中共曹县县委曹县人民政府信访局 山东 曹县 274400
摘 要：文件整理在归档文件的管理中有着重要的作用。归档文件高质量的整理既为事业单位开展业务打下文件基础，同时亦为事业单位业务的开展提供了重要的依据。做好归档文件的整理工作对于事业单位档案管理乃至于事业单位业务的开展有着重要的意义。文章主要论述了事业单位档案归档文件整理的目的及意义，在此基础上，主要阐明事业单位档案归档文件整理的过程及注意事项。
关键词：事业单位；档案整理；意义
众所周知，事业单位担负着重要的社会服务使命，要想更好地服务于民生需要强有力的档案做支撑。这就需要事业单位档案部门高度重视档案管理工作，尤其是做好归档文件的整理研究工作，充分认识到归档文件整理的意义，做好档案归档文件整理的过程及注意事项。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
一、文件整理的目的及作用
随着我国事业单位改革进程的加速，事业单位文件急剧增加，档案数量因而增多。档案所涉及的文件及公文在事业单位业务开展中占据着重要作用。事业单位文件主要包括综合类文件、组织人事类文件及业务类文件。综合类文件包括事业单位间的公文往来、上级事业单位对下级事业单位的通知、批复及业务上的指导等。组织人事类文件包括事业单位工作人员的人事档案、对于事业单位工作人员的任命、工作调动、罢免辞退等公文。业务类文件包括事业单位出台的与其业务相关的工作实施细则、具体的业务流程、事业单位的职责要求等内容。业务类中最为重要的则是与群众息息相关的业务经办类等资料文件。因此，归档文件整理具有重要的意义。文件整理的目的在于使复杂的文件变得条理有序，保留了原件，有利于提高事业单位的工作效率，对于日后的文件研究提供较完整的文件资源。
二、归档文件整理程序及注意事项
随着计算机技术的日臻完善，事业单位积极引进先进的计算机技术，根据档案法、档案法实施办法建立起了完备的归档文件整理系统。就事业单位归档文件整理的程序具体而言分为以下步骤：
1、文件的分类 归档文件分类是文件整理的基础性工作。事业单位文件可以分为综合类文件、组织人事类文件及业务类文件。综合类文件除组织人事类及业务类文件外都可将其归入到综合类文件。就利用频率而言，综合类文件利用率较低。一般情况下，综合类文件时效性较强。为确保文档整理的完整性，应对综合类文件进行整理。依据文件年份的不同对文件进行标注以完成初次整理，对综合类文件中存在关键词及主要特征进行整理、登记；组织人事类文件主要用于五险一金缴纳，退休办理、对员工等级确定及职位确定提供书面的依据，员工在日后填写履历、变更职位、参与竞选等事情上起到证明其身份的作用。组织人事类档案整理应当按照入职的年份及文件发出的年份进行初步划分，为接下来从细节上的整理提供条件；业务类文件在事业单位文档整理中数量较多，也是事业单位中文件利用率最高的一类文件。业务文件中相关的操作指引及规范类文件应保存好其原件，应当对民众公开。对于涉及公民权利确认或者权利变更的业务文件应当做好保密工作，同时对此类文件的整理应当仔细认真，防止出现文件丢失、被盗等情形。业务类的文件应按照年份的不同进行初步整理。
2、文件的编码、存档 文件进行分类后应对进行编码及存档。综合类文件、组织人事类文件及业务类文件应依据年份进行编码，这是文件整理的基础性工作。除依据发布年份进行编码外，还要依据业务内容的不同进行再次细致的分类，分类的目的在于对利用率较高的文件在查找过程中可以提高查找的效率，便于事业单位工作人员查找文件；文件完成编码后要及时将文件保存，保存应注意对文件的保护。首先，防止文件的遗失，对于文件的查看及借阅应当做好登记，特别是对于文件原件及无法补办的文件应当做好登记，对借阅人借阅时间归还时间做好详细记录，防止文件的遗失。其次，防止文件损坏，有些文件存档时间较长，可能会出现纸张损坏的情况，应当做好档案室温度及湿度的控制工作。定期更换档案室中的除湿防潮设备。此外还要注意防止文件被动物损坏，及时排查档案室中是否存在老鼠等动物。最后，文件应当存放于牛皮纸盒中，在封皮处填写文件编号，查找文件一目了然。
3、文件利用注意事项 文件利用主要体现在对归档文件的查询与借阅。归档文件的查询与借阅要求查询准确、效率较高；借阅问题主要是对借阅记录的准确以及及时归还问题，防止文件丢失。事业单位在归档整理的过程中通过对文件的扫描形成电子文件，电子文件的优势在于在不需要原件的情况下，借阅方便，不需要去档案室亲自查询，提高文件的利用效率，防止多次借阅对原文件的磨损，对于原文件的保存也起到积极作用。除了借阅与查询功能外，事业单位还可以将需要公开的文件上传到事业单位网站，增加工作的透明度；对原文件的扫描工作量较大，要求档案室工作人员具有较高的工作责任心及耐心，对原文件纸质版编码与电子版编码相一致。除了扫描之外，档案室工作人员还要做好电子档案的维护工作，按时抽查电子档案，出现电子档案破损情况时应当及时对原文件扫描上传；对原文件的借阅，档案室应设立专门的文件借阅册，对于借阅文件的名称，借阅单位，借阅人联系方式、借阅目的、预计归还时间等内容进行登记；对逾期未归还的文件应当及时催还，确保文件的完整。
结语
事业单位担负着重要的社会服务使命，要想更好地服务于民生需要强有力的档案做支撑。这就需要事业单位档案部门高度重视档案管理工作，尤其是做好归档文件的整理研究工作，充分认识到归档文件整理的意义，做好档案归档文件整理的过程及注意事项，在提高文件借阅的效率的同时保护原文件。
参考文献：
[1]田沁.EPC模式下项目档案过程文件收集归档问题与对策[J];档案管理2013年06期
论文作者:张忠
论文发表刊物:《文化研究》2018年第8月
论文发表时间:2018/8/28
标签：文件论文; 事业单位论文; 档案论文; 业务论文; 综合类论文; 目的论文; 档案室论文; 《文化研究》2018年第8月论文;