一、加强领导，增强档案意识
要成立以单位一把手任组长、主要负责同志参与的档案工作领导小组，健全档案机构管理网络，建立综合档案室，配备专职档案员，从组织上、人员配备上保证档案工作的顺利开展。档案工作领导小组要认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，使档案工作与其他各项工作同步发展。要组织好《档案法》学习与宣传。领导要结合实际，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使全体干部职工增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉维护档案工作的氛围。
二、做好资料收集，强化档案管理意识
1.健全档案收集制度。要克服工作中的随意性，按照目的性、有效性、及时性的原则，实现归档的规范性。要强化档案管理意识，形成人人重视档案、人人支持档案收集工作的氛围。
2.明确档案收集范围。凡是反映本单位重大工作与活动，具有考查利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图像清晰，书写工整，所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。如用传真纸打印的必须进行复制。
3.进行科学分类。单位档案大体上可分为五类：文书档案、业务档案、科技档案（包括财会档案、基建档案）、声像档案和实物档案。要按类目中的每一条款准备一个卷盒（或卷夹），并做好标识，贴在准备好的卷盒背上，卷盒按条款的顺序排放，将处理完毕的文件或收集上来的资料“对号入座”，归入相应的卷盒内，以备查找。
4.注重收集方式与方法。一是平时收集。根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后，应及时收集。二是定期收集。对于平时收集有困难的各种文件材料，应根据其形成的实际定期适时收集，以防散失。三是年终收集。每年年终时，各处（室）领导和业务人员对应归档的文件材料进行一次大清查、清退，移交给负责立卷归档人员，以保证应归档文件材料齐全、完整。
5.确保档案收集效果。档案收集工作要做到两点：一是档案材料收集要及时、齐全、完整；二是要确保收集的渠道畅通、信息灵敏。作为单位的档案管理员，在档案收集工作中必须具有参与意识，能够像“记者”一样，随时关注单位大事，在日常实际工作中，与单位领导、各处（室）加强沟通与交流，做到“三勤”：首先嘴勤。工作中，每当领导或各部门负责人外出开会回来，档案管理人员要及时询问他们有没有带回来要归档的文件，以便及时登记保存，防止遗失。其次手勤。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆领导或上级领导在会议上的讲话稿件要及时收集，会议时做好讲话记录，会后认真整理形成讲话稿，再一并归档。再是腿勤。对重大活动形成的材料，待活动结束后，要主动收集归档，确保及时、齐全、完整地收集各类文献资料。
三、加强队伍建设，提高档案工作者素质
要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部要按有关规定，认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入单位预算，统筹解决。各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从经费中给予支持。档案室的库房建设，应列入单位基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。面对不断发展的档案工作的需要，要不断加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，推动档案事业发展。要不断拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。
在加强档案管理员政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”；要选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实档案工作岗位，运用现代化管理知识和先进的技术设备，提高管理水平，使单位的档案工作跟上办公自动化步伐，为单位发展服务。要增加智力投资，定期开展培训，加强档案人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使档案工作跟上办公自动化步伐。档案工作者要一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，推动档案事业的发展。
四、创新思路，加强档案利用
要进一步拓展档案公共服务功能，档案工作在为领导决策、工作查考做好服务的同时，要主动、自觉地做好相关服务工作。要创新档案服务工作思路，丰富服务手段，改善服务条件，提高服务水平。要积极主动地深入探索档案信息资源的深度开发，不断提升档案部门的服务能力。要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。要强化档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由以藏为主转化为以开发利用为主。要健全档案的检索工具，汇编各种能反映单位特色的有较高利用价值的材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为单位发展服务。档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，最大范围反映单位的文化风貌，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享。档案工作者要进一步完善档案室的功能建设，努力与各类活动相结合，把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，成为单位文化建设的重要基地。
论文作者:刘娟
论文发表刊物:《教育学文摘》2017年8月总第238期
论文发表时间:2017/7/25
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