高校档案立卷改革滞后的原因及其对策，本文主要内容关键词为：对策论文,原因论文,高校论文,档案论文,立卷论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
以“件”为单位的立卷方法改革，是继30年代行政效率运动之后文档工作的第二次变革（注：王静：《对以“件”为单位立卷方法改革的思考》，《山西档案》2001年第4期。）。卷改件的改革，对于长期肩负繁重组卷任务压力的兰台人来说是十分必要的。但是，正当全国各档案门类尤其是机关档案立卷改革如火如荼时，高校档案立卷改革却显得有点落伍，只有为数不多的高校进行了立卷改革，多数则持观望和怀疑的态度。为什么会出现这种整体滞后的现象？作为高校的档案工作者，我们有责任、有义务认真研究其缘由，以推动高校档案工作改革的进程。
一、高校档案立卷改革滞后的原因
1.高校档案与其它门类档案在分类上存在着较大的区别。目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。各门类档案不仅其形成规律有着较大的差异，而且档案所涵盖的内容也各不相同。立卷改革是为了减少案卷管理在办公自动化条件下日益彰显的弊端，从而达到简化归档程序、充分发挥电子管理优势的目的，体现了我国档案管理工作新模式：粗加工、细管理、精检索。所以，立卷改革必然首先发生在一些分类较为简单的档案门类并由此逐渐铺开，如机关档案中数量最多的一般是党政工团档案，其类别号为“A”，许多普发性文件均属此类别，量多面广，由此作为改革的切入口实现起来会得到广泛的欢迎，在具体操作上也易于实现。而高校档案在实体分类上共十大类，包含了文书、科技、专门和声像档案，每一类分若干个二级类目，每个二级类目再按3个保管期限进行分类，这样就不能实现在一个保管期限内按一个流水号排列的做法。正因为高校档案的分类较为复杂、严格和具体，如此一来，在实现文件材料归档时就会制约着全方位的改革。
2.不是所有高校档案类别都适合改革。国家档案局在2000年颁布的《归档文件整理规则》(发下简称《规则》)，规定“件为归档文件的整理单位”，改革的适用范围是文书档案，科技档案不属其范畴内。在高校档案分类里，科技档案包括科研、基建、设备和产品档案，这些材料往往有后续的补充材料，如基建工程的多次装修、科研在不同阶段新成果、后几代改进产品研制等材料的补充，如果以件为单位组件，每份材料都有固定的件号，新补充的材料往往只能从最后的编号开始补，而后续材料与相关的材料就不能放在一起，那么就会不同程度割裂了有密切联系的档案，使人感觉材料之间支离破碎，风马牛不相及。对于财会档案，除了综合类“11”外，还包括会计报表、会计帐簿、会计凭证工资清册等材料，这些材料的形成和装订基本上是由财会部门完成，而且大多是以册的方式来装订，按“各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册(本)为一件”的做法，也可以进行组件，但组件与组卷对于档案工作者来说其工作量变化不大，凭证数量庞大且短期保管，改革的意义不大。因此，文书档案(广义上的)与科技档案就成了改革与否的分水岭了，科技档案由于其特殊性及没有明确的改革规定，仍应遵循组卷的做法。此外，不同类型的档案部门所藏的档案有所侧重，对于走综合管理系列的高校已晋升为省特级、一、二级，室藏档案以综合类为主，文书档案数量较多；而一些科技档案管理国家一、二级及省级的单位，其档案应以科技档案为主体，科技档案立卷方法不变，文书档案作为非主体组成部分，人们觉得改的意义不大，这也是使改革滞后的原因之一。
3.高校对立卷改革的迫切性不大。对于大多数机关和事业单位来说，很多部门没有固定的档案人员编制，身兼档案、文秘、机要、统计等工作者比比皆是，不能按时完成立卷工作也是家常便饭，加上近年来机构改革、人员岗位变动等因素难免形成积存文件，因此能从档案的立卷改革中解脱出来是最大的心愿，他们渴望着改革。相对而言，高校普遍设有专职档案编制，人员到位，由于不分心于其它工作，从时间上保障归档的完成从质量上保障档案的过关，加上近年不断进行达标升级工作也促进了高校档案不断走上新台阶，因此，高校的立卷工作是按时按质完成。可以说，不管立卷改革执行与否，高校档案工作都依然能正常运转，立卷改革并没有对高校档案工作形成巨大的冲击，再者，达标升级工作是以组卷的形式来完成的，现在即使要改革也不能实现全方位改，要考虑的因素众多，可谓牵一发而动全身，不少同志为了慎重起见认为最好的方法还是维持案卷的原状。
4.各地档案软件规格参差，旧软件的更新需要一定的条件。不难想象，以件为单位的改革前提是计算机软件水平的提升、硬件设备的配套及操作人员素质的提高。改革后，由于没有案卷的存在，文件间有机的、内在的、历史的联系不能一目了然，每一份文件的查询只能依赖于各种检索途经，有效渠道越多检索越趋容易实现。由于档案软件的研发时间各异、水平参差、兼容性不同，不同阶段档案主管部门所推荐的产品也不一样，造成了不同领域部门的档案软件不同，即使是相同领域部门的档案软件也有不同的管理现状，五花八门的档案软件使移交工作承受较大压力，交接双方软件的差异直接增加转换的工作量。卷改件后必定带来软件的选择、使用、转换问题。有些优质软件经过时间的推敲已被证明其实效性，有些软件通过自身的升级不断完善其功能也能适应改革，而有些因先天设计的缺陷已不能适应立卷改革的需要，但这些应被淘汰的软件因使用部门后续资金短缺或“可用则用”等思想左右而继续延用，从而妨碍了档案软件更新的进程。
5.文件材料归档本身是新生事物，其《规则》还有待实践的推敲和时间的验证。《规则》出台前必然经过大量严谨的调查，然而它并不是完美无瑕的。第一，《规则》把保管期限作为全宗内分类的类别和档案管理的类别固定下来且一个序号排列到底的做法不理想。高校的一二级类目是按问题、机构分类的，件号的排列必须在遵循实体分类法的框架下进行，不然遇到插号就会打乱其形成的客观规律。高校有稳定的专职档案队伍，对文件的第一、第二价值很明确，在这种情况下进行鉴定较为精确，以此作为基础是可行、放心的。所以“不要把保管期限作为全宗内分类的类别固定下来”（注：何嘉荪：《应保留“案卷”概念》，《中国档案》2000年第4期。）。其二，《规则》件号包括室编和馆编件号，当归档文件进馆移交时，须另编一套馆编件号。实际上室编件号已在分类方案的最低一级类目内标识，加上全宗号、年度、类别等项目限制，每一份文件是唯一的，无需实行两套件号并存的管理模式。不仅没必要，还会导致管理上的混乱。第三，《规则》条文较粗糙，操作弹性空间较大。对于组件的一些做法与组卷相左时，没有详细的说明或补充，如“按年度分类”中规定将文件按其形成年度分类，而组卷要根据“针对年”的做法，即计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度；长远规划，放在文件内容针对年度的头一年；多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，放在结案的一年；跨年度的会议，放在闭幕年。遇到这种情况，应指明取舍的对象，在具体实践上好操作。
尽管高校档案立卷改革滞后有其客观、内在的原因，但从更长远的角度来看，文件材料归档给我们带来的不单单只是简化了整理过程，而且是一场革命性的档案改革。我们从事档案工作是以利用为中心，不是以整理为重点，高校档案工作应尽快适应改革的步伐，摒弃陈旧观念，使高校档案工作走上有利于档案利用、信息安全、文件价值鉴定的档案管理之路。
二、加快高校档案立卷改革的对策
1.明确高校立卷改革范围，勇于开拓创新。高校档案的十大类里，只要与文书档案形成规律有共性的类目都可借鉴进行改革，包括党群、行政、教学、外事、出版，至于教学类档案，特别注意要遵循其形成规律进行改革。我们可以粗略地估算一下：科技档案中设备(随机材料与设备共存放使用单位)与产品(校办工厂和实体)档案数量一般很少，基建档案(除专门的建设、建筑院校外)也并非年年有基建工程动工、竣工、大规模装修，档案数量是有限的；占数量庞大的财会档案基本由财会人员装订整理。不难看到，除科技、财会档案外我们要改革的类目对象就有五大类材料，这五大类也是构成泛文书档案的主体，在数量上是可观的，因此，执行文件材料归档方法是有必要的、可行的，我们要打破因循守旧的思想，充分认识到改革给我们带来的巨大成效。
2.选择权威部门推荐的管理软件，在一定范围内统一软件标准。档案软件设计日趋成熟，办公自动化与软件的相融使之走上接轨的道路，信息共享已成为现实，这些变化也使立卷改革不断向前推进。新的立卷方法是以计算机软硬件及技术的提升为前提的，这些设备、资源的投入、更新需要我们从业者在思想上重视、行动上争取。在这个基础上，我们应选择由权威部门如国家档案局、省档案局等推荐的档案管理软件。在同一系统、行业或战线上，如高校系统、电力系统、公路系统等各系统内所使用的最好是统一标准的软件，这可方便行业沟通、信息共享、移交接收，有条件的用网络版将更便捷。与此同时，档案工作者计算机管理水平、科技知识和先进设备操作技能都要提高。
3.新方法不完善或不适合高校之处应灵活处理。凡是法令法规、规章制度都需要经过实践的检验，对于高校系统来说，《规则》有未尽人意之处，这也是难免之事，鉴此，要根据高校档案工作的实际情况进行变通处理。
对于编制两套件号的问题。根据原国家教委六号令规定，“高校档案原则上由各校档案部门永久保管”，所以高校基本上不存在把归档文件移交给当地档案馆的问题(除非国家需要时，应向国家档案局移交)，那就不用另编一套馆编件号。
《规则》第三点强调“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的归档文件整理原则。实行文件材料归档的做法，纵然不组卷也不能丢掉“案卷”的概念，如按文件产生时的流水顺序一个序号排到底的话，往往造成文件间毫无联系的堆积，文件的价值难以体现。因此，有意识地把有联系的文件分类后放在同一个盒子内排序，实际上是对其形成背景和上下文关系的记录过程，如同组卷时一样，它凝聚了档案工作者的分类工作也体现了其含金量。相对集中前后放置有利于利用者翻阅查找相关文件，只要找到其中一份，就可把前后相关事件连起来，这样既保持了文件间的联系又简化了装订方法。
在编制件号时，要遵循《高校档案实体分类法》运用二级类目进行排列，一级类目相当于内容联系，而二级类目设置相当于来源联系。先将归档文件按不同年度分开；再把同一年度的归档文件材料按类别区分后按三个保管期限排列，标上件号，即：年度——类别——期限——件号。脊背书写如1999(年度)——DQ11(类别)——1(期限)——15/23(起止件号)——2(第几盒)。每份文件加盖件号章，如发现有插件、补件的，可将该文件排在相应的年度、类别、期限已归档文件之后继续编号归档。
4.要处理好文件材料归档中几个相关的问题。
(1)“按年度分类”问题。如果按组卷区分年度的做法，在收集材料时未必能在当年或及时收到所要收的材料，如总结一般是次年形成的，特别是表彰材料，内容针对的是上一年或几个年度段的事，但往往要到次年的5、6月或更长时间才发文，归档及时的单位已对上一年的材料归档，而当年成文的计划往往要抽出来放在针对年，按照以往操作会造成经常补件、抽件，头脑要保持清醒，这对于机要(收发文)与档案部门分开的单位要实行起来很不容易，机要部门的人员要有高度的档案意识和责任心，在移交材料时做好抽补工作。事实上，文件在档案人员手里才容易遵循。所以在计算机检索条件下按照改革的做法，将文件按其形成年度直接分类，文件可通过多渠道的检索途径查询，这种采用自然年度的归档方法在现代化办公条件下是可行的，并可省去许多错综复杂的缠绕。
(2)“文件散失”问题。以件为保管单位易造成文件散失，注意借完文件后要立刻放回原位，外借文件要做好借阅手续，可借鉴图书馆借阅做法在原外借文件处插上借阅卡片，这样可一步到位使外借文件归位。
(3)“档案统计”问题。实行改革后，在档案统计工作上存在着件与卷两种统计口径的问题，档案主管部门在制定量化体系及统计报表时要与时俱进考虑这些因素，如升级达标工作中相关的统计、档案馆成立其馆藏的统计(现是以卷数来衡量的)等等。不少单位为避免一部分材料因改革后变为件不纳入统计范畴，往往会坚持组卷，待升级后才改革，这样在客观上也拖延了改革的进度。建议以改革年度为界，采用件卷两种统计并存的方法，统计的口径要拓宽，适时调整统计的项目、指标。
(4)“档案装订”问题。随着时代的进步，一些更适合组件用的产品应运而生，使产品优质化、简便化，一些不同规格的不锈钢夹、不锈钢订书钉等产品应用于装订工作，来代替塑料产品(易老化)、缝纫线、无害胶水等。由于产品更加简化了归档的程序，也促使了新方法的推广。对于厚的文件依然按三点一线来装订，太薄也可用胶水粘贴。建议有条件的文书部门在文件形成印刷时采用低成本、简易的方法按要求装订文件，在归档时将省去装订这一环节，从而提高工效。
(5)“定稿”问题。一直以来，按“正本与定稿为一件”的规定保留着大量的定稿，定稿与正本的一致性往往造成库房大量档案的重复和人财物的浪费。而实际上，定稿几乎无人利用，建议可视其重要程度灵活确定是否与正本一起，一些重要文件还需保留不同的稿本，应保留有领导对文件审批意见的公文签批纸，以补足正本所缺项目，这样既保持了文件的权威性，又可有效避免大量重复库存。
(6)“部门立卷”问题。“我国从50年代就已提出了推行文书部门立卷制度，但迄今为止并没有真正实现，档案室还是承担了大量的立卷工作。”（注：贾树梅：《高校档案立卷改革的思考》，《晋中师范高等专科学校学报》2002年第3期。） 我们曾为部门立卷搭上不少培训时间，但还是免不了五花八门的组卷现象。改革后由于归档的程序大大减少了，各部门简单整理一下就可以上交档案馆室，即使部门立卷条件不足，档案部门也可不“受制”于部门，自行组卷也很方便。