电子文件会作“逆向运动”吗——兼论文件生命周期理论对电子文件的适用性，本文主要内容关键词为：文件论文,适用性论文,电子论文,生命周期论文,理论论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[分类号]G270 电子文件的出现对档案学理论形成了巨大挑战，有关电子文件生命周期理论的探讨即是其一。文件生命周期理论在网络时代还能不能适用？许多学者认为网络时代，文件生命周期理论需要修正，其中一个原因，即电子文件存在“逆向运动”，文件生命周期理论的线性运动不再适用于电子文件。电子文件的“逆向运动”到底存在吗？文件生命周期理论还能不能适用于电子文件？本文就这一问题进行了探索。 1 电子文件“逆向运动”的来源及内容探究 对于电子文件的“逆向运动”，有多位研究者在其论著中提及，如金波在《电子文件管理教程》一书中，关于电子文件的生命周期，有这样一段论述，“并非所有文件都能一次走完四个阶段的历程，在特殊情况下，某些文件还会做逆向运动，甚至跳跃式向前运动。”[1]安小米、黄霄羽等也有过类似的论述。这些作者都没有指出电子文件逆向运动的具体形式和内容。但可以肯定的是，正是由于电子文件存在“逆向运动”，在文件生命周期理论中，对于文件从形成到永久保存或销毁的“线性”运动的描述就不再适用于电子文件了，因为电子文件的运动过程可以向后，也可以向前，其运动过程变得飘忽不定，不再像传统的纸质文件那样“线性”稳定。文件生命周期理论受到了挑战，需要新的理论对电子文件的运动过程进行解释，于是出现了文件连续体理论。 电子文件到底存在不存在“逆向运动”问题？会不会因为载体形式的变化而影响文件的运动过程，从而改变文件的生命周期？带着这样的疑问，笔者查找了相关文献，试图找到档案学者最早对电子文件“逆向运动”的解释。 在对文献进行整理过程中，笔者发现国内学者在研究文件生命周期理论时，最早提出文件“逆向运动”的应该是何嘉荪。2000年，何嘉荪、潘连根在《论文件运动的特殊形式——跳跃与回流》一文中提到了并不是所有的文件都会线性地依次完成四个阶段，有些文件会跳跃，有些文件会回流，“在文件作顺向运动的大潮中，某些文件又会作逆向运动，我们将其称之为文件运动的回流形式。”[2] 何嘉荪认为文件“逆向运动”主要表现为两种形式：一是文件从第三(暂存)阶段退回到第二(现行)阶段；二是从第四(历史文件)阶段退回到第二阶段。对于第一种形式的典型事例是某一产品的文件已经进入暂存阶段后，由于需要，又需要生产该产品，则可以将该产品的图纸档案直接调出，投入生产。第二种形式的典型事例是一些历史档案(如宫廷菜谱)重新被人利用。对于作者所说这两种“逆向”，笔者认为，这都是正常的档案利用行为，并不能算作“逆向”运动。图纸文件已经归档进入暂存阶段后，由于工作需要再次利用该图纸，一般利用的也是该图纸复制件，不会把原图纸直接从原档案保存位置抽出，原来的图纸档案仍处在暂存阶段。新复制的图纸参与了产品生产，会形成新的档案。而对于历史档案的利用，使历史档案焕发青春，正是档案发挥作用的表现，也不会因有人借鉴了档案中的内容而改变原档案的保存和运动状态。所以，笔者认为，何嘉荪等人所说的文件的两种“逆向运动”，实际上并不是真正的“逆向”。 纸质文件不会发生“逆向运动”，那么电子文件会不会产生“逆向运动”呢？经查，最早论述电子文件“逆向运动”的文章是黄霄羽《文件生命周期理论在电子文件时代的修正与发展》一文，黄霄羽在文中提到了“加拿大档案学者凯瑟琳·贝利(Catherine Bailey)认为，传统文件的运动阶段大多顺向前进，但相当一部分电子文件在特殊情况下可能做逆向运动”[3]。通过查找其引文，发现其参考文献为加拿大学者凯瑟琳·贝利的《档案理论与电子文件》。笔者找到了贝利的原文，在这篇文章中，凯瑟琳·贝利论述了有关电子文件的发展及其在档案领域产生的问题和困惑，她在文中对于电子文件的运动有着这样的表述，“如果档案学者们将生命周期理论视为对于一份文件法定权威的抽象表述，而不是指定的某一阶段或活动，那么纸质文件与电子文件之间的这些差异也就不存在了。”“例如，联邦政府数据库中被用于制定每个月的家庭补贴支票的文件，那些存储在系统驱动磁盘中并可随时调到屏幕上以供修改的即是现行文件；而在一定时期以前的，例如1979年以前的那些没有存储在机构系统中而是保存于声像图书馆的磁带上的文件，它们仅仅由于可以通过上传至数据库而被恢复为现行行政阶段的文件而被称之为半现行文件”。[4] 由此可见，许多档案学者认为电子文件在其运动过程中可以进行逆向运动这一说法是有偏差的。凯瑟琳·贝利在《档案理论与电子文件》一文中，还提到“生命周期理论在概念层面上适当的应用证实了传统文本文件和电子文件之间并没有什么区别，因此没有必要对档案理论做出大量修改去适应电子文件”[4]。 2 从实践中探寻电子文件的“逆向运动” 在实践工作中，电子文件会不会进行“逆向运动”？带着这样的疑问，笔者走访了一些档案管理部门，对电子文件的运动情况进行了调研。 如西安某研究所使用的PDM系统，所有零件的设计、签发，都由该系统完成，如果要进行生产，则PDM系统将签发之后的文件发给生产管理系统，生产管理系统根据PDM系统中发来的文件指示安排生产，最后，档案部门将PDM系统中形成的文件和生产管理系统中的生产记录一起归档。现以一个事例来举例说明电子文件在该系统内的运转过程。在PDM中，要生产一个零件，需要由设计部门形成该零件的3D图纸和相关领导签署的批文，然后发送到生产部门，生产部根据3D图纸及批文，安排生产计划，进行生产。完成生产后，由档案室将PDM系统中的电子图纸、相关领导的批文和生产管理系统中的生产记录共同归档保存到档案管理系统中，形成文档一。如果若干时间后，又要生产该零件，则同样需要相关领导签署相关文件，这时，3D图纸虽然已经归档，但可以从档案系统中找到该图纸(文档一中的图纸)，复制一份，附上相关领导的签署，然后交给生产部门，再进行零件二的生产，生产完成，形成文档二，档案部门同样需要将相关领导的批文、图纸、生产记录归档保存。在此过程中，我们看到，零件一和零件二的生产过程虽都使用文档一中的图纸，但是，在文档一完成归档后，如果要再生产该零件，并不是将已经归档了文档的原样拿去指导下一次的生产，而是经过领导签署之后，将文档一中的3D图纸复制一份，和领导的签署文件一起，形成了对下次生产有指导、记录作用的文档二。虽然文档二和文档一中的图纸是一样的，但也不能说文档一的图纸进行了“逆向运动”，只能说明零件一和零件二是同一个产品，它们的生产过程中形成的文档一和文档二都完整记录了该生产过程。 3 电子文件“逆向运动”的逻辑思考 在文件的运动过程中，文件是业务工作的副产品，它是随着业务的需要而产生的，是传递信息的工具、是记录事件处理过程的凭证。随着工作中一件事务处理过程的进行，记录该事务处理过程的文件也经历了形成、传递、办理、归档等过程。人们为处理某件事物形成文件，不论是纸质的还是电子的，都代表了一种法定的权威，都要向前(顺向)运动，经历执行、保存、归档、或永久保存或销毁等一系列过程。 电子文件是指由计算机直接产生并处理的文件。从电子文件的概念属性看，其首先具有行政“文件”的属性，即英文的“Record”的属性，其次具有电子计算机“文件”的属性，即英文的“File”属性。因此，电子文件依然是文件，它具有文件的特征，是在事务活动中形成的，从表现形式上看，电子文件的运动过程往往是在一些信息系统(OA、ERP、PDM等)中进行，其运动过程不再像纸质文件那样直观可见，但实质上都是经过执行、保存、归档、或永久保存或销毁等文件运转过程。 文件的基本属性是原始记录性，同样，电子文件也具有这个属性。电子文件同样是原始活动的记录，并且一经生成不能随意篡改，即使工作需要对它进行修改，也必须要有修改记录和相关领导的签字。只有这样，才能保障文件内容的真实性，文件才具有凭证价值。 文件的运动过程显然是随着工作活动的开展而进行，做过的工作无法后悔，记录工作活动的文件自然无法撤销。电子文件如果发生了所谓的“逆向运动”，则意味着档案馆长期保存的档案或档案室保存的半现行的档案文件从非现行阶段或半现行阶段退回到现实使用阶段，那么档案馆是继续保存该份文件，还是将该份文件删除？同时，退至现行使用阶段的电子文件是原封不动的沿用原来的文件还是在该文件的基础上再次生成文件？如果对该份文件进行修改并重新投入使用，就会破坏文件的原始记录性，从而破坏其真实性和可靠性，破坏档案的凭证价值。从实践工作中也可以看出，当电子文件的生成机构需要利用已经归档的电子文件时，档案管理部门可以允许该机构保存利用该文件的复制件而不是原件，此时电子文件并没有进行“逆向运动”。由此可见，说电子文件会发生“逆向运动”存在一定的逻辑漏洞。 那么，为什么电子文件会给人以“逆向运动”的感觉呢？由于电子文件的一些特性，例如信息的易更改性、信息与特定载体的可分离性等，使得电子文件的管理难度增大，要求在其生成之前就要对其进行控制，以确保文件信息的真实性。另外，由于电子文件的易复制性，所以，电子文件进行网络归档时，往往把一份电子文件向档案部门移交后，在业务系统中仍然保存着一份电子文件(可以说是复本)，这样，就形成了电子文件的多点保存。在这种情况下，当产生利用该电子文件的需求时，业务人员可以直接利用该份电子文件。而不像纸质文件那样，文件在归档后就只有档案管理部门拥有这份文件，利用档案也只有经过档案管理部门同意后才能进行。这种全程、多点的电子文件管理，使人们对电子文件的运动产生了迷惑，认为电子文件的运动变得复杂起来，会产生跳跃、逆向等问题。因此，才产生了电子文件的“逆向运动”一说，进一步怀疑文件生命周期理论的合理性及解释力。 4 对于电子文件生命周期的思考 文件生命周期理论的意义在于让我们认识到档案和文件是整体性和阶段性的统一。整体性是指档案与文件是一体的，档案是由文件转换而来的，文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的生命过程，具有纵向、线性运动的趋势和特性，在此认识的基础上建立“大文件观”，对文件的整个生命过程进行全程管理。阶段性是指“文件的运动历程，总是一步步进行，由若干运动阶段构成的整体过程”[5]。但在文件管理阶段的划分上，可以有具体的不同。如国际档案理事会电子文件委员会在1997年将电子文件运动过程划分为三个阶段：概念阶段、产生阶段、维护阶段，而我国的何嘉荪则将电子文件的运动阶段划分为四个阶段：文件的孕育形成阶段、文件的现实使用阶段、文件的暂时保存阶段、文件的保存或历史阶段。这种在阶段划分上的差异，并不妨碍文件生命周期理论的指导作用。 在电子文件时期，由于管理难度的增加和电子文件多点保存现状的存在，以至于许多学者认为电子文件时期的文件生命周期理论需要修正。美国学者戴维·比尔曼甚至认为，电子文件管理时代将没有文件生命周期理论[6]。但笔者认为，电子文件与纸质文件在本质上是一样的，都是为工作活动提供凭证的，都必须保证其真实性，如果同一份电子文件是多维、反复的运动，那么在每一次的办理过程中就不能保证该份文件没有被篡改。我们应该将电子文件与纸质文件看做是同一本质的、相辅相成的工具，而不应把电子文件看做是纸质文件的对立面，过于强调二者的不同点，将难以真正看清电子文件运动的规律。正如凯瑟琳·贝利所说，决定电子文件究竟处于现行阶段还是半现行阶段并不取决于保存文件的地点，而是在于通过查找电子文件而解决工作的问题的频率以及电子文件的控制权限[4]。例如，当一份电子文件对其形成机构十分重要而同时被档案学家鉴定具有很高的档案价值时，档案馆可以在系统中将文件备份并视它们为非现行文件，同时允许该部门保有档案的复制件供日常工作查阅，此时，该份文件既处于现行阶段又处于非现行阶段。但这么做需要耗费很大的成本，因此，这一状态并不常见。这时该份文件已经归档保存了，也就是说，该份文件已经具有法律效力和凭证作用了，并且档案馆有责任对其凭证价值负责，因为机关使用的是该份文件的复制件，而不是对该份文件修改或重新生成。电子文件的本质是文件，一份文件，终将经历产生、执行、保存这样的过程。如果我们纠结于一些发展过程中细节的不同，反而会使我们偏离了文件发展运动的规律。 其实，影响文件运动过程的并不是文件的载体变化，而是人们处理事务的业务活动规则。任何业务活动，都有产生、发展、终结的过程，而任何一项业务，都是建立在借鉴以前处理业务的基础之上的。因此在业务过程中形成的文件，自然也表现为产生、执行、保存或销毁的一个完整的过程。同时，任何一份文件也都表现出和其他的文件的联系性。因此，电子文件如何运动和处理，是由人们在业务活动中遵行的规则决定的，这种业务活动中应遵循的规则和流程，在软件系统架构中，被称之为业务逻辑。业务逻辑实际上就是业务活动的规则，业务逻辑决定了软件的核心业务流程。文件管理也一样，文件是业务活动的副产品，业务活动并不是载体的变化决定了在什么环节形成文件，以及在什么地方保存文件。因此，积极研究业务过程的变化，探索在网络环境下的业务逻辑及对电子文件的影响，对于科学保存电子文件，发挥电子文件的作用，是非常有益的。