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摘要：随着我国社会主义市场经济建设不断发展，工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展。在建设工程施工过程中，建设工程的档案是记录建设工程建设过程的重要参考依据，因此加强建设工程的档案管理至关重要。本文在此从建设工程档案管理工作中存在的问题及原因出发，对如何强化建设工程档案管理提出了几个有效策略。
关键词：建设工程；档案；问题；原因
前言：建设工程档案里记录了工程的设计理念、设计方案、招标投标计划与实施以及整个工程的任务、计划、安排，存在于工程的整个寿命周期之内，具有投资大、风险高、建设周期长、涉及面广、系统复杂、环节多、内外协作关系复杂的特点，是一个庞大的系统工程。有效的建设工程档案管理能够保证档案的齐全、真实和有效，对于更好地服务工程建设，推进城市发展有着重要的意义。
一、当前建设工程档案管理工作中存在的几个问题
1、档案管理制度不健全
有些建设工程建设单位的档案管理机制不完善，没有形成有效的管理网络，建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案工作职责不清，缺乏配合与沟通，造成档案资料运行和管理渠道不畅通，档案材料的齐全完成得不到保证，直接影响了工程档案的收集归档工作。许多参建单位档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制，在制度执行上也存在“软”的现象。
2、档案内容不全面
很多建设工程单位在管理档案的时候，将管理的内容只局限为工程设计图纸，对该图纸讨论阶段的相关数据资料，施工准备阶段的文件重视程度不高，出现了漏管的现象。另外，有些管理人员只重视某个阶段的档案管理工作，并不能做好善始善终、对档案进行由头至尾的管理，尤其是在工程快要竣工的时候，财务结算方面的资料很容易被忽略。最后，档案有纸质档案，也有电子档案，但是管理人员在管理档案时，一味追求对纸质档案的归档管理，而忽略了对电子资料的留存及归档。
3、档案管理信息化技术落后
由于在档案管理信息化技术方面发展有限，处于试探期，存在严重的经验不足现象，无法进行有效的突破。此种状况直接导致管理人员的管理难以进展，导致管理的质量和效率得不到明显的提高，甚至造成信息紊乱。技术落后容易导致工程档案管理过程中出现失误，档案的信息出现错误，这样反而会增加相关工作人员的工作量，同时也会阻碍建筑行业的发展。
二、建设工程档案管理质量问题的主要原因
随着国家经济建设的发展， 经济利益成为市场经济条件下企业的主要追求目标， 而工程档案管理需要投入大量的人力、物力和财力，因此不能给企业带来明显的利益，因此， 市场经济的求利性和档案管理效益的滞后性的矛盾使工程档案管理建设落后、管理机制差。其次，由于建设工程庞大， 涉及施工单位多， 企业之间档案共享程度低，使工程资料衔接脱节； 同时各企业内部档案管理人员专业技能差， 流动性大， 从而给工程档案管理带来诸多不便。
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三、有效强化建设工程档案管理的几个重要策略
1、健全信息管理制度
为了确保工程档案资料的有效、准确性，就要对工程过程中产生的各种工程文件资料进行及时的记录、整理。建立各种管理措施，使文件的接受、采集、保管等环节得到进一步的完善，使电子档案在移交的过程中能够得到完整的保护，使资料在过程中得到充分利用。还要建立操作技术管理制度，使操作技术规范化，档案信息化处理要建立在规范、统一的标准之上。建立统一的档案管理制度，为信息的输入和输出、工程项目的进一步管理、规范做好基础，加强档案安全管理，完善档案安全管理体系。进一步监督电子文件归档工作，实现文件资料的真实性。
2、改变档案管理模式
建设工程档案是城市现代化建设和发展的见证， 它反映了社会活动的原始信息资源，在社会经济发展中的重要地位已经越来越引起人们的高度重视。因此，建设工程档案管理工作的现代化也日趋紧迫。采用信息化手段，实现档案整理、归类、编目和检索等工作的自动化， 推动传统的档案管理技术和方法的变革，使之能更好的服务与工程建设：一方面，利用计算机将工程档案的信息电子化。把工程项目档案的整理内容及卷内目录输入电脑，使纸质档案成为信息档案，更具有可读性和实用性，易于利用者准确查询相关材料，提高提供利用效果。另一方面，通过计算机的文字处理功能，可以采用多种形式的存储方式 如年代、内容、项目名称、项目类别等等。加强工程档案的搜索功能，为用户提供更快、更方便、更完整的服务。
3、强化电子文件的监督管理，狠抓各环节档案管理工作
（1）在档案管理信息化的过程中，档案电子文件不仅需要实现全过程管理监控，而且对于前段监控要特别注重。
（2）为确保电子文件归档的安全性，在归档交移的过程中，需要对归档文件的技术环境进行检测。
（3）对于电子文件而言，其具有易更改、易消失等特点，对于建设项目档案管理，应将其纳入管理系统之中，做到统筹规划，提高档案信息管理的有效性。与此同时，为强化档案管理，相关管理部门应不定期对电子文件的采集、著录及归档等情况进行检查。对实际工作中出现的问题，及时进行分析与解决，并将科学有效的工作经验或方法，在实际工作中进行推广。
4、实行“三同步、三参加制”制度
“三同步”管理制度，主要是在工程即将开始竣工的时候开始进行资料收集工作；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。“三参加”制度主要是指档案管理部门在参加工程进度和质量分析会后，需要通过设备和技术资料准备开箱验收会，参加单位、单项工程的交工验收会。通过一整套标准化制度的实施，从而较好地保证工程档案的质量。
5、建立约束体制， 促进工程档案的完善
要确保建设工程档案的完整、准确，必须从管理机制、企业行为上予以约束。运用经济手段进行制约，例如： 在合同中明确约束内容， 当施工单位移交完整、准确、系统的工程档案， 建设单位接收档案的主管部门在验收竣工结算时签署结论及意见后， 才对此工程进行决算， 以确保施工单位重视档案工作， 保证建设工程档案整理、归档的质量。
6、推进档案管理现代化，强化建设工程档案的服务效能
档案的生命在于利用，工程档案专业性、技术性强，涉及管理门类广，只有对建设工程档案开发利用，才能真正体现它的潜力和价值。应按照新的标准，加强基础业务建设，以简化整理、深化检索为宗旨，实现科学化、规范化管理。充分利用计算机和网络技术，加大信息资源的存储、加工量，提高信息的检索速度和深度，充分做到资源共享，不断提高建设工程档案的管理和利用水平。建立不同层次的数据库，严格限定利用者的使用权限，并实行档案身份认证和密级双重控制机制，确保档案信息网络传输和利用的安全。
7、强化档案管理人力资源建设
定期对在职的工程文件、档案管理人员进行培训，不仅包括档案管理方面的业务培训，而且包括建设工程项目建设方面的专业培训；引进高校工程文件、档案专业人员，提高档案管理人员的综合素质；高校有责任培养高素质的档案方面人才，因此，高校应与工程项目建设单位建立工程文件、档案管理实习基地；努力实施“工程文件、档案管理人员年轻化、现代化工程”，培养符合工程文件、档案管理要求的复合型人才。
四、结语
综上，在工程建设中，档案管理是重要的组成部分。实际工作中要不断地提高档案管理意识，依托现代技术，加强工程档案信息化建设，提高电子文件的归档质量，实现档案的信息化管理。
参考文献：
【1】楚好伟.浅议建设工程施工档案管理[J].城建档案，2013（04）.
【2】谢颖浅谈建设工程档案管理中存在的问题及对策。四川档案2006. 06
论文作者:王璐
论文发表刊物:《防护工程》2018年第23期
论文发表时间:2018/12/15
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