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摘要：在信息化时代，只有真正做到与时俱进，才可以避免办公室档案管理面临的诸多问题，才能将各个部分逐一完善。所以，希望通过本文对办公室档案管理信息化创新管理的探讨，能够让档案管理工作更加安全，提升档案的机密性，有效保护档案的安全。
关键词：办公室；档案管理工作；信息化创新
1导言
档案管理在企事业单位运行过程中发挥了重要的作用，必须创新信息化时代下的办公室档案管理工作，实现档案管理的现代化和数字化，建立全国统一的档案信息管理平台。创新档案管理工作必须从创新思想观念做起，注视档案的实用价值，创新服务意识，让档案信息资源更好地合理地服务社会。
2信息化时代下档案管理工作概述
2.1档案管理信息化的概念
档案管理信息化是将信息技术应用到接受、采集、保存档案信息的管理过程中去，并提供档案信息资源的利用服务。
2.2档案管理信息化的特点
首先，档案管理信息化工作的进行须遵循档案管理行政部门制定的法律法规和相关政策。其次，表现形式由传统的实物存档变为电子档案。最后，档案信息化管理较传统的档案管理具有不可比拟的优势，它实现了管理的数字化和网络化，提高了工作效率。
2.3档案信息化管理建设的任务
档案管理信息化建设的任务是利用现代信息技术开发和管理档案信息资源。它不仅是一种提高档案管理工作效率的方法和手段，更是管理档案必不可缺的一种载体。
2.4档案信息化管理建设的内容
1.基础设施建设。完备的软件和硬件基础设施是实施档案信息化建设的重要条件。档案信息化管理的最终目标是建设全国统一的档案管理信息平台，为档案管理信息化提供保障。2.标准规范建设。标准规范建设是档案管理信息化建设的根本。必须结合我国具体国情和各单位档案管理部门的调研实际情况，探索出一条合适的标准规范。3.档案信息资源建设。档案信息化管理的任务是档案信息资源的建设。须同个单位的管理信息库、数字档案馆和公共档案信息资源库的建设相统一。4.应用系统建设。档案信息化建设必须要有相应的技术作为支撑才能顺利进行。应用系统能满足功能设计和标准兼容，它所采用的软件应尽量产品化和通用化。5.人才队伍建设。人才队伍的建设对档案信息化管理工作具有重大意义。必须要有针对性地对人才队伍进行相关行业的业务培训。同时要求人才队伍的信息化水平要不断提高，具备基本的计算机知识。
3信息化时代下档案管理面临的问题
3.1规划和设计滞后
规划和设计落后是信息化时代下档案管理所面临的首要问题。由于档案信息资源的生成和管理受空间地域的影响，在权限、资金和规范方面都存在一定的局限。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆很难制定出全国统一的规划方案，加上由于自身的变化导致档案资源信息化管理系统的设计具有相对不确定性，难以实现一体化管理。
3.2工作理念滞后
传统的档案管理理念往往忽视了档案的实用功能。信息时代下的档案管理，信息量大且实用性强，需要树立服务意识。从领导到基层，从内部到外部，都应该有与时俱进的理念。
3.3管理方式落伍
传统的档案管理工作，信息的存档是通过工作人员手工编辑进行的，无法及时完整地对档案资料进行归档整理。另外在检索资料时效率低下，很难发挥档案信息资源应有的作用。
3.4工作队伍整体素质偏低
传统的档案管理工作，工作人员只会简单的电脑操作，对相关软件的使用并不精通，其档案管理工作中所要求的专业知识也不相同。因此档案管理信息化应提高工作队伍的整体素质，加大培训力度，培养合格的专业的档案管理人员。
4信息化时代办公室档案管理创新的对策
4.1完善档案管理立法
第一，完善立法工作。只要完善立法，就可以确保档案管理的有效性，也能够确保档案管理的安全性。缺少完善的立法，档案安全管理就没有任何的管理依据。在立法上，要求做到与时代发展相互一致，能够合理利用信息技术，通过先进的技术确保安全管理能够更加的迅速与快捷。第二，在传播与发布档案管理方面，政府应该适当运用宏观的手段来加以规范。在传送方面，需要做好严格的审核，避免在传送的过程中出现泄漏的问题，造成档案安全管理的阻碍。第二，在立法上，应该尽量做到超前。因为随着信息技术的飞速发展，可能每一天的信息技术都在出现变化。所以在立法制定的时候，应该尽量做到超前，这样才能够与信息技术的发展相互匹配。立法不仅需要制定，同时也需要懂得合理地运用，在档案安全管理方面，必须严格遵守立法，能够让立法更好地服务我们。只有不断地完善档案的管理立法工作，才能满足档案管理的安全性要求。
4.2完善档案管理安全方式
在开展办公室档案安全管理时，需要采取多样的方式进行。传统的办公室档案安全管理是由专人来负责看管与保护，这样相对简单，但是网络技术的发展使档案管理工作也逐渐朝着多样化的方向发展。因为网络中存在很多的黑客，他们往往会利用先进的技术来盗取档案信息。所以，在档案安全管理方面，需要注重办公室档案的电子版信息保护，比如设置复杂的密码，这样才不会被黑客轻易地破解，并且也能够获取安全保护。尽量少上网，可以避免因为网络而出现信息泄漏。在办公室的档案安全管理中，应该与单位的实际情况相互结合起来，尽量选择多种方式开展档案管理，进而确保档案管理的安全性。只有在档案管理过程中，配合切实的方法，才能做好档案安全的保护，才可以避免办公室的档案信息出现泄漏的问题。
4.3强化政府的作用
无论是何种单位，在档案管理的安全性方面，都需要政府部门发挥其作用。第一，政府通过安全法的制定，可以确保信息技术的安全性。第二，通过树立安全意识，就可以确保信息产业的健康可持续发展。政府作为第一责任人，其本身拥有非常重要的身份。网络技术的全面发展，使各个单位办公室档案信息安全管理变得非常重要。政府部门只有从全局的角度去考虑，才可以做好信息安全的合理把控。在档案安全管理中，政府部门也需要制定相对应的措施，这样才能确保档案安全管理的有效性，同时也可以将办公室档案安全管理工作真正落到实处。
4.4培养档案信息化管理人员
为了满足办公室档案信息化管理专业化的需求，在不设立单独科室时，需要指派专业人员管理档案。这主要是因为办公室的档案管理任务会涉及到诸多传统领域，只有利用分工协作，才能满足纸质档案与电子档案的信息闭合。所以，合理地选择档案管理人员，并参与档案信息化的培训中去，才能够满足办公室档案管理的实际需求。
4.5建立信息反馈考核机制
在办公室的档案信息化管理实践环节，对于档案管理时效性产生影响主要是因为职能部门的配合问题。所以，实时建立各部门的信息反馈考核机制不可少。各个职能部门需要指派专业的信息员与办公室档案部门保持相互的联系，并且按照单位档案管理制度的具体要求，确保将部门的相关工作信息及时反馈到办公室。以年度考核作为时间单元，直接将考核与部门年度绩效评分相互挂钩，这样也能够满足办公室档案信息化管理的需求。
5结语
在互联网时代下，档案信息化管理已是大势所趋。事实表明，办公室档案实现信息化管理，不但可以提升档案信息管理效率与利用效率，同时也可以满足各职能部门对档案信息提出的要求。
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[4]白宇红，侯明.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务，2012（03）：113+115.
论文作者:周广恒
论文发表刊物:《防护工程》2018年第23期
论文发表时间:2018/12/11
标签：档案论文; 档案管理论文; 办公室论文; 管理工作论文; 安全管理论文; 信息化管理论文; 信息论文; 《防护工程》2018年第23期论文;