中外档案工作主要方面比较研究导论，本文主要内容关键词为：导论论文,中外论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
开展中外档案工作比较研究，有利于探索档案工作共同规律，达成相互了解，并能正确地处理与评价中外档案工作的差异与关系。因而，中外档案工作对比研究应该从方法、体制到观念等方面有层次、全方位地展开。为此，本文对中外档案工作的一些主要方面进行比较研究。
一、基本概念理解(上)的差异：对档案与文件关系的不同诠释
在“档案”使用“Archives” (英文)(或具有相同词根的其他语言词汇)来表述的问题上，世界各国意见比较统一。然而，“档案”这一基本概念的定义，长期以来没有统一起来。分析世界各国对档案定义的表述，并结合各国档案工作实际需要来看。世界各国的档案定义可以归纳为以下四类：
(一)英美等国：档案是有永久保存价值的非现行文件
谢伦伯格给本国档案下了定义：“档案是经过鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”（注：(美)谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，黄坤坊等译，1983年，档案出版社） 美国档案界把档案等同于“具有永久保存价值的非现行文件”。美国型的档案定义很有典型性，欧美许多国家都属于这种类型。如英国档案学者迈克尔·库克在其著作《档案信息管理》中认为：“档案是经过鉴定，因其长远价值而保存的文件。”（注：Michael Cook,The Management Of Information from Archives,1986,Gower Publishing Company） 美国型的档案定义在联合国教科文组织综合情报计划处委托国际档案理事会承担的“文件与档案管理规划”项目中也同样有所反映，“档案是由于它们的永久价值而必须保存起来的某个机构或组织的所有非现行文件。”（注：中国档案学会外档案学术委员会编《文件与档案管理规划》(A Selection of Reportsfrom RAMP)1990年，档案出版社）
美国型的档案定义之所以得到欧美绝大多数国家的赞同是因为它表达出了档案工作的实际需要。其中有两个方面是值得注意的：一是提出了档案鉴定问题；二是把档案馆外有永久保存价值的非现行文件也算作档案。
(二)法国及阿根廷等：档案就是文件
1979年颁发的《法兰西共和国档案法》对档案定义表述为：“档案是任何自然人或法人，任何官方的或私人的部门或机构在自身活动中产生或收到的文件的总和，不论这些文件是什么日期、形式和载体材料。”这种档案定义显然与文件定义基本等同起来了，并把现行文件称为“行政管理档案”，非现行文件称为历史档案。
值得指出的是，法国型的档案定义在南美一些国家中也有相同的体现，特别是阿根廷，多数档案学者都认为档案的形成始于文件的产生(签署生效之时)。
(三)中国及俄罗斯：档案就是归档后的文件
俄罗斯的档案定义一脉相承于前苏联对档案的认识，认为档案文件就是档案馆(室)的文件。
我国给档案下的定义，既继承我国旧档案学的某些观点，又受到前苏联档案学理论的影响，在实际工作中也同前苏联一样，把档案定位为归档后的文件。不过，目前在我国的档案定义中，已删去了“归档”的说法，但在理论论述中，继续保留着以往文件转化为档案的三个条件，即办理完毕、有保存价值、按一定规则集中保存。
中国型的档案定义，其特点比较明显，主要把“归档”视作界定档案的标志，把实际工作中划分文书工作与档案工作的标准和划分文书与档案的标准等同起来了。这种划分，确定了档案工作、档案工作人员的职责、业务范围和管理对象，有助于自上而下地建立和发展全国性的档案事业。
(四)国际档案理事会：档案就是非现行文件
国际档案理事会在1977年组建了一个档案术语词典编辑工作组，着手研究档案学中一些基本概念的定义问题。1984年《档案术语词典》出版，词典编辑工作组希望“他们的工作已经使得在消除‘目前术语方面的混乱’的道路上有所进展。”他们认为：“工作组以它认为是充分综合概括的形式撰写定义，以便包括不同国家法定定义的基本要素，特别是对某些最基本的术语，如‘档案’、‘文件’等更是如此。”（注：国际档案理事会编：《档案术语词典》，丁文进等译，1988年，档案出版社）因而，国际档案理事会在《档案术语词典》中对档案的定义，并非出自某一国家的解释，它有着自己的特点。这个档案定义是这样表述的：“档案是由形成者或其职能的继承者为自己利用或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件。”（注：国际档案理事会编：《档案术语词典》，丁文进等译，1988年，档案出版社）
纵观并比较这四类档案定义，可以看出各国在处理(现行)文件与档案的关系问题上表现出不同的态度。
二、档案工作内容上的差异
档案工作内容是不断发展的，从其发展过程看，可以分为以下三个阶段：
(一)传统型：档案工作就是档案馆的档案管理工作
世界档案工作的起步与发展，首先是从档案馆工作开始的。档案工作限于档案馆的档案管理工作，这是一种比较古典的观点。在二十世纪五十年代之前，国外对档案工作的认识，大多持这种观点。
从档案学产生的根源看，正因为档案馆档案管理的需要，导致了档案学的萌芽、产生与发展。把档案工作限于档案馆档案管理工作产生了以下结果：
第一，档案人员把自己视为一个国家或民族历史的“保管员”，把档案馆视为“历史的粮仓”。他们受流行于十九世纪的兰克主义学派的影响比较深，因而原则上反对档案馆工作人员参与销毁档案文件。他们的代表人物是英国档案学家希拉里·詹金逊。
第二，档案工作内容以档案的整理为核心。档案馆档案整理主要分为两种类型：一是为迎合行政管理的需要而完全保持档案文件在其形成机关的原来次序；二是为了适应学术研究的需要，把档案文件按照问题来重新整序。前者以德国的做法为代表；而后者则以法国档案馆的做法为代表。
第三，档案学研究以档案馆档案管理为对象，档案学处于古典阶段。来源原则成为推动档案学发展的内在动力。
(二)现代型
二十世纪以来，随着来源原则在档案部门的普遍运用，档案馆与其移交机关联系起来，从而扩大了档案工作的内涵，档案工作主要由档案室和档案馆所从事的业务工作构成。这一阶段的档案工作建立起比较完善的档案交接途径，但档案工作系统与其他相关工作系统的关系，被理解为区别大于联系。
(三)当代型
档案工作延伸到文件管理领域。二十世纪五十年代之后，文件数量的剧增使得一直专注于发挥档案历史作用的档案部门，不得不转而关注更现实的问题，即如何采取一种有效的方法，对汹涌而来的文件进行量的控制。因而，档案管理必须与文件管理结合起来，而文件生命周期理论则为此提供了理论指导；八十年代电子文件的大量产生使得前端控制与全程管理的思想深入人心，更把档案部门和与文件相关的其他部门工作更密切结合起来了。
然而，从目前进行的工作内容上考察，我国的档案工作处于现代型阶段，尚没有把文件管理的职能纳入到档案工作内容之中。
三、档案管理体制
档案管理体制，指的是一个国家管理全部档案和档案工作的方式和组织制度，它包括设置档案管理机构并协调各自关系、划分权限的一种机制，它决定了一个国家用什么方式来管理自己的档案和档案工作。档案管理体制的设置取决于两种因素：即取决于一个国家的结构形式，也取决于一个国家对于档案管理业务范围的认可。
(一)取决于国家结构形式的档案管理体制
在1960年召开的第四届国际档案大会上，比利时国家档案局局长萨比通过对世界各国档案事业管理实践的分析对比，提出档案管理体制的两种形式：集中式与分散式。
第一，集中式档案管理体制。即中央档案机构对地方档案机构能进行监督与指导，地方档案馆与中央档案馆或国家档案馆能构成一个体系完整的档案馆网络。这种类型的管理体制又分为多种形式：中国型、俄罗斯型、法国型和北欧型。
第二，分散式档案管理体制。一般指中央档案馆或国家档案馆只保管中央或联邦政府机关的档案，而不过问地方档案事务，地方档案工作由地方政府领导和监督，而不隶属于中央档案机构。也就是地方档案机构与中央档案机构既没有上下的从属关系，也没有法定的横向关系。这种管理体制又有美国型、英国型、前南斯拉夫型和瑞士型等之分。
作为一种独立形式的集中式档案管理体制，我国的档案管理有着自己的特点：我国实行党政档案统一管理，分级、分专业指导下的社会主义集中式档案管理体制。国家用法律手段在中央与地方各级政府下设立档案事业行政管理部门，形成一个完整的有层次结构的档案事业行政管理机关系统，负责统一领导党和国家的档案事业建设，分级管理与指导各级各类档案馆的工作以及档案教育、档案科研与档案宣传出版，在全国范围内形成了一个实行党政档案和档案工作集中、统一管理的档案专业系统。
首先，我国与分散式管理体制相比，尤其是与美国相比，主要区别在于中央档案机构是否过问地方档案事务。就整体而言，我国的档案管理体制能够组成统一的档案机构体系，制定统一的发展规划，采用统一的规章制度，使用统一型号的设备，比较便于开展档案学研究和提高档案工作水平。
当然，就局部的集中程度而言，尤其是在美国联邦政府这一级的档案工作上，其集中化程度甚至要高于我国。具体表现为三个方面：一是美国所有联邦政府机关的文件全部移交给美国国家档案馆两个总馆及十二个分馆；二是美国国家档案馆接收和保管各种载体档案文件，有纸质档案、音像档案，也有电子档案；三是美国国家档案文件署对联邦政府机关产生的档案和文件实行一体化管理。
其次，我国与同属于集中式管理体制的其他国家相比，主要差异是在档案的集中管理程度与档案机构的设置上。我国推行国家档案全宗原则，因而档案集中管理程度要比其他国家都高；但是在档案机构的设置上，我国没有普及类似文件中心这类的中心性、过渡性保管机构，只有少数几个。
(二)取决于管理业务的档案管理体制
从档案工作管理业务上，可以把档案管理体制分成两类：
第一，文档一体化管理模式。即将文件管理纳入到档案工作系统中，纳入到档案管理体制中，而不仅仅是指机关(单位)的文档一体化管理。这种模式从体制上说，就是赋予档案行政管理机关指导文件管理之职，如美国国家档案文件署下设文件管理处。从方法上说，就是设置文件中心承担文件的中间性与过渡性保管，其目的是为了解决文件剧增对档案库房的压力问题。从我国档案工作采取的方法和目标上看，也基本具备文档一体化管理的特点。
第二，文件管理与档案管理分属两个系统的非一体化管理模式。这种模式把文件与档案视为两种不同性质的事物，分别纳入到两个工作系统与两种管理领域。我国就是典型的非一体化管理模式。
能否实行文件管理与档案管理的一体化管理，主要在于对文件与档案关系的认识，简而言之就是对文件生命周期理论的认可程度。从一般意义上说，如果认可文件生命周期理论的指导作用，就可能在实践中实行文档一体化管理模式。
四、档案教育与理论研究
由于对档案学地位认识的不同，各国档案教育所采取的形式也就各具特色。归纳起来，可以分为以下两种：
(一)理论(学院)派
凡是把档案学视为一门独立的学科的国家，一般都开展了正规的档案教育。综观世界各国，这一类型的教育有两种形式：
第一是正规档案院校。如法国档案学院、德国马尔堡大学档案学院、前苏联的莫斯科历史档案学院、阿根廷科尔多瓦大学档案学院以及中国人民人学档案学院等，都是典型的寓教育与档案学研究于一体的教学研究机构。而且这些学院都成为本国档案学教育与研究的一面旗帜或一种重要发展标志。
第二是由档案馆附设的档案院校。不少国家在档案馆附设了档案院校，以档案馆的设施为基础培养既有理论水平又有实践能力的档案专门人才。比较著名的有印度国家档案馆附设的档案学院、原柏林机密国家档案馆附设的达莱姆历史与档案进修学院等。
(二)课程(培训)派
这一类型的国家相对少数，但在欧洲、北美洲和大洋洲都不乏其例。其可以分为两种类型：
一是大学中设置档案学专业课程。有代表性的是美国、英国、加拿大和澳大利亚。美国的档案教育通常是在历史学、图书馆学硕士或哲学博士学位课程中，设置一系列档案专业课程。美国有60余所大学不同程度地开设了档案课程。英国也有不少大学开设档案学课程，著名的如伦敦大学、利物浦大学等。加拿大开设档案课程比较著名的大学有不列颠哥伦比亚大学、蒙特利尔大学和拉尔大学。值得一提的是不列颠哥伦比亚大学的电子文件管理研究在国际档案界享有盛誉，如电子文件的分散式保存模式和电子文件连续体模式，就源于这里的研究；国际研究项目“电子文件真实性的永久保管”(Inter-PARES)主持人——露西娅娜·杜兰蒂教授就在该校任教。澳大利亚开设档案学课程的大学有新南威尔士大学、堪培拉大学与墨尔本大学、柯廷技术大学和蒙纳士大学等。
二是由国际档案理事会和各国档案工作者协(学)会举办的培训班。国际档案理事会创办过国际档案讲习班，并建立起非洲、拉美地区和阿拉伯地区三个培训中心，还在理事会内部设置了专业教育与培训委员会(1979年始)。在很多国家，定期举办档案培训班是档案工作者协会的主要任务之一。如英国、荷兰、美国、加拿大和澳大利亚等国家的档案工作者协会，每年都定期举办各种培训班，除讲授专业基本知识外，还根据工作需要和形势发展，及时增加新的培训内容。
当然培训教育的普及是世界性的，由于其实用性、针对性强，在有正规教育的国家中，每年也举办大量的培训班。
从档案学教育与研究的总体发展水平与程度上看，我国的档案教育，规模最为庞大，体系最为完善，档案学研究成果也层出不穷。这些特征与我国建立起完善的档案事业系统是完全相一致的。
五、结论
从中外档案工作对比，一般可以得到这样的结论：我国档案工作富有特色，但也有待于改进的不足之处。
与外国相比，我国在以下方面存在着优势：一是档案工作制度完备，从解决国家档案管理体制及档案所有权到具体的档案工作标准，均有相关的法规和规章；二是我国档案工作人员队伍庞大，档案馆与档案室专兼职人员接近百万；三是档案工作机构完善，档案室到档案馆的关系比较明确；四是档案教育多层次开展，有完备的教育体系与众多的档案学研究者。
但是我国档案工作在一些工作环节，尤其是微观层面的细节上，还存在不足：一是对档案的鉴定与接收具体环节缺乏细致研究的法规、标准的规范；二是对文件管理与档案管理的整体性缺乏完整把握，用“归档”作为文件与档案的“黄金分割”标准，导致档案工作缺乏提高的基础；三是新技术运用、新问题发现的适应性及敏感性不足，档案界采用的新方法与模式大都是“舶来品”；四是在档案学理论研究中，重基础理论研究，忽视应用理论研究；重理论轻实践现象比较严重，滞后于本国档案工作实践，滞后于外国档案学的应用研究。毋庸置疑，这些方面都是我们亟待改进的。