日本企业的信息管理及启示，本文主要内容关键词为：日本论文,信息管理论文,启示论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在19世纪末、20世纪初的东西文化、利益的激烈撞击中，日本是所有亚洲国家里首先完成了工业化的国家，而在第二次世界大战后，伴随着全球一体化，知识经济时代的到来，日本又是亚洲率先进入信息化的国家，在某种层面上说，可以与欧美发达国家并驾齐驱。在今天，随着知识经济时代的到来，新知识、新信息已成为企业发展的决定因素之一。日本经济得到迅速发展的主要原因就是注重信息的搜集与管理，并使信息管理与企业发展紧密相联，在这方面的较成功的经验可以给我们许多宝贵的启示。
一、日本企业信息管理的特点
日本的企业信息管理既有企业自身管理的独到之处，又有政府从大环境上创造条件予以支持的有利因素。因此，企业信息管理发展较快，并为企业发展作出了积极贡献。
1、企业有健全的信息管理机构
日本企业的科学化管理起步较早，这和日本资源贫乏、必须在发展经济上另谋途经不无关系。由于资源贫乏，靠消耗物质资源发展经济的做法是不可取的，必须善于挖掘信息资源，利用包括新知识、新技术、新管理方式的各种信息来发展自己。因此，在战后日本就着眼于各种信息的搜集，到80年代初，日本八百人以上的工商企业都建立了信息处理中心和信息库。信息处理中心全面负责本企业的管理信息系统的开发设计、运行、维修等工作。对搜集的各种信息首先进行分类并适时地编排程序，分别存入信息库、数据库，作为企业了解社会经济技术发展状况、掌握社会经济发展进程的重要信息来源，从而为企业的战略决策提供了重要依据。80年代后期，日本大企业开始掀起设立信息主管的热潮。“信息主管”是与企业最高经营决策者直接进行联系的重要职务。随着市场竞争的日趋激烈，商品的生命周期在缩短。例如在电子产品市场，新产品的更新已达到一年或不到一年。企业必须随时掌握市场动向，产品的开发向多品种小批量发展。因此，必须迅速掌握国内外市场的需求状况，把生产计划由年计划、季计划改为月计划、日计划，随时调整并制定新计划，及时改变企业的经营策略，实现产品结构的优化，抢占市场竞争的制高点。
日本大小商社都很注重信息的搜集、反馈，而且处理极快，充分发挥信息的作用。著名大商社的信息系统都已建立起全球网络。如三菱商事公司不惜重金建立起世界一流的信息搜集和传递系统，国内的与国外的分公司和办事处及子公司，都成为遍布国外的情报站，上万名职工都是情报员。每天搜集的国内外各种情报靠高速数字、电传、文传通讯网和数据网等通讯手段完成信息的传递和汇集，为企业及时掌握了解各种信息提供保证，为企业决策和发展提供重要情况。目前在日本，不仅在大企业中全方位地实施信息化战略，中小企业也认识到信息化的重要性，积极实施信息化战略，这对于改变中小企业传统的经营方式，提高整个社会信息水平起着巨大的促进作用。据日本经济企画厅统计，以中小企业为主的民间信息化投资增长率高达20%（注：引自日本中小企业厅《中小企业白皮书》，1997年版，第99页。）。从计算机利用率方面看，据日本中小企业厅调查，1996年，计算机在日本中小企业中的利用率达到70.3%。在采用计算机的中小企业中，建立企业内部联网系统的约为20%（注：引自日本中小企业厅《中小企业白皮书》，1997年版，第101页）。如大阪府一家中型服装公司（从业人员68人）在总公司、 分公司及生产工厂、仓库和销售店之间建立了联网系统。通过该系统进行生产计划管理和订货管理，企业经营状况大为改善，而且由于企业将各种产品的质地、颜色、价格及适用年龄等信息存入计算机内，各销售店可以利用商品检索系统从大量的商品中选出消费者所需的商品，从而提高了销售店的服务质量（注：引自日本中小企业厅《中小企业白皮书》，1997年版，第478页。）。
2、信息搜集手段的多样化、科学化、现代化
日本人搜集情报信息的手段多种多样，并且特别重视对各种文献情报资料的搜集和筛选工作。每年在上千种科技文献、政府报告和报刊上，获得上万篇有价值的论文，内容几乎涉及所有的科技领域。日本企业还出资派人参加世界各国的研究机构和重大研究项目，系统地获取技术情报，尤其是核心技术情报。同时日本还邀请各国的专家来日本研修教学，为他们提供优厚的条件，最后将他们的研究成果留在日本。国际情报公司的一位人士说：“日本人搜集情报、信息，像梭子鱼一样，极其厉害，什么都不放过。”（注：《日本企业经营高招》，1993年广东旅游出版社，第288页。）如饭店的菜单、 商店的商品价格表都译出来。到工厂参观也要利用拍摄获取各种情报。日产公司雇员森木于1990年夏季在美国加州租房住了一个半月，对当地美国住户进行了市场调查，还拍了住房照片，对居民的生活方式都作了记录。其目的是搜集数据帮助日产公司制造出更适合美国人喜好的汽车。（注：《日本企业经营高招》，1993年广东旅游出版社，第288页。）
二战后，许多军事情报人员到企业工作，他们有较高的情报素质，利用军事间谍的技术手段搜集经济信息，既快捷又准确，对日本企业及社会经济的发展起到了巨大的推进作用。
3、政府为企业信息管理提供有利条件
日本经济情报信息工作之所以卓有成效，是因为政府重视这项工作，肯投入资金。据日本邮政省发表的白皮书提供的数据，从1990年到1996年，日本对信息产业的投资占整个民间企业总投资的比例上升了0.7 个百分点，1996年达到14.1%。投入的增加推动了信息产业的发展。1993年，日本政府决定从1993年财政年度开始的三年内，投入500亿日元， 建设连结日本各个研究机构的超高速信息网。这个信息网被命名为“信息研究及流通新干线网”，亦称为“曼陀罗计划”，拟于2015年将光纤铺设到每个企业和每个家庭，使日本成为第一流的信息大国（注：引自陈晖《信息化社会与日本》，见《日本学刊》1999年，第1期。）。
日本还重视培养情报信息人才，把这作为一种新的教育投资。经理们认为，一个优秀的情报员，足以顶上十几个推销员。精通情报信息的人可以使工作效率成倍提高。因此，培养情报信息工作人员已成为日本各公司的主要课题。
日本实行官民一体化搜集情报信息的体制，但也有适当分工。宏观的社会经济情报信息的搜集以政府部门为主，而微观的社会经济情报信息的搜集则以大企业及地方企业为主。政府为了帮助为数众多的中小企业，在通产省的指导下，从80年代初建立了日本中小企业事业团信息中心，并与中央及地方政府群众团体和有关单位、机构互相支援，密切合作，加强交流共同发展。据统计，1991年日本信息服务业的事业单位总数为7096个，从业员总数为493278人（注：周智佑《日本信息服务产业近况》，见《国际技术经济研究》1999年，第2期。）。 众多的信息服务机构、全面而丰富的信息内容为企业的发展提供了充分的信息来源。日本的翻译业和出版业十分发达，凡是新鲜的情报信息他们都抢先翻译出版，力图让企业和国民尽快地接受最新的情报。日本政府还加强了情报信息的长远计划。早在70年代日本就在制定新经济发展计划时提出了向信息化社会过渡的政策方针、并逐渐加以实施。到80年代中期，政府拨巨款650亿美元用于发展信息社会全国纲要的实施。1994年5月31日，日本电气通信审议会提出的题为《通向21世纪知识创造型社会政策方案——建立高性能信息通讯基础设施纲领》，实际上就是日本建设信息高速公路的基本纲领和宏伟计划。信息社会化的发展为企业内部建立信息管理机构创造了良好的外部条件。
总之，日本重视信息的搜集、利用和管理，为推动企业竞争实力的加强，在激烈的竞争中发展壮大，从而推动国民经济的发展起到了不可估量的作用。
二、日本的信息管理给我们的几点启示
日本的经济发展得益于信息的有效搜集、管理和运用，这一点对我国经济发展有诸多启示。
首先，增强竞争意识，认识信息的重要性。我国实行计划经济多年，养成了一切靠国家计划、按步就班行事、竞争意识淡薄的企业经营习惯，认识不到信息在经济发展中的作用，不注意搜集信息、储存信息。有多少极具价值的信息都被弃之不用，这也是造成落后的原因之一。因此，在激烈的市场竞争中，应有忧患意识，真正认识信息在竞争中的作用。要认识到信息是现代管理的神经系统，信息沟通是管理工作的核心，企业要想作出正确的决策，必须以准确、完整、及时的信息作为基础。在企业内部，没有好的信息沟通，情况不明，就无法实施科学的管理。
其次，树立商品经济和市场经济意识，认识信息的价值，保护信息，珍惜信息财富。“信息就是金钱”，已成为许多企业有血有肉的实际体会。一条信息救活一个工厂，已非奇闻，一个信息导致一个新产品的出现的事例，更是不胜枚举。但是，在过去的很长一段时期里，我国的不少企业体会不深，那时，企业缺少自主权，在高度集中的用行政办法管理经济的体制下，计划大包揽，物资大统配，劳资大统管，财政大包干，企业既无经济权力和经济利益，也不必承担经济责任，只要以生产为中心按“计划”生产就可以安度日子了，因而缺乏压力和动力，情报信息观念薄弱，不注意保护和储存信息。更有甚者，在日常的社会生活中有意无意泄露国家机密，泄露经济、技术信息，给国家造成重大损失。信息是知识、技术、各种资料数据的统称，不注意保守信息，会使这些宝贵的无形资产流失，失去它的价值和作用。因此企业管理者及员工都应树立较强的“竞争”和“信息”意识，为振兴国家经济作出积极贡献。
同时，企业要有专门的信息机构。一个国家或企业不注意搜集信息，就不会紧跟瞬息万变的形势，长此以往就会形成闭关自守、孤陋寡闻的惰性，最终导致败北。企业的商战谋略、出奇制胜靠的就是在知己知彼的基础上实施有效的策略和博弈。要及时广泛准确地搜集信息，随时了解掌握市场动向，及时调整并制定新计划，及时改变经营策略。因此，企业必须建立起信息机构，负责本企业的管理信息系统，把搜集的各种信息进行分类，按照程序分别存入信息库或数据库，为企业进行战略决策提供重要依据。
另外，应规范和发展已存在的信息公司，发挥其服务于社会、推动经济发展的作用。市场经济实施以来，在中国各地出现了许多信息公司，但此类公司多为民间以营利为目的而创办的，人力、财力不足，规模小，信息量少，因此，起到的作用是有限的。我们应向日本学习，由政府出资创办信息公司。因为，大规模的信息源、信息网络，不是哪一个民间企业的财力、人力、权力所能涵盖与实施的。
总之，日本资源匮乏，并受战争的重创，但第二次世界大战后经济获得了迅速的发展，其原因之一就是重视信息。我们应当让信息化的观念浸透到政府部门及企业人士的决策过程中，加速我国信息产业建设的步伐，为推动我国的经济向社会主义市场经济的发展发挥不可估量的作用。