通化钢铁股份有限公司
引言
计算机技术、网络技术以及通信技术的快速发展，让全社会进入了一个信息化时代。信息化时代的到来对各行各业产生了不小的影响，档案行业自然也不例外。相较于以往，我国档案事业已经取得了长足进度，特别是档案信息化建设步伐进一步加快，进一步促进了档案信息知识属性表达，转变了传统档案管理模式。
1档案管理电子信息化的重要性
①共享档案信息资源，在当今社会中，我们正处于信息化时代，很多企业中，均在不断建设信息资源共享平台，采用现代化管理模式，在企业管理中，通过信息化平台的构建，能够融入相应的电子信息技术、网络技术等等。管理人员在了解企业员工时，利用数据平台，就能掌握他们的学历，经验、职称等情况，还可以快速查找相关的信息，在第一时间内，了解企业的固定资产及库存情况，不仅如此，在各部门之间，不仅可以及时沟通，还能共享相应的资源，有效提高了工作效率。②为决策者提供可靠信息，根据企业的档案管理工作，可以充分反映出企业的经营情况，在企业的档案中，对员工档案进行了记录，还会涉及很多重要的资料等。通过档案管理的电子信息化管理，在很大程度上，可以进一步提升档案管理工作的规范化、规范化。当企业各部门中，如果需要做出重大的决策，在这个时候，就需要收集相应的信息资料，在档案资料系统中，记录着详细的企业信息，决策者可以及时有效的查相应的资料，通过比较和分析，③提升工作效率，在任何一个企业中，均有着相应的工作流程，各个部门之间相互配合，共同完成相应的工作任务。在电子信息化平台上，企业的所有信息资源都能进行共享，各部门之间的沟通会更顺畅，有效的沟通是做好所有工作的前提，同时，对于企业员来说，也会提升工作效率。经过大量的实践可知，在企业档案管理方面，如果能够有效地开发与利用，可以为企业节省很多的资源，有助于节能生产运营成本，让员工高效的工作。
2网络环境下企业档案管理的信息共享机制建构
2.1树立大数据理念，做好档案信息化的统一规划
要全面树立大数据理念，结合企业的具体实际情况，建构与企业发展、时代要求相契合的档案信息化体系，以网络+智能为特点，加强对企业档案信息化建设的统一规范、统一规划、统一标准，正所谓"无规矩不成方圆"，企业档案信息化建设要在充分运用大数据技术的前提下，实现可视化分析、数据挖掘、预测性分析、语义引擎等，利用这些先进的技术，实现对企业档案信息的采集、分析、加工、处理和存储，形成科学合理的档案信息化体系。要将档案信息化建设与企业的信息化建设相结合，将档案信息化与业务专业流程、办公OA相结合，在全员参与的前提下，实现彼此之间的协调、衔接和统一，以更好地实现对信息化系统的升级和维护管理。
2.2企业数字化档案信息的处理
严格意义上讲，即文档的规范化信息化处理，这一点是企业信息化办公以及计算机操作管理的前提。对于大集团公司而言，特别是对于早期的一些文档数据、资料信息等，传统管理模式相对杂乱无序。不仅如此，早期的纸质文档数据庞大，且分布广，存储分散，将以往的各个阶段的历史数据和文档资料全部录入到数据库中显然是不现实的。即便实现了公司各部门以及各子公司、分公司项目信息全部入库，所带来最直接的困境就是限制了档案检索效率。当然，与传统管理模式以往相比，企业档案的数字化还是大幅提升了检索的效率。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆以某集团公司的基建档案为例，早期的信息化建设改进中，需遵从以下流程。首先，以某建设项目作为单位收集档案资料，并以此为基准点，挖掘该项目所涉及到的各个部门以及负责单位，这样对于该项目以及该类项目的数据收集便会更具针对性。其次，对收集到的各类档案资料进行鉴定，依照科学管理建设项目文件的方法来操作。包括核查、归类、入库，对部分关键信息特别标注，剔除无效无关的资料数据，最后再正式分类并组卷。上述提到的以建设项目为单位的文件，包括合同资料、设计资料、施工资料、会议资料、评审资料、进度控制以及成本开支等。
2.3构建企业档案知识管理系统
实现档案信息化是企业档案知识管理、开发的必要前提。因此，企业需要构建一个完整的知识档案管理系统。系统安全方面，要统一设置权限。企业根据用户身份设置系统登录权限，如档案管理人员、领导层、中层管理以及普通员工，需结合档案保密级别设置差异化的登录权限。例如，档案管理人员可进行在档案系统当中进行数据添加、删除、修改等操作，并且能够结合用户使用情况进行日志分析；领导层具有查阅所有档案的权限；中层管理者可查询与本部门相关的档案；普通员工只能查阅与自身业务相关的档案信息。同时，知识档案管理系统要与企业内部OA关联起来，能够进行远程登录，并以权限作为支持，借助防火墙等安全技术将一些不安全信息及非法用户隔离，防止越权访问，确保系统稳定运转。功能方面，系统具备知识抽娶信息挖掘以及搜索导航功能。借助这些功能，用户可对不同的档案信息进行数据关联，从而发掘出档案信息之间的潜在联系，形成一个整体化的知识信息集。系统分为多个子系统，如知识服务子系统、档案信息服务子系统、档案信息基础服务子系统、档案信息开发、利用系统等，各子系统分别承载了不同的功能，共同实现档案管理、开发及利用。
2.4数字化档案信息的备份。
数字信息化管理模式相对于传统纸质管理，其优势不言而喻，但系统的安全性、平稳性等，对于数据的存储影响较大，并且会直接受到内外部环境的影响。简单举个例子，公司的小王有几份重要文件，需要上交多个部门。只需要一个U盘或存储系统，通过移动终端设备即可快速传递。在以往，需要将纸质文件频繁打印，时间上、金钱上等消耗较多。但是，当U盘或存储系统发生故障，尤其是极端的情况下，内部的各文件信息有可能彻底消失，造成的损失是非常巨大的。正因如此，对于数字化系统下档案信息的备份是必须的。无论是容灾，还是存储，数据均属于在线储存的状态，而备份则属于数据安全的最后屏障。与上述举例中的U盘不同，光盘本身就属于离线保存，但其本质是一致的，即数据备份的重要性。利用备份，可最大限度恢复可用数据。对于企业各职能部门的自身数据的存储，更变得更加针对性。彼此之间统一上传，但又独立存在。
结语
网络时代下的企业档案信息化管理极其复杂，企业要根据自己的具体情况，进行标准统一的规划，建构和完善科学合理的档案信息化管理系统，运用大数据技术和手段，实现全新的档案信息化、数字化管理模式，以更好地提高企业档案信息化管理效率，提升档案信息的开发利用能力。
参考文献
［1］施成荫.网络环境下对档案信息资源共享的探讨［J］.机电兵船档案，2016（5）：67-69.
［2］张俊芳.招商引资项目档案管理与信息资源共享分析［J］.卷宗，2017（36）.
［3］王小亚.网络环境下应加强企业档案的信息化建设［J］.化工管理，2018（14）.
论文作者:于晓静
论文发表刊物:《科技尚品》2019年第3期
论文发表时间:2019/7/18
标签：档案论文; 企业论文; 信息论文; 数据论文; 系统论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 《科技尚品》2019年第3期论文;