摘要：随着信息时代的到来，企业档案管理手段及管理模式等发生了深刻的变化，企业档案信息化势在必行。企业档案作为企业重要信息资 源，在企业信息化建设中具有重要作用。
关键词：新时期；企业档案；信息化建设；重要性；对策
1企业档案信息化建设的重要性
企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业合法权益的有效证据，也是反映企业发展、技术 、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。
1.1企业档案信息载体的转变
企业在实现了计算机全程管理之后，很多的信息数据得到了全面的管理和监控。在企业的各项活动中，电子文件取代了纸质文件。通过计算 机可以对产生的数据和产品的设计进行快速的浏览和利用，实现了企业档案信息接收、存储和利用一体化，达到了工作效率的最大化。
1.2企业档案信息的分类变化
现代企业档案内容丰富，包括企业人员的信息档案、企业产品的信息档案、企业资质的信息档案等。现代的企业信息化，包括各个板块和流 程，一个全面的企业档案信息散落在各个板块中，根据需要可随时调整。
1.3企业档案信息接收和保管的改变
现代网络管理，如果管理不善，就会遭到黑客的攻击，造成单位档案的丢失或者被改变。从上述内容可知，加强企业系统软件的管理和防御 是尤为重要的，不仅工作人员要严格按照规定收发信息，还要保证信息的可靠来源，如果在某一方面失误，带来的后果不堪设想。因此，必 须提高监督管理，保障档案信息的安全。
1.4企业档案利用的网络化
企业档案的利用通过综合应用管理系统，可以实现多途径多方式的利用检索，工作的效率会提高很多。当然，企业档案的信息要达到此目的 ，必须要按照档案管理规律和规范，设计构建出一套科学的网络档案管理流程和程序。
2企业档案信息化建设的内容
2.1档案管理制度
企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全电子档案的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利 用和保密制度，安全管理与责任追究制度。落实好各项保障措施，根据电子档案的特点，执行相关技术标准，规范电子档案的数据格式，实 现电子档案的全程管理。企业应保证电子档案真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的电子档案，应同时保存相应的纸质档案，并确 保相关电子档案与纸质档案的一致性。
2.2网络基础设施
网络是档案信息系统得以实施的基础。档案信息化必须要建立在一个可靠、稳定、安全的网络环境中。关键线路上要实现双链路，增强网络 交换能力，优化内部网络布线。网络档案管理功能可以在现有的网络基础上进一步开发，实现档案信息化。
2.3硬件配备及数据库系绕开发
根据企业实际情况对数据库的运行模式，服务器的型号、数量及工作模式，存储设备、存储地点和存储方式进行分析比较，选择最佳配置方 案。
2.4完善的安全体系
档案涉及到企业机密，如若泄露会造成企业巨大的损失。所以一个稳定安全的网络环境必不可少。档案信息系统建立时，需要配置网关、防 火墙、入侵检测等网络安全保障，保证档案信息库的安全。
3企业档案信息化建设的对策
企业档案信息化是一个大项目，涉及人员和设备、技术等多方面的问题，需要慎重考虑。企业的档案管理要符合当代的需要，无论是从企业 档案的资源建设，还是档案信息的管理，方方面面都需要与社会同步发展。
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3.1企业领导高度重视和大力推动
企业发展的前景凝聚了企业的领导和员工的付出，企业领导必须推动企业档案信息化的发展和进步，在领导的指挥和带领下，企业的档案信 息化建设才能取得可喜的成果。
3.2更新信息化设备信息化
档案与纸质档案相比较，其需要硬件设备作为支撑，因此，企业要结合自身具体情况，更新信息化设备。首先，企业要为档案部门配备复印 机、扫描仪以及计算机等现代化硬件设施；其次，企业要在遵循“高效、节约、可靠、通用”的原则下，配备档案管理所需要的软件设备， 保证系统具有较强的安全性、兼容性以及开放性；最后，企业要结合信息化建设的经验和成果，完善数据库系统以及计算机网络，提升信息 建设的覆盖面积，引入符合企业需求的管理软件。
3.3加强管理人才团队建设
实现档案信息化建设需要以现代化的人才作为支撑，在信息时代下，档案管理者不仅需要具备较强的档案管理技能和知识，同时还要掌握信 息设备的操作技术，例如信息化工作以及计算机应用等技能，因此，企业要加强管理人才团队建设。首先，企业要对现有档案管理人员进行 综合考评，对无法胜任岗位的员工进行分流安排，招聘具有较强专业能力的管理人员，提升管理团队的整体素质；其次，企业要对管理人员 定期开展新技能、新知识的系统性培训，提升管理人员的技术能力、业务水平以及职业道德；最后，企业要建立以及完善绩效考核制度，对 管理人员的工作量、工作态度、专业技能以及工作内容进行全面而综合的考评，并且将其作为员工薪酬调整和岗位晋升的重要依据。
3.4完善档案安全系统
企业档案具有传承性、唯一性以及原始性，其具有广泛的利用价值和社会参考价值，因此，企业需要对档案进行科学的保管，档案内容不仅 要可读、有效、完整以及真实，同时还要确保档案不被泄漏或者窃取，保证档案的历史痕迹和原貌，因此，企业在开展信息化建设的过程中 ，要完善档案安全系统。首先，企业要建立档案风险评价体系，通过有效科学的措施和方法，预测档案可能出现的风险，制定有效的预防措 施，确保档案的安全性以及可靠性；其次，随着信息技术的发展，黑客、病毒以及流氓软件的攻击能力更强，企业想要确保信息档案的安全 ，需要提升自身的免疫力，采用生物识别以及防偷窃等硬性措施，确保储存、传输的档案信息有效、完整、真实。
3.5规范档案信息化流程
科学的制度以及完善的程序是实现档案信息化的重要举措，因此，企业要针对应用操作、数据管理、网络系统等方面科学制定相关规范和制 度。首先，企业要结合自身具体情况，在遵循系统性、开放性、兼容性以及前瞻性原则的同时，健全相关制度体系，包括档案查阅、数据保 存、档案储存、档案鉴别以及档案定义等方面，通过规范的制度保证档案信息化的有序进行；其次，企业要根据档案信息的保密程度和安全 级别，制定不同的规范制度，明确档案数据的存储和组织方案；最后，企业要进一步规范档案操作，例如制定主机房、服务器、交换器以及 网络设备的操作规范和管理制度等。
总而言之，档案资源是企业的宝贵经验和理念传承，其对企业的稳定发展具有积极作用，因此，企业一定要给予档案管理信息化建设以高度 重视，通过各种措施和途径提升档案管理工作的效率和信息化程度，进而企业发展提供更加优质的服务。
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论文作者:王国华
论文发表刊物:《基层建设》2018年第18期
论文发表时间:2018/7/20
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