文件生命周期理论在电子文件时代的修正与发展，本文主要内容关键词为：文件论文,生命周期论文,理论论文,时代论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、电子文件时代的来临
20世纪中叶以来，信息技术革命对档案领域产生了巨大影响，最明显的表现之一就是依赖计算机生成和读取的文件大量产生，开始冲击传统纸质文件的统治地位。西方档案界从20世纪90年代起普遍采用了“电子文件”(Electronic Records)这一概念，逐步取代了早些时候使用的“机读文件”(Machine-Readable Records)的称谓。当前，电子文件的定义纷繁复杂。美国《联邦管理法规》（1992年）指出：“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定”；（注：冯惠玲主编：《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社2001年版，第1页。）澳大利亚《文件管理标准》（1997年）指出：“电子文件是由电子计算机交流与维护的文件”；（注：冯惠玲主编：《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社2001年版，第1页。）国际档案理事会《档案术语词典》（1995年）指出：“电子文件是通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡／带之上的文件／档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排”；（注：国际档案理事会主编：《档案术语词典》，1995年修订版。）国际档案理事会电子文件委员会（1997年）指出：“电子文件是一种通过数字计算机进行操作、传递或处理的文件”，（注：国际档案理事会电子文件委员会：《电子文件管理指南》，1997年。）等等。从这些定义不难看出，国际档案界对电子文件的基本特征已经形成共识——依赖计算机生成和读取；以代码形式记录信息；符合文件的属性要求。电子文件在生成、保管、传递和利用等方面与传统的纸质文件已有很大区别，其特点包括“信息的非人工识读性”、“系统依赖性”、“信息与特定载体之间的可分离性”、“信息的易变性”、“信息存贮的高密度性”、“多种信息媒体的集成性”、“信息的可操作性”等等。
随着电子文件概念的普遍采用，“电子文件时代”从20世纪90年代以来也成为中外档案界普遍接受的一个概念，颇有些约定俗成的意味。电子文件时代来临的标志就是“电子文件”取代了“机读文件”并得到广泛采用。这种取代并非一种简单的、表面化的称谓改变，相反表明西方档案界认识到电子文件与机读文件已有显著区别，因而电子文件带给档案理论与实践的影响比机读文件更加全面和深刻。
机读文件主要是从20世纪中叶起在纸质环境下产生的，当时的档案工作以手工管理模式为主，电子计算机多被当作提高信息处理速度的工具。因此，机读文件大多被视为纸质文件的一种辅助形式，并未取得与纸质文件相抗衡的专业地位。而到20世纪90年代，现代信息技术的发展使电子环境已经具备，此时档案工作的计算机管理模式占据了主导地位，文件的所有操作大多以计算机为平台。电子文件已成为当代社会各种机构和人员完成其管理活动的重要工具，它不再是纸质文件的辅助形式，相反上升为一种并存形式，甚至存在取代纸质文件成为主导形式的可能。这些不同特点使电子文件与机读文件带给档案工作的影响具有明显的差别。由于机读文件的辅助地位，档案界关注的主要是其信息内容而非原件属性，研究内容也偏重于技术方面，实施管理也大多依赖信息技术人员，档案人员较少参与。相反，面对大量产生、并有可能成为档案主导形式的电子文件，档案界必然高度重视其原件属性，对其研究必定要超越技术的范畴，变为全方位地思考电子文件管理的理论原则和实践方法。换句话说，电子文件引发了对传统档案理论和实践的全面冲击。
二、文件生命周期理论在电子文件时代受到的挑战
随着电子文件的大量产生，电子文件越来越多地受到中外档案界的重视，成为各国学者重点研究的一个新领域。电子文件与传统纸质文件的显著差别，使它对传统的档案理论产生了一定挑战甚至是冲击。文件生命周期理论自然也不例外。
电子文件对文件生命周期理论提出的挑战主要表现在三个方面。
首先，中外档案界认为电子文件的生命周期需要有新的理解。加拿大档案学者凯瑟琳·贝利(Catherine Bailey)认为，传统文件的运动阶段大多顺向前进，但相当一部分电子文件在特殊情况下可能作逆向运动；并且传统文件运动阶段的界限比较清晰，容易区分，但电子文件往往可能会同时处于不同的运动阶段，难以划清各阶段的界限。这些变化使得套用传统文件的生命周期概念来处理电子文件，就很难行得通。（注：（加拿大）凯瑟琳·贝利：《档案理论与电子文件》，《加拿大档案研究与来源原则的重新发现》，1993年版。）澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德(Frank Upward)也指出，纸质文件从生成到处置的直线式运动过程已难以适用于电子文件。（注：（澳大利亚）弗兰克·阿普沃德：《文件连续体的结构化：后保管时代的原则与性质》，《档案与手稿》第24卷，1996年版。）我国学者何嘉荪也提出了类似的观点。
其次，中外档案界在对电子文件生命周期的阶段划分也提出了不同看法。国际档案理事会电子文件委员会在1997年制定了《电子文件管理指南》中把电子文件的生命周期划分为设计、形成和维护三个阶段。其中，设计阶段是指电子文件管理信息系统的设计、开发和安装阶段；形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程；维护阶段是指对于形成后的电子文件的技术维护和保管。这一分法与文件生命周期理论的原有分法有了很大区别。它借鉴的是计算机技术中“软件生命周期”的分法。而且，它划分的着眼点不再是文件本身，而是电子文件管理信息系统本身；划分的依据不再是文件内在价值形态的变化，而是电子文件管理活动的先后流程。
再次，中外档案界还认为，文件生命周期理论揭示的文件各阶段特定价值与相关因素的对应关系不再适用于电子文件。比较典型的例证就是美国匹兹堡大学(Pittsburgh University)针对失去现行效用的电子文件的保管问题，提出了“分布式保管”的方案。匹兹堡方案认为，由于电子文件的运动阶段及其具体划分与传统纸质文件的相比发生了诸多变化，传统文件各阶段的对应关系不再适用于电子文件，为此进入档案阶段的电子文件无需移交到档案馆集中保管，相反应仍然由形成机关继续保管。
三、文件生命周期理论在电子文件时代的补充——文件连续体理论
面对电子文件的挑战，澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德于20世纪90年代提出了一种名称全新的“文件连续体理论”(Theory of Records Continuum)，试图取代传统的文件生命周期理论。文件连续体理论的形成经历了一个发展过程，其思想火花萌发于20世纪中叶澳大利亚档案学者伊恩·麦克莱恩(Lan Maclean)的观点之中，80年代中期加拿大档案学者杰伊·阿瑟顿(Jay Atherton)明确提出了“连续体”的概念，直到90年代，澳大利亚的弗兰克·阿普沃德、苏·迈克米希(Sue Mckemmish)以及英国的弗林(Flynn)等档案学者的研究使文件连续体理论基本成型。在他们看来，文件生命周期理论描述的文件运动过程阶段性太过分明，难以适应电子文件的特点，因此需要将文件的运动过程视为一个连续统一体。连续体理论的名称正由此而来。
文件连续体理论的主要内容是构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。这一多维坐标体系包括4个坐标轴——文件保管形式轴、价值表现轴、业务活动轴和形成者轴。其中文件保管形式是核心轴，因为它的变化带动了其他坐标轴的相应变化。文件连续体理论通过描述文件保管形式轴上4个坐标的变化引发形成者轴、业务活动轴和价值表现轴上特定坐标的相应变化，揭示出文件的四围运动过程。第一围是单份文件，此时文件对应的形成者是某一具体的个人，反映的业务活动是某一具体的行为，表现出的价值形式为具体行为的轨迹。第二围是案卷，即一组文件的集合，此时文件对应的形成者是机构内部的一个部门，反映的业务活动是包含若干行为的某一活动，表现出的价值形式为活动的凭证。第三围是全宗，即一个机构所有案卷的集合，此时文件对应的形成者是一个特定机构，反映的业务活动是包含若干活动的某一职能，表现出的价值形式为机构记忆。第四围是全宗集合，即所有全宗的集合，此时文件对应的形成者是整个社会，反映的业务活动是社会的意志，表现出的价值形式为社会记忆。
笔者认为，文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充和发展。这是因为，文件连续体理论选择全新的研究角度、运用全新的研究方法，深入揭示电子文件的连续运动过程，展现电子文件各阶段相互关联、相互影响和相互转化的可能性，从而更好地适应了电子文件的运动特点，使文件生命周期理论得以进一步完善。具体来说，文件连续体理论的进步之处可以归结为四点。
第一，文件生命周期理论的研究视角集中在文件自身，考察的是文件实体从形成直至销毁或永久保存的运动过程及规律；而文件连续体理论选取的独特研究视角是文件保管形式与业务活动和业务环境的互动，考察的是文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律。
第二，文件生命周期理论主要运用平面的、单维的研究方法，这种直线式的方法对描述电子文件运动的复杂状态很可能会有力不从心之感；而文件连续体理论将文件置身于一个多元时空范围，转而运用立体的、多维的研究方法，全方位地考察文件运动过程及规律，可能很好地解决上述难题。
第三，文件生命周期理论偏重于强调文件运动的阶段性，主张划清各阶段的界限，实行阶段式管理，相应使得文件管理与档案管理的界限十分清晰。相比之下，文件连续体理论更多地突出文件运动的连续性和整体性，将文件视为一个无需明确分割的连续统一体，这准确地揭示了电子文件各阶段界限日趋模糊、联系却越发明显的运动特点，因而适用范围更广、生命力更强。
第四，文件生命周期理论偏重于强调各阶段文件的价值形态与保管场所、管理方式的对应关系，面对电子文件的自身特点以及阶段界限日益模糊的现实，文件生命周期理论自然受到挑战；而文件连续体理论不再要求相关因素的机械对应，从而更好地顺应了电子文件时代的发展要求。
四、文件生命周期理论在电子文件时代的修正
尽管文件连续体理论的进步意义不容否认，但目前国际档案界对它能否取代文件生命周期理论尚存在意见分歧。笔者认为，文件生命周期理论作为对文件运动过程及规律的科学揭示，在本质上仍然适用于电子文件。只要对文件生命周期理论的基本内容进行部分调整和修正，这一理论完全能够从容应对电子文件的挑战。
文件生命周期理论的基本内容可以概括为三点：文件从其形成到销毁或永久保存是一个整体运动过程；文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段；不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系。上述概括表明，电子文件对文件生命周期理论基本内容的挑战主要集中在文件的阶段性以及各阶段相关因素的对应关系上。因此，针对电子文件的运动特点，可以将文件生命周期理论原有的三个基本点进行调整和补充。
首先，文件运动的整体性保持不变。尽管电子文件的运动特点与传统纸质文件已有一些区别，但从宏观角度来看，电子文件与传统纸质文件同样都存在一个从“生”到“死”的生命过程，确切地说是都有一个从生成直至销毁或永久保存的运动过程。这种生命过程决不会因为文件记录载体和方式的不同而发生改变。因此，文件生命周期理论原有的第一个基本点可以调整为“电子文件从形成到销毁或永久保存同样是一个完整的运动过程，而且这一过程应纳入统一的电子文件管理系统之中”。
其次，文件运动的阶段性特点发生变化。与纸质文件相比，电子文件的运动特点更加复杂——既可能作逆向运动，也可能同时拥有不同的阶段形式，各阶段之间的界限趋于模糊。从文件运动的阶段性来说，文件生命周期理论原有的第二基本点可以修正为“电子文件的完整运动过程依据电子文件价值形态的变化也可以分为若干阶段，但不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能”。
再次，各阶段文件的价值形态与相关因素的对应关系也发生了一些变化。由于电子文件的不同特点，文件价值与服务对象、保管场所和管理方式等方面的对应关系的确发生了一定变化，但这些对应关系只是部分变化，并非全部消失。出于对技术、设备和系统的依赖性，也由于信息内容与载体的可分离性，电子文件可能不应当再强求与保管场所的对应。尽管从理论上讲档案馆是进入档案阶段的电子文件的最佳保管场所，却往往会受到一些实践条件的制约，因而对电子文件与其保管场所对应关系的提法不宜过于绝对。因此，文件生命周期理论原有的第三个基本点可以修正为“电子文件在第一阶段因特定的价值形态仍然具有不同的服务对象和管理方式，但电子文件的阶段性与其保管场所的对应关系已经弱化，甚至可能丧失”。
此外，针对电子文件的特点，文件生命周期理论还需要补充第四个基本点，即“对电子文件运动过程应当进一步加强全程管理和前端控制，起点需要延伸到电子文件管理系统的设计之中”。这样补充是因为全程管理和前端控制的思想对于电子文件管理而言显得格外重要，远远超过了对传统纸质文件的意义。
总之，文件生命周期理论在电子文件时代的修正和发展具有十分重要的意义，这是为了更好地适应电子文件的运动特点、更准确地揭示出电子文件的运动过程及规律，进一步增强文件生命周期理论自身在电子文件时代的适用性和生命力。