山东省临沂市兰陵县自来水公司 山东临沂 277700
摘要：自来水公司在发展过程中，必须重视档案管理与利用工作，其能提高工作的质量和效率，为经营策略提供了理论证据，为公司成功提供了有效的成功认定，那么该如何做好自来水公司档案管理与利用工作，是本文研究的重点。
关键词：企业档案管理；利用；策略
引言
公司档案管理是记录公司建设发展历程的一项基础性工作，其有效的开发利用可以有力支撑公司各项工作的开展。建港30年来，随着档案资料不断积累，形成了文书、工程、设备、会计、人事、预算、照片、奖牌、奖杯、锦旗等十大类目，档案数量已经突破6万余卷（件）。
1档案管理现状
改革开放以来，我国经济发展突飞猛进，在市场经济条件下，档案管理对公司具有新的重要意义。我国自来水公司档案管理水平发展参差不齐，主要表现在以下几个方面：国有公司档案管理普遍比民企好一些，国企有良好的基础，在一定程度上参照了国家机关事业单位的管理方式，一般能得到档案局的监督和指导，而民企大多数处于起步阶段，有些甚至没有真正意义上的档案工作。但也不乏成功的民企档案工作已经达到了公司档案管理的领先水平；国企在主动性、体制、创新方面还亟待提高。各行业发展水平参差不齐，自来水行业普遍比生产制造业要好，生产制造公司档案意识薄弱，决策者普遍没有意识到档案的重要性，没有认识到档案利用的好处，就不能驱动做好档案管理，而自来水公司由于国家层面在档案归档方面进行了法制性规范，其档案管理如今具有一定的管理水平。
2做好企业档案管理与利用工作的策略
2.1完善管理制度，提高规范意识
制定相应的档案管理制度，有明确的规范和划分，让档案管理成为一个专业，规范的工作。根据有关档案管理的各项规定和标准，不断细化档案流程工作制度。一是细化各单位、个人或者委托代理人因工作需要借阅档案的证明材料，任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。二是严格履行登记手续，对档案的流动登记造册，确保档案出库正当有序、有源可溯，防止档案丢失，便于及时追回超期借阅的档案。三是安排专人负责人事档案的档案转递工作，通过机要通信或专人送取的方式送达人事档案，确保档案转递的安全。然后各相关部门设置1至2名兼职档案员，档案室管理员为每位兼职档案员安装紫光电子档案管理系统，一对一指导使用方法。同时，档案室专门建立档案员交流微信群。在群里，档案管理员可随时为兼职档案员答疑解惑，互相学习、互相交流。兼职档案员可以在综合部阅览室整理资料并归档，档案管理员负责定期对兼职档案员所负责的档案资料收集、整理、归档、移交等各项工作进行指导和监督。其次采取措施，集中各部门纸质档案、电子档案归档整理，强化档案信息化建设，扎实推进档案管理工作，提高档案管理质量，保证档案工作长效良性的发展。
2.2建立档案管理评价标准
档案信息对自来水公司发展有重要的作用，且随着信息化程度不断攀升，其重要性愈发凸显。对公司来说，要建立适合的评价标准，考核员工的工作业绩和能力，考量档案部门和岗位人员的贡献，增强档案管理队伍的责任意识、提高工作积极性，使档案管理工作真正为公司经济利益最大化发挥出作用。档案管理模式创新是档案工作进一步科学规范化的发展之路。新时期，档案管理工作创新显得日益重要，加快信息化、自动化、电子化的发展是当前档案管理首要解决的关键问题。档案管理创新，有利于打造公司各个职能内部全面创新的环境。图1是公司文档管理体系内容图。
图1 文档管理体系内容
2.3做好开发利用信息资源，保证优质服务
档案信息化的基础是建立档案的数字库，通过数字化来对档案的内容存量进行管理工作，在数字化过程中建立目录数据库有利于档案的寻找，重视了档案人员基础信息，在互联网加的时代下，智慧化的信息资源利用也是不容忽视的，在庞大的数据库中实现数字资源的融合与共通，在人员管理系统中可以自行查看自己的基础档案资料，如果是人为进行收集，那时间和人工成本庞大，各部门之间没有达到良好的沟通，实施起来困难，所以要建立相应的信息化平台，让档案与人们链接，针对中国现有的档案管理模式和应用层次，根据档案管理现行办法和法则等规章制度，结合当前档案管理现代化程度，如何提供准确、完整、可用、安全的档案资源信息，并使人们突破手工、技术、地理的限制，更好地利用信息资源管理系统。但是，许多公司往往出现信息资源重复建设的问题，他们脱离了实际的轨道，让多个档案共存，其最主要是因为缺乏统一的技术标准，版本内容过多，存在多个数据库，缺钱技能无法通过信息手段对平台进行整合，这不仅增加了公司的工作难度，还增加了公司的工作负担，为了避免档案的重复性，应该重新对档案进行清理和处理，制定相应的信息管理标准，在存储数据时，先对这些数据进行检查、处理、编码、再录入到系统中去。
2.4引入现代化工作设备
信息技术、计算机技术的广泛应用应该同公司档案管理工作进行有机结合，运用全新的技术能够让公司的档案管理更加快捷也更加安全。公司的档案管理可以借鉴工业、农业等领域的先进电子信息技术，从而提升公司的整体管理效率，逐步展现公司优势，在实际的应用过程中解决问题、弥补缺点。将现代化的技术引入公司档案管理工作中，公司应该首先认识到引入的意义所在，只有在档案管理过程中引入信息化设备，才能保证档案数据的准确性和真实性，切实提升公司档案管理的效率和水平。
2.5正确处理手工操作与现代化管理的关系
在档案管理信息化建设的过程中需要长时间的准备和铺垫，想要解决公司档案管理工作中存在的问题，可以采用一种现代管理手段同人工手动操作结合的方式进行档案管理，可以从辩证思维角度入手对信息化档案工作进行分析，让人工参与到基础性的工作内容中，例如，基础数据的收集、信息的真伪判定等内容。公司的管理负责人不能片面地看到信息化手段的便捷优势，将手工信息收集完全摒弃，应该在不断引入全新技术的同时，进行传统档案管理的优化和完善，更好地处理现存的档案数据内容，有效地解决两者之间的矛盾，将手工操作与信息化的优势进行集中展现，并将两者之间的问题逐步化解。
2.6提升档案管理队伍的综合素质
第一，加强对档案管理人员进行技术和相关知识培训和学习交流，提高理论知识修养、声像拍摄技巧、公文写作技巧及管理理念知识等技能。第二，引入专业人才及掌握一定电子化的信息技术、网络化知识的复合型人才。第三，提升文件管理方法。将文件档案数据化，将管理流程信息化，归档流程清晰简洁，管理责任环节明确。
结语
如今越来越多的组织在使用信息化设备的档案管理，其信息资源的建设有效的给档案管理提供了工作捷径，不仅让组织单位更好地适应现代化、国际化的未来趋势，还更好地为人们提供了档案信息，提高了服务质量，但现如今信息化的档案管理与利用还有许多不足之处，希望相关档案组织能通过信息资源的利用，更好地建设公司。
参考文献：
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[3]唐姝.基于“互联网+”的企业档案信息资源建设的问题研究[J].兰台内外，2019（15）：40-42.
论文作者:杨少芹
论文发表刊物:《建筑细部》2019年第9期
论文发表时间:2019/10/25
标签：档案论文; 档案管理论文; 公司论文; 工作论文; 管理工作论文; 信息资源论文; 自来水论文; 《建筑细部》2019年第9期论文;