摘要：医院作为一个人员多机构复杂，人员流动大的一个公共场所，因此严格做好医院的人事档案管理，对于优化人力资源配置、提高医院管理水平、增加医院的经济效益等方面具有重要意义。而医院需要结合自己的特点和实际情况，不断改进和完善本院的人事档案信息的管理制度，提高相关人员职业素质，加强医院人事档案信息化建设，扩大对人事档案信息的开发利用，这些都是提高医院人事档案管理工作的有效措施。
关键词：医院；人事档案信息化；有效措施
档案作为记录信息的重要载体，是对人类在社会各项活动的重要记录，可以说是人类的历史文化遗产，也是社会的重要文化财富。而医院人事档案的管理作为医院管理中的一项重要工作。随着时代的不断进步，现在早已走进了信息时代，而对于档案的管理，传统的管理模式早已不能满足现在档案管理的需求。因此探究现代医院人事档案的管理及信息化建设是十分有必要的。
1.医院人事档案管理信息化建设的重要性
第一，是保护的档案的需要。在如今实现了信息化管理之后，档案的保存及查询大多是在电脑上来进行的，这样会更加利于我们保护原始档案，而档案的保存时间也得以延长。
第二，能提高档案管理的水平。利用先进的设备和技术，来实现管理的现代化，能快速提高工作效率，能提升档案的管理及利用的水平。信息化的管理使得档案的使用直接在电脑上进行，使得查询及采用能高效进行，同时能精确的进行检索，节省了大量的人力和物力，也使得档案保管的成本得到一定程度的降低。
第三，利于医院优化人力资源配置。医院人事档案是医院组织人事部门对人员管理的重要凭证，也是开展各种工作的基础，也是医院在进行考察、选拔人才，加强人才队伍建设，加强党政管理等工作正常开展的基础。而传统的人事档案管理侧重于人工收集、整理、管理等等，效率低。而人事档案的科学管理对于医院的相应改革与发展提供了一个扎实的人力资源基础。
因此对医院人事档案的管理利用了现代化的信息技术，使得人事信息能实现智能检索和网络传递，进一步扩大了人事档案信息的内涵，使得人事信息的分析能力得到了增强，因此能保证医院在人才培养、干部任用、职称评定等多个方面的公正，也为医院的不断进步和可持续发展打下坚实的基础。
第四，是衡量医院现代化的重要标志。在党的十六大上强调：“大力推进信息化，加快建设现代化”。因此信息化水平能衡量一个地方的现代化程度的标志之一，而对于人事档案进行信息化建设是为了适应国家信息化建设和档案事业发展的要求。
2、档案管理信息化的涵义
档案信息化
档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一组织下，对档案管理时，全部使用现代信息技术，保证对档案的信息资源进行保护、管理和利用。其中，需要注意四个方面：一是对档案信息进行数字化、网络化；二是使得档案信息的接收、传递、管理等实现一体化；三是实现档案信息的共享；四是不断变革档案管理模式。
档案信息化的优点
档案信息化的优势很多，一是有明显的空间优点，只需要一个移动存储盘便能对档案进行保管，储存。移动存储器体积小但存储量十分的大，能够一次性对所需要的档案信息进程储存
和保护，同时移动存储器不易损坏，能够使用多次，且使用方便。档案的信息化管理是指将纸质的档案材料做成电子文档并及时归档，按一定的标准进行分类，方便之后的再次检索和利用。与此同时，档案的信息化也能避免文档的遗漏，能保证档案的完整性，并且对于档案管理的维护也更安全。在档案进行信息化管理时，能够进行多种方式的检索，例如关键词检索、日期检索等等，使得档案的查询更为便利快捷。
档案信息化建设的内容
对档案进行信息化的建设，主要包括以下几个部分：一是将数据信息化，将应该存档的文件、资料等统一录入电脑。二是对工作流程进行信息化，对档案按类别进行分类，排序，归档保存，进行管理。三是实现档案检索的信息化，在进行检索时，要做到能保证通过检索方式能准确地检索到所需要的档案信息、资料、原始记录等等。
3.目前医院人事档案管理存在的问题及原因分析
第一是没有真正意识到人事档案管理的重要性。
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随着社会的不断发展，且人事制度改革不断深入的情况下，人才的流动日趋加大，原来传统的“人在档在”的制度受到冲击，许多“有人无档”“档在人不在”的现象不断涌现。当前，现存的医院大多存在“只注重医疗事业，轻视人事档案管理”的现象，对人事档案管理工作人事简单，只停留在对档案的保管的简单观念上，没有意识到人事档案的信息用于人员管理，人才开发等方面，没有真正意义上理解人事档案管理工作的重要性。
第二是医院现行的人事档案管理制度落后。
随着人事制度不断进行改革发展，人才流动量也在不断加大，医院等医疗卫生单位选用人才的手续也在简化。因为人事档案管理实行“终身制”，难以及时得到修正或补充，使得人才流动受到阻碍。而医院的规模随着社会的进步也在不断扩大，人事制度改革和人员任用模式的改革发展，对于医院人事管理模式也提出了更高的要求。
第三是人事档案管理人员的素质较低。
由于医院对于人事档案管理的不重视，使得对人事档案进行管理的人员的选用则不加挑选，多任用中途转行或退休人员来对档案信息进行管理，年龄及知识结构的不均匀，学历不高，专业知识和技能缺乏，不熟悉医院的相关管理工作，只能对档案信息进行简单的收集保管工作。而人事管理工作涉及多个方面，例如年度考核工作、干部或职工人事关系的调动等等，这些都需要人事管理部门来负责，而没有专业知识或技能的管理人员只能做简单的工作，难以胜任该工作，对于医院的管理是十分不利的。
第四是管理设备落后。
医院对于医疗设备的重视程度远超于对于人事档案管理，因此对于人事管理设备的设施投入少，设施简陋，办公环境差。然而人事档案材料多为纸质，则这样的环境难以保证档案的正常保存，且不利于信息的快速检索。
4.医院人事档案信息化建设的策略
一是要提高医院管理层的思想意识，增强人事档案管理工作的紧迫感。
医院人事档案的管理工作是医院人事工作的重要组成部分之一，而医院的管理层要认识到人事档案管理对于医院人才的应用，优化医院人力资源配置等等都有很大的作用，要更加重视人事档案的管理工作，改变传统的档案管理理念，要意识到人事档案信息管理的重要性，增强档案管理工作的紧迫感。
二是完善医院人事档案管理制度。
人事档案的管理往往是一项业务繁忙的工作，因此要有一套与之相匹配的制度。因此医院要在日常的档案管理工作中发现问题，并不断改进和完善相关的档案管理制度，使得档案能够在一套行之有效的制度下能得到更好的管理。
三是配齐各项硬件设施。
医院要在改变思想认识的基础上，对档案的管理需要进一步完善各项硬件设备，最好能研究出适合自己医院人事档案管理的相关软件或系统，进而使得人事档案管理工作得到进一步提高。同时，还需要建立档案信息数据库，这其中包括各个职工的个人情况，家庭情况等等各种信息，在将信息录入电脑时，要保证其准确性，便于之后检索的准确与快捷。
四是加强管理人员的专业素质。
要想对信息化的档案进行管理，则其管理者必须掌握计算机及文件管理的相关专业知识，能对档案信息进行很好的管理。同时，管理人员需要常常进行培训学习，掌握新技能，更新管理理念，并且管理人员要十分熟悉计算机技能，能对突发情况进行一个很好的应对与处理。
5.结束语
加快医院人事档案管理信息化的建设，对于医院的整体管理水平的提升有着不可替代的作用，因此医院要以发展的眼光对人事档案进行管理，加大投资，不断优化其管理设备与管理方法，使得医院人事档案管理工作能有效优化医院人力资源。
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[3] 王 娜. 浅谈档案管理信息化［J］．科技创新与应用，2012，(26)：319－320.
论文作者:胡苏
论文发表刊物:《基层建设》2017年第31期
论文发表时间:2018/1/24
标签：医院论文; 档案论文; 人事档案论文; 档案管理论文; 人事论文; 信息论文; 管理工作论文; 《基层建设》2017年第31期论文;