论档案馆的“亲民”战略，本文主要内容关键词为：档案馆论文,亲民论文,战略论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
对于现代档案工作者来说，有一种司空见惯的现象值得引起深思：我们为社会精心保存的作为“社会记忆”的档案，却很少引起广大民众的关注。在我国的档案馆中日均利用人数在个位数的并不罕见。美国档案学者埃文斯尖锐地指出，“信息时代最使人惊奇和令人遗憾的方面之一是档案这种记录信息的最古老而持久的形式，虽然对于每个国家和每个民族都是唯一的和至关重要的，却仍然很少为人们所知道和了解，因而，这个信息资源从总体上说，还很少得到有效的利用。（注：［美］弗兰克·B·埃文斯：《档案展望》，《档案学参考》1985年第1期。）
对于这种现象我们该作何解释呢？是公众不太需要档案，还是我们的档案馆对公众不够亲近呢？问题的症结应该在于后者。亲近民众，最大限度地为民众服务，把档案馆办成公众喜爱的，对公众有用的科学文化事业机构，这不仅是着眼于解决档案馆某些具体问题的战术层面的方法或对策，更是一种关乎办馆方向的理念、指导思想和宏观战略。
一、档案馆为什么要实施“亲民”战略？
档案馆亲近民众是政治民主化的生动体现。档案是人类文明的产物，档案与民众的亲近程度是社会文明程度、民主化程度的一种映射。在野蛮的奴隶社会、专制的封建社会以及独裁统治社会中，拥有档案是统治者权力的组成部分，利用档案是统治者的特权，档案馆无公共性质可言，普通公民无利用档案权力可言。法国启蒙思想家伏尔泰要求利用档案被国王档案馆严厉拒绝，封建中国“位居九卿翰林不得窥见（档案）一字者”大有人在。1794年法国穑月档案法令提出了“档案的人权宣言”——档案开放原则，从理论上开始有了档案的人民享有权。20世纪60年代以后，许多国家颁布了信息权法，公民利用档案的“信息权”成为一项基本的民主权利。我国1987年颁布的档案法明确了向公民开放档案的方针，随着政治民主化的进程，开放的范围和力度不断扩大。历史证明，社会越发展，文明越进步，国家越民主，民众就越有可能接近档案，档案馆的公共性就越强。
档案馆亲近民众是“三个代表”重要思想的具体实践。胡锦涛指出，“三个代表’重要思想的本质是立党为公、执政为民”，“实现人民的愿望、满足人民的需要、维护人民的利益，是‘三个代表’重要思想的根本出发点和落脚点。”（注：胡锦涛在“三个代表”重要思想理论研讨会上的讲话。）党的十六届三中全会又提出了一切为民、以民为本的统筹发展观。档案馆实施亲民战略，面向社会，走近公众，为人民的文化需求、维护自身权益和日常生活服务，满足公众利用档案的需要，实现公众信息共享的愿望，正是以实际行动对“三个代表”重要思想的具体实践。
亲近民众是档案馆存在和健康发展的基本理由。“历史是人民创造的”，记录历史的社会记忆也是人民创造的，本应属于人民，成为民众共同的社会财富。档案馆是社会公共文化设施，理应服务于人民，为民众共享。从总体上说，档案与民众的疏离现象是社会文明程度不高时期的特征，社会的进步呼唤社会记录的使用权逐步地、最大限度地回归社会，回归民众。加拿大档案学家特里·库克精辞地指出，“20世纪末期公众对档案的认识，或至少是用纳税人资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化，即现在档案是属于人民，为人民服务，甚至通常由人民管理，在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人利益，而且更多的还要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”（注：［加拿大］特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会报告集》，中国档案出版社1997年版。
）只有走向社会，服务社会，档案馆才能产生社会效益，获得生存的社会基础；只有亲近民众，服务民众，档案馆才能赢得广泛的民众支持，获得发展的力量来源。
亲近民众是构建信息化社会档案馆核心竞争力的必然选择。在社会信息化的过程中，不断升级的信息技术催生了一轮又一轮的职业竞争，其中信息服务业已经并将继续成为有识之士的必争之地。在日趋发达的网络环境中，比起对信息资源的拥有来说，人们更加看重信息资源的可存取性，网络用户并不在乎他所需要的信息保存在哪里，只在乎他可以从哪里获得。目前不少网上资源库的开发者千方百计地获取可开放的信息资源加以整合，以此争取更多的用户，其中一些人已经看中了文件、档案这种特殊的信息资源，现行社会政策和技术条件也给他们提供了获取开放的文件、档案信息资源并提供服务的可能性。专业的档案工作者在这方面本来占有得天独厚的资源优势和先机，如果一味地守资源，不向民众靠拢，不仅难以守住，还可能在不知不觉中流失大量已有和潜在的档案信息用户。网络不仅是包括电子文件在内的数字信息的载体，也是大众文化、平民文化的载体，它的触角伸向哪里，哪里就有信息共享的要求。它可以使最广泛的民众直接获取包括行政信息在内的各种信息资源，从而在一定程度上削弱了行政的、社会组织的信息层级阻隔或传递延迟，并有可能把高耸的社会结构变得扁平化。可以认为，对于信息服务业而言，谁拥有用户准就拥有发展前景，档案馆以其具有特殊重要价值的信息资源积极主动地服务于民，就能拥有特定的用户群，生成自身的核心竞争力，获得更大的发展空间，
二、档案馆如何实施“亲民”战略？
要有亲近民众的思想观念。首先要从“官本位”思想转变为“民本位”思想。应该承认，长期以来一些档案工作者把“档案工作为党和国家服务”简单地理解为是“为领导服务”、“为政府服务”，而对于为社会团体、为公民个人的服务关注不够，热情不够。在许多老百姓眼里，档案馆是一个带有机要色彩的官方机构，难以接近，就连不少学者、公务员也不知档案馆可否利用，如何利用。这不能不说是档案馆与民众的距离，档案工作者民众观念的淡漠。要亲近民众，档案工作者必须改变原有的观念、职业认知和情感，树立以民为本、为民服务的“民本位”思想，使自己的职业角色从“特权的保护人”转变为成为公民民主权利的捍卫者、社会生活的服务者和科学文化的传播者。事实上，档案馆为党和政府服务与为公众服务并不是对立的，说到底，党和政府也是为人民服务的，随着政府服务职能的强化和政务过程的透明化，越来越多的政府记录从一开始就是可以公之于众的，而及时、高效的档案服务不仅可以有效地服务于政务活动，还可以成为政治民主化的一种有效监督与推动手段。
其次，要从“国家档案观”转变为“社会档案观”。长期以来，不少档案工作者认为档案是国家行政管理活动的伴生物，主要为国家行政事务服务，有意无意地忽视了为社会团体、私有企业、个人提供档案管理和利用服务。这种传统的“国家档案观”成为档案馆面向社会、近亲公众、贴近生活的一大思想障碍。根据加拿大档案学者特里·库克的判断，20世纪世界档案理论的思想基础发生了一个根本的变化，即从一种国家的理论发展到一种全社会的理论。“社会档案观”将公共档案馆带入一个更为广阔的、丰富多彩的社会活动天地，要求兼顾社会、国家、家庭、个人四个层次，这对中国档案工作者来说是一个重要的观念拓展。
要有亲近民众的馆藏档案。档案馆可以吸引公众的是他们需要、喜爱的档案。然而，由于政治的、社会的、历史的原因，各国档案馆中保存的年代久远的档案中很少有反映民众生活的记录，美国密西根大学本特利历史图书馆馆长弗朗西斯·布劳因称之为“档案的空缺”。（注：［美］弗朗西斯·布劳因：《档案工作者、中介和社会记忆的创建》，《中国档案》2001年第9期。）加拿大档案学者特里·库克引用小说家米兰·昆德拉的一句话说明出现档案空缺的原因：“反抗强权的斗争就是记忆与忘却的斗争”，自古以来，掌权者决定谁可以说话，谁必须保持沉默，即使在档案材料中也是如此。（注：［加拿大］特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会报告集》，中国档案出版社1997年版。）近代以来，在建立了民主政治的国家和地区，公共档案馆开始接收一些非政权机构的档案，但总体说来，其社会化、平民化程度仍然不能满足社会与民众的需要。
与一些国家的档案馆相比，我国档案馆藏的官方色彩更重一些，现有的数据统计毫无疑问地说明了这一点。例如，据上海市虹口区档案馆统计，在馆藏118,521卷档案中，反映政务内容的文书档案占84.6%，反映科技、财务、艺术等内容的只占15.4%。（注：《上海档案工作创新文集》，第220页。）在我国，类似的情况极为普遍。与此形成鲜明对比的是需求结构，据不少国家档案馆统计，在档案利用中，研究家谱、族谱，了解社会风貌及公共政策等因私需求一般在总需求量的50%以上，有的地方，有的时期可超过70%，如北京市朝阳区档案馆1999年公民个人利用档案竟达到75%。（注：申玺朝、吴振汉：《公民利用档案的特点及对策》，《北京档案》2002年第1期。）笔者在访问英国国家档案馆时惊讶地发现可接待200多位利用者的阅览室几乎座无虚席，经向该馆工作人员询问并阅读该馆年报中关于利用状况的统计分析后得知，其中一半以上的利用者是在查阅与个人、家族史相关的档案。我国档案学者朱荣基先生在走访了国外十几个档案馆后，分析了馆藏中最有长久保存价值，利用率最高的档案门类，也发现有关人生、家世、家庭、家族的档案、个人学历和履历、业绩和财产、城市历史的人物和事件、地方历史风貌、社会重大事件方面的档案等，是人们长久需要查询和研究利用的史料资源。（注：朱荣基：《哪些档案具有长久利用价值》，《中国档案》1998年第11期。）他还介绍了许多国家在馆藏建设中采取的优化措施，如“严格控制官方机构公务活动文件的进馆数量，因为现代这方面的公务文件实在是数量巨大和日益剧增”，“扩展非官方的非公务活动的馆藏来源，特别是那些能够反映人本和人文现象的档案史料来源”（注：朱荣基：《论馆藏质与量》，《上海档案》1999年第2期。）等，从而使馆藏档案能够反映完整、真实的历史。
许多档案学家以其远见卓识倡导档案馆的馆藏要关注公众。布劳因发现这样一种动向：档案空缺可能使完全倚重文件的历史研究失去效力。因为历史学家已经不再只关注反映主流文化的那些个人和公共机构的历史（这种历史曾与现存的档案馆藏相得益彰），历史研究的视角已经转向没有发言权的少数民族群体、性别、种族等问题。然而，仅凭现有的文件材料是难以开展这方面的研究的。（注：［美］弗朗西斯·布劳因：《档案工作者、中介和社会记忆的创建》，《中国档案》2001年第9期。）美国历史学家霍华德·津恩呼吁档案工作者要“创造一个反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文献材料世界。”（注：［美］F·杰拉尔德·汉姆：《档案边缘》，《山西档案》1999年第1期。）美国著名档案学家杰拉尔德·汉姆极力主张档案应该记载“人类生活的方方面面”，他认为如果档案工作人员报有“狭隘的档案文件观，那么他收集来的档案永不会为人类举起一面折射历史的镜子。而如果我们还没有举着那面镜子，如果我们不帮助人们理解他们居住的世界，如果这不是档案所有的内容和任务，那么我不知道我们做的还有什么意义。”（注：［美］F·杰拉尔德·汉姆：《档案边缘》，《山西档案》1999年第1期。）丹麦档案学者因格·邦加德还强调了个人文件对于政府和社会的作用，他认为，“个人档案文件为我们提供了研究公共管理与被管理者之间互动情况的珍贵机会，……从这些档案中，我们有机会了解法规条例的影响和公众对他们的反映，……史学家常常发现一些能够个性化地勾勒抽象和理论问题的生命与色彩，……公民个人有时能够发现可使他们了解自身历史的信息。因此，这类文件是我们社会记忆的一个重要部分”。（注：［丹麦］因格·邦加德著，李音译：《社会记忆的权利与社会忘却的权利》，《外国档案工作动态》总第112期，2003年4月。）所有这些深刻的论述都在提示我们：档案馆藏必须反映民众、贴近民众。当然，增强馆藏档案的社会性并不意味社会记录的泛档案化，“价值”仍然是档案馆馆藏档案的灵魂，值得审视的是如何把价值主体从“国家”转向“社会”。
要有亲近民众的档案服务。“服务”是档案与公民之间的“金桥”和“金线”，可以缩短以至消除档案馆与公民之间的距离。因此，档案馆应该在为公民服务上把文章做足、做大、做好。首先要制定科学、合理、周全、透明的服务政策和服务制度，一方面让档案工作者有所遵循，减少因规避风险而不适当地扩大限制利用范围的保守倾向，同时让利用者用得明白，用得方便，用得放心。
其次，要采取多样化的对公民具有亲合力的服务方式，近年来，许多档案馆降低门槛，迎民进馆，走出馆门，主动“推销”，获得了一定的效果。例如，全国已有上百家档案馆提供了初步的网上档案检索或利用服务，使档案利用者足不出户即可查阅档案；已有近千家档案馆开始设立现行文件阅览室，使民众可以一睹“红头文件”；中央档案馆与其他部门合作录制的“红旗飘飘——中国共产党历史上的今天”等以档案为素材的电视纪录片、上海市档案馆的“母亲河——黄浦江的昨天、今天和明天”图片展、北京市档案馆的“商品票证回顾展”、深圳市档案馆开展的“讲一个深圳老故事，捐一张深圳老照片”活动、青岛市档案馆关于“青岛历史文化”的网上论坛等都吸引了成千上万的普通公民，使他们以喜闻乐见的方式了解、接触了档案，并引发了利用者以各种方式提供档案线索或捐赠档案，与档案馆产生了明显的互动效应。
还有，要满腔热情地想方设法提供让利用者信服、愉悦的高质量服务，比如，提供开放的档案目录，准确的档案检索，高水平的档案咨询服务；提供专题查询，远程查询，跟踪服务；提供档案证明，个人档案（如农民土地证）寄存，残疾人无障碍服务；为不同需求的利用者（如决策支持、科学研究、查找凭证、编史修志、追思怀旧、文化休闲等）提供量身定制的妥帖服务，使不同职业、不同层次的公民都能与档案馆结缘，领略档案的价值和文化内涵，成为档案馆的忠实用户和亲近朋友。
可以得出这样一条定律：广大公民对档案、档案馆的认同是与档案馆、档案工作者对他们的认同成正比的。如果档案工作者树立起面向民众的社会档案观，不仅服务于政府机关、也给各种社会组织、民间团体以至公民个人多一点“档案关怀”，公民必然报之以对档案馆的理解、信任和支持，档案馆将因获得广泛的民众基础而富于生机。