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中图分类号：G275.9文献标识码：A 文章编号：1006—639X（2000）01—0110—03
企业档案工作应该如何适应现代企业制度，使企业档案切实为企业的发展服务呢？笔者想谈点看法。
一、明确现代企业制度对企业档案工作的要求
建立现代企业制度，可以转换生产经营机制，有利于政企分开，解除国家对企业承担的无限责任，有利于分散风险，可以进一步解放和发展生产力。在现代企业制度下，企业档案以其凭证作用、参考价值，将扮演着更为重要的角色，成为企业合法权益的“保护神”。
1.必须纳入以法治档的运行轨道。
建立现代企业制度的中心环节是政企职责分开。因此，档案行政管理部门不再依靠行政手段实行全方位管理，而应该依靠法律手段加强对企业档案工作的宏观调控。
《档案法》是我国档案工作的根本大法，各级档案行政管理部门应依据《档案法》赋予档案行政管理部门的权力，对企业档案工作实施行之有效的监督与指导。督促各企业依据《档案法》，对企业全部档案实行集中统一管理；为企业科学保管企业档案，延长企业档案的“寿命”提供技术指导，帮助企业培训档案工作人员；引导企业档案工作由传统管理方式向现代化管理方式转变。
2.强化企业档案工作的服务功能。
企业档案工作是企业基础性管理工作的重要组成部分，为企业职能性管理工作和其他基础性管理工作提供资料依据和前提条件。现代企业制度要求企业领导者和管理者进行科学的决策与管理，作为生产管理、经营管理、质量管理、技术管理、设备管理等方面档案信息的汇集中心，企业档案部门应该为确立法人财产权、管理企业资产、进行产权界定等工作提供有力凭证；为企业生产经营决策，提供重要依据；为企业科研、设计工作，创造必要条件。切实发挥企业档案工作在企业管理工作中的基础性作用。
3.拓展、加强业务工作，与企业发展相适应。
优质的业务工作是有效开发档案信息资源、充分发挥档案作用的可靠保证。拓展、加强业务工作应从以下几方面着手：
（1）抓收集。没有收集工作，档案工作就是无米之炊、 无源之水。为满足企业发展需要，应拓宽档案收集渠道，扩大档案信息存储量。抓好收集工作要特别注意做好现代企业制度条件下新出现的档案材料的收集工作，如建立股份制形成的公司章程、申请报告、验资证明、公司注册登记材料、营业执照，公司募集股份过程中形成的材料，产权制度改革中形成的有关产权评估材料等等。
（2）重鉴定。随着企业的发展， 数量无限增长的档案与有限的存贮空间和设备之间的矛盾日益尖锐，把失去保存价值的档案剔除销毁，是鉴定工作所要解决的问题。因此，档案鉴定工作是一项决定档案命运的工作，要严肃对待，认真抓好。
（3）细整理。整理工作是档案工作的中心环节，通过整理， 使档案有序化，并促使其他各项业务工作不断完善，从而达到实现档案有效利用的最终目的。
（4）上档次。随着计算机技术和电子通讯技术的飞速发展， 企业档案管理从传统管理方式向现代化管理方式转变也逐步提到议事日程。档案管理现代化能带给档案工作新的面貌，实现高效、优质服务。
4.提高档案工作者的素质。
“事业兴衰，关键在人”，因此，档案工作者的素质是影响档案工作水平的重要因素。为了做好企业档案工作，档案工作者要变革观念，增强创新意识、信息意识、竞争意识，努力学习新的知识，掌握档案管理现代化的技能，为实现优质服务创造条件。同时，企业一方面要为档案工作者提高自身素质尽可能地提供机会，另外要加强对档案工作者敬业精神的培养，使档案工作者拥有深厚的职业情感，热爱并献身于档案事业。
二、现代企业制度条件下企业档案机构的模式
企业档案机构是企业为达到企业档案最优服务目标，而使有关人员通力协作的人工系统。企业应当遵循《档案法》提出的统一领导、分级管理原则，根据企业实际情况，统筹考虑，努力创造条件，确保企业档案机构设置的科学性和运行的有效性。本文提供几种模式谨供参考。
1.对档案实行统一管理、集中保管的模式。
即企业设立一个单独的档案机构，全面主持档案工作，对各种门类的档案实行大集中管理，并协助、指导各部门做好文件材料的形成、积累工作。这种模式的优点在于业务规范统一，案卷质量有保证，能够集中人力、物力、财力为档案提供较好的保管条件和科学的管理，可以为企业生产经营活动提供更全面的档案信息，从而密切档案与企业管理工作的关系。这种模式适合驻地比较集中的大中型企业。
2.对档案实行统一管理、集中保管与分级保管相结合的模式。
即企业除了设置直属的档案处、科或室外，又在有关的科室或下属单位，根据需要设置档案分室。档案处、科或室，主要负责管理重要的、全局性的档案，制定与监督执行档案管理制度和措施，对分室进行业务指导、监督和检查。分室主要负责本部门常用的档案或其副本的管理，各部门之间可以相互交换目录，或实行微机并网查询。这种模式的优点在于能够全面收集各部门的档案，利于对各部门的档案进行较深入的加工处理，便于及时地、主动地、有针对性地提供利用。这种模式适用于规模大、驻地分散的企业。
3.信息一体化管理的模式。
即对企业的档案、情报、图书实行一体化管理。目前，世界各国普遍认为，现代社会是信息社会，现代经济是知识经济。由于信息是企业经营决策的依据，是企业生产控制的工具，是企业技术开发的向导，是企业市场销售的指南，所以谁掌握的信息多，谁就能在现代经济竞争中取胜。企业可以采用信息一体化管理这种模式的原因在于以下几点：
（1）档案、情报、图书的本质是一致的。从其构成要素来看， 都是以信息、知识为内容，以一定的物质为载体，以信息符号为记录方式，运用一定的生产手段，形成一定的物质形态；从其目的作用来看，都是为存贮和传播信息知识，促进社会发展和人类进步；管理方法和手段也基本相同。
（2）有利于企业综合运用信息。现代企业制度条件下， 企业不再是生产靠计划、原料靠调拨、产品靠包销，而是通过生产“适销对路”的产品获取经济效益。因此，信息对于企业的生存和发展，有着不可低估的重要作用。信息一体化管理，有利于企业综合运用企业内部与外部信息，使各类信息协调配合、互补有无、相辅相成。
（3）有利于加强对信息工作的领导。档案、情报、 图书一体化管理，使得企业整个信息系统的地位提高，通过专业知识与技能的交流，可以使企业信息工作各环节更科学。这种模式要求由企业厂长（经理）或总工程师直接领导企业档案工作。
信息一体化管理模式适用于高新技术大型企业或企业集团，是现代企业制度下企业档案管理较理想的模式，是档案机构设置的发展趋势。这种模式便于发挥档案部门的职能作用，有利于改善档案工作的物质条件，随着多媒体、网络技术在信息管理中的应用，档案工作将会更好地为企业发展和祖国的经济建设服务。
总之，现代企业制度下企业档案工作不仅不能削弱，而是应当加强。只有认真把握现代企业制度的内涵，明确现代企业制度对企业档案工作的要求，通过不懈的努力，才能做好企业档案工作，为档案事业的可持续发展添砖加瓦。
收稿日期：1999—11—01
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