企业档案管理史上的一个创举——对苏州市建立改制企业档案资源管理中心的思考，本文主要内容关键词为：苏州市论文,创举论文,企业论文,史上论文,管理中心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
2002年9月17日，是江苏省苏州市改革史上具有历史性意义的一个日子。这一天，全方位、大力度推进苏州市属国有企业产权制度改革的帷幕正式拉开了。纵观中国经济体制改革的历程，产权制度改革曾经是最难逾越的一道坎，然而苏州市委、市政府打破了这三尺坚冰，用三年多时间对全市国有(集体)企事业单位进行了彻底的改革。用一年多时间完成了第一轮改革任务，一般竞争性领域的952家市属国有(集体)企业和82家生产经营型事业单位，全面完成了产权制度的改革。从2004年5月起又用了一年半时间进行第二轮改革，重点对全市社会事业领域企事业单位和社会团体等进行改革，共计370余家市属事业单位和580多家社会团体。这标志着经济体制改革的中心环节——国企改革，在苏州市取得了历史性的突破。
至目前为止，据档案行政管理部门不完全统计，全市涉及产权制度改革的单位共有各类档案200余万卷。在市属国有(集体)企业改革中，市政府成立了工业投资发展有限公司(以下简称“工投公司”)，授权经营管理市属工业系统的国有(集体)资产。据工投公司的统计，其所属纺织、丝绸、工艺、轻工、医药、化工、建材等6个行业系统及4大企业集团，共有库藏档案124万卷。这些档案作为企业改制资产的一个组成部分，凝聚着苏州近现代工业历史和文化的卷帙浩繁的企业档案，关乎着退休职工诸多权益的个人档案，联系着改制后企业发展腾飞再生的企业档案，何去何从，没有先例，没有管理的经验和模式。庞大的档案数量，不是一个地市级国家档案馆所能承受得了的。
2004年2月，坐落于苏州古城文化园林博览区的苏州市工投档案管理中心正式成立。中心占地23亩，建筑面积2万平方米，工投公司分三期，投入2000万元进行改造。中心准备对工投公司下属308户改制企业档案进行集中统一管理，现中心已接收60余万卷企业档案，预计到今年年底全部124万卷档案接收进馆。
工投档案管理中心的诞生，在企业档案管理上是一个创举，对于档案管理中心建立的可行性，档案管理中心的定位，以及产权制度改革大背景下改制企业档案资源的整合，档案资源利用和档案管理中心运作与发展等问题，值得实践者、档案行政管理部门及档案学界思考。
缘起：企业改制
在思考和探讨建立改制企业档案资源管理中心可行性问题时，首先要了解目前国企改革中改制企业和改制企业档案的概况。本文所指改制企业是指原有国有(集体)企业在进行产权制度改革中按照“国有资本退出到位，职工身份置换到位，债权债务清理到位，整体改制到位，基本建立现代企业制度”的四到位一基本的原则进行的，从而使国有资本从一般竞争性领域和中小企业退出。通过改革，原有国有(集体)企业实行破产关闭、公开转让、深化改制三种类型的国企改制。改制企业档案是指国有(集体)企业进行产权制度改革前原来属于国家所有的那些企业档案和在改制过程中形成的全部档案。
改制企业档案是国家档案资源的一个组成部分，也是国有资产重要的有机组成部分，是苏州近现代工业历史发展阶段的真实写照，是苏州工业企业文化的积淀，是维护职工的合法权益、构建和谐社会的依据，是研究探寻地方民族工业企业发展和自主创新的重要素材，是苏州工业发展历程不可再生的历史和文化资源。建立改制企业档案资源管理中心是为了对改制前、改制中及改制后企业档案进行集中统一管理，切实维护国家安全和国家利益，保证改制企业档案资源的完整、齐全、安全，防止国有、集体资产的流失和档案的散失，便于各方面对档案的利用，有利于企业正常的经营和管理。
《档案法》和《档案法实施办法》明确规定“国有企业、事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定”。按照国家档案局等四部委局1998年3月5日颁布的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》有关规定，产权改革前的“国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证，属国家所有”。《暂行办法》第六章明确了档案行政管理部门、政府综合经济部门和国资管理部门对档案处置工作的职责，明确了各行业主管部门和各企业主管部门负有档案处置的组织管理职能。应当说建立改制企业档案资源管理中心是有相关的法律法规依据的。
苏州市档案行政管理部门依据《档案法》和《暂行办法》的有关规定，及时制定了《关于进一步做好全市国有(集体)企事业单位产权制度改革中档案处置工作的意见》，并以市委办、市政府办名义下发，明确有关主管部门对改制企业单位档案进行接收，实行集中统一管理。
苏州市政府对全市国有资产管理部门进行整合，成立了工投公司，对原有国有资产管理单位纺织、丝绸、工艺、轻工、化建、医药等6个行业系统及4大企业集团进行授权经营管理。那么理所当然对6个行业系统及4大集团的改制企业档案资源进行集中统一管理，这些企业档案也是工投公司经营管理全部国有资产的一个组成部分，是不可分割的。
在全面推开国企改革初期的2002年9月，市档案行政管理部门及时与刚成立的市政府改制办联系，由于当时改制办忙于应付错综复杂的国企改革问题，对在改制过程中档案的处置问题未引起高度的重视，使得档案处置问题耽搁了一段时间。但随着改革的不断深入，诸如清产核资、土地所有权的确认、职工工龄、债权债务、劳动福利等问题的出现，凸现出企业档案不可或缺的作用时，改制办主动与档案部门联系，坐下来商量对档案处置的有关事宜。同时由于档案行政管理部门的努力，引起了市委、市政府的高度重视，市领导多次批示并指示一定要妥善处置好改革中企业档案的问题，并把档案处置工作与企业改制工作同步进行，企业改制会办书中明确档案处置结果。全市工业系统的档案处置问题，随着工投公司的成立，摆上了领导议事日程，124万卷的企业档案找到了归宿，其他主管部门也把档案处置工作抓了起来。
根据市委市政府的要求，市属工业企业要求全部退出国有序列，很多工业企业在改制前已处于破产、关闭、停产、严重亏损等状态。以工投公司为例，下属原有国有、集体企业370家，其中破产、关闭企业252家，虽然资产处置完毕，但企业档案却处于“无政府”状态，企业档案如果没有一个妥善保管的地方，将面临大面积的散失和破坏。工投公司在市档案局和市国资委的支持下，于2004年2月成立了工投档案管理中心，并在原锦绣丝织厂厂址挂牌。工投公司及时注入巨额资金，根据档案馆建筑要求进行改造，安装了密集架、防火报警设备等，分三期进行改造，目前已完成一、二期的改造任务，档案硬件设施基本到位。同时工投公司领导及时配备中心领导班子，选派了10多位在各企业中担任厂级领导的同志充实到中心，并聘用了20多位原各企业的档案人员对企业档案进行整理。目前中心的各项工作正在有序开展，档案管理中心建立和运作所需的人、财、物等各项条件基本到位。
目的：抢救和整合企业档案资源
产权制度改革下的改制企业档案资源是国家档案资源的一个组成部分。国家档案资源是指过去和现在国家机构、社会组织及个人产生的具有国家和社会保存价值的档案。改制企业档案是产权制度改革大背景下，原有国有(集体)企业在改制之前，国家所拥有的企业档案或改制过程中形成的应由国家拥有的档案资源的总称。由于改制企业档案资源是国家档案资源的一个组成部分，国家档案资源应由国家管理，那么改制企业档案资源也理应由国家管理。国家如何来管理，主要要对改制企业档案资源进行整合。
笔者认为改制企业档案资源整合是指在产权制度改革的背景下，国有企业改制前应属国家拥有的国有企业档案和改制过程中形成的档案并对国家和社会有保存价值的全部档案，通过整理、协调，重新组合，使之从无序到有序的过程。在整合过程中应坚持以下基本原则：一是系统性原则，档案管理中心在整合改制企业档案资源过程中首先要按照行业进行区分，然后每个行业再以每个企业来整理，对每个企业所形成的档案分门别类的整理，在整理过程中要保持每个企业各种门类载体档案的有机联系，保证档案资源整合过程中的系统性和完整性。二是有用性原则，在整合过程中要坚持档案的价值取向，鉴别档案的有用性，对地方工业的发展、弘扬企业文化、研究工业历史，具有潜在科技信息价值，对维护历史真实面貌，传承人类文明等内容有价值的档案要保留下来。三是社会性原则。在整合过程中要注意档案资源社会功能的整合作用，对一些涉及社会稳定、构建和谐社会、构筑企业文化、百姓休闲、爱国主义教育方面的档案要及时整理、组合，满足社会和百姓的需要。四是共享性原则。整合的档案资源不仅是内容上的有用性，而且要注重形式上的“可用性”。随着政务信息的公开，信息化技术的不断发展，通过整合促使一部分改制企业档案资源成为现行公共信息资源的一部分，同时也要充分挖掘改制企业档案中科技信息含量，为企业科技进步共享档案信息资源。
苏州市通过对改制企业档案资源进行整合，建立档案资源板块。
一是建立地方民族工业历史资源板块：改制企业档案集中反映了一个地区民族工业的演变历史，苏州市属企业在各个历史阶段曾经有着极其辉煌的历史，为苏州的经济建设和发展创造了奇迹。从百年老厂苏纶纺织厂、鸿生火柴厂到苏州四大绸厂；从苏州悠久的工艺美术、苏绣到20个世纪七八十年代苏州的小三件(登月手表、飞鹿自行车、凤凰缝纫机)、四大名旦(孔雀电视机、香雪海电冰箱、长城电扇、春花吸尘器)等等，在全国乃至世界有着不可磨灭的影响。把这些企业的档案资源进行整合，建立档案资源板块，集中保留和记录下来，对研究和展示地方民族工业历史具有十分重要的意义。
二是建立企业文化资源板块：企业档案集中反映和体现了各类企业文化，各个企业都有着一段不平凡的发展历史，每个发展时期都制定了企业发展规划和企业精神，形成了各自的企业文化，特别是苏州的一些老字号、百年老厂、工艺美术等企业都与吴文化有着不可分割的文化内涵和有机联系，如苏州丝绸历史悠久，是中华文化的重要内容。丝绸、印染以及苏州刺绣等各种图案、标本、样色、花样等与吴文化有着不可割断的情结和影响。整合这一档案资源板块对提升地方民族工业水平，弘扬企业文化有着不可替代的作用。
三是建立和谐社会资源板块：档案管理中心到目前为止，已接收企业职工档案、退休人员档案、死亡职工档案和无主人员档案24万卷，在解决职工安置、人员分流、养老保险、工龄计算、退休人员社会化管理等工作中发挥了积极作用。据档案管理中心不完全统计，2006年1～3月份查阅档案2000多人次，调阅案卷5000多卷，其中80％是与个人利益相关的。所以说对职工和退休人员档案的集中统一管理对化解百姓矛盾，解决百姓切身利益，维护党和政府形象，创建和谐社会，创造了良好的社会环境，提供了有效的社会服务，所以说对这一板块档案资源的整合是必要的、及时的。
模式：集约化管理，市场化运作
建立档案管理中心的目的：一是为了将改制过程中企业档案资源保留下来；二是为了充分利用这些档案资源；三是这些档案资源为将来地方经济的发展服务。中心在建立之后，加大了各项管理力度，建章立制，培训人才，加强档案管理中心的规范化管理，加快档案资源信息化管理步伐，形成了管理中心特有的管理和运行模式。
1.走“集约化管理，市场化运作”之路
所谓“集约化管理”，就是采用现代化管理方法和科学技术，加强分工、协作，对档案资源进行精细化管理，提高档案资源利用效率的一种管理方式。所谓“市场化运作”，就是遵循市场经济规律，充分利用市场杠杆的作用，运行、操作档案管理中心的建设和发展。由于档案管理中心机构性质，人员编制，经费来源存在着诸多的不确定因素，在前期资金大量投入以后，产生的经济效益远远不能满足投资者回报的期望值。虽然取得了较好的社会效益，但不能弥补经济效益的缺损，所以在管好、用好这些改制企业档案资源的同时，及时考虑档案管理中心今后的生存和运作方式，是很有必要的。
2.档案管理中心建立后，可逐渐建立若干下属中心
一是保管利用中心。保管利用工作是档案管理的基础性工作，也是档案工作部门必须具备的功能。档案管理中心建立的目的主要在于保管和利用产权制度改革中改制企业档案资源。目前中心的最大财富就在于占有和拥有庞大的档案资源——124万卷企业历史档案，这是中心独特的资源和优势，把档案管理中心建成档案资源保管利用中心是中心运作最基本的和必须建立的方式之一。
二是历史研究中心。苏州民族工业是江苏民族工业的发祥地。随着改革开放，外向型经济和民营企业的不断发展壮大，苏州要形成自己独特的苏商经营理念，这些苏商理念在哪里，就在档案管理中心。如何对历史进行研究总结，从中找出和总结出苏商精神和理念，是一件非常有意义、有价值的事情。同时对第二次修志编史工作来讲，对档案资源的占有提供了有利的条件，建立历史研究中心也是获取社会效益所必需的运作方式。
三是中介咨询服务中心。充分发挥档案管理中心的优势，做大做强。目前中心的库容量在200万卷左右，按工投公司改制企业档案124万卷的量来计算，还能容纳大量档案。争取在市委市政府支持下，在财政部门协调下，运用市场运作，对除工投公司以外的改制企事业档案资源进行集中整合，统一纳入档案管理中心，避免多头投资，浪费财力、人力、物力，确保档案资源的集中统一管理。通过中介咨询的形式开展档案整理、档案寄存、档案培训等服务，为中心市场化运作探索一条新路子。
四是企业档案社会化管理中心。随着改革的不断深入，国有资产退出一般竞争领域，大量改制企业脱胎换骨，同时个体和私营企业雨后春笋般出现，并且自生自灭，不断开开关关，它们的企业档案如何管理？可以肯定地说不可能再像计划经济时代那样进行管理，势必会出现企业档案社会化管理的问题，那么由谁来承担这项工作？档案管理中心有现成的条件，无论在保管条件，还是管理水平上来讲都有能力担当起这个管理的重任。但是如何真正把企业档案社会化管理搞好，还有待于社会经济的发展，人的观念的改变，以及档案管理中心的运作来定。