摘要：信息时代的发展对办公室档案管理工作也提出了更高的要求，传统的办公室档案管理已经无法满足现阶段复杂繁琐的档案管理工作。基于此，本文从信息时代办公室档案管理工作重要性出发，探讨通过对档案管理规划、设计理念的创新和改革以及“云计算”的应用策略，同时做好办公室档案管理的保密措施工作，借助办公室档案管理工作的改革和创新，以期为档案管理工作发展提供帮助。
关键词：信息时代；办公室；档案管理；革新
前言
随着我国社会经济的不断发展，办公室档案管理和技术也得到了长足的进步。档案属于一个发展中企业、单位的核心资料，对企业的发展起着重要的作用。有效的管理措施能够充分发挥档案的应有价值，同时对各个部门之间的工作起到辅助和协调作用，因此办公室档案管理工作只有不断的进行改革和创新，才能符合社会和企业的发展需求。
1.信息时代办公室档案管理工作的特点
1.1单位档案管理工作在不断向信息化管理方面转变
当今社会是信息时代的社会，同时，我们也受到信息时代带给我们的影响。传统的档案管理模式已经变得很落后，大大低于现代社会的发展，而且网络信息时代已经深深烙在人们的日常生活当中，普及在人们的生活、工作、学习中，档案管理也拥有了更为先进的设施设备。在当今社会，几乎所有的单位办公室都建立了属于自己的档案管理网络，并积极地向信息化时代档案管理工作方向转变。
1.2信息时代的档案管理应用得到了很大的发展
从传统单一的、不全面的，以纸质记载形式的档案管理，变为如今的电子档案。传统档案管理有很大的不便，如果用到现在，那就没有生存的余地。随着社会科学技术的不断进步，网络信息的迅速发展，档案管理的实体作用得到了很快的发展，所以，就产生了我们现在常见的电子版档案。与纸质版相比，电子档案极大地提高了信息的准确度、精准度，同时也解决了现实带来的不便，为更多正处于异地的人提供了便利，其能很快得到自己所需要的信息，方便了很多。
1.3单位的档案管理能够提供多样化的服务模式
其主要表现在：单位的档案管理工作向信息时代档案管理转变，而与传统的管理模式相比，信息时代的丰富性也使档案管理工作变得多样化、多元化，从而促使工作的快捷性、简便化、方便性。同时，也会激发人们对工作的兴趣，使其全身心投入到工作中。例如，一些单位，他们以前的档案管理方式会采用纸质手写记载，不仅费时间，而且也容易出错，现在随着网络时代的进步，我们可以直接采用电脑记录，又快又准确，也不费力，还能节省我们很大一部分时间，所以单位应跟随时代的进步不断地发展，使其充满信息化、时代化。
2.信息时代办公室档案管理工作中面临的问题
某些单位存在着对档案管理工作不完善、不健全的问题，缺乏实际的管理组织。在研究调查中，我们很容易发现，许多单位并没有使用信息化的档案管理，他们依旧使用古老的、传统的记载方式，并没有结合自身实际去考虑问题，这不但跟不上时代的步伐，还会造成填写信息的错误，给以后的工作带来很大的不便，造成后续不断的麻烦。一个单位应跟着时代的发展，建立适合自己单位的档案管理方式，制定相应的体系，拥有创新意识，不要总依赖于其他行政部门的管理，做好档案管理工作。培养单位的自主性和创新意识，重视单位内部的制度管理、设备设施的应用，尽量跟随时代的发展，与时俱进，不做落后的工作单位，同时也能提高员工对工作态度的积极性，对单位的发展有很大的帮助。总的来说，单位的档案管理不完善，会给单位带来很大的不便，也会使单位及其员工的信息存在很大的风险，保密信息的不安全在一定程度上给档案的应用效率造成了极大不便。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆所以，每个单位都应设有能够充分利用的办公信息化档案管理模式。
3.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新措施
3.1加强档案管理设计规划和人才培养
档案管理工作要想真正意义的实现信息化，就一定要从管理的观念和思想上进行改革，因为档案资料具有很大的参考和收藏价值，所以档案管理人员在进行档案的收集和归档过程中需要将档案进行分类、整理，从而为以后的查档工作提供便利。办公室档案管理人员的思想和观念改革需要做到以下几点：第一，档案人员在进行办公室档案收集时需要做好基本的系统骨架设计，在归档时严格按照骨架大纲为依据进行整理，从而提高档案管理的完整性和准确性；第二，相关企业、政府部门及事业单位还需要增加档案管理的资金和技术支持，培养一批具有高素质的办公室档案管理人才，在对相关人才进行培养的过程中，可以与相关高校进行合作，将可塑性较高的档案管理人员推荐给高校进行深造学习，同时还可以加强与相关企业进行技术交流，从而达到弥补档案管理人员自身存在不足的目的，不断的推动办公室档案管理工作发展和进步。
3.2加强“云计算”在办公室档案管理中的应用
目前，随着云计算技术的快速发展，其已经被广泛应用于社会发展的各个领域，其主要由多种运算技术综合而成，并且云计算是互联网技术中较为新型的技算方式之一。通过将云计算方式在办公室档案管理中的应用，云计算方式能够对档案管理中的分析、整理和归纳进行有效的处理，并且还能够缩短不必要的时间，降低管理人员的工作量，提升办公室档案管理的可靠性和安全性。采用云计算方式能够将政府、企业等海量数据进行有效整合、分类和储存，尤其是随着近几年科技的不断进步和发展，大量的视频、音频以及图片等档案资料需要进行收集和整理，不仅增加了档案资料的难度，还增加了储存的容量，而云计算能够为档案管理工作节约大量时间。
3.3档案管理工作中需要注意保密工作
虽然先进的科技技术为办公室档案管理工作提供了更大的便捷，但其中也存在着较大的隐患，一旦出现档案管理资料的泄露，将会对企业造成严重的损失，因此在实施档案管理中一定要确保计算机操作过程中硬件和软件的保密工作，并做好相应的防范措施，对于一些机密的资料在设置密码时要相对较为繁琐一些，同时做好备份，避免因为计算机的原因而造成档案资料丢失，给企业造成巨大的损失。
因此，在实施档案管理工作中需要在计算机上安装防护软件AvastAntivirus、KasperskyAnti-Virus或AviraAntiVir等软件，加强对计算机的保护，防止因为病毒等原因造成档案资料泄露或丢失，给企业、公司等造成严重的损失。同时还需要由计算机专业维修人员对计算机硬件进行定期维护、检修，及时更换存在问题的主机、硬件等，避免出现计算机死机等，造成存储的档案资料丢失。
3.4办公室应完善管理模式
一方面，单位应不断健全和完善档案管理模式，这要求工作人员对工作认真、仔细，要有严格的做事标准，单位应培养专业管理人才，确保信息准确无误；另一方面，档案管理的完善不但会给单位带来较高的工作效率，同时，也会进一步将单位推向社会，使其跟上信息时代发展的步伐。
总结
信息时代，科技发展越来越迅速，人们对什么工作都追求信息化，这不但会给人们的生活、学习、工作提供便利，同时也让我们得到的信息更准确、更快速。而现今社会的档案管理工作也采用更为方便的电子媒介，在很大程度上提高了档案管理的效率性、科学性和及时性等。当然，也会存在一些必不可少的问题，因此，我们应加强单位办公室档案管理工作的创新理念，使其更好发展。
参考文献：
[1]马荣.论事业单位加强办公室档案管理的创新思路[J].中国市场，2018（8）：132-133.
[2]董加鑫.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新探究[J].办公室业务，2018（3）：186.
论文作者:莫湘磊
论文发表刊物:《建筑细部》2018年第26期
论文发表时间:2019/7/22
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 办公室论文; 单位论文; 信息时代论文; 工作论文; 《建筑细部》2018年第26期论文;