摘要：随着我国城市化进程的不断深化，房地产档案管理城市建设日新月异，房地产开发势头强劲，房地产产权档案形成于产权管理过程中，其数量大，内容涉及面广，多为文字与图表相结合，在为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革中具有很大作用。但有些房产档案部门在实际管理中重保护、轻利用，致使许多有价值的档案没有得到及时、合理的开发与利用针对房地产档案信息化管理这一问题，研发出了文档在线预览的功能，不但能解决房地产企业工程竣工档案之间的转换问题，还能辅助档案信息化管理。
关键词：房地产；档案；管理
一、房地产企业工程竣工档案的方法
1、分类整理、统一存放
一个成规模的房地产企业应该有专门的档案室或资料库，特别是电脑的普及运用，档案管理显得更加重要。凡使用电脑软件的房地产企业，都会定期产生大量的报表，这些报表一经领导审阅，多数就成了废纸一张，有保密观念的，会撕碎扔掉；没有保密观念的，通常就是揉搓一下随手一扔。给房地产房地产企业的商业机密安全工作带来极大隐患。房地产企业必须建立健全档案管理制度和保密守则。对各种各样的资料收集、发放、登记、分类、存档、保管、保密等级、保管期限、销毁等，做出统一而明确的规定。这些资料包括文字的、影像的、光碟的等等。
2、集中管理、信息共享
房地产企业档案必须集中管理，但是一定要方便共享。设定权限密码，以方便工作查阅而又不易泄密为原则。数据库管理必须严格复制、传播登记手续。文字资料一律实行审批制度，原则上以在资料室阅读为主，因工作需要必须借出时，实行先批准、登记、再借用制度。严格控制资料丢失。
3、电子档案，文字目录
凡是只有电子文档，而没有文字资料的重要资料，必须编写文字目录，列明文档生成时间、起草人、审核、批准及生效时间，资料保管人。电子文档最大的好处是不易篡改，哪怕更改一个标点符号，文档时间就会自动更新。所以能够进行电子文档处理的房地产企业都应该进行电子化处理。同时，房地产企业的文字资料也要编制电子目录，方便管理、方便查找，也可以防止丢失。
4、每年编写房地产企业大事记
房地产企业档案管理部门应该每年组织一次房地产企业大事记编写工作，这既是对房地产企业全年工作的一个回顾和总结，也是为后人了解房地产企业成长提供方便。当然房地产企业也要事先确定一个大事记的入选标准。不能太滥，太滥就没有意义了。
5、保守机密、人人有责
房地产企业档案管理绝不是档案部门的事情，而是房地产企业人人有责的大事。商业机密关系房地产企业存亡，没有一个人可以说这不关我的事。房地产企业内部员工人人都在享用企业机密，每天的早会晚会都在通报企业的运营数据，这都是商业机密。
二、房地产企业工程竣工档案管理现状
房地产企业工程竣工档案管理办法导致房产档案在内容上不够完整，在载体上不够丰富。三是产权档案收集面狭窄。近年来，每当有涉及房地产产权的活动发生，都会产生相应的产权文件资料，除了登记档案之外，还有产权注销登记档案、房地产企业成本接（代）管档案、房屋拆迁档案等。而档案管理人员很少参与到这些业务工作中，房地产企业工程竣工档案的收集仅仅局限在登记部门。因此，档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节，否则该归档的产权档案就难以收集齐全。《城市房地产权属档案管理办法》中规定："房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档。"但事实上，由于资料归档是整个权属管理工作流程中最后一个环节，当一宗业务进行到归档环节时，各种审批手续都已经履行完毕，房产证也已经发放出去了。即使档案管理人员在验收材料时发现缺少资料或者有不规范、不准确之处时，退还登记人员要求补齐或更正就变得非常困难。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另外房产档案中各种文件资料之间的信息、数据是相互关联的，要更正则必须先经过主管领导审查同意后，填报更正表，再将该卷返回到业务部门中的有关工作环节，由经办人员按程序作相应更改，其程序繁琐，工作量大，具体操作起来也很困难。
三、房地产企业工程竣工档案管理技术和手段上创新
（一）完善房地产企业工程竣工档案管理手段
档案是社会活动的记忆和载体。新时代档案工作要始终坚持"围绕中心，服务大局"，主动服务经济社会发展，不断提高质量效益，着重从前端控制、过程把控、后期整合3个方面服务于中国特色社会主义伟大实践，确保经济社会发展的重点领域、重点项目、重大活动全程记录、全面覆盖。档案工作者应时刻秉持一个"责"字。"责"就是负责、担责、尽责，做好前端控制。就是将档案工作提前到实践的初期阶段，从源头上把握，主动介入、实时征集，确定归档的范围及要求，细化归档操作流程，及时、全面地将社会主义伟大实践的决策、参考、实施过程和关键资料档案化；工作过程要贯穿一个"实"字。"实"就是真实、扎实、踏实，做好过程把控。就是要把控好实施过程中档案管理的关键环节，建立工作网络，制定管理制度，规范开展档案收集、整理，将档案管理责任落实到部门、落实到个人，适时开展档案管理业务培训、执法检查，完善监督考核机制；资料收集要突出一个"全"字。"全"就是要全面、全程、全部，做好后期整合。就是要把工作完成后所有档案接收到位、收集齐全，做到应建尽建、应归尽归、应收尽收，分门别类，实行集中统一管理，切实保证档案实体安全和信息安全。一直以来，房地产管理是通过卡（登记卡及管理卡）、簿（登记簿）、账（经管账）、表（各类统计报表如增减表等）、图（房屋篮图、地籍图、地形图、勘合图等）及原始档案来实现它的管理的。它是一个综合性的管理，上述内容在管理中缺一不可的，只有综上所述，才能实施有效的管理，而要想将这些内容一览无一，只有通过管理卡来反映，每一项目，都要在管理卡上注记清楚，这个管理卡，也是各类资料的指引卡，也可以充当索引卡即目录卡。
（二）树立房地产企业工程竣工档案风险意识
当前，房地产档案的风险问题尚没有得到足够的重视。主要表现在档案部门管理领导和工作人员对房地产档案的风险认识不足，缺乏应对房地产档案的风险管理措施。要应对房地产档案的各类风险，就必须树立正确的风险意识。信息化管理作为一种全新的管理方式，正处在初步实践的阶段，必然会存在各种风险，为此，我们既要有风险意识，积极宣传教育，又要有防范意识，采取有效措施，积极应对。房地产档案管理应对不可抗力风险意识非常差，目前需要大力宣传。风险意识的淡薄会在很大程度上导致房地产档案管理上的盲目，只顾当前效益，缺乏前瞻性，给房地档案建设带来隐患。当突发的风险出现时，由于对房地产档案管理的风险认识不够，缺乏应对突发风险的管理措施，带来的后果可能是灾难性的，损失将无法挽回。汶川地震表明，房地产档案的破坏，给财产损失的评估和理赔带来很大的困难，加强房地产档案的风险管理，提高房地产档案的抗风险能力已经刻不容缓。
（三）在房地产企业工程竣工档案管理制度上创新
对于房地产来说，档案信息是非常重要的财富，通过笔者多年的实践工作发现，虽然档案硬件设备非常关键，但有序的工作流程和完善的档案管理制度，标准化的管理规范也是非常关键的。因此，对于档案管理制度一定要严格进行管理，建立的过程中要制定严密的程序，从收集、整理到最后的借阅使用，都必须要确保档案信息的准确性、系统性以及保密性。并且，要将电子档案与实物档案有效进行结合，将电子档案大的优势充分发挥出来，比如快捷，让用户能够便捷、高效的查阅档案信息。对于档案馆来说，制度是非常重要的组成部分，需要充分分析制度是否满足社会发展的需要，是否能够做到统筹兼顾，是否能够有效契合现代化的管理制度，将各自的职责进行明确，将国家提出的科学发展观贯彻落实下去，将档案工作人员的积极性充分调动起来。
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[4]陈健民.基于信息化时代背景下的房地产档案管理工作研究[J]济南职业学院学报，2017（05）.
论文作者:张桑
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/3/16
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