文书档案整理的要点分析
侯晓杰
（扶沟县卫生职业中专学校 河南·周口 461300）
摘 要 随着我国社会不断的发展和综合国力的提升，我国对于文书档案的整理，也提出了更加严格的要求，文书档案管理是一项服务性较强，具有较强技术性的工作。文书档案管理对于各个行业都有重要的作用。对于文书档案整理的要点可以总结为:搜集是文书档案整理的重点，鉴定是文书档案整理的关键，细节在于编目。
关键词 文书档案 整理
1 搜集是文书档案整理的重点
文书档案的收集是档案整理的第一个工作，在某种程度上来说，文书档案的收集比整理更重要，关于文书档案的整理做不到位，在今后的过程中还可以对其进行改正，但是如果资料收集的不完整在今后的工作过程中将无法弥补。所以在档案收集这一阶段的工作要做的扎实，为档案的整理工作打好基础。那些只把现有文件根据其类型进行归档，而不主动对文档的来源进行搜集，就是对文书档案整理工作不负责的表现，要严格遵守单位的文件材料归纳的范围和文书档案保管期限表规定，具体来说体现在八个方面:第一，要注意文件登记的重要性，对于要保存30年以上的文档，要对其纸质文件进行归档封存，并且要注意纸质文件与电子文件的一致性，比如文件的盖章是红色的，那么纸质文件上的盖章应该也是红色的，避免出现工作误差。第二，重视文件的盖印，盖印是证明一个文件是否被批准的标志。第三，重要人物方面。第四，保证搜集档案的真实性，有一些科室为应付上级的检查工作，将文书档案进行修缮，而将真实的档案保留在单独自行建立的资料库中，为保证文书档案收集工作的真实性，要杜绝科室保存文书档案的现象。第五，对于重大活动资料的收集。第六，白头文件容易丢失，所以在搜集相关文书档案时，要更加细心谨慎。第七，对于归档文件原件的搜集。第八，由于各个单位的搬迁导致文件的缺失或者断档。
2 鉴定是文书档案整理的关键
对文书档案进行鉴定，是为了确定文书材料的保管期限，保证文书材料的质量，确保文书档案整理工作的正确性。文书档案整理工作对于工作人员的专业性要求极高，要求工作人员掌握难度较大的专业技术，尤其是对于文书档案临时判断的技术，临时判断对于国家档案所没有明确指定的文件的保存价值，根据自己的工作经验来做出一个迅速的判断。这就要求文件档案管理工作的工作人员在平时注重对于工作经验的积累，将文件档案管理知识融会贯通，从而对于文件档案能够做出迅速、准确的判断，提高文件档案管理工作的效率，保证文件档案管理工作的质量。文书档案的保存期限主要分为永久，30年，10年这三个标准，对于各种不同类型的文件档案保管有不同的保存期限，对于上级文件非本职文件的保存，一般来说做10年保管，但是也有个别文件档案作为永久性保管，比如针对性的批复和人事调动的通知。对于本级的文件保存，要根据以人为本，以法为大，以产为重的观念进行判断，作为永久性保存。以人为本，是要以工作人员薪资待遇，生活福利，职务晋升等方面进行判断。以法为大，是要在本单位具体工作中依法进行事务办理，依法进行工作。以产为重，是根据本单位是否涉及重大资产的购置或者变更文件来鉴定。对于平级文件和一些有价值的文件也应该做10年保存。根据文件档案是否有价值，以及来自上下级单位的不同来确定文件档案保存的期限，是文书档案整理的关键。
3 细节在于编目
在搜集文书档案和对于文书档案进行鉴定之后，就要根据每份文件档案的价值的不同来对于文书档案进行装订，分类，编目。对于要保存30年的文件档案的装订，要保持原有装订成册的状态，还要去除文件档案的金属物，用线装，封套或者不锈钢夹等方式进行装订。文件档案需要编目的内容较多，比如盖归档章，对归档章内容进行填写，对于页码进行编次，填写归档文件的目录等，这些都是文件档案管理工作所需要注意的细节，文件档案管理工作对这些细节要求极为严格，比如填写的规章日期的需要填写八位数，归档章要盖在文件答案上方的正中央位置，归档文件目录文号栏的文号内容填写完全。甚至我们看似很简单的一件小事，在文件档案管理工作中都有着规范的要求，比如，在文件档案整理完成后，将其放入档案盒后，要在档案盒上盖全宗章，并整理相应的细节，文件档案整理工作讲究在盖章的时候按上中下的顺序用力均匀的按三次，以保证全宗章的清晰，字迹清楚。文件档案管理的工作人员对于文件档案整理工作的评价就是“内实外美”四个字。内实说的是文件档案的实实在在，内容清清楚楚，排列有序。外美是指在文件档案整理时书写的优美，格式的正确，以及外部档案盒的美观效果。“内实外美”四个字就是文件档案管理工作的特点，这也在细节方面决定了档案管理工作的成败。
4 总结
文书档案管理工作是我国进行档案建设最重要的一个环节，也是利用档案资源进行有助于国家发展的重要条件。所以说我国要重视文书档案管理工作的发展，利用我国飞速发展的信息化技术提高我国的文书档案管理工作的效率和质量，于此同时，还要规范文书档案管理的过程，通过梳理档案管理工作各种业务，改善档案管理工作的结构，实现单位档案管理工作的现代化与科学化发展。文书档案是我国社会发展的重要历史资源，如何更好地进行文书档案管理，是档案管理部门的重要工作，只有相关部门重视和加强档案管理工作的发展，才能提高文书档案管理工作的效率，规范文书档案管理工作，加快各个机关发展的步伐。
参考文献
[1] 王辉,胡玉玲.文书档案管理鉴定整理工作方法实践[J].办公室业务,2016(15).
[2] 周璐.新形势下监狱档案信息资源科学管理与优化利用初探[J].中国集体经济,2015(30).
中图分类号： G275.2
文献标识码： A
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