摘要：工程招投标作为一项非常复杂的工程内容，其参与方包括招标人、投标人、招标代理、监管机构等多个方面的联系人，同时其流程内容繁多且程序要求较高，要求各方始终保持良好有效的沟通，才能确保工程招投标工作的顺利进行。本文将针对工程招标代理项目的沟通管理方法进行分析，总结工程招标代理项目沟通管理中的具体规律，为后续工程招标代理工作的进行提供借鉴。
关键词：工程招标代理；项目沟通管理；方法规律
沟通管理已经成为当前项目管理中的一项重要内容，对保持不同类型参与者之间良好的思想交流、信息交换、数据传达等均有重要作用。在工程招标代理过程中，项目沟通管理的意义即要求代理方能够及时恰当的搜集、传播、存储各种项目信息，同时确保项目信息的真实性、时效性以及有效性。对工程招标代理方来说，做好项目沟通管理对处理工程招标代理中的各项问题、推动工程招标代理工作顺利开展有着非常重要的作用。本文也将以此为据，针对对工程招标代理项目的沟通管理方法进行分析，总结工程招标代理项目沟通管理中的具体规律，为后续工程招标代理工作的进行提供借鉴。
一、沟通管理的主要内容
工程招标代理项目内容繁多且环节复杂，同时具有较强的程序性，因此其每个招标环节都要求代理方与招标人进行良好沟通，以确保工程招标代理工作的有序进行。具体来讲，工程招标代理项目沟通管理的主要内容应结合招标程序进行确定，包括：1、拟定招标方案；2、办理招标登记；3、发布招标公告（通过报纸、互联网等）或者发出投标邀请书；4、协助甲方审查投标报名人资格；5、编制招标文件及报批；6、组织现场踏勘和答疑；7、申请评标及评标专家抽取；8、组织预备、交底、答疑、开标、评标、定标会议；9、签发中标通知书；10、草拟合同；11、办理相应备案手续；12、编写招标情况报告；13、招标资料整理归档；14、处理招标工程后续工作（协助调解争议、为招标人提供工程咨询等）；15、保证招标工作按时按质顺利进行的事项等多项流程。而不同的流程环节中，代理方负责与招标方沟通的内容也各不相同，例如合同签订时两者需要沟通有关合同条款、项目情况等相关内容；方案制定时候双方需要沟通项目需求、招标人需求、项目难点等相关内容；发布公告时则需要沟通招投标会开标场所、投标人资格要求、招投标时限等相关内容。
在具体的沟通过程中，招标代理方应根据所处环节的实际内容，分析流程环节的内容要点，逐个与招标方进行良好沟通，从而有效抓住项目的关键内容，不断提升沟通深度且注重构建良好的沟通基础，通过全面沟通来确保招标项目的顺利开展。
二、沟通管理的主要方式
工程招标代理项目管理过程中，代理方所用的沟通方式决定了两者的沟通成效，而不同的沟通方式具有不同的沟通作用以及沟通特点。经本文总结，工程招标代理项目沟通中主要就有以下方式：汇报、询问、讲解、倾听、叮嘱、告知、劝诫、商议；同时工程招标代理项目沟通中主要包括以下沟通形式：会议、座谈、书面交流、电话交流、邮件交流、传真交流。
上述沟通方式与沟通形式的灵活应用直接决定着最终的沟通成果，而在具体的沟通方式以及沟通形式选择过程中，招标项目代理方应结合当前项目的实际开展情况、开展环境，综合判断不同方面人员在招标工作中的角色位置，结合招标工作中的问题及问题发展趋势，适当灵活的选择相应的沟通方式以及沟通形式。必要时，工程招标代理方还可以通过对多种沟通方式以及沟通形式的综合应用，达到想要的沟通效果。但需要注意的是，由于招标项目所处的环境与条件原因，代理方应根据不同经办人之间的实际情况选择重点应用的沟通方式与沟通形式。例如针对有较强决策能力、熟练招标程序、行为实施谨慎的招标人，代理方应尽量选择倾听、汇报、商议、邮件等沟通方式解决招标过程中出现的种种问题；针对缺乏招标经验、招标程序不够了解的经办人，则尽量选择讲解、劝诫、叮嘱、面谈等沟通方式解决招标过程中出现的种种问题。
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三、沟通管理的具体技巧
经本文总结，工程招标代理项目开展过程中具体的沟通管理技巧包括以下方面：
3.1 以性格特征为基础进行沟通
工程招标项目经办人的性格特征、工作态度直接决定着自身在工程招标项目开展中的行事风格，同时其项目开展期间的心理变化情况则直接影响着工程招标代理项目实施期间与代理方的沟通质量。一般来说具有开朗性格特征的经办人，其言语健谈的同时包容性较强，也更利于代理方与其的顺畅沟通，更有助于推动工程招标代理工作的顺利开展。而对于性格较为内向、言语不善交流的经办人，代理方应首先取得经办人的信任，解决掉双方的沟通障碍后层层推进，注重细节的完成沟通交流工作。同时在工程招标项目的实际开展过程中，经办人的心理特征最初会表现出明显的兴奋状态，而一旦项目开展未进入正轨或者开展过程中出现各种或大或小的问题，则很容易引发项目经办人内心焦虑、紧张等不良情绪。尤其是招标项目开展时遇到突发问题，就很容易引发项目经办人内心的茫然、担忧等情绪。当工程招标项目开展至即将结束时，项目经办人的心情则会转换为更加轻松、更加欣慰的心情。经办人的上述心理特征均是工程招标代理项目中极为常见的心情转换，也是代理方与经办人在沟通交流时应重点关注的沟通内容，此时代理方应正确利用经办人心理状态的变化，采取相应的沟通方式、沟通形式来引导经办人正确、合法、恰当的处理项目开展问题，完成工程招标项目。
3.2 以项目需求为需求进行沟通
工程招标代理方在与工程招标经办人的实际沟通过程中，应注意以项目需求为沟通需求，恰当良好的完成与经办人的沟通，对提升沟通管理工作的针对性、改善沟通管理效果亦有积极作用。代理方在实际沟通过程中，需要注意紧紧围绕招标经办人对项目的实际需求，总结经办人对招标项目的具体要求，掌握经办人对招标项目的展望目标，从本质上将自身角色安排在与工程经办人同一立场上，如此才能完成工程招标的最终目标。也正因此，工程招标代理方应深入分析工程招标项目的实际需求，确保需求内容分析的准确性、全面性以及细节性，掌握工程招标项目的复杂性和实际环境，把握工程招标项目开展过程中的需求变化，有效的完成双方良好沟通。
3.3 以项目流程为时间进行沟通
工程项目代理方还应注意的是与工程招标经办人的具体沟通时间，一般沟通均会在招标项目开展前就已经密切进行。但由于工程招标项目的复杂性，代理方还应注重沟通的“时间点”观念，注重招标组织工作的程序性与时效性。具体来讲，每个工程招标环节在实际开展过程中都具有相应的时间点，而代理方与经办人之间的沟通则应于时间点前具体开展，同时在流程结束后再次加强与经办人之间的良好沟通，总结流程开展的具体效果与存在问题，为后续流程开展借鉴经验。
3.4 以良好组织语言为技巧进行沟通
良好的组织语言是代理方与经办人之间进行沟通交流不可或缺的重要技巧。代理人在沟通交流中务必要做到全面正当的语言组织技巧，同时注重个人语气、语调的应用，通过缓和的语气、轻快的语调来活跃双方沟通氛围。代理方在沟通过程中还应做到不卑不亢、有礼有貌，通过自身魅力加强沟通效果，通过专业技能来把握沟通方向，通过语言组织来辨别沟通内容，确保代理方与经办人之间的沟通能够达成实效，取得成果。
四、结语
综上所述，本文针对工程招标代理项目中代理方应注重的沟通管理内容进行了具体分析，代理方应分析沟通管理的具体内容、应用沟通管理的方法形式、通过沟通管理的使用技巧，确保工程招标代理项目的顺利开展。
参考文献：
[1]董希胜. 浅析建筑工程招标代理的质量管理策略[J]. 建筑知识，2017（10）：131-132.
[2]胡静. 浅析工程招标代理机构存在的问题及针对性应对措施[J]. 建材与装饰，2017（26）.
论文作者:王冠煦
论文发表刊物:《基层建设》2019年第8期
论文发表时间:2019/6/19
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