关于企业物资采购风险及防范措施分析
项花伟 大屯煤电公司离退休管理中心
摘要： 物资采购是企业发展的重要工作内容之一，主要工作内容是采购和企业生产经营相关的物资材料，所采购物资质量直接影响到企业各项经营活动和产品质量。企业在开展管理工作的过程中要切实提高风险意识，并根据物资采购工作实际开展过程中的主要风险因素，制定一系列具有针对性的防范措施，只有这样，才可以有效的规避物资采购风险对企业造成的不利影响。如果所采购的物资材料质量不达标，则会直接影响到产品的质量，最终势必会阻碍到企业的发展，以及在市场当中的竞争力。本文主要根据笔者实际工作单位的实际情况，总结在物资采购环节的风险因素，并提出相应的防范措施。
关键词： 物资采购；风险；防范措施
引言
生产原料、设备配件、生产工具等，都属于物资采购的范畴。在物资采购工作当中，由于对市场分析不到位，或者对物资存量统计不到位，都会对物资采购工作的效率和质量造成一定的影响。除了企业内部的因素，企业外部的因素也会对整个物资采购工作产生一定的影响，主要包括物资的质量、价格等因素。想要切实提高物资采购工作的质量，要从企业内、外部因素进行综合考量，制定出一系列具有针对性的防范措施。
一、采购流程
本人所在的单位，属于集团公司的二级单位，集团总部在本单位不特设单独的物资采购部门，而相应的采购工作由集团公司统一采购部门负责。本部门主要负责汇总各处的材料计划，并报送物资需求计划交由采购单位集中采购，到货后我们负责接收并交给具体使用单位使用。
整个物资采购的主要环节是，首先由各使用单位报送物资使用计划给我们，然后我们进行汇总统一提报物资需求计划给集团集中采购部门统一采购，到货后我们负责接收，最后按使用单位计划要求具体发放。
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二、主要风险
(一)计划欠缺完整性
物资采购计划，先是由各个使用单位根据自己实际需要情况而制定的，在各使用单位的统计工作完成之后，再将相应的材料计划报送至我部门，我部门在确认之后进行汇总报送需求计划给集团公司采购部门。由于整个采购流程较为繁琐，经手人员较多，所以在制定物资采购计划的时候，容易出现纰漏，从而导致整个企业的生产受到影响。物资采购不足，直接导致企业生产停止，如果物资采购过多的话，又会导致资金占用而增加成本。
完善采购流程：
(二)采购物资型号和实际需求不匹配
集团公司的采购工作人员可能对各生产单位实际生产情况认识不足，而所呈报的物资需求计划中，相关说明可能不够详细，所以可能就会导致所采购的物资型号与实际生产需求不相匹配，进而导致我单位的生产活动受到阻碍。
首先，在制定采购计划的时候，严格要求各使用部门在规定日期之前要将本车间的物资需求以报表的形式报送至本部门，并和本部门的工作人员进行交接，要求各使用单位负责统计物资需求的工作人员会同单位负责人在报表上签字确认。为了确保各使用单位上报的采购计划符合实际需求，要再次到各车间的物料库进行审核，并对物料报表涉及到的各类物料的存量一一进行审核。
三、主要措施
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在验收环节，由于到货物资无法满足实际生产需要，所以还需要跟采购部门和供应商进一步进行沟通，提出调货、换货申请，整个过程需要花费大量的时间，会直接影响到企业实际生产活动的效率。而且在物资验收环节，由于验收人员的责任意识不强，没有对物资的质量进行严格的审核，同样需要大量的时间来更换物资。
再次，要强化和集团公司采购部门的沟通，由于我企业属于集团公司的二级单位，集团公司对我企业生产过程中所需要的物资种类不是特别的了解，当我企业将物资采购计划上报至集团公司之后，相应采购部门的工作人员对我企业实际生产活动不是特别了解，所以会出现所采购物资的型号和实际生产需求不匹配，最终会影响到本企业所生产产品的质量。所以，作为本部门的工作人员，要和总公司采购部门的工作人员建立起良好的沟通机制，在交接物资采购计划的时候，要详细的和相应的采购人员交代清楚采购计划中的存疑项。此外，还要实现采购计划交接无纸化办公，利用物资采购ERP 系统，尽可能保证集团公司所采购物资的质量符合实际生产过程中的要求。
其次，在对各车间所报送的材料计划进行汇总的时候，要细化汇总流程，相应的工作人员要始终保持一个积极认真的态度，要认真核对每一类物料的采购计划。在部门内部，要设立多级审核机制，在相应的工作人员将物料计划汇总完毕之后，要由其上级领导签字确认，然后再交由主管领导处进行第三次审核，并签字确认。与此同时，要和集团公司的采购部门沟通好，对于未经主管领导签字的物料报表不予接受，这样就可以确保物资采购计划的准确度。
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最后，要提高验收物资期间的责任意识。在接收一个批次的物资时，要结合物资采购计划，对所有的物资进行严格的质量检验，并核对各类物资的数量是否和计划单上的物资数量是一致的，在检验各类物资质量的时候，对于一线生产活动中所使用的工具、原料，要邀请相应车间的一线技术员进行检查，并在确认无误之后签字确认。我部门的工作人员在确定所有的物资均满足相应的质量要求，还要在验收单上签字，确认收到所有货品。如果由集团公司发送过来的物资存有质量问题，或者型号、数量不匹配，则要和集团公司采购部门的工作人员及时进行沟通，确认是采购部的问题，还是物资厂家的问题，保证问题得到及时、有效解决。
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四、结语
物资采购对于企业发展至关重要，物资采购工作质量控制的好，可以促使企业良性发展，但是如果物资采购工作的相关细节没有落实到位，则会直接对企业的形象以及发展造成严重的阻碍。在实际开展物资采购工作的时候，作为集团公司的二级单位，要及时清查库存，并结合物资市场的动向，向集团公司报送准确的物资需求计划，而在验收物资的时候，要准确核对，并对每一类物资都进行详细的记录。
参考文献：
[1]余祖光.企业物资采购存在的主要风险及防范对策[J].科技视界,2012(26):386-387.
[2]杜垚.施工企业物资采购法律风险分析及防控对策[J].现代国企研究,2017(6):72-73.
中图分类号： F253
文献识别码： A
文章编号： 1001-828X(2019)022-0073-01
标签：物资采购论文; 风险论文; 防范措施论文; 大屯煤电公司离退休管理中心论文;