档案新观察——凯斯凯姆蒂教授人大座谈纪实，本文主要内容关键词为：纪实论文,凯斯论文,教授论文,人大论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1999年10月7日，原国际档案理事会秘书长、 中国人民大学档案学院外籍客座教授凯斯凯姆蒂博士来到中国人民大学，饶有兴趣地参观了为“211工程”项目改建的档案保护技术实验室、计算机房、 中国人民大学档案馆，并同人大师生进行了座谈。
问：尊敬的凯斯凯姆蒂先生，欢迎您的到来。请问您能否对中外档案工作做一个比较？
凯斯凯姆蒂先生（以下简称凯）：这是一个大问题，也许要花一两个星期才能作详尽的比较。要想了解一个国家的档案工作，必须首先了解该国的档案工作体系、历史背景。例如荷兰、中国、美国的档案工作就有很大的不同，这主要由于以下一些原因：首先，档案的历史背景不同影响了文件的产生方式和保管方式；其次，档案事业的组织系统不同也是一个重要影响因素，各国早在19世纪初，就有了自己的档案体系，但是它们所保管的档案并不对公众开放，因此它们不算是现代意义的档案馆，不过是隶属于文件形成机关的档案保管部门。19世纪后期俄国开始建立国家档案馆，日本则于1960年建立起类似于国家档案馆的文书馆。至此全球范围内各国都建立起自己的档案专门保管机构。至于中国的档案系统你们比我了解得更清楚。中华人民共和国成立之后中国的现代档案系统开始建立，与前苏联相比，虽然也是分层管理的中央集中控制的形式，但前苏联却有两个档案工作系统：一个是国家级，另一个是政党级，两种档案管理系统同时并存，这给前苏联国家全宗理论的实现带来不少问题。美国建国后虽然也有档案保管机构，但是并没有建立行政意义上的可操作的档案工作系统，经过120年的发展，美国才于20 世纪早期建立了现代公共档案馆。1996年第十三届国际档案大会在中国召开，与会者对各国档案工作进行了充分的探讨交流，一致认为对于档案工作发展的最重要影响因素便是档案环境的独特性，例如立法环境等等。中国具有其他国家所没有的特点，其档案工作自然就具有无可比拟的独特性。
问：您能否介绍一下档案领域的最新发展和变化？
凯：说实在话，我有点害怕这样的问题，20世纪我们面对的不仅是文件数量的增长，也面临着各种新技术的挑战。办公设备的不断更新，形成文件的手段日趋多样化，对于由打字机、录音机、照相机、计算机乃至新型电子技术生成的档案，不可能再沿用过去的手段进行传输和保管。为此，澳大利亚、加拿大改变了原有的档案工作体制，成立了专门的机构，管理政府形成的新型档案。目前计算机技术广泛应用于档案管理、数据库建立、检索利用之中。可以说，有很大一部分文件是产生、保管于电子环境当中。我并非这方面的专家，但我也同意以下的观点：档案工作者应该与电子文件的生成者和机构通力合作以保护电子文件，构建电子管理系统，加强我们对文件和档案的管理；我们应该对电子文件和纸质文件实行双套保管制，确保历史记忆不被遗失。我深信，不管将来如何发展，计算机技术都将赋予档案工作更新的活力。我们除了面对技术上的挑战，还面临着法律的困境，人们已经认可纸质文件的证据价值，但对电子文件是否具有法律意义上的证据地位还有待进行探讨。我个人认为，技术的日新月异不仅便于形成和保管文件，也改变了对档案工作的传统认识。以前认为保管陈旧的档案是一件并不愉快的工作经历，而现在档案人员将可以借助新技术手段来摆脱以往肮脏而吃力的工作环境。
问：E－mail作为电子文件的一种， 请问您认为应该如何进行管理？
凯：这个问题最好由使用E－mail的政府官员来回答， 我自己一般只用它进行通信，它的确是个妙不可言的交流工具，它涉及的是通讯专业而非档案专业。政府官员一般仅将它作为通讯手段而不用来传递正式的文件。对于档案工作者来说，重要的是保存原始数据，E－mail 太容易被修改，很难保证数据的原始性。
问：请问您如何看待档案定义？
凯：这是一个很有意思的问题，各国档案界对此均有所不同阐述，随着技术的发展，原有的档案定义也面临着挑战。 在英语中“Archive”一词有着多种解释，首先，它可以指机构活动中的原始记录；其次，它可指保管档案的建筑。在我的祖国匈牙利“档案”一词既可指移交到档案馆的历史文件，又可以指保存在形成机构的文件，还可以指档案馆建筑。随着时代的发展，文件形成的环境不断变化，多媒体、因特网的使用给档案一词的定义带来很大的冲击，具体定义不妨参见国际档案理事会制定的术语词典中对档案一词的解释。
问：请问您对中国公众利用档案的状况有何看法？
凯：总的说来，中国的档案制度是比较完善的，但是，档案的利用工作做得不够好。不仅中国，世界其它各国也有此类问题。就全球而言，部分原因是由于一般公众到档案馆利用档案的需求不及历史学家那么强烈，此外也是因为行政当局试图让人们忘记一些事实或试图掩盖事实真相，这也影响了档案利用工作的开展。如何促进公众对档案的利用，有以下一些方式：首先，实现档案利用法制化，规定公众有权查阅档案，对于哪些档案可以开放，以及档案的解密期限是多久，都应予以相应的立法规定。一般而言，行政机关的文件保密期限最长为50年。其次，档案工作者应尽可能改善提供利用的态度，以服务公众为宗旨，细心、耐心是利用工作的基本要求。第三，让每个公民都有可能接触利用档案，现在我们可以通过因特网来提供档案利用服务，但如何使档案进入因特网，哪些档案可以上网等问题都有待探讨，利用的方便性与安全性同样重要。
问：请问档案学是否应该有多个分支学科，例如档案史等？
凯：几年前，我为《美国档案工作者》杂志写的一篇文章就是关于这个问题的，应该说档案学是一门实践性很强的学科，机构设置、管理方法、过程环节等都需要理论的指导。如果没有档案意识，工作有可能无法开展，档案管理涉及多种技能和知识，不能仅局限在某一部分。有的人专门从事历史文件的研究；有的人潜心研究族谱；还有的人专门研究档案保护、利用等。档案史是创立档案学及其相关理论的关键。所以，我认为研究档案史是非常重要的。有兴趣的话，可以参考档案期刊中有关历史研究方面的文章，如：《档案与手稿》。
问：请问文件生命周期和电子文件生命周期之间的区别？
凯：近年来，有些人把文件生命周期划分为三个阶段：现行阶段、半现行阶段、非现行阶段。我个人则倾向于两阶段说，即以文件的鉴定和处置为中心点，之前是一个阶段，之后是另一个阶段。三阶段说是基于文件中心的考虑，在半现行阶段，把文件移交到文件中心；第三个阶段再移交到档案馆，这种划分方法是为了满足工作实践的需要。对于电子文件来说，我认为档案人员关注的是电子文件在不同阶段如何处置，这将涉及到未来档案的管理问题。用技术手段管理各种载体上的信息，将会是个很好的途径，从而也就成了问题的关键所在。美国国家文件中心正致力于研究如何管理电子文件，保证电子文件的证据价值。
问：请问如何看待口述档案的真实性和凭证性问题？
凯：20世纪，很多人都投入精力从事该方面的研究，他们把口述档案分为两种类型：一类是向老一辈的人询问过去的事情，用录音机录下来所形成的档案；另一类是汇集不同行业（如：银行、铁路）不同人士的谈话，做成一个专题。口述档案的优势在于亲耳聆听人们的谈话，易于沟通，有助于加深对历史的了解，在我的国家有口述历史公司。当然，确定口述档案的真实性是很重要的。但一般来说，口述档案的真实性是很难确定的。我们所能做的，只能是从其他史料中去考证，与其他信息源进行比较，深入研究。有时个人的记忆不同，甚至大相径庭。因此，需要弥补断层，发现漏洞。
问：请问是否有必要建立数字化档案馆，其发展趋势如何？
凯：谈到数字化档案馆，目前最好的利用方式是用缩微胶片保管档案，并起到保护档案的作用。采用数字化的手段很好，便于利用，可在教学中示范，利于制作，但不利于保护。
问：请问从教育、培训的角度看，在校学生应具有何种技能和知识？
凯：各国具体情况不同，很难一概而论。但相对来说，档案教育方面的培训规划的大体框架是相同的。未来的学生应具备什么样的技能、知识，这是培训规划所要达到的目标，也是我们考虑规划时的一个重要因素。最好是把学校教育和岗位培训结合起来，把理论和实践结合起来。去实际部门调研，了解从文件的生成到档案的保管的全过程。尤其是大学教育，不应只局限于课堂教学，而要走出课堂，在各种地方实习，如政府、企业，培养全方位的技能，从中获取相应的知识。同时针对一些具体的环节，比如对不同朝代生成的档案的保护。如果说档案专业是一所房子，那么档案学和档案的行政管理就是屋项，而利用就是窗户。
问：请问您认为中国档案事业在世界上处于何种地位？
凯：虽然中国是个发展中国家，但中国的档案事业却比较发达。中国是个文明古国，书写材料、建筑以及航海的历史都很悠久。过去曾封闭一时，但之后的改革开放政策使中国逐渐走向现代化。中国是极具发展潜力的。
问：请问档案专业是否是您最好的职业选择？
凯：我从未想过这个问题。我想如果我选择了其它的职业，可能会失败。50年代，我来到法国，在国际档案理事会工作，主要从事档案界的国际交流工作。我一步一个脚印地在这个行业里工作，也许我称不上是典型的档案工作者，但我始终非常热爱我的事业。
主持会议的中国人民大学档案学院院长冯惠玲教授说：“凯斯凯姆蒂先生之所以受到包括中国档案工作者在内的各国同行的尊敬，不仅是因为他为档案理事会辛勤工作了近40年，为国际档案合作做出了重大贡献，是最为资深的国际档案工作者之一；而且是因为他在处理国际档案事务中表现出的卓越的能力、公正的姿态和渊博的知识。凯斯凯姆蒂先生先后到过100多个国家和地区了解档案事业发展情况， 这种独特的经历使他在档案理论上具有独到的精辟的见解；……”。
座谈会上，大家谈兴很浓，意犹未尽，原定两个小时的报告会一再延长。会后，凯斯凯姆蒂博士欣然提笔留言：“很高兴能够与档案学院的师生一起座谈，畅所欲言。这次高层次的学术探讨给我留下了深刻的印象。在此，对档案学院取得的成就表示热烈的祝贺”。