕迹。除非同一文件使用不同文件名称，否则当我们在编辑文件时，只要确认新文件对旧文件的"overwrite"（盖写），同一文件名下的电子文件信息内容，通过覆盖形式就替换了旧文件信息内容，也就意味着电子文件制作过程的一切痕迹，包括草稿或修正稿，统统被消灭了，原始性标志荡然无存。
其二，电子文件载体与信息可以相对分离，造成了电子文件在传递或更换到其他载体时，存在着内容失真的可能。也就是说，被迁移后的电子文件与其原件一样，如果没有专门的技术措施，难以确定同一内容新、旧文件的一致性。“原件”的消失，由此引起人们对电子文件真实性的怀疑。
其三，病毒的发作、黑客的侵入，有可能破坏电子文件管理系统与电子文件，从而造成人们对电子文件管理系统维护电子文件的真实性与原始性的不信任。从病毒对于计算机的破坏机理上说，它是一种随计算机程序控制必然产生的、并且不可能从根本上加以清除的破坏力因素，因而，它对于电子文件管理系统与电子文件是一种永恒的威胁。任何时候都要进行文件备份，就是人们因应付病毒而采用的基本手段，也是操作计算机的基本常识。而对于黑客的破坏，则要求电子文件管理系统既有事先防范措施，又要有事后的跟踪追查手段。但是，就计算机目前防范病毒、黑客的能力而言，似乎是另一种“道高一尺，魔高一丈”的演绎。
（二）数据库电子文件信息的关联性和动态性，导致这类电子文件的鉴别具有复杂的技术性。
数据库电子文件是电子文件的一个重要形式，它是“在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象。也可以说是以数据库形式存在的具有文件属性的记录。”
采用数据库形式来管理数据，形成数据库电子文件，是计算机数据管理与处理技术发展的必然结果。数据管理形式从文件库管理到数据库管理，是一种资源的节约。数据库电子文件是通过动态联系，来减少数据冗余，提高计算机软硬件资源利用效率的。所谓动态联系，就是指文件与文件之间变化着的联系，一般是通过链接操作而建立起来的。我们称在文件之间转移的数据为对象，一旦文件与某对象之间建立链接，对象发生的任何变化都可以自动反映在文件中，导致文件具有动态特征。对于这种文件的鉴定是电子文件时代的新课题，许多研究者认为，对于这类电子文件，进行实时鉴定是最佳策略，即一旦该文件被鉴定为归档文件后，系统应对这种文件进行存储，此次存储不同于文件生成程序的保存文件，而是对文件全部信息内容的存储，包括所有数据及其地址，如果需要的话，还需保存提供数据来源的数据库。因而，这有比较强的复杂性和动态性。
（三）电子文件对于计算机软硬件具有强烈的依赖性，导致其不断地需要从一种格式向另一种格式、从一种载体到另一种载体的迁移，从而造成了鉴定领域的扩大和技术性的增大。
电子文件从生成、传输、传递和加密等都是通过计算机操作一系列数字代码序列方式实现的，所以电子文件与计算机中的各种设备，包括硬件和软件，有着密切的关系。电子文件的形成和各种处理都必须在计算机软硬件设备的支持下完成的，离开了计算机的软硬件设备，电子文件既看不见，也摸不着，是毫无意义的东西。因此，单纯的内容上的有用性不足以构成电子文件保存价值，还必须从技术上保证其处于可利用的状态，这就要求同时从内容和技术状况两个方面展开电子文件鉴定工作。这一点，早在1984年法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒在其研究报告《机读文件的鉴定》中，就明确提出电子文件双重鉴定的思想，认为机读文件（电子文件）的鉴定包括文件所含信息的鉴定（内容鉴定）和文件技术状况的鉴定（技术鉴定）。
电子文件的软硬件依赖性，还意味着电子文件管理系统必须采取各种技术措施，以维护电子文件的可读性和可利用性。国外学者提出，其方案无外乎两种：或者将各种类型的软件、计算机逐一保存；或者将一份电子文件翻译成通用的计算机语言（如ASCⅡ）加以保存。但他们也认为这两种方案都是不切实际的：前者会因此变成庞大的计算机博物馆，其开销之大令人瞠目结舌；而后者在转载的过程中无法保证原件和复制件的一致性。当然这个问题或许可以通过技术手段加以解决。比如：保留原有的软件，由程序设计人员写出与现有硬件结构相吻合的计算机程序，再添加上必要的技术信息，这样便可重建原始文件。但是文件转载的费用是极为昂贵的，它需要在电子文件信息进入下一个计算机系统时，对文件进行再次鉴定，这几乎等同于两次鉴定。
因而，电子文件对于软硬件依赖性，决定了电子文件必须不断地随着计算机软硬件的更新换代，而不断地把文件从原有读写格式的原载体中转移到新的读写格式下的新载体之中，否则，就不能保证电子文件的可读性和可利用性。这一特征，又让我们绕回到第一点如何保证电子文件的原始性与真实性的问题上了。显然，保证电子文件的原始性、真实性与维护电子文件的可读性、可利用性，是技术革命给我们在电子文件上的两难抉择。
（四）电子文件管理的前控性，也意味着鉴定具有前控性，因而，如何对于电子文件进行“批处理”鉴定，是一个新课题。
对电子文件实行前端控制，已经是电子文件管理中的一个基本认识。显然，这种前端控制也包括鉴定环节。其必要性有二：
其一是由于电子文件信息的易逝性。一般机关单位工作人员没有长久保存文件的责任，因而往往会将一些失去现行作用的重要文件删除；此外，系统运行故障、用户误操作等原因都可能造成有价值电子文件的流逝。这就要求将鉴定的时间提前，及早确定每份电子文件的价值和保管期限。其二是由于电子文件鉴定的基本方法是以职能为基础进行的，因而许多文件管理专家认为应在电子文件管理系统设计阶段就着手鉴定工作，档案工作者在这个阶段应向系统设计人员详细阐述文件鉴定的需求，以保证重要的电子文件能够及时完整地保存下来。国际档案理事会电子文件委员会也认为，“设计阶段是评估电子文件最合适的阶段，因为这个阶段提供了证实从评估的决策是继评估结果之后实际得到实行的最佳时机。”
在设计阶段对于电子文件进行前端鉴定，目的是让电子文件管理系统对于电子文件进行自行的“批处理”，因而，需要建立一种类似专家系统的鉴定模板。比如，目前我国有学者提出在办公自动化系统中，按文件的来源，设置两种期限实行粗略的两分法：机关发文一概为永久，收文一概为定期，而后进行人工干预，这也是前端鉴定的一种初步思路。我们的研究可以此为基础，加深探索。很显然，这是一个值得档案界与办公自动化开发、研究部门共同关注的新课题。
电子文件自身属性对于电子文件鉴定的影响，大多是技术性的，或者说，这些障碍性因素，必须通过技术手段加以解决的。从某种意义上说，对于电子文件，鉴定的两元性内容鉴定与技术鉴定，后者的重要性已经超过了前者。
二、影响鉴定的主体性因素
影响鉴定的主体性因素可以分成三个方面，一是鉴定主体的组织与素质；二是法规、标准支持；三是理论研究。
（一）鉴定主体的组织与素质
鉴定主体的组织涣散与鉴定人员素质低下，对于鉴定的影响由来已久，可以说，这是由影响传统档案、文件鉴定进而蔓延到电子文件鉴定的障碍性因素。
首先是鉴定组织涣散造成的鉴定不力。电子文件鉴定现在只始于机关单位，根据有关规定，机关单位要成立鉴定小组鉴定传统文件与电子文件，事实上这些规定大多没有被严格遵守。“过去，也曾在机关档案部门建立三结合的鉴定小组，但许多单位是名存实亡，流于形式。”因而，机关单位的鉴定工作，基本上处于档案人员“四无”经营状态：事前无人指导，事中无人监督，事后无人检查，工作无法考核。传统文件与档案鉴定已然，电子文件亦然。
其次是鉴定人员素质偏低。现在一般机关单位的电子文件鉴定或者认定，都是由档案人员自行决定，从文化程度与专业知识上看，他们都较之于档案馆人员低，因而，传统文件与档案鉴定中呈现出来的越是重要的鉴定环节反而由素质相对较低的人员把关的反比现象，将继续在电子文件鉴定领域中展现，这是一种鉴定机制的缺陷。
当然，由于目前机关单位对于电子文件大多采用双套制管理，因而，这种因素的影响尚没有充分表现出来，但是，如果不加以解决，这种因素的不良影响将很快转为现实。
（二）法规、标准支持不足
法规、标准支持不足也主要表现在两方面：
其一是缺乏电子文件的管理规则。如电子文件管理规范、电子文件著录格式等基础性规范，尚没正式颁布，这给电子文件的整体管理，造成无法可依的局面。
其二是缺乏鉴定电子文件的专项操作标准。我国目前对于电子文件的鉴定，只能继续沿用传统文件与档案的鉴定标准，无专项标准。但我国现行的鉴定标准，既不适应传统文件与档案的鉴定，更不适应电子文件的鉴定。如我国长期以来制定鉴定操作标准的出发点是抽象、原则，致使我国现行的鉴定操作标准尤其是文书档案保管期限表，其粗线条是公认的：条款内容过于简练、条款太少、保管期限档次较粗、用语抽象含糊、偏重宏观而忽视微观，等等问题。这直接造成了实际部门鉴定文件与档案的粗线条，因而，从这个意义说，一味责难实际部门的操作失当是不公平的，这应该是政策支持不力的原因。
（三）理论研究不够
不唯对于电子文件鉴定，对于传统文件与档案鉴定亦然，理论研究呈现诸多缺陷，突出的表现有二：一是研究务虚多，基础研究多；二是与实践结合不够。
对于电子文件鉴定，乃至对于整个电子文件管理，务虚性研究过多是一个不争的事实。如到目前为止，有关电子文件管理的文章，有数百篇之巨，但不少研究尚是一种浅论初探，作老生常谈之重复，演蜻蜓点水之论述。这是（包括笔者在内）理论界存在的一个通病。
与实践结合不够，原因是多方面的。首先是研究人员自身的知识水平的原因，难以与实际部门，尤其是办公自动化部门、信息管理部门达成一种紧密的结合；其次是实际部门对于理论的重视不够，如目前不少实际部门仍然沿革传统方法管理电子文件，没有形势变化的迫切感；三是电子文件管理的模式尚没有定型，理论指导难以介入。如国际上尚存在哥伦比亚大学的电子文件集中管理模式与匹兹堡大学的电子文件分散管理模式之争，我国采用何种模式，尚在讨论之中。但是，冀以在办公自动化系统中解决电子文件管理（包括鉴定）问题，是我国档案界目前的基本设想，有意思的是美国著名的电子文件管理专家大卫·比尔曼，2001年在杭州参加“办公自动化系统与文件电子管理：理论与实践”国际研讨会时，曾对我国档案界这一基本设想，明确表示反对，这是一个值得注意的意见。
影响电子文件鉴定的因素是多方面的，既有客体性，也有主体性的，总之，要解决电子文件的鉴定问题，则需要解决这些因素。在这方面上说，解决这些障碍因素，也是我们对于鉴定电子文件条件的满足，虽然电子文件的鉴定问题在我国目前不甚普及，但它毕竟是一个趋势性的、我们迟早要面对的严峻问题。
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