现代企业制度下档案管理模式的探讨，本文主要内容关键词为：管理模式论文,现代企业制度论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近几年来，在改革开放的大潮下，企业制度创新是改革大潮中一股最强劲的洪流，在企业制度创新过程中，企业档案管理也面临着全面改革，要使企业档案管理与现代企业组织形式相匹配、相适应，这就出现了现代企业中档案管理有多种管理的模式，分析归纳起来，主要有以下四种。
一、档案一级管理模式
在企业改革转制中，企业的管理模式一般来说有两种选择，一是划小核算单位，组建若干经济实体，将其推向市场，让其自主经营、自负盈亏；二是按国外一些大公司集中一贯的管理思想，把下属单位（分厂或车间）的管理权限集中到上面职能处室，按照市场需求统一组织生产经营和建立组织制度。在这类企业中，采用了与之相配套适应的档案一级管理体制。
1、主要特点及有利之处：
（1）档案机构不重叠
在企业内，档案部门只有一个，没有上下二层档案工作机构，企业唯一的档案部门全面负责整个档案工作，在下属单位，不设二级档案科室，也不设专职的档案人员和岗位（但由档案部门派出人员驻下属单位做资料服务工作）。企业的档案工作，从行政领导、业务领导以及档案的实体管理统一由上层的档案部门进行。这样一个高度集中的档案部门负责制定企业统一的档案管理制度、标准、规范，建立统一的档案目录中心，掌握全企业的档案工作动态。
（2）档案业务不重复
由于企业的档案工作机构只有一个，企业内的所有档案都集中保管在上面档案部门，企业下属单位在工作中形成的各类文件在日常的规定流程中，通过企业的各个业务或专业管理部门向档案部门归档。企业档案的整理、保管、鉴定、统计、利用全部由档案部门集中做。基层里面只有资料（包括档案的复制品），资料的利用与生产中的备件一样对待，坏了、少了到档案部门去制作（复制）。这种档案业务工作的方式避免了企业内上下二级各有一层业务面，除了各做档案工作外，还要各自设立档案库房，从总体上减少了档案业务工作的交叉和重复。
（3）人、财、物统一管理
在档案一级管理体制中企业档案工作所需的人、财、物实现了统一管理和使用。在企业的档案部门，有专职的档案人员，在企业的下属单位，也有1—2个资料人员。所有这些人员的岗位设置以及他们的行政、业务关系都在档案部门，工资、奖金、福利、人员的增减、调动均由档案部门直接掌握，档案、资料工作所需的业务费用（如购置设备、装具、消耗材料直至办公用品）从预算使用到物品的发放都归档案部门管理。
（4）档案管理现代化
企业档案实现一级管理，使企业档案机构集中、业务集中、人员集中、钱财物也集中，在客观上为企业档案管理现代化创造了条件。档案的收集，不是靠人工，而是通过网络系统择其所需建立数据；档案的整理不再用纸、笔、建立台帐和卡片，而是用计算机登录；档案的检索不再是查卡片、查帐薄，而是通过计算机来查找；档案的阅读不再是看纸质实体，而是看屏幕。企业的档案工作建立起一个完整的目录中心和全文检索系统、档案的管理作为企业信息整体管理的一部分而融合在其中。
2.存在问题：
由于一级管理，基层图纸的修改、归档工作难以控制，企业下属单位的资料人员在人事、业务上隶属于上面的档案部门，与所在单位的领导、技术人员关系不太紧密，对设备改动的信息与图纸归档工作不能动态有效地进行控制。要改进这方面工作，必须从完善强化制度着手，运用计算机网络系统，完成图纸修改及信息和数据的传输，并加强对设备部门和有关技术人员的考核。
3.实施条件
实施档案一级管理其基本条件是企业的管理必须全部实现业务归口、专业化管理，即档案的一级管理必须有赖于企业的体制和机构全部实行一级管理。如企业的文件制发由办公室归口，下属单位没有发文权，这样才能保证文件的集中管理与归档；企业的下属单位没有职能部门，所有的业务管理均由企业各职能管理部门派驻人员进行，这样才能保证企业各项活动中形成的文件能集中在上层，由管理部门直接向档案部门移交归档。总之，企业档案的一级管理必须要与企业其它业务主管部门在机构设置，专业化管理高度集中统一的前提条件下才能有效地运转。
二、档案二级管理模式
在现代企业制度下，对于那些行政隶属关系、资产和所有制关系未发生根本变化的企业，其档案管理模式除了有条件实行高度集中的档案一级管理模式外，还可实行档案二级管理模式。
1.主要特点：
（1）一级抓一级，层层落实
档案二级管理，上设档案处（馆），下设档案科，行政归二级单位领导，业务由档案处统一指导。作为职能管理部门，档案处负责企业档案管理制度的制定、并对二级单位的档案工作进行业务指导、检查和监督，自上而下，形成了较强的档案管理网络，工作可落到实处。
（2）着手点不同，各司其职
档案处可设业务指导科、档案管理科和编研科等，除了对二级单位进行业务指导外，还负责对公司级的档案进行管理及注重档案整体规划、编研、开发利用等方面工作。而二级单位的档案部门就可扎扎实实地做好本部门的档案基础管理工作。
（3）从基础抓起，管理到位
由于实行档案二级管理，各级领导的档案意识都比较强，档案业务一般由二级厂、部的领导主管，档案管理是其管理职责的一部分，因此，档案工作可得到相对重视，图纸修改、归档工作等都能得到较好的控制。
2.利弊分析：
有利之处：
（1）由于形成以档案处（馆）为中心的二级档案管理网络， 业务由档案处统一指导、检查和监督，可以避免各自为政、各管各一套的现象，这对将来实现档案计算机联网管理打下了一个较好的基础。同时，对诸如“档案法”的宣传和学习、企业档案目标管理的认定以及企业档案各项管理制度的执行情况等，可一级抓一级，落实到各个部门。此外，可由档案处组织各部门定期进行业务交流，共同提高档案管理水平。
（2）由于上、下两级档案部门各自管辖的档案有所侧重，因此，可以各取所长。前者可以从企业整体利益出发，全盘考虑企业档案的发展规划，制定各项标准，总体设计档案现代化管理的方案，此外，对公司一级的档案，如：科研、产品档案及以公司名义下发的各类文件等进行管理，还可定专人进行编研，档案人员面对的是本部门的档案管理，专业相对集中，档案人员可掌握得透彻一些。
（3）由于二级单位的档案科与其它职能科室、 车间等同属一个行政领导，因此，从组织上保证了企业档案管理工作正常运行和发展。工作可相互协调，信息反馈也迅速，二级单位有技术改造、科研攻关等项目，档案人员可深入到现场进行跟踪管理，图纸修改、归档工作可做到及时、准确、到位。此外，同属一个行政领导，人员调配也相对容易一些，对那些有专业又愿意投身档案事业的技术人员，可随时充实到档案部门，而不必通过各类手续，使档案部门的整体素质得以提高。
存在问题：
（1）档案现代化管理一般来说是根据各二级单位的规划进行， 步调不一致，对于实现联网查阅档案还是比较遥远的。要想推进档案现代化管理，必须由上级档案主管部门进行总体设计、规划，二级部门积极配合，严格按标准、规范各类数据，才能真正实现档案现代化管理。
（2）由于实行二级档案管理，二级单位需配备各类档案人员， 因此，档案队伍相对庞大。但是，只要充分调动档案人员的积极性，根据所需合理安排人员，此类现象还是能够得以改善的。
3.实施条件：
企业中，各项职能属于二级管理，且还没有条件实现档案计算机联网管理的单位，均可采用档案二级管理模式，这也是大多数企业较为普遍存在的档案管理模式。
三、控股集团公司型企业档案管理模式
控股集团公司型的企业是改革开放深化中，由行政性主管局（公司）改制（撤消）后建立起来的。按我国公司法条例，公司与所属企业之间是以资产关系为纽带，以资产管理为主形式取代了行政上下关系，目前仍留有一定原行政管理的痕迹，其档案管理从行政行为转变为企业行为。
1.主要特点：
（1）对公司本部和横向职能部门形成的机关处室的文书档案、 科技档案、财会档案进行宏观和微观管理，并有效地按国家档案法和上海市档案条例，做好督导、收集、整理、保管和提供利用等方面具体工作，这是日常工作的重点，也是必须要做的工作。
（2）利用资产经营约束机制。如经济责任制、 国有资产增值协议等书面契约形式，将档案管理要求作为附件或内容实施，并以这些文件为依据行使督导之责。这是对所属企业档案业务工作进行有效管理的措施。
（3）按分层监督、自我约束原则， 以档案法和上海市档案条例对公司所属基层档案部门进行管理，建立档案管理网络。
（4）利用公司内企业档案协作组（会）管理形式， 把所属立档单位按小系统，区域或条块结合形式合理组织，并制定协作组（会）章程，对协作组（会）的性质、任务、工作活动程序、方式及评比、奖惩办法作出具体规定，将上级的政策、法规以及布置的工作、任务、活动等方面工作，通过协作组（会）形式讨论布置下去。
（5）实行档案管理网络和档案协作组（会）二块牌子， 有机结合地开展各项工作。
（6）利用行业档案管理的规范、标准进行督导和组织活动。
2.利弊分析
有利之处：
（1）档案机构挂靠在公司办公室， 有独立机构名称和明确的工作范围、职责，有固定的人员编制，有利于配备能胜任档案管理的专职人员。
（2）能站在公司位置， 发挥承上启下（条块二方面）的传输作用。
（3）能结合公司资产经营管理，发挥宏观管理、组织规划、 协调指导作用。
存在问题：
（1）档案管理作为资产管理的附带要求，监控力度不够。
（2）利用行业或协作组形式进行纵、横向管理， 制约作用不明显。
3.实施条件：
控股型集团公司以资产管理为主，以原行政主管部门改制后的公司制企业或者新组建的控股型公司，可参考上述档案管理模式，并结合实施情况不断改进和完善。
四、档案、资料、情报一体化管理模式
档案、资料、情报一体化就是把企业内部信息和外部信息两大类信息进行综合处理。内部信息包括企业历史形式的生产经营综合数字，如产品产量、质量、技术经济指标、成本和企业生产经营动态情报。外部信息是指影响企业生产经营的外界情报，如国内、国际市场供应预测、市场新产品开发情况。企业内部经营管理活动不仅包括生产经营管理，还应包括企业信息管理活动，企业信息管理工作应成为企业经营管理活动的一部分。从系统工程角度来看，档案、资料、情报它们应是一个完整信息系统工程。
1.主要特点及有利之处：
（1）“一体化”的行政管理机构
“一体化”行政管理机构，就是对各个信息部门进行统一领导，改革不合理的分散管理体制。现代化企业的生产经营和科研对档案、资料、情报和图书的需求是完整、系统的，即要求有原始的档案材料，又要求有比较系统的理论依据、数据和参考资料，还要求提供最新的综合科学信息。这些是分散管理无法达到的。企业建立“一体化”管理机构，有利于综合管理，统筹安排，有利于人才、技术、设备的综合利用，建立、健全强有力的激励机制和约束机制以及各部门的信息服务和利用意识。建立“一体化”管理机构，也便于建立电子计算机检索系统，实行信息现代管理与企业管理现代化同步进行。
（2）综合性信息编研室
档案、资料、情报一体化结合，符合企业对信息更高层次需求的客观规律。档案、情报、资料的源头、视角、范围、对象和作用有迥然相异的一面，也有相同相似的一面，它们各有优势，又可以相辅相成互为补充。
2.存在问题：
由于实行“一体化”管理机构，信息的综合处理功能加强，但对企业各个基层内部形成的信息收集的环节会相对薄弱，因此企业信息管理部门还应面对整个企业内部形成企业信息网络，网点探入到每一个基层部门，各个网点定期向网络中心汇总信息。形成自上而下信息网络，使信息共享。
3.实施条件：
首先，“一体化”管理必须配备强有力的领导来统一组织协调安排好档案、资料、情报等各项工作的有机结合和开展。其次，“一体化”管理要突出信息的综合开发利用，在“一体化”机构中不仅需要各专业的专门人才，还需要一些高层次具有综合处理各类信息，会利用现代信息处理工具的人才，把档案情报信息与企业的生产经营情况结合起来，与企业的经济效益和社会效益结合起来，主动为企业生产经营、科研等活动提供超前有价值的信息。
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