深圳市世维建设工程有限公司
引言：工程档案作为一种信息资源，是一个企业中信息系统的重要构成部分。工程档案是历史的真实记录和客观再现，一方面它详细记录了工程建设的进度以及工程建设过程中存在的各种问题，可以使相关人员对当时的工程建设过程进行详细的了解；另一方面，通过工程档案资源的开发与共享，可以客观公正地反映该工程的价值，这是企业中综合管理以及基础管理工作中必不可少的部分。除此之外，通过工程档案，可以体现该企业基础管理工作的制度化和规范化，同时也可作为该单位基本政策以及管理制度的参考资料。
一、材料归档范围现状
由于国民经济的增长以及国家各种政策的支持，我国的社会企业已经获得飞速发展，所以他们开始对外拓展营业项目以促进企业的进一步发展，而企业所拓展的项目，例如工程咨询、工程监理以及工程承包等衍生项目也呈现出了良好的发展趋势，为企业带来了巨大的收益。但与此同时，企业拓展营业项目的问题也接踵而至，由于企业营业范围的增多，导致企业需要管理及归档的资料显著增加。而工程档案作为企业的重要信息资源，重要性不言而喻，但是传统的文件管理及归档方法已经不能满足现有的需求，各种项目工程资料应该如何进行详细的归档以及如何进行科学的分类编目等问题已经成为各企业首先需要解决的问题。
二、归档范围界定的必要性
工程档案是企业最为珍贵的财富，具体到一张图纸、一份文件以及一张报表，这些都是工程档案的重要组成部分，并且这些档案的保存期限都是不同的。有些图纸是可以重复利用的，因为企业已经购下了图纸的相关产权，这样一来这些图纸的保存期限相对来说就较长，而在工程结束之后同该工程相关的各类文件就失去了价值，这些资料保存期限就较短。保存期限不同的档案储存方法是不同的，如果不进行归档范围的界定，误将保存期限较长的档案当成保存期限较短的文件储存，那么这些文件极有可能会因为保存不当而损毁或者丢失，影响后期的利用，给企业带来巨大的损失。
在实际工作中，确定好资料的归档范围，并按此范围做好文件接收鉴定工作，不仅可以从源头上保证档案的质量，使档案资源得以优化；还可以对档案进行适当的保存，降低档案损毁或丢失的几率，同时有利于档案后期的整理、利用工作，可以减轻工作人员的负担，提高工作效率。
三、资料管理及归档的工作内容
（一）完整性鉴定
归档资料的完整性是指归档范围的要求，从整个工程项目来说，归档文件资料不能缺项。从具体项目来说，就是归档的资料应该包含从工程建设初期的设计方案以及成本预算文件到工程建设过程中出现的问题和各类数据资料最后到工程建设完成后的各种后续资料，这些文件缺一不可，因为这些资料如果缺乏其中某一部分，那么在后期核查时就会给工作人员带来麻烦。完整性是文件材料鉴定工作的基本内容，也是首先需要注重的问题，无论是何项目，确定归档范围都需要齐全、成套、完整。
（二）准确性鉴定
归档材料的准确性，是指档案内的内容同工程项目的实际情况和建设过程完全相符，没有偏差。在进行文档资料的准确性鉴定时，要确定传输到电脑的设计图纸与建设所用图纸细节全部相符，建设所需各类数据也已经经过核实，各种需要签字的文件资料也已经确定是本人签署，没有经过他人代笔。建设项目资料的准确性鉴定是极为重要的，需要工作人员引起重点关注。
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（三）系统性鉴定
归档材料的系统性是指遵循工程资料之间的有机联系，进行科学的分类和系统的排列，方便后期工作人员对该档案进行二次利用，提高工作效率。鉴于企业常以工程项目作为利用档案的特点，所以凡是围绕工程形成的各类档案均应作为该工程档案的组成部分进行系统化管理。
四、培养专业工程档案管理人员
现代化城市建设离不开城市建设的人才，同样高水平的工程档案管理也离不开专业素质能力过硬的工作人员，所以各企业应该加强对专业工程档案管理人员的培养，提高对企业内部工程档案管理人员的要求，促进企业的工程项目资料管理和归档发展。
培养专业工程档案管理人员，就需要对在任的管理人员进行定期的专业理论考试，以此检验管理人员的理论知识水平，只有拥有过硬的理论知识，才能够熟练地进行项目工程资料的管理和归纳。而通过专业理论考试，可以让企业了解到管理人员在理论知识方面存在的不足之处，从而对症下药，提高管理人员的专业素质能力。除此之外，集中业务培训也是极为重要的，业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施，并且它拥有极为明显的优势，时间短、见效快、覆盖面广，能够大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质能力以及对工程档案的管理能力，对企业建设项目工程档案的标准化和规范化起到了积极的促进作用。通过理论知识与业务能力的双重加强，能够极大程度上提高工程档案管理人员的专业能力，为档案的标准化和规范化提供切实的保障。
五、企业积累技术与经验的重要手段
工程档案是工程建设企业在道路、港口、桥梁、建筑等城市活动的产物。工程建设的成果主要体现在两方面：一是工程实体，二是工程档案。工程档案是对工程建设过程中企业的经营情况及收支数据的详细记录与真实反映，记载了企业生产活动的详细过程和结果以及生产活动进行过程中涉及到的各类工艺与技术，对企业后期的建设有重要的参考价值。同时工程档案作为工程建设的直接载体，是企业积累并储存工程技术与经验的重要工具，对企业来说拥有至关重要的作用。
除此之外，工程档案管理是一项持之以恒的工作，需要档案管理人员在工程建设初期就跟进处理，明确在工程建设过程中的各类相关资料，并对这些资料核实后进行归纳。工作人员在进行资料管理的过程中，必须根据档案的完整性、准确性以及系统性进行检验，因为工程档案在工程建设中拥有极为重要的作用，需要加强规范化管理，防患于未然。只有不断加强工程档案的建设工作，才能够进一步提高工程建设的效率与质量，促进经济效益与社会效益稳步增长。
结束语：工程档案作为工程建设的直接载体，承载了工程建设过程中的众多重要数据与资料，重要性不言而喻。项目工程资料在进行管理与归纳的过程中，要经过完整性鉴定、准确性鉴定以及系统性鉴定三项工序，以此来保证收纳的工程档案是完整且准确的，方便企业后期的利用。而随着企业发展领域的拓宽，企业的项目工程资料也随之增多，增加管理人员的工作难度同时也降低了工作效率。为解决这些问题，各企业要通过理论知识与业务能力的双重加强，培养专业的工程档案管理人员，提高项目工程资料管理与归纳的效率，为企业的进一步发展提供切实保障。
参考文献
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[3]张雷雷.试论档案室资料的归纳和利用[J].科技创新与应用,2015(29):267.
论文作者:陆江平
论文发表刊物:《中国西部科技》2019年第11期
论文发表时间:2019/9/19
标签：档案论文; 工程论文; 工程建设论文; 企业论文; 资料论文; 管理人员论文; 鉴定论文; 《中国西部科技》2019年第11期论文;