广东省高速公路有限公司 510100
摘要：高速公路建设规模一般都比较大，建设里程从几十、几百、甚至上千公里，施工范围非常广泛，一般要跨越几个市或者省。建设一条高速公路需要耗费大量的人力、物力、财力，工程建设涉及专业多，各个专业相互衔接需要建设、设计、施工、监理等多家单位密切配合。为了确保高速公路工程项目建设质量，需要建立一支高素质的档案专业队伍，对档案管理工作进行规范化、信息化管理；为高速公路的建设与管理提供基础保障。
关键字：高速公路、档案管理、规范化管理、信息化
引言
随着高速公路建设的不断发展，档案管理的地位越显重要，档案管理成为工程建设重要组成部分。档案管理为高速公路建设提供了最直接、最可靠的原始资料，本文就档案管理的规范化建设进行研究分析。
一、档案管理对高速公路建设项目的积极意义
高速公路建设项目文件材料的管理贯穿项目的始终，自项目立项审批至竣工验收。它直接反映了项目的进度、质量、费用、安全管理的基本情况，为建成后的高速公路工程管理、维护、运营、扩建、改建提供相关资料。有利于设计单位优化设计方案，有利于施工方优化施工方案，为业主节省投资，为未来道路的规划与建设提供重要的依据。
二、高速公路档案管理的现状
(1)档案管理体制
通过分析各省编办批复的关于高速公路管理机构设置文件，可以了解到高速公路系统内部并没有设立专门的档案管理机构，没有相关的专业人才，也没有完善的档案管理的规章制度。一般由各单位、各部门内部的办公室文员、人事部门人员、财务部门人员兼职日常的档案归纳整理工作。大部分高速公路的管理单位对档案管理不重视，形式主义较为突出。对各部门各阶段的资料侧重于日常的使用，忽略了资料的收集、整理、归档的重要作用，导致项目档案的规范性不强，不能做到全面、准确、系统、及时地完成竣工文件资料编制工作。
(2)档案人员专业素质
大部分档案管理人员由其它人员兼职，没有接受过专业系统的档案管理知识的培训，专业水平参差不齐、责任心不强。随着信息化时代的发展，档案管理、信息化处理的综合性专业性人才更为缺乏。由于高速公建设单位对档案管理不重视，施工单位对档案管理不规范，对档案管理专业人才不重视，职位薪资较低，导致档案管理人才流动性大，不利于档案管理工作的开展。部分档案人员未能根据工程进度及时进行文件材料的编写，直到工程竣工时，才开始编写文件材料。甚至为了应付检查胡拼乱凑，失去了档案管理的意义。无法保证第一手原始资料的及时、完整、真实，严重威胁到档案的真实性与完整性。
(3)办公软件格式标准缺乏规范性
由于高速公路工程建设规模大、专业多、建设时间长、产品一次性的特点，项目档案工作由多个参建单位共同参与编制完成。在实际工程中项目主业、施工、监理、检测等各参建单位未能制定统一档案管理制度是阻碍项目档案及时收集、归纳、整理的主要原因。
(4)数字化、信息化不全面
目前档案信息化是档案管理的发展趋势，配备相应的计算机及软件使用是落实信息化管理的基础。各参建单位缺乏统一的软硬件设施，有些单位甚至未配备档案管理软件，没有将纸质文档转化为数字化档案管理，保持纸质文件管理，导致资源共享相对滞后。
三、加强高速公路档案管理的规范化建设
(1)建立符合高速公路建设的档案管理制度
高速公路档案工作是项目管理、技术管理、施工生产管理的重要组成部分，管理部门严格根据《档案法》建立档案管理制度，加强行业内各个部门的沟通交流，加强与外部各界的沟通合作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆首先要加强各参建单位的硬件建设，其次，建立档案管理网络，制定档案的各项管理制度和责任追究制度。在项目建设的各个阶段，指定专人负责、配备配合人员支持资料员的档案工作，使档案编制与管理工作做到有章可循，有法可依。最后，严格把关档案的借阅程序，建立档案借阅管理制度。将档案管理作为高速公路各参建单位工作考核的重要部分。
(2)档案的收集、鉴别、分类、整理、归档、立卷
高速公路建设过程中为了把握工程进度，对基础档案及时进行收集、整理尤其重要。而项目档案的数量庞大，专业性强，凡是与高速公路工程有关的活动，具有查考利用价值的各种载体的文件材料都要及时收集齐全，归入竣工档案。不同单位对档案的收集范围不同，各参建单位需做好材料的收集工作，及时进行档案的保管。各分期资料一定要及时、完整、真实，各项手续齐全。其中设计资料要由编制人员签名并加盖设计单位公章，通过审批后才能进行收集。技术交底资料须有明确的验收规范，验收记录要在下一道工序开始之前完成。归档工作要注意几大要素：地理位置、具体名称、施工准备、参加单位的名称、开始与结束的时间、会审内容等，细致做好档案资料的鉴别、分类整理。要把握文件立卷归档的时效性，分清主次，明确立卷归档的重点并进行合理的分工，坚持“以我为主”归档原则，文件要以本部门或直属上级部门形成的文件为主要原则进行立卷归档，注意维护全宗的完整性。
(3)档案管理人员工作标准
高速公路在职的档案管理人员应当严格按照档案管理工作的各项规章制度办事，做一个有原则，有职业操守的人，遵守档案保密制度，按照阅档规定进行查阅、利用档案资源的人提供严谨优质的服务。档案室是国家档案工作组织体系中最基层、最大量的业务机构，档案室管理人员要做好“八防”工作，保障档案资料不受到火、光、尘、潮、霉、有害气体、还有虫子及被盗窃的风险。定期进行安全隐患排查，发现问题就要及时解决问题。
(4)信息化档案管理规范
信息化技术是时代发展的主流，为人们生活提供了便利。高速公路建设也顺应时代发展潮流，推广档案管理信息化。各参建单位全面配备计算机，实时更新所应用的档案管理软件。引入信息化档案管理技术人才，配备素质较高的风险控制技术人员。电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的管理与监控，如果存在相应的纸质文件，我们应在内容，相关说明及描述上保持一致性；如果没有文本形式的电子文件，我们应及时打印纸质版本，进行保存归档。我们应当选择质量优质的存储软磁盘，其存放室应当保证无尘、无腐蚀气体、无潮湿、无振动以及无强磁场干扰。
在高速公路档案信息化建设过程中，我们务必要遵守三条基本的原则。一、文档一体化，即文件的产生到归档的全过程保证文件内容的完整性及元数据结构一致性，利用办公自动化、OA或档案系统与档案管理相结合实现文档的一体化管理。二、双轨制，是指纸质文件与电子文件并存的一种管理方式，既是对传统纸质档案管理体系的重构与维系，也是对新兴信息化档案管理的一种保守与折中，随着时代的发展，科技的进步，双轨模式可能会出现改变。三、保证网络安全，信息化往往会面临网络病毒的攻击、系统漏洞、系统应用安全风险，造成电子文档的损毁、丢失。首先我们要做好档案信息化网络安全风险评估，再做好网络安全风险的防范。具体措施有：第一，完善档案的管理制度；第二，树立网络风险意识，加强档案队伍管理；第三优化网络规范准则，巩固技术防范能力。保证网络安全是促进高速公路档案信息化发展的重要任务，是实现档案现有价值的重要途径，也是促进网络全球化的发展趋势。
结束语
本文从档案管理的各个方面进行分析讨论，总结出了档案管理的重要措施，档案管理规范化可以提高高速公路档案管理的工作效率和质量。做好档案的管理工作，利用信息化技术，结合全国高速公路信息共享资源，促进高速公路各项工作的高效实施。
参考文献
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[3]潘雷.现代项目管理在高速公路施工企业中的应用研究[J].天津财经大学, 2006-05-01.
论文作者:张业香
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年5期
论文发表时间:2019/7/12
标签：档案论文; 档案管理论文; 高速公路论文; 文件论文; 单位论文; 工作论文; 纸质论文; 《建筑学研究前沿》2019年5期论文;