摘要：办公室行政管理的精细化是一种特殊的企业管理模式，其主要目的在于全面提升办公室行政管理工作的水平。但由于许多单位的人力资源管理部门不重视精细化管理，往往使其无法发挥其作用。本文概述了办公室行政管理的现状，分析了办公室管理中存在的问题，为办公室的精细化管理提供了相应的解决方案。
关键词：办公室；行政管理；精细化
一、办公室管理中的存在的问题
每个月，综合管理部都会接到一些投诉，都是细节问题，如传真电话总是处于占线或无人接听的状态，办公室的角落里总是能看见纸屑，办公用设备如电脑、打印机总是会出现故障，无人问津总要领导催促很久才能解决。一楼办公室的电扇老化已久无人解决，遥遥欲坠的悬在半空中不安全，开会的材料设备总是准备不齐全或者出故障，久等误事，每次集体活动的组织都缺乏一定的条理性，活动结束后拿出来的东西也无人归位。以上工作中存在的问题，有很大程度是因为没能实施办公室行政精细化的管理模式。
二、产生问题原因的分析
2.1办公室管理中缺乏明确细化的管理目标
根据相关的人力资源管理标准中提到的，绩效管理首先要有明显的管理目标，但是不少单位却偏离了这一点。没建立明确细化的管理目标，没有明确的绩效考核体系，不能将员工的岗位职责和责任目标挂钩，遇到问题时相互推诿，如上述设备出现故障无人问津。其二缺乏科学的管理目的，著名的国际管理学家法约尔曾说：“管理必须具备计划性和组织性，各项管理活动之间都是可以相互协调的”。但其考核制度并没有发挥管理的控制职能，以上所得，分员工缺乏对单位的归属感，导致出现问题都采用推诿或回避的态度，不主动加以解决。
2.2缺乏科学的量化手段
缺乏科学的量化手段是造成管理效率低下的主要原因，主要体现在如下几点：其一日常工作内容“品德、能力、绩效”没有进行具体量化，也没有进行很好区分，“重绩效，轻品德”的倾斜十分严重。二是岗位考核过程中考核的指标与员工的工作内容出现脱节，或者不同的岗位都使用同一种考核标准，在某些程度上对员工工作目标造成一定的误导。其三是设立量化指标的过程中未考虑实践操作性，导致部分部门以敷衍的态度对待每月的考核工作，令年终考核失去了重要的参考依据。
三、对行政管理目标进行精细化和量化管理的思路
3.1细化管理标准
在传统的管理观念中，办公室管理通常采用的为模糊化管理，缺乏明确的管理制度和目标，只依据过去的管理经验和管理者的主观感受进行发挥。因此，在管理中的实际效用和落实情况缺乏一定的保障。要对办公室实施高效的管理，就要对过去这种模糊管理的方式进行调整，将办公室的工作进行具体的细化和量化，采用精细化的管理模式。细化的本身意义就是将一项工作任务按照一定的工作流程，分解成几个环节。从而便于管理者能掌握工作中的进度和细节，从而对其进行考核。对工作进行细化的管理，有利于发现在各个工作细节中存在的问题，从而的及时改正，提高工作效率。
3.2在办公室展开标准化和流程化的管理
流程化的管理模式是一项运用十分广泛的管理模式，有助于提升管理效率。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆有不少的实践表明，将流程化的管理运用于办公室管理中，同样可以提高办公室管理的工作效益。流程化的管理原则首先要会对工作任务进行分解，再根据工作的实际完成情况对工作的内容进行衔接。在流程化的管理基础上采用标准化的管理原则，对日常的工作内容进行科学的安排。同时建立考核制度，指导员工怎样做才算是规范的，怎样完成工作是高质量有效率的。同时根据员工的完成情况进行考核评分，为提高办公室的办公效率形成保障。
3.3加强办公室员工的协作精神和经济化意识
办公室行政管理工作，单凭一己之力难以完成，而是需要各部门、各环节以及所有成员间协同动作才能实现的。以文件签收为例，从收文到办理再到存档，文件的传递要经过多个环节，没有彼此间的协同，难以完成此项工作，因此，必须树立协同化意识。与此同时，要有经济化意识，以最少的消耗，去获得尽可能多的产出。因此，培养彼此间的协作意识是十分有必要的。
此外，要求员工要有一定的经济化意识，尽量减少在工作中的支出成本，创造更多的收益。近年来，随着企业的成本意识不断加强，行政管理工作更是要做好榜样，起到带头作用。要实现上诉的标准，必须要营造精细化企业文化。受传统观念的束缚，办公室行政管理缺乏效率，与办公室中缺乏量化与标准化的管理内容是分不开的。这样容易导致企业管理成本效益无法体现。因此，营造精细化企业文化，不仅能够提高行政管理的办公效率，同时还能够让办公室的管理工作更“流程化、制度化、规范化”，全面提升办公室的管理品质。
3.4以制度化推进精细化
实现用精细化管理文化来提升企业的发展水平，是当前企业管理工作的有效途径。而如何在建设精细化企业文化的过程中，真正实现精细化从思想、制度到人们自觉行为的转变，则是一个关键问题。以办公室管理为例，要实现精细化，就必须以规范的内部制度管理为基础，通过办公室人员规范的工作行为为保证。精细化不是一朝一夕之功，要从精细化管理制度入手，把工作中得到的有益管理经验升华为工作制度，从而进一步提升办公室员工的精细化工作能力。例如我们办公室在处理会务工作时，将平时常做的从会议目的、作用到会场的申请，再到会务的管理等十几项会议准备内容，总结出一套规范、细化的会务工作流程，从而使以后类似工作有章可循，且执行精细而准确。
3.5培养员工精细化工作习惯
有好的管理制度，也需要有良好工作氛围进行支撑。良好的工作氛围离不开良好的工作习惯和工作作风。由于过去的模糊化管理，形成的粗糙的工作作风对培养员工的工作习惯已经有些不太适用，必须重新培养员工精细化的工作习惯。可以先从培养员工书写工作总结入手，便于为以后的精细化管理打下基础。通过对工作任务进行分解，让员工按流程办事，可在每个月的月度计划中对工作任务进行分解，明确个人的职责，同时还要对员工的完成情况进行考核。令人对每个月的工作完成情况一目了然。
结语
综上所述，粗细化管理是提高办公室管理效率的重要途径，精细化管理办法不仅能提高办公室管理效率，而且可以提升办公室的管理品质。在建立企业精细化管理文化的过程中，必须充分发挥这一理念，培养员工的工作习惯，最大限度的发挥办公室精细化管理作用。
参考文献
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[3]周水桥.以管理精细化追求效益最大化[J].中国电力企业管理. 2005(03).
论文作者:高淑文
论文发表刊物:《基层建设》2017年第33期
论文发表时间:2018/2/2
标签：办公室论文; 精细化论文; 工作论文; 员工论文; 行政管理论文; 效率论文; 流程论文; 《基层建设》2017年第33期论文;