维护电子文件真实与完整性的措施，本文主要内容关键词为：完整性论文,措施论文,真实论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
要使电子文件具有真实性与完整性，就应通过一系列措施使形成该电子记录的电子信息系统具备文件保存职能。为此，在设计电子文件形成与运行的计算机系统（如电子邮件系统、办公自动化系统等）之初就应当考虑以下问题：
1.将电子记录与职能活动过程紧密联系起来。
传统文件与档案是通过维护文件系统与来源的关系达到其可靠性的，在办公自动化过程中，这套工作已在自动化操作系统中被编程进行。应当说，这种方式产生的文件与部门的核心公务联系更紧密。通过将记录系列链结到主要公务过程中，由于公务过程是比机构传统工作程序与文件起源更稳定的平台，来进一步加强文件的可靠性。
2.在自动化文件管理系统中加入文件管理要求的电子程序使该系统能达到以下要求：
（1）该系统必须可供有关文件的分类， 例如电子文件登录系统应有定义、提醒和帮助等半自动支持功能，以方便用户确定某项信息划为短期自用性质或为正式文件性质。该系统还应保留形成记录的背景信息、结构、内容与格式。
（2）系统必须使文件可被受权人存取， 以保证文件在部门的可用性。
（3）在规定的留置期间内该系统必须保护文件， 保证文件为用户服务。
（4）对需永久保留的电子文件，应有文件予以鉴别和标识， 并归入电子文件管理系统中。
3.应将文件的毁坏、非故意或恶意修改文件的事故控制到最小，并提供发现机制。
管理程序与计算机方法的应用可使损坏电子文件的事故减至最小。从管理程序上，部门必须指定维护电子文件的责任人，并提供维护电子文件的具体方式。例如，可使用电子文件系统，也可以从逻辑上或物理上（在档案工作者或文件管理者控制之下的单独的、分离的计算机）去进行这种维护，也可以将二者方法接合起来，进行电子文件的维护。从计算机方法的应用上，可使用严格的计算机审核途径去证明、发现变更、破坏行为或授权行为。可使用WORM（写一次读多次）技术来存贮文件，防止对文件的修改。所有文件（或仅为归档文件）采取分离双存贮法管理，可用来预防由于自然因素或恶意损坏带来的损失，而且又可以提供一个确切真实的与不被变更的比较数据。当然，双系统是昂贵的，但对于避免意外来讲，却是最值得使用的。
4.采集背景与文件内容。
文件的真实性与原件的作证能力要求文件既有内容（信息）又有背景（公文的元信息），文档轮廓可能含有信息产生者提供的信息或该系统提供的信息，以及包括下列信息：
·产生信息的时间、作者；
·唯一的标识符；
·业务进程；
·主要职责部门与出处；
·标题；
·文档类型；
·种类；
·语言（语言学上的语言与软件语言）；
·修改日期；
·保留时间表或转换到其他媒体上的准确日期；转换到其他媒体上的方案，或存贮水平（在线存贮／离线存贮）；
·密级与降低密级的准确日期与方案。
文档轮廓与公文内容一并组成了公文，具有管理公文成份的清楚详细的说明与编程系统，这为已在电子公文管理系统中管理的公文的可信赖性提供了有力证明。从这点上讲，电子文件保存系统比纸质文件保存系统更有利于电子文件的可靠性。
5.使用适当的保留期限表。
像其他文件一样，电子文件必须被适当的保留期限表所控制。与纸质环境不同的是，电子环境的保留期限表还需执行二个职能：一是确保电子文件随保存时间而迁移；二是确保电子文件在技术环境改变时进行迁移。这两个职能均可在电子文件保存系统中被自动化。
管理措施指制定一系列的规章制度，控制电子文件保存系统产生的电子文件具有真实性与完整性。管理措施应有利于其职能或其它方式对电子文件归类组合，有利于必要时及时结卷及建立新卷以反映其业务活动所发生的变化。