如何做好建设项目档案工作，本文主要内容关键词为：建设项目论文,如何做好论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
建设项目档案管理有着自己的特殊性，它不仅仅是建设单位单方面的工作，项目档案从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同来完成，是一项需要密切合作的工作，参与建设的各方面存在一种互动的关系。建设单位作为项目建设的法人主体，是项目建设包括档案工作在内的各项工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任。项目档案管理的质量，关键取决于建设单位的组织管理，只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在建设项目档案工作中应该承担的责任，并给予积极的配合，才能保证整个项目档案工作的顺利进行。因此，建设单位首先应对工程档案如何管理有一个清晰的工作思路，在工作中可重点注意几个方面：
建设单位的档案职责
《国家档案局中央档案馆关于认真贯彻落实〈国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理的通知，进一步加强建设项目档案工作的通知〉》要求：“各建设单位档案部门，除做好自身的项目档案工作外，要负责对参建单位项目档案领导人责任制进行监督”。因此，建设单位在项目档案管理中负有两方面的职责：一是档案业务监督、指导的职责；二是档案收集、整理、移交的职责。档案业务监督、指导工作包括：
第一，将项目档案工作纳入工程质量行政领导人责任制；将项目文件的收集、管理纳入工程建设计划；纳入各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制订相应的检查、考核措施。
第二，建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织保证体系；建立健全项目档案管理的各项规章制度、标准和规范，使项目档案工作有章可循；配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施，以及实行现代化管理的必要条件。
第三，将项目档案管理纳入合同管理，在项目的招投标和签订合同时，设立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件的责任及完成标准，明确监理单位对项目文件的监督和审查责任。
第四，监督、指导各参建单位将项目档案工作与工程建设同步进行；制订档案分类方案和工程档案整编标准，并对文件质量审核确认；按照国家有关规定，组织竣工档案的预验收和阶段验收。
档案的收集、整理、移交工作包括：
1.指导本单位各承办机构收集、整理项目管理的前期文件，和有关的设备、工艺、涉外、竣工试生产（运行）、竣工验收等文件，定期向档案部门归档。
2.接收各参建单位提交的竣工文件，对全部项目档案进行汇总整理；负责编制或委托施工单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。
3.按合同及规定要求，在项目竣工验收后三个月内，向生产使用单位移交项目竣工档案；分期的项目，应在每期正式通过竣工验收后办理移交。
4.在大中城市规划区范围内的建设项目，按照《城市建设档案归属与流向暂行办法》的规定内容，在六个月内，向所在城市的城建档案馆报送档案。
将档案管理纳入合同管理
在逐步完善的社会主义市场经济条件下，合同的作用至关重要，它是约束参建各方强有力的法律依据和纽带，有了合同就有了工作的主动权和法律保障。新的建设管理体制也特别突出了合同制管理的重要性，《中华人民共和国合同法》规定：勘察、设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。施工合同的内容包括技术资料的交付等条款。1999年建设部、国家工商管理局颁布的《关于印发〈建设工程施工合同（示范文本）〉的通知》规定：工程具备竣工验收条件，承包人按国家工程竣工验收有关规定，向发包人提供完整竣工资料及竣工验收报告。双方约定由承包人提供竣工图的，应当在专用条款内约定提供的日期和份数。因此，各建设项目特别是涉外工程，应将档案管理纳入合同管理，注意在合同、协议中设立有关档案的专门条款，取得档案工作的主动权，否则，将会使建设项目存在一个重大隐患，难以保证工程档案的完整、准确和系统。
完善规章制度和竣工档案的整编标准
一个项目的建设大多需要几年甚至更长时间才能完成，其间不仅产生大量的工程文件，管理人员还有可能发生较大变化，管理好这些工程文件只靠当时的几个人作保证是不行的，要有一套比较完备的程序和规范才能持续地做好工作，因此完善的规章制度在项目档案管理中具有重要作用是不言而喻。
再有，每个建设项目都有若干个参建单位，要保证竣工档案整理的规范化，就需要有统一的档案整理标准，各项目建设单位可以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》为依据，结合本项目特点，尽早编制本项目竣工档案的整编标准。有些建设单位不能说领导不重视工程档案工作，但是由于没有经验，对参建单位的监督指导工作不到位，前期没有及时制订出统一的竣工档案整理标准和采取有效的控制措施，随着各分部、分项工程的逐步完工，参建单位交上来的档案五花八门，在临近整体工程竣工验收时，一些参建单位早已撤离，生米已经煮成熟饭，建设总工要想完成一个精品工程，感到档案管理的压力很大，影响工程的竣工验收和质量评优，留下深刻教训。宁夏沙波头水利枢纽工程，是一个实行股份公司制建设和管理的工程，从临建工程开始就落实了同步管理，主体工程一开始马上就着手制订竣工文件的整理标准，工作起来既主动又有头绪，收到很好的效果。
坚持档案工作与工程建设同步进行
坚持同步管理就是要求项目文件的收集、整理、归档和项目档案的验收，要与项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。特别要做好项目文件的收集工作，它是项目档案工作的基础，必须从源头开始就抓好。在建设项目中比较突出的问题就是有些建设单位不够重视档案管理，没有做到项目档案工作与项目建设同步进行，由于平时不重视文件的形成、积累、收集和整理，造成项目档案不完整、不准确。比如：竣工文件收集不全、竣工图的编制不规范、图物不符、签字手续不完备、有些重要的前期文件丢失或收集不全等，而且往往是在预验收或正式验收之前突击整理档案，为今后的运行、维修、管理带来一定困难，甚至造成较大损失。因此，事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制，必须将项目档案的管理从末端移到前端，将后续工作变为前置条件，从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制。要将档案工作和项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入，直至竣工验收，形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系，不要等竣工验收时再回过头去搞“回忆录”，使竣工档案没有保障。
“同步管理”有以下几层含义：从工程项目的提出一开始，建档工作即应开始。完整的前期文件很重要，尤其是在维护建设单位的合法权益方面有很重要的依据、凭证作用，工程竣工验收时也是要检查的重点内容之一；在工程建设各阶段中，档案的形成、收集、整理都要同时跟上；工程项目竣工时，竣工档案资料的收集、整编、审定工作要与工程竣工验收准备工作同步进行。工程竣工验收前，一定要首先进行项目档案资料的验收，项目档案资料没有组织验收，整体工程就不能进行最后的验收，否则将来会后患无穷，这在过去的一些建设项目中已有过沉痛教训；工程竣工验收时，提交合格的竣工档案要与竣工验收同步进行。
发挥监理单位的重要作用
1988年，我国开始推行一种对工程管理有着重大影响的制度—建设监理制度，它是我国建设体制改革中的一项重要内容。它的出现有其特定的历史背景和时代需求，它不是对国际惯例的简单搬用，而是在改革开放过程中，对我国建设管理体制和工程建设教训总结思考的结果。2000年，《建设工程监理规范》的正式发布，将监理制度全面引入我国的工程建设，目前，全国建设投资规模在1000万元以上的各类工程，基本上都实行了监理制。《工程建设监理规定》在“工程建设监理程序”中规定：工程建设监理应“参与工程竣工验收，签署建设监理意见”，并在“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案资料”。因此，在《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中规定了监理单位对工程档案负有两方面的责任：一方面，是对项目文件特别是对竣工图和竣工文件的完整、准确、系统，负有监督、检查、审核、签认的责任；另一方面，是项目监理单位负责收集、积累项目监理工作中形成的文件，进行整理后向建设单位移交。在国际上有个叫做“FIDIC”的咨询工程师联合会，是1913年由欧洲三个国家的独立咨询工程师协会建立的。现在，FIDIC的成员来自全球各个地区的60多个国家，代表着全世界大多数独立的咨询工程师。他们编写的《设计－建造与交钥匙工程合同条件应用指南》不仅详细地规定了业主、承包商和工程师（监理）三方面在工程建设中的权力、义务与责任，还专门规定了他们在工程文件上的责任。其中对监理工程师的职责规定“承包商应将以下材料提交工程师（监理）批准：图纸、样品、模型或资料，以及工程总体图及详图”。所以，明确项目监理在文件形成上的责任，既是我国建设体制改革的要求，也符合国际惯例。
认真、及时地做好项目档案的收集工作
文件收集是档案工作最基础、最重要的工作，在重点工程中也是一项难度比较大的工作。因为重点工程是企业生产建设的核心工程，它与一般工程有所不同：一是，重点工程子项目多，它是由几十个甚至上百个主体项目和子项工程组成，其配套工程、外围完善工程项目牵涉很广，是一个庞大而繁杂的系统工程；二是，重点工程时间跨度大，工程从立项到竣工验收周期较长，短则两、三年，长则六、七年，甚至十几年、几十年；三是，重点工程设计单位、施工单位、设备购置单位多，往往由多个施工单位承担施工任务，有的工程参建单位甚至多达几百家，而且工作交叉多，你中有我、我中有你，工程进度经常要穿插进行，大、小工程项目完工时间也有早有迟。所以，大型重点工程形成的科技文件数量多，内容庞杂，文件材料的形成单位多，客观上给重点工程档案收集工作带来一定难度，如果等到整个工程竣工时才进行档案的收集，一块儿算总账，恐怕就会积重难返。各建设单位要确保重点工程档案的完整、准确，就必须特别注重平时的收集积累，科学、合理地确定文件的归档范围，保证项目档案的收集既不繁不杂，又不遗不漏，因为项目文件的收集工作直接影响项目档案的内在质量和查考利用。
做好项目档案的验收
竣工验收工作是对工程质量的一次全面检验和考核，是工程建设的最后一道关口。《国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理的通知》进一步提高了全社会对建设项目档案管理重要性的认识，很多建设项目主管部门做出“工程档案没有验收，工程就不能进行总体验收”的规定，使项目档案验收成为项目竣工验收中的重要环节。按照国家有关规定，建设项目在竣工验收之前，首先要由有关主管部门对环保、工业卫生、审计、消防、安全、档案等工作进行专业验收。在进行档案专项验收前，建设单位务必要按照国家档案局《建设项目（工程）档案验收办法》的规定，对工程档案的质量进行自查，组织各参建单位、各职能部门的有关负责同志和技术人员、档案工作人员进行预验收，把住这最后一道关口，将有关问题解决在正式验收之前，这是保证工程档案质量的有效措施。档案预验收应重点检查：工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件。在检查中：第一，检查各专业、各阶段档案内容是否齐全（包括应该归档的文字、图表、声像甚至电子文件等材料），是否为原件；第二，检查有关责任人的签字、盖章手续是否完备；第三，检查字迹、图表质量是否符合归档要求，是否能满足今后缩微和计算机扫描的需要；第四，检查是否已按分类方案进行了系统化整理和编目。
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