中美档案馆比较——以档案馆的公共性为切入点，本文主要内容关键词为：档案馆论文,中美论文,切入点论文,性为论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［分类号］G278
“一般讲，综合档案馆是一个量的概念，而公共档案馆有质的内涵。它在整体素质上进入到一个更高的阶段，一个新的里程碑”[1]11。刘国能老师将综合档案馆和公共档案馆之间的关系作了清晰而明确的区分：公共档案馆是综合档案馆发展到一定阶段的产物，是档案馆发展历程中的里程碑。公共档案馆在馆藏资源上应能全面反映社会历史面貌，在内容上应更贴近社会和公众，在利用上应该更趋于大众化，它是为社会公众服务的文化机构[2]，网络时代的公共档案馆理所应当向数字档案馆趋势发展。由此看来，我国综合档案馆虽在统一领导，统筹规划等方面有一定的优势，但离真正的公共档案馆还有很大的距离：表现在档案馆的选址、外观设计和功能建设方面尚不能体现以人为本的理念；馆藏内容单一、结构不合理，不能全面反映社会历史面貌；开放意识不强，开放障碍过多，未能实现为全体社会公众服务的目的；档案馆的社会意识和社会的档案意识总体较弱；服务方式单一，现代化服务水平还比较落后。笔者仅以中美档案馆为例，浅陈己见。
一、馆舍建设和功能差异
英国档案学者迈克尔·库克在第十四届国际档案大会上所作的题为《中央与地方档案机构与社会的关系》报告中指出：“档案馆作为公益性文化机构，必须高度重视自身的文化建设，努力塑造出亲民的、开放的文化形象，增强社会的认同和亲近感”，“即使给档案馆贴上‘文化娱乐’、甚至‘消遣’的标签也是无可厚非的”，“如果人们愿意，闲之无事时，就可以去这些由社会建立起来的机构，按照个人的兴趣进行活动。”档案馆要“亲民”，首先应该考虑在馆舍建设上下工夫，从档案馆的选址、外观设计、功能建设等方面体现出“亲民性”，一切为公众着想，为一切公众着想。
美国档案馆普遍在馆舍建设方面做得很好，不仅将选址择在交通方便的地方，而且功能健全，能够最大限度地满足公众多方面的需求，真正体现出“以人为本”的理念。美国第二国家档案馆是世界上最大的档案建筑，仅停车场就有3层，可停700多辆汽车，实验室、档案库、阅览室、教室、礼堂、托儿所、健身房、餐厅等一应俱全。阅览室是公众利用最多的地方，其阅览室按档案载体分为纸质档案阅览室、声像档案阅览室、缩微档案阅览室、电子文件阅览室等。阅览大厅顶篷是天蓝色的玻璃，为利用者提供充足的自然光线；窗外是马里兰大学的高尔夫球场，蓝天白云，绿草如茵，[3]令人心旷神怡。阅览室的桌子配有台灯，并有供手提电脑使用的电源，利用者自助使用的复印机和数量充足的缩微胶片阅读机。美国第一国家档案馆和第二国家档案馆之间还为利用者提供免费班车，每小时一趟，行程约35分钟。加利福尼亚州（以下简称加州）档案馆新馆还开设有对外开放的档案研究室、咖啡厅。
我国的国家档案馆在选址方面情况各不相同，省市级以上的档案馆选址情况稍好一些，大部分位于交通便利或较为便利之处，县级、区级档案馆普遍位于政府大院内，很多档案馆门前甚至还站有戎装威严的士兵，给老百姓一种森严而神秘的感觉。除上海、沈阳、深圳、广州等市的档案馆已经成为本地区的标志性建筑之外，其他档案馆建筑在外观设计上没有过多考虑社会性、文化性、开放性和现代性，在功能建设上也没有考虑用户的休闲需求和利用便利。档案馆功能还比较单一，仅限于档案库、办公用房、一般功能的阅览厅和展览厅，没有咖啡厅、餐厅、托儿所，也没有报告厅、研讨厅、放映厅及其他类型的休闲服务厅，更没有馆际之间的免费班车。“最大限度地亲近和方便公众，使档案馆成为社会公众经常喜欢去的地方”还只是我们的一个美好的愿望。上海市档案馆刘南山馆长认为，档案馆不仅应该成为学者的资料宝库，作家的灵感圣殿，教师、学生的第二课堂，还应该成为收藏爱好者的会聚场所，影视工作者的拍摄基地，学术流派的论剑讲坛，休闲一族的旅游胜景，市民节假日的驻足福地，乃至家庭亲子教育和情侣约会、谈心、寻找感觉的高雅去处。但仅从馆舍外观设计和功能建设上，我们离刘馆长所描绘的公共档案馆形象还相距甚远。
二、馆藏内容和结构差异
馆藏是档案馆的生命线，社会需求则是馆藏的生命线[4]63。公共档案馆的馆藏应该足够丰富，能够满足社会各阶层的多样化需求，而不只是满足少数人的需求。加拿大档案学者特里·库克在第十三届国际档案大会上对此有过精辟的论述：我们的“记忆宫殿”是为人民，而不是为国王服务。极少数公民会同意将他们交纳的大量税金用于资助其馆藏大多反映政府官僚活动的档案馆。在普通公民看来，档案不仅涉及政府的职责和保护公民的个人权益，而且更多的还应该为他们提供归属感、身份感、地方感和集体记忆。
在美国，档案馆的馆藏除了政府文件之外，还有反映城市历史的人物与事件、地方历史风貌、重大事件、土著居民历史的档案以及有关家庭和家族、个人学历和履历、业绩和财产等方面的档案，特色非常鲜明。美国加州档案馆除了收集文书档案之外，还有2万份地图和建筑设计图、25万张照片、7500卷录音录像带、数百件艺术品及对数百位州政府官员和其他重要人物访谈形成的口述档案[5]39。华盛顿州档案馆保存的主要是华盛顿州各大企业集团公司、银行、工厂、保险公司、社会团体、民间组织以及家庭和个人的档案。州档案馆内藏有美国第一部宪法和华盛顿总统批示手稿等重要机密档案，还有历任州长的照片等等问。休斯敦市档案馆收藏有关该市历史和建筑艺术的照片、图片多达200万张，还有600名各界人物接受采访的口述录音档案。耶鲁大学收藏有二战期间纳粹大屠杀幸存者证言影像资料。此外，很多美国档案馆的收藏范围大大超出了地区甚至国家的范围。比如犹他州家谱学会图书馆保存有世界上100多个国家的资料，其中包括中国16个省市的地方志，291个姓的族谱，还有从中国第一历史档案馆复制的清代刑部秋审题本、文武两科科举考试名册、清皇室族谱缩微胶卷95.47万张，皇亲国戚俸录册缩微胶卷65万张[7]。哥伦比亚大学档案馆藏有张学良的录音档案，胡佛研究所保存有近40盒“宋子文档案”等等。这些特色鲜明的馆藏资源是美国档案馆吸引公众的重要因素。
我国各级档案馆的馆藏普遍以同级政府机构产生的文件为主，公务档案多而私人档案、族谱档案、口述档案、照片档案少，文书档案多而科技、财务及其他专门档案少，纸质档案多而照片、录音、录像等其他载体的档案少。《2006/2007年中国档案年鉴》显示，2006年度我国综合档案馆馆藏照片档案仅占总数的5.9%。上海市虹口区档案馆，在馆藏118521卷档案中，文书档案占到84.6%，而反映科技、财务、艺术等内容的只占15.4%[8]。总之，我们的馆藏偏离了充分保障公民权利的宗旨，缺乏公共性的物质基础，不能为公众“提供归属感、身份感、地方感和集体记忆”。馆藏档案内容的单一和结构的不合理与公众多种多样的利用需求之间的矛盾越来越突出。据上海市档案馆现行文件查阅统计，2002年9月2日至2004年4月30日，查阅房屋及土地管理的占56.4%；查阅劳动及社会保障的占15%；查阅户籍的占6.2%；查阅人事的占6.4%；查阅物价、税务、侨务、规划、环保、投资等方面的占16%[1]13。
笔者认为可以从两个方面着手改善这一状况：①坚持“公众需要什么，我们就收藏什么”的理念，要加大对当地重大历史事件、民俗风情、著名人物、族谱、书画、摄影等艺术作品乃至有价值的传单、小报、札记、老照片、口述记录、回忆录以及能反映不同时期百姓生活状况的票证，账簿、契约等档案资料的征集力度[9]，把具有凭证价值、史料价值、涉及民生的档案及时征集进馆，大力丰富馆藏，构建平民化的馆藏结构。在征集范围上可以延伸到地区或者国家之外，彰显特色。②整合档案资源，加强地区乃至全国档案目录中心的建设，建立馆际之间的信息交流，并实现档案馆网站之间的链接。近几年，广东、深圳等地进行了档案管理模式改革，将专门档案馆与综合档案馆合并，对档案资源进行整合。笔者认为这些都是有益的尝试，但要区别情况，不能搞一刀切。大城市的专门档案馆应该保留，县级层面的可以整合。各级国家档案馆可以充分利用信息技术和网络优势，建立地区甚至全国档案目录中心，实现档案信息资源的网络整合和社会共享。比如中国第一历史档案馆已建全国明清档案目录中心，中国第二历史档案馆已建全国民国档案资料目录中心，突破了明清档案和民国档案信息按地区、按系统管理的格局，是我国明清档案和民国档案由实体集中向信息集中的转变。
三、开放观念和实践差异
美国国家档案与文件署的宗旨就是“时刻准备着能提供非常重要的文件”。美国《信息自由法》于1966年颁布，其后6次修改发布其实施细则《美国公民运用〈信息自由法〉指南》，明确规定联邦政府的记录和档案除某些政府信息免予公开外，原则上向所有人开放。在这些观念的指导下，美国各种类型的档案馆对档案的开放都持十分积极的态度，利用限制少，解密时间短，往往有90%以上的档案对公众全方位开放，被称为“世界上最开放的档案馆”。档案的开放方式也是多种多样，包括新闻媒体、信息网站和其他各种方式。比如，美国第二国家档案馆的照片档案约有1000万张，其中的99%都对外开放，所有开放档案可上网查询。加州档案馆89%的档案免费对公众开放，唯一不开放的是州长的个人医疗档案。对于不能公开的部分，也只是把这部分抽出来，并附上被抽出文件的题目及不能公开的理由，并不影响其他部分的开放。
我国《档案法》规定：国家档案馆保管的档案，一般自形成之日起满30年向社会开放，加之受“保密为要”观念的束缚，我国档案的开放率只有25-30%，对于控制使用的档案甚至可能整卷都被禁止使用[5]40。比如，我国外交部档案馆向社会开放的首批档案为到期档案的30%。
关于这个问题有以下几个方面的原因：①美国能进入档案馆的档案只是文件的2%～5%，而我国是30%～50%甚至更多；②中国长期以来有一个非常奇怪的现象，已开放的政府文件一旦成为档案，就要进入“30年”的尘封期。所以《中华人民共和国政府信息公开条例》遵循国际惯例规定，“以公开为原则，不公开为例外”，这无疑对档案开放有积极的指导意义[4]63；③档案开放意识不强。就拿编研工作来说，我国的编研工作侧重于对档案内容的研究，档案馆可能会因为担心用户先于档案馆进行了某些有价值的研究而拒绝提供利用相关档案，以维护自己的特权。美国档案馆一般不设编研部，不专门从事档案文件的编辑和出版工作，只是侧重于对档案管理方法的研究，对档案内容的研究完全是由有兴趣的专家学者来进行的，从而可以有效地避免档案馆不愿加大开放力度的弊端。笔者认为，按照我国的现状，不可能完全仿效美国不设编研部的做法，但是档案馆应该把重点放在史料汇编上，通过出版书籍、做成数字化光盘出售或者赠送等方式，既可以扩大公众利用档案的范围，也能为有兴趣的研究者提供很大的便利。总之，加大档案开放的力度，做到应开放的档案资料全部开放提供是目前我国档案工作的重中之重。
四、服务机制和效果差异
（一）服务意识差异
美国档案工作者的社会意识非常强，他们认为档案是国家财产的一部分，属于全体人民，广大纳税人可以平等利用文件，而不提倡将利用者仅限于政府机关及与其有关的人员。另外，档案馆自身也不能修订档案管理规章制度，须由社会公众认可后才能修改。他们的宗旨是“公众需要什么，我们就做什么”，“想公众之所想，急公众之所急”。比如美国第二国家档案馆有专门的档案工作人员为查档者提供一对一的服务，不仅为查档者介绍馆藏情况、查档时间、注意事项、免费班车的时间等，还主动了解用户需求，并根据用户需求提供有针对性的服务，辅助查询利用档案，免费提供相关资料。在整个服务过程中，档案工作人员非常热情负责，不管对方是国家官员还是普通公众，是本国公民还是外国公民，都平等对待，一视同仁。美国各档案馆都积极通过各种途径向社会散发档案检索工具、馆藏介绍、参考资料、宣传材料服务指南、参观方法，举办各种学术讲演会、讨论会、档案展览等，发表档案研究论文，想方设法使公众了解档案的作用和馆藏内容，激发公众对档案的兴趣和需求[10]。档案工作者强烈的社会意识和社会强烈的档案意识之间形成了一个良性循环的互动机制。
在我国，因历史和文化等多方面因素的影响，官本位思想长期主导着档案工作，档案工作者为普通公众服务的意识淡薄，奉行“我能提供什么，用户就利用什么”的信条，敷衍塞责、态度傲慢冷漠等现象并不鲜见。在这样的意识主导下，公众的档案意识模糊甚至对档案一无所知，自然也不会有到档案馆去休闲的意识。即使有部分公众有利用需求，在一再被档案馆“查无此档”拒绝或是被态度傲慢者伤害之后，也不会再想到档案馆去自找没趣。因此，我国绝大多数档案馆是门可罗雀，一派冷清。
要改变这种状况，档案工作者首先要转变意识，树立便民的服务理念，以最大限度地为公众提供优质服务为宗旨。在具体操作上可以采取以下措施：①在阅览大厅放一些用户指南之类的小册子，介绍本馆有何资料、如何查找等，帮助用户快速了解查询程序和方法，用户可以随意取用，也可以拿到社区、学校散发。②利用本馆的大厅和过道走廊张贴本馆的特色档案资料，尤其是一些有代表性的照片。③制作档案文献电视片在演播厅、展览厅、电视台播放并在网上宣传。④在阅览大厅配备导读人员，在展览厅配备解说人员，为用户提供服务，服务完毕后请用户对服务人员进行评价。档案馆人手不够的，可以考虑由当地高校的学生志愿者担任。⑤档案馆根据用户需求，按专题制作大量文件副本或者编研作品出售，可以做成纸质的，也可以做成光盘，用户花很少的钱就可以获得。一方面可以扩大档案馆的影响，充分利用馆藏资源，另一方面可以使国家档案资源以多种形式得以留存和传承。⑥开展多种形式的宣传活动。与报纸、广播、电视、网络等媒体建立固定的联系，或是采用固定展览、巡回展览、网上展览等方式，在重大活动、重要节日、重大事件中及时向公众发布、展示相关档案资料，履行信息资源部门的义务，不能缺位。美国国家档案馆于2005年4月底及时地向新闻界展示了珍藏的纳粹德国投降书原件，充分展示了档案部门在人类记忆流传和历史证据留存中所起的关键性作用。其次，政府可以根据档案馆的服务效果和公众的反馈信息作为考核指标来决定财政拨款的数额，档案馆又根据档案工作人员的服务效果和公众的满意度对其进行考核，考核结果与薪酬待遇等挂钩。
（二）服务水平差异
真正的公共档案馆要向数字档案馆方向发展，现代化管理程度要高，要充分运用互联网和各种先进的技术手段为用户提供便捷的服务。美国于上个世纪90年代建成的档案信息导航系统(NAIL)，实现了全国数字档案资源的网上集成查询检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。通过美国档案馆信息总网站，可检索到包括10个总统图书馆在内的200多个档案馆的数字化档案[5]40。西雅图市档案馆开展网上查阅档案信息服务，为公众提供一些法律性文件和大量的照片档案，每月利用档案人数达到4000-5000人次[11]。美国国家档案馆与Google公司达成协议，将那些尘封多年的珍贵历史影片上网，供全球用户浏览。
《2006/2007年中国档案年鉴》显示，我国国家综合档案馆2006年度馆藏档案共21656.5（万卷、万件），而利用档案仅为1166.4（万卷、万件次），利用率仅为5.38%。利用率如此之低，除了馆藏内容等方面的因素之外，档案馆提供利用的现代化水平不高是关键所在。我国现有的检索工具大多还停留在手工阶段，相当多的档案馆虽然建有网站，但并不能提供计算机全文检索，也缺乏与公众之间的互动和交流。我们必须加快数字档案馆建设，按照有关业务规范和技术标准，迅速建立档案资料目录数据库，将公开目录在网上公布，供利用者远程检索。有条件的，可以考虑逐步将原文上网，方便用户利用。另外，还要加强电子文件中心建设，做好电子文件的归档和电子档案的管理工作，并按规定开发利用。
（三）利用手续和收费情况差异
在美国，利用档案的手续非常简便。无论本国人、外国人，只要年满16岁，持本人身份证，经过简单的登记即可查阅档案。国内外的利用者都能平等地享受到工作人员的热情服务。我国档案利用手续相对比较繁琐，有些档案馆除了需要利用者出示个人身份证明外，还必须出具单位介绍信，甚至说明利用目的等。但是外国人或外国组织利用中国已开放档案，须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。
在美国的公共档案馆，利用者可以带计算机，可以自己拍摄、复印所需档案，查档、调档都是免费服务，档案馆免费为查阅者提供纸笔。在我国的大部分国家档案馆，调档是要收费的，每卷收费标准不一。笔者认为，档案馆收费可以分情况而定：档案馆服务职能范围内的基本信息服务不应该收取费用，因为档案馆的档案本来就是公共财富，况且档案馆的日常经费都是靠国家财政拨款，用的本就是公众交纳的税金；但是如果用户需要档案馆提供一些深层次的服务品种，又需要档案工作人员付出较大心血和努力的话，可以根据具体情况收取适当费用，但也不应该以盈利为目的。关于复制费，档案馆可以借鉴欧洲部分国家的做法，根据利用者性质和类型来制定收费标准，“对商用的收费应该高于教育目的或非营利文化机构的使用”，“介质或数据载体不同价格也应不同，电子出版和广播的费用较高”[12]。
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