政府信息公开环境下的档案信息资源共享——基于“开放存取”理念的思考，本文主要内容关键词为：信息资源论文,理念论文,环境论文,档案论文,政府论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“信息资源”如今已世界广泛认同是最宝贵、最重要的资源之一。档案信息作为社会信息资源中最可靠的原生信息，是社会信息的重要组成部分，充分开发档案信息资源为广大公众所共享，已成为当务之急。《政府信息公开条例》（以下简称《条例》）正式施行，政府信息公开从此步入“有法可依”的阶段，这预示着我国档案信息共享将掀开崭新的一页。在信息共享和服务方面，我们应当注重借鉴、学习图书情报领域的探索经验和服务模式，抓住机遇实现档案信息共享，尽快提高档案工作的水平。
一、政府信息公开与档案信息共享的关系
《条例》把政府信息的含义界定为：行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。政府信息公开是指行政机关或有关组织将其在履行职责过程中制作或者获取的政府信息，通过法定形式和程序，主动向社会公众和行政相对人公开，或者依申请向特定的公民、法人和其他组织公开的活动和制度。上述概念并没有对时间作界定，即政府信息包括现行、半现行、非现行文件，其形成主体是行政机关，即无论是正在使用的现行文件，还是已归档保存的曾经作为现行文件的档案，都属于政府信息的范畴。
档案是有保存价值的现行文件转化而来的。档案具有原生性的特点，是整个社会信息系统的基石之一。行政机关作为社会信息资源的形成主体，其产生的政府信息是档案的主要来源，政府信息首先是现行文件，当现行文件作用发挥完毕时，具有保存价值的那部分文件就转为档案。可见，政府信息与档案信息相互交叉衔接，与其他各种信息资源一起，共同构成我国社会信息资源系统。档案信息资源共享是通过对档案信息资源的组织、整合，并通过统一的档案信息资源共享平台，使用户迅速方便地利用档案信息资源的一种策略。档案信息共享是最大限度上利用档案信息资源的一种理想状态，是促进档案信息资源开发利用的自身需要，也是档案事业适应社会发展要求的必然趋势。
笔者认为，政府信息公开的开展与档案信息资源共享模式的构建存在以下关系：
1.政府信息是档案信息资源共享的“富矿”
据前面分析可知，只要是行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，并以一定形式记录、保存的信息都属政府信息范畴。这样，政府信息应是包括文件整个生命周期的广义概念——不仅包括现行文件，还应包括档案。从逻辑上讲，文件信息和档案信息与信息是种概念与属概念的关系，政府信息通常以文件、档案的形式存在。因此，政府信息公开包括现行文件公开和档案公开。这里所指的现行文件和档案都是以行政机关为主体的信息，它们是在我国信息系统中占有最大比重并且最有价值的那部分信息。在相关研究中，我们经常可以看到“政府信息资源约占社会信息资源总量的80％”这样的论述，政府部门制作和发布的信息是履行政府职能的真实记录，不仅涉及国家和地区发展，也关乎民生的方方面面。总之，在所有信息中，政府信息无论在数量、质量还是重要程度上都具有绝对优势，成为档案信息资源共享不可或缺的“富矿”。
2.政府现行文件信息的公开某种意义上是档案信息利用的“前移”
作为政府部门在日常政务工作中形成和使用的真实记录，一般政府信息在移交档案馆前，都是散存在各形成机关不对公众开放。而文件具有现行效用的特点，一般在现行、半现行阶段利用率最高。若按以往的规定一般须在三十年后才能向社会开放，现行文件信息长期封闭，导致公众利用需求最高点因正处于文件的现行、半现行期而不能被满足，到文件成为档案并可以提供利用时，公众的利用需求已错过，从而造成政府信息资源的极大浪费①。档案信息开放仅是针对非现行文件，政府信息公开使政府信息在现行、半现行阶段得以开放利用，从而使政府信息充分地满足公众的利用需求。可见，从整个信息资源的开放利用过程来说，现行文件开放实质上是档案信息开放提供利用的“前移”，为档案信息资源共享奠定了必要的基础。
3.“一门式”服务便民利民，有利于信息资源共享体系的构建
作为政府信息的主要创建者，行政机关形成、掌握的政府信息是信息资源建设中的重要信息源。政府信息公开意味着公众可以获取原本得不到的大量优质信息资源，为信息资源开放利用提供了先进的工作方式和手段。《条例》颁布后，各地档案馆已在原有的档案开放利用的基础上建立起现行文件服务中心，作为政府信息查阅的指定场所，为人们获取政府信息提供方便。由于政府信息和档案之间的密切关系，这样不仅为国家节省了大量的人力、物力和财力，也为广大公众提供了“一门式”、“一站式”服务，特别在公众无法分辨其利用需求属于政府信息还是档案信息的情况下，方便利用者结合查阅档案，获取比较系统的信息，对于切实保障公民的知情权具有重要的现实意义，在实际工作中受到公众的好评，取得了良好的社会效果。
二、政府信息公开对档案信息资源共享的促进
政府信息公开加速了档案信息的流动和开发利用，为档案信息资源开发利用提供了先进的方式、手段，有利于充分发挥档案信息的价值。政府信息公开实践促进档案信息资源共享体系的构建。
1.激发公众的档案信息需求
政府信息公开的春风唤醒了公众的权利意识和信息利用意识，公众越来越多地发现需要通过利用政府信息以进一步获取自己的相关权益。从已开展的政府信息集中查阅情况来看，公众对政府信息利用需求的范围广泛、数量巨大，除了有对现行、半现行文件的利用需求外，还有大量对档案信息的利用需求。长期以来档案开放利用的一些理论与实践同目前政府信息公开的理念大相径庭。政府信息公开给传统的档案信息资源开发利用工作提出了更高的要求。《条例》明确规定，属于政府信息公开范围内的所有现行文件都要对全社会公开，而多年来，档案馆的档案开放工作主要针对形成满30年的档案，不满30年的几乎没有涉及。② 公众依据政府信息公开规定对档案机构进行问责，应在情理之中。同时，这也关系到作为政府信息公开已被开放过的文件在其归档后开放利用问题如何处理的困惑。档案信息资源开放共享在公众日益高涨的利用需求下得到更多的重视和关注，政府信息公开对档案信息资源开放共享的发展提供了重要机遇也提出了更高的要求和挑战，形成了促进档案信息共享工作开展的局面。
2.为档案信息资源共享提供多方保障
政府信息公开工作的开展涉及政府各个职能部门，其运作实践需要建立政府工作部门之间联手协同的工作机制，《条例》及相关配套文件对政府信息公开的组织机制、信息送交机制和信息整合机制作了具体规定，为政府信息公开的开展提供了保障。《条例》规定，各级人民政府应当加强对政府信息公开工作的组织领导。如上海市专门成立了由市政府办公厅等十家单位组成的政府信息公开联席会议，研究决定政府信息公开工作中的重大问题，明确各有关机关、部门的工作任务。市档案局、馆在联席会议中主要负责全市政府信息集中查阅服务的组织、推进和协调工作，包括市级集中查阅服务中心建设、对各政府机关送交公开信息的接收管理、对区县信息公开集中查阅服务中心建设的指导等工作。《条例》及《关于加强政府公开信息送交工作的意见》等文件明确规定，行政机关应及时主动地向国家档案馆等提供主动公开的政府信息，这不仅较为有效地打破了政府部门的信息垄断现象，也有利于丰富档案馆馆藏，促进不同部门信息资源的开发、整合和共享，为档案信息资源共享提供了组织机制和信息资源收集、管理等多方面的保障。
3.促进档案资源信息化程度的提高
政府信息公开调动各方力量协同做好需要公开的归档前文件及档案的数字化工作，推进档案信息数据库的建设，加速档案信息化进程。政府信息公开的开展可以在全国逐步建立起多层次、分布式、规范化的档案数据群，并通过各类信息网络平台实现档案信息资源共享③。在经过进馆鉴定后，这些信息可直接导入档案信息资源数据库，加速馆藏档案的数字化建设，档案信息资源还可借助政府公开信息数据库的建立实现合作开发。在信息化大背景下，尤其是近年来电子政府和办公自动化的发展，使档案信息资源的数字化取得了一定成效，档案数据库的开发，数字档案馆的研究和建设正在积极进行，但是仍然存在着严重的“瓶颈”现象，网上能够查找到的信息量还远不能满足公众的需求，政府信息公开对档案资源信息化建设提出了比以前任何时候都要高的要求。
4.要求档案信息资源共享探索更先进的服务理念及模式
以我国目前情况看，档案馆的现行文件服务中心为政府信息的主要查阅场所。档案部门应该做好准备，引进和运用先进的信息技术，加强档案信息数据库的建设开发，才能将现行文件开放与档案信息资源共享实现无缝结合，促进整个社会信息资源的开放共享。在当今信息社会，虽然社会信息量极大增长，但由于信息分布和接收的不对称性，人们的信息获取并没有同比增长，也没有因为互联网实现完全自由获取和表达的理想，信息分化、数字鸿沟等一系列问题日渐突出。为了给公众争取更多免费易得且有效的信息资源，使档案信息资源共享的愿望早日成为现实，档案界应该积极探索更加先进的服务模式。我们应该看到，同样以信息为工作对象的图书情报领域早已将数字信息资源的共建共享作为研究重点，借鉴学习近年来图情“开放存取”等先进的理念及服务模式，对开拓我们理论与实践视野，提高档案信息资源共享水平将具有重要现实意义。
三、“开放存取”理念：信息共享的新思维
自由获取和表达信息是人类的基本权利，是信息社会实现知识自由、信息共享以及弥合数字鸿沟的一个基本愿望，更是在政府信息公开环境下的档案信息资源共享应该秉承的一种理念。
1.“开放存取”的理念内核
起始于20世纪90年代，近年来被国际社会广泛认同和支持的“开放存取”（Open Access，简称OA，又译开放获取）是在计算机技术、通信技术和网络技术支持下的网络环境中发展起来的一种学术信息共享的新型理念和交流机制。目前在学术界被广泛接受和引用的“开放存取”定义是《布达佩斯开放存取计划》（简称BOAI）中所作的界定：“对文献的访问存在不同的政策和权限，而对文献的‘开放存取’意味着用户通过Internet网可以免费阅读、下载、复制、传播、打印和检索作品，或者实现对作品全文的链接、为作品建立索引和将作品作为数据传递给相应软件，进行任何其他合法目的的使用”④。“开放存取”的宗旨在于利用网络条件实现科学研究成果的广泛共享，研究人员的非赢利的信息传播动机和利用需求是“开放存取”赖以存在的基本前提⑤。
2005年2月22日，国际图联当选主席阿列克斯·拜恩（Alex Byme）博士在信息社会世界高峰会议突尼斯会议第2次筹备会上，呼吁建立全球信息共享空间（Global Information Commons），希望世界各国政府及同际组织保障全世界所有的人都能拥有查询和获知信息的权利。他提出，要“鼓励安装开放存取系统以便人们能够获得科技的、文化的和教育的信息”⑥。“开放存取”基于“自由、开放、共享”的理念，依托网络技术使信息可以在全球实现无障碍地传播，它又是一种全新的信息资源建设和信息服务的理念，它要求图情档部门克服传统的文献收藏观念，而代之以文献存取观念⑦，突破本馆资源的局限，通过文献存取等资源共享方式在更大的范围内获取更多的资源。
2.“开放存取”与档案信息资源共享的契合
分析“开放存取”与档案信息资源共享，可以发现两者在产生的前提条件、秉持的理念运作目标及特性等方面有着诸多类似之处，这也成为“开放存取”在档案信息资源共享构建中能被引以为鉴的可行性因素。
第一，条件类似。现代网络技术的出现，为信息的传输开辟了一条崭新通道。信息的网状传输取代了以往点到点的传送方式，时间和空间的限制因网络传输得到弥合，信息传输在“天堑变通途”的同时，还极大地加快了速度，降低了成本，信息的传递变得极为便捷。“开放存取”就是在上述条件下出现的一种利用计算机和网络进行运作的传播学术信息资源的运动。网络及网上信息以其开放性的、互动式的新型信息结构取代传统信息封闭的、自上而下的传递模式，大大拓展了档案信息传播范围，提高了档案信息传播效率。更具有意义的是，突破了档案因以孤本形态保存而无法进行实体传输对档案信息传播所带来的极大限制，使长期以来人们期望档案信息资源共享的美好愿望有了成为现实的可能。此外，无论是“开放存取”还是档案信息资源共享都是必须以相关主体愿意提供自己拥有的档案信息资源与人分享为前提条件。
第二，理念统一。“开放存取”的初衷是对于科学信息交流、研究、合作产生推动作用，但同时也对平等、有效地利用信息、知识具有重要意义。目前“开放存取”运动仅在学术界、图书情报界、出版界提出和研究，可是其理念实际上通用于整个文献信息领域⑧。档案信息作为社会信息的重要组成部分，同属于“开放存取”理念所适用的文献信息领域。“开放存取”提出免费和自由获取信息的核心理念，而档案信息中的绝大多数公益信息都是可以实现免费、方便、自由利用，两者都倡导信息共享自由的理念。实现信息的公开和信息利用中的社会公平，保障公民知情权，达到信息资源的社会充分共享，是人类推进社会信息化建设的基本目标。自由无障碍地、完整地利用信息是档案信息共享和“开放存取”共同追求的核心目标，而这是创建真正服务于广大用户的信息交流系统所不可或缺的。
第三，特性契合。“开放存取”资源类型广泛，如图书、期刊、论文各种资料等，内容格式多样，有图、文、影像，也有PDF等多种语言格式，这样有利于最大限度地丰富和完善信息资源。与此同时，“开放存取”扩大了对信息的使用权限，用户可以为学习、科研等任何合法目的使用，而不受经济、法律和技术的任何限制，因此，“开放存取”具有资源使用的广泛性。此外，提高信息处理的自动化程度，实现作者和读者间的互动和交流，使“开放存取”大大提高了信息的时效性。而“开放存取”的这些特性正契合了人们期望档案信息资源共享中系统所拥有的特性。
3.基于“开放存取”理念实现档案信息共享的思考
第一，认清职责、树立主动服务的意识。随着政府信息公开的推进，我国各级各类档案馆面临的将是频繁利用档案的公众，这决定了档案的服务性、公共性和开放性功能需要日益增强⑨。要做好档案信息资源共享工作，使之充满生机和活力，档案机构及相关政府行政部门必须转变观念，将“开放存取”理念扩及政府信息公开领域，作为政府信息公开服务主体的档案部门应树立主动服务意识和超前服务意识，而义务主体政府行政部门则应摆脱权力本位、官大于民传统观念的支配，认清自己在政府信息公开中所应承担的义务和职责，本着“一切为了群众，一切方便群众”的原则，建立更为便民利民的档案信息开放与共享机制。
第二，倡导高度合作精神。“开放存取”在共享建设、联合倡议方面开展得较为成功，依托网络平台，提倡相关各方的通力合作，注重信息资源的共享与联盟，体现出一种高度合作精神。档案界有学者提出，应该组建一个包括所有开展数字化档案信息共享服务的档案机构、各级档案学会和协会的内部联盟机制，在内部达成共识的基础上，加强与数字化服务研究关系密切的图书情报机构、软硬件开发商、网络信息服务提供商的外部合作⑩。笔者认为，在政府信息公开环境下的档案信息资源共享构建中尤其要重视加强档案机构及相关政府行政部门之间的合作，政府行政部门的职权范围直接关涉社会生活的方方面面，政府信息不仅量多、面广，对公民的信息利用需求而言现实针对性和时效性很强。政府行政部门在履行管理国家和公共事务的职能中形成、收集、管理着最具价值的信息，是当前政府信息公开中的源头和首要环节，在档案信息资源共享中拥有独特的优势，具有其他主体无可替代的重要地位与作用。档案机构只有与政府行政部门形成广泛的合作与联盟，才有可能真正实现以用户为中心的档案信息资源共享服务。
第三，积极拓展档案信息共享的新途径。档案机构及相关政府职能部门应积极研究“开放存取”中信息资源建设思路，拓展档案信息共享资源建设的新途径。“开放存取”提倡信息发布者与利用者在信息“存”与“取”过程中建立双向互动关系，鼓励信息取用者积极存放信息，这无疑有利于信息资源的丰富。Web2.0网站新技术，在信息传播方式上从单纯的“读”向“写”发展，由被动接收信息向主动创造信息发展，信息发布者由专业程序员变成普通用户，主张协同建设。Web2.0以博客、内容聚合（RSS）、百科全书（Wiki）等软件的应用为核心，体现了个性与共性融合，互动性、低成本、高效率的特色，体现了“开放、分享与创造”的理念(11)。建立适合档案系统的Web2.0网站，可以使档案部门在有限的条件下最大限度地挖掘技术潜力，提升档案信息服务水平。此外，建立并不断完善档案机构网站系统，探索为公众提供“一站式”服务的途径等，档案部门应在政府和公众间架起一座信息桥梁，最大限度地满足社会各方面信息利用需求，做到政府信息公开和档案公开的无缝衔接，实现更大范围信息资源的共享。
档案具有社会性、历史性、确定性和原始记录性的特性，与图书、情报等信息类型相比并不完全一致，档案信息共享必须以维护国家利益和社会秩序、保护档案形成者自身合法权益不受侵犯即“安全原则”为前提，在此前提下，其保密性要求比后者严格得多。档案信息共享面向全社会，其服务范围比“开放存取”主要针对学术领域和研究人员更为宽泛，另外，档案信息共享与法律法规的关涉程度更为紧密，等等。也就是说，对档案信息共享而言，“开放存取”不是必然的“模板”，不必亦步亦趋，但完全可以拓宽视野，将“开放获取”这种全新机制和运作模式作为探索档案信息资源开放共享的一种新路径。同以往档案信息资源开发利用相比，档案信息资源共享应具有更高的立意和更优的模式，这除了需要有一定的继承和发展之外，更需要有创新意识以及对已有研究成果的学习、研究和借鉴意识。
注释：
① 张林华：《政府信息公开与发挥档案机构信息服务功能》，《档案学通讯》2005年第4期。
② 刘南山：《深化政府公开信息查阅窗口工作，充分发挥档案馆公共服务功能》，《新上海档案》2004年第6期。
③ 何玲：《论政务信息公开与档案信息资源的开发利用》，《兰台世界》，2006年第10期。
④ 王云娣：《数字信息资源的开发与利用研究》，武汉大学出版社2005年版。
⑤ 焦月：《开放获取研究综述》，《图书馆学研究》2007年第5期。
⑥ Alex Byrne,Promoting the Global Information Commons:A Statement by the IFLA to WSIS Tunis PrepCom2[Online].Available:.Ⅲa- 1＠infoserv,- niRt.
⑦ 高月起：《论图书馆的开放获取理念》，《图书馆学刊》2006年第5期。
⑧ 李扬新：《数字化档案信息开放利用的服务机制探索——来自于“开放存取”运动的启示》，《档案学通讯》2008年第1期。
⑨ 李财富、周甜甜：《政务公开背景下的档案信息开发利用工作》，《浙江档案》2007年第2期。
⑩ 李扬新：《数字化档案信息开放利用的服务机制探索——来自于“开放存取”运动的启示》，《档案学通讯》2008年第1期。
(11) 孟祥宏：《基于开源软件的档案Web2.0网站建设研究》，《档案学通讯》2008年第2期。