【摘 要】本文笔者通过近10 年的国际工程采购管理实际经验，结合学习现代项目管理的理念，对如何做好国际工程物资采购管理进行了分析和阐述。
【关键词】采购管理；计划管理
引言：随着国家走出去的战略逐步实施，经济全球化的布局，越来越多的中国建筑企业逐渐迈开了走出去的步伐，从非洲到亚洲，无处不有中国建筑企业的身影。随着人民币升值，劳动力成本升高，中国企业如何通过管理提升降低成本，提高项目整体的利润，从而提高国际竞争力一直是所有企业在思考的问题。通过实际工作总结，在国际工程承包市场的激烈竞争中，做好国外工程国内物资采购管理，是提高国际工程盈利点之一。
1、概述因国内建筑工程企业所承接项目多在非洲、中亚一些发展中国家或者欠发达国家，当地建筑材料资源匮乏，市场供给能力有限，依托当地资源，无法满足项目顺利进展，因此我国建筑企业境外项目的机械设备、物资材料大多数都选择从中国或者第三国进行采购，通过海运或者铁路多式联运运输到项目所在目的国，以保障项目的顺利进行。在国际工程中，建筑材料费用占工程造价的比例一般都超过 50% ，建筑材料的采购管理控制更是作为境外工程盈利点之一。
国际工程物资采购相对于国内工程，采购流程步骤相对繁杂，一项物资的采购，从国内物资部门接收到物资申请计划到物资最终到达国外项目，往往要经过初步询价、比价、选择提供样品，业主或监理工程师确认样品，招投标，确认供应商、签订合同，电汇或者准备信用证文件，寻找海运代理运输，国内港口集货，报关文件准备，随车文件准备及提交国外，国外准备清关文件，到港后清关手续办理，缴纳清关关税、增值税，运输到现场，现场开箱查验，入库进入现场物资管理等众多步骤，这一系列过程办理完毕需要大概2、3 个月的时间，甚至更久，其中任何一个环节的失误都将导致货物的延误，从而导致项目进展不顺。
国际工程项目采购不仅包括材料、设备价格和与采购有关的全部成本支出。还包括很多隐形的成本,因此我们希望能够通过提高计划管理、供方管理、合同管理、物流管理等管理能力，进而提高整体采购管理能力，为海外项目创造更大的利润。
2、提高项目计划管理能力国际工程物资人员要深入到项目管理中去，从项目整体的物资供应角度出发去思考项目物资管理，做好物资采购计划是所有过程中最重要的环节。做计划的前提是要对项目整体的物资有概念，即所有需要进场物资进行一下范围划分和重要程度划分，找出关键物资、瓶颈物资。
2.1、对采购范围进行确认2.1.1、当地采购材料对于大部分项目来说，砂子、石子、水泥、木材等地材类物资均采用当地采购，一是境外采购运输成本较高；二是供给时间无法保证；三是当地一般资源能够满足要求或者存在当地保护原因。
2.1.2、第三国采购材料由于各个项目所在国家文化、历史背景不同或政治、经济政策原因，各地区执行的规范和标准都要相应的满足本国或本地区常用的标准。而如果本国的生产能力不足，则需要采用就近原则，从附近的第三国进行采购，一方面可以降低运输成本，减少时间损耗；另一方面，可以满足规范和标准。例如钢筋、水电材料和一些指定品牌的设备。
2.1.3、中国境内采购材料由于中国建筑材料价格的优势，国外项目的大型机械、安装、装饰材料大多数选择从中国采购运输进口，一是中国货量充足，可选择空间大；二是中国建材采购成本加海运成本的总和仍低于当地市场采购价。比如：地砖、门窗、石材、水电材料、生活物资、活动板房等。中国采购的的优点是价格相对低廉，缺点是海运时间长，同时中国不同品类的物资拿到各种国际通用认证还不够多，影响了中国物资走出去的步伐。
2.2、根据材料、设备在工程项目中的重要程度划分出战略物资、重要物资、一般物资、瓶颈物资。
2.2.1、战略物资：是至这些物资对国际工程项目至关重要的，同时供应市场比较复杂，承包商获得这类物资有一定难度。特点是这类物资在工程总造价中占有较大的比重，物资质量的好坏对工程会产生重大影响，并且能够提供这类物资的合格供应商不多，比如某境外体育场项目的主体钢结构的采购，就应该被列为战略采购范畴，因为中国境内的多数钢结构公司都无法提供满足欧标的设计和生产条件。如果采用欧洲供应商对于成本和过程很多方面都不好控制。所以我们就把钢结构定位战略物资，由总工程师牵头,重点在国内寻找合作供货商。并且组成集合商务、法务、物资的谈判组进行谈判，对战略物资的整体把控会对项目起到至关重要的结果。
2.2.2、重要物资：是指对承包项目来说很重要，但是获得比较容易。特点是供应商市场充足，该物资在总造价中比重较高。主要就是钢材、水泥、木材、水暖管材、建筑陶瓷等。
2.2.3、瓶颈物资：是指供应市场比较复杂，供应的可靠性较差，变动因素多。比如阿尔及利亚的水泥供应，就可以列为瓶颈物资，做好提前的采购布置，防止因材料供给不足影响生产。
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2.2.4、一般物资:指那些在工程承包中，重要性一般，又比较容易获得的。比如木材、铁钉等。
2.3 了解不同货物的采购周期，制定采购计划海外项目的物资申请计划需要提前4~5个月向国内发物资请购计划，，一个请购单到了国内，国内要根据请购单的内容进行相应的询价，招投标手续，直至签订合同，加工备货、到发运，至少要经过3-5 个月的时间，加工生产类还要看厂家的生产时间。采购计划要明确写明拟采购材料的品牌、规格、型号、需用量、使用部位，技术规范和要求，按照实际图纸确定工程量，要尽量准确，因为长途运输、倒运会增加材料的损耗率，要比国内标准损耗稍微加一些损耗。一个合理有效的采购计划可以合理的避免现场物资积压以及资金长期垫付，并且可以妥善安排项目资金，提高资金的使用效率，从而降低成本。
3、供应商的选择管理因为国际工程的距离性、地域性等原因，供应商的选择相对于国内工程要更为慎重，因为一旦长距离运输到港之后发生的每一次技术或者质量上的失误都会给项目造成不可避免的损失。对于不同品类的商品，供应商的选择也要区别对待。因为每次供应商的考察、选择、淘汰都会给企业带来成本。
对于国际工程中的关键、重要的设备、订制类材料、主体材料的供应商选择，要匹配更多的资源和人力对供应商进行前期的考察，包括不仅限于生产能力、同类型工作经验、是否能够满足国外的标准、行业口碑等，必要的时候要邀请业主、设计师、监理方面共同进行厂商的考察和确认。
对于其他类的供应商选择，是差异化较小的市场，供应商多，可替代性强，可以多方选择，通过不断的供货评价，培养一批符合要求的供应商名录进行日常物资的供给。
由于适用标准不同，并不是国内所有的物资都能满足海外项目的要求，这就要求物资部门做好资料收集和整理工作，建立并积累资源，确保满足海外项目的采购要求。
4、国际工程合同管理国际工程采购的合同管理是采购管理最重要的一个环节，也可以说，整个采购的过程都是在履行合同的过程，在我们拥有了一个近似完美的采购计划，选择了一个合格的供货方之后，如果我们的合同管理没有做好，我们的采购任务也有可能以失败告终，或者引来一系列的后续麻烦。因此我们国际工程要重视采购的本身更要重视合同管理。合同风险是货物采购风险的重要根源之一，合同的结构、合同条款严谨性、直接关系到材料、设备质量、交货进度，关系到合同能否顺利履行和采购目标的实现。
采购合同要执行横向管理和纵向管理，横向即采购流程、采购技术管理，严格按照采购流程规定，规范从询价至入库的全过程每一环节的操作，杜绝采购合同事故。纵向管理即采购合同与主合同的衔接管理，为保障物资的无障碍供应，采购部应根据主合同要求，在物资进场时间、质量保证、成本控制等方面实施严格管理，同时维护与项目部其他部门的接口管理。
5、国际工程物流管理国际工程物资采购还有一个特别重要的环节就是物流环节,他不同于一般内陆物流，所涉及的基本环节有运输、包装、发货前验收、检验、货运代理选择、集港、订舱、进出口报关、运输保险、国外清关、出口退税等环节。正是因为这样的多环节操作，才给国际工程的采购管理增加了难度，如何合理的筹划和计划全程货运，控制货物的在途时间、保证货物安全、减少物流成本都是承包商企业所要直面的问题。我们要在货物准备阶段就要开始筹划物流运输的方案，方案设计主要要考虑工期、成本、风险、效率、柔性等因素，综合考虑物流公司的选择、装箱方案、港口选择和到港后的物流等，可将工程项目物流中每项工作的各种方案（时间、费用等均不相同）以网络图的形式进行比较和决策，从中选出能按期完成而总费用低的方案实施。
6、国际工程的库存管理零库存的概念是丰田首先提出来并且运用，我国包括海尔等很多公司也在推进零库存的概念，零库存的特点是不会占用资金，货物及时就能保证供给。但是结合前面的分析，国际工程的特殊性，包括物流的多环节、长距离的特点，国际承包工程项目的零库存管理应该是相对的“零库存”。由于国际承包工程项目的特殊性，往往会因为物资短缺而导致工程进度受阻，产生重大经济损失，而若要各种物资均保持充沛的库存，则显然经济效益较差。鉴于国际承包工程项目的复杂性和特有的时间进度要求，且工程建设项目的物资往往品种繁多，这就要求国际承包工程项目的物资部门既要尽量满足零库存管理的需要，利用一切可以利用的条件，加强采购管理，压低库存，减少积压，以节约成本，盘活资金，又要根据项目所在国的特殊性和工程特点，综合考虑项目质量、进度和经济效益等多项指标，运用科学方法，适当维持一定量的库存，实现动态“零库存”，比如机械管理的配件管理统一控制，对于常消耗的易损件进行最低库存管理，因为海外的维修市场还不健全，很多设备在出现故障之后配件不能供给，通常从国内运输到境外海运几个月，空运成本巨高。最终保证国际承包工程项目建设物资的正常供应，这是国际承包工程项目由粗放式管理向集约型管理过渡的一个重要环节。
7、人才的储备和培养国际工程的采购与国内一般工程项目采购不同，其专业素质要求应该是融采购管理、技术专长、经济/财务、商务知识、法律税务、语言、信息系统等于一体的多元化人才。我们从国内基础走出去的海外采购人才的储备还远远不够，我们必须靠不断的夯实基础、学习运用与现代管理理念，学会运用先进的管理软件提高效率。我们要不断的通过人才的选用育留来提升人员的素质，培养一批优秀的国际工程采购经理人。
8、总结国际工程设备、物资的管理水平直接影响着项目的盈利水平，我们在工作中就是要将精益工作链的思想贯穿到整个物资采购全过程中。做好采购计划，控制采购过程，提高采购效率，降低采购成本，最终达到项目整体盈利的目的。
参考文献：[1]国际工程项目管理王雪青主编 中国建筑工业出版社[2]国际工程项目货物采购鹿丽宁主编中国建筑工业出版社[3]现代项目管理白思俊主编机械工业出版社
论文作者:马慧颖
论文发表刊物:《工程建设标准化》2015年5月总第198期供稿
论文发表时间:2015/9/11
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