企业采购业务审计软件的功能实现，本文主要内容关键词为：功能论文,业务论文,采购论文,企业论文,软件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
赵新刚在《企业采购业务审计软件构建思路》一文（详见前篇文章，编者注）中认为，构建企业采购业务审计软件是企业内部审计信息化建设的突破口。从目前大、中型企业内部审计的工作内容看，适时引进企业采购业务审计软件，规范企业物资行为，制约各环节漏洞和问题的产生，降低企业的采购成本和物料管理成本，有助于体现内部审计的价值。而IT软件企业的研究开发，已经使企业采购业务审计软件进入了实用阶段。 企业采购业务审计软件的信息化环境 使用计算机软件对采购业务进行审计，内部审计机构所在的企业采购要达到一定的规模，使审计效果大于审计投入；同时采购业务审计软件要有可以攀附的信息化环境，以获得足够的电子数据，应包括但不限于以下四项信息化应用。 企业运营信息化。现代大、中型企业没有信息系统的支持是不可想象的。企业信息化应用一般包括三个系统，一是面向互联网的电子商务网站；二是面向主营业务的进、产、销、存管理系统；三是自动化支持系统，譬如：计算机辅助设计、计算机辅助生产、自动控制等。当然，如果企业已有投入实际运营的ERP（企业资源计划）系统则更为理想。ERP作为一个将企业全部资源进行整合、集成，对企业的物流、资金流和信息流进行全面一体管理的信息系统，对于企业采购业务审计的支持力度无可比拟。 采购管理信息化。现有的采购管理软件可以做到：一是对供应商、招标代理机构、评标专家的闭环管理。通过建立完整、动态的名录，防止资格造假；通过完整记录供应商投标、履约记录，招标代理机构对招标成果把握、过程管控，评标专家打分的公允程度等，使得招标中的关键主体形成良性的择优劣汰机制，震慑投机作弊行为。二是对投标、招标文件安全的管理。从创建招标项目、编写招标文件、发布招标公告、回复投标邀请书、澄清修改招标文件、下载招标文件、上传投标文件直至开标，都有数字证书加解密等措施来保证文件内容、形式和过程的安全。三是对造假的遏制。通过对供应商信息资料的积累和管理，设置市场准入、履约监管和信用评价等阈值，对标前、标中、履约阶段企业行为全程制约；对投标书“关键字”和报价数据进行相似检测、投标环境对比、报价偏离集聚等比对，震慑或者发现围标串标行为。四是采购过程的管理。主要是恰当保证招标、评标过程保密的强度和公开的时机，确保公平、公允、公道。采购管理软件已经有不同的版本，能够适应不同规模和信息化环境企业的需要，一定程度上可以用于审计。 财务审计信息化。财务审计是内部审计机构的重要业务，搞好财务审计虽然不能使内部审计机构一荣俱荣，但企业财务风险足以使内部审计机构一损俱损。在人员少、任务重的情况下，开展计算机审计，特别是联网审计，使用计算机审计预警模型，代替常见错弊的人工检查是提高财务审计效率的出路。同时，也是腾出人力开展企业采购业务审计的必要前提。 审计管理信息化。审计管理信息化是加强内部审计机构管理的重要措施，也是内部审计人员学习计算机技术、掌握计算机审计技能的主要途径。无论是企业统一的管理系统，还是内部审计机构单独使用的管理系统，都应当能够用于审计业务管理，包括制订审核审计计划，监控审计业务质量，查看审计业务过程，编制审批审计报告等。审计管理系统作为内部审计业务的基础系统，必须具备支持审计业务的功能，这样才能使各项审计业务相互融合，资源共享，成果共用。 企业采购业务审计软件的功能 查看企业采购业务实施。透过采购管理软件或者ERP中的采购管理模块，能够查看采购业务实施过程，对于内部审计人员来说是便捷、直观地使用采购业务审计软件的一种方式。这种方式，可以较好地适应内部审计及时、事中监督的特点，相同的操作习惯和操作界面在与被审计单位人员交换意见时更为直截了当。这就要求审计软件的制作厂家有较强的获取、处理异构数据能力，所制作的软件要能够实现恰当的权限控制，审计人员对评标过程和结果，应当是应知尽知。 采购业务数据的采集获取。审计软件是靠数据重组实现审计目标的。而管理软件一般不提供数据重组功能，审计人员利用管理软件对数据只能浏览。通过开发采购业务数据的采集接口，获取采购计划、立项审批资料、预算审批资料、采购招投标资料、采购合同、项目验收资料等涉及企业信息化各个系统的相关数据，实现财务数据与业务数据的比对，内部数据和外部数据的比对，才能实现“审计思路走到哪里，软件功能就支持到哪里”。 采购关键业务的审计分析。采购业务审计软件仅提供SQL查询器等通用查询工具，或者只提供几个固定查询界面实现“傻瓜式”展示，都是不够的。要根据采购内部控制的重点环节提供必要的审计分析工具，譬如：在采购计划的审核中，提供采购计划的数量、规格、性能等要素的审核界面；提供采购项目的各阶段投资金额对比分析工具；提供招投标过程完整性、规范性的比对审核工具。审计软件支持内部审计人员将审计分析方法保存、交互，形成新的分析工具。内部审计事中监督的特点很突出，及时获取数据比较方便，功能强大的审计软件增加了预警功能，如采购项目金额对应的采购方式预警、采购周期预警、采购预算指标预警、采购付款指标预警等。遇有情况发生，自动弹出界面，降低了内部审计人员的劳动强度，效果很好。 采购业务的统计分析。内部审计往往要从总体上给企业领导以宏观决策信息支持。采购业务源自不同的部门，负责采购的机构也有可能不止一个。内部审计既有超脱的地位，又可以全面涉及每一个采购项目，做全口径的统计分析是其优势，采购业务审计软件对此进行了良好的支持。比如采购品种、采购总量、采购周期、供货来源和资金来源等资料的统计。同时，采购业务审计软件提供了与其他系统数据进行关联比对的功能，可在此基础上进一步分析、挖掘，提供更有深度的决策信息。 采购业务审计作业管理。如果内部审计机构使用的办公室自动化系统不能对审计业务进行支持、控制，可以启用采购业务审计软件的作业全过程管理功能。考虑到作为独立软件使用的场景，软件的审计管理功能包括创建审计项目、编写审计方案、分配审计任务，编写审计底稿、导入审计证据、记录审计问题，提交审核汇总，形成审计报告，跟踪落实审计问题整改，直至审计文件归档等全套审计流程。如果审计流程管理已有其他软件担当，采购业务审计软件可以只启用与采购业务密切相关的特殊管理，以控制采购业务审计独有的风险。 企业采购业务审计软件覆盖的风险控制节点 企业采购业务包括诸多环节，不同企业有不同的设计。采购业务审计软件须关注企业采购业务的风险环节，能够采集相关数据，支持审计记录、分析甚至预警。主要有： 采购任务管理风险。主要包括：企业采购部门物料需求是否正常；物资采购计划编制是否有据；采购经办部门是否对供应商生产状况、质量保证、供货能力、企业经营和财务状况进行调查，调查结果有无不适宜选用的情形；选用的供货商、招标代理机构是否已列入黑名单；数量、价格的计划目标与可实现目标之间是否存在重大差异；采购方向、数量、时间、运输周期、使用期限等计划与实际之间的偏离风险可否接受等。 采购交易过程风险。主要包括：采购执行部门是否在规定时间、规定地点按照规定方式执行采购；在招标文件（公告）发布、资格预审、报名、签到环节是否存在违法违规行为；在开评标过程中，各方主体是否按照要求程序进行开评标，是否履行应尽义务；采购评审中的评审专家选择是否按照规定程序进行，是否按照招标文件要求进行评审；确定中标人的过程是否合理。 采购合同执行风险。主要包括：合同交货期的约定和实际执行是否吻合；物资到货有无验收，进货、入库、出库（领用）手续是否完备，原始记录是否及时完整；是否严格按合同约定的批次和比例付款；供应商在履行合同中的供货质量、履行合同次数、准时交货率、来料批次合格率、价格水平、合作态度、售后服务等是否满足要求；库存的合理程度，是否保持一定的产品存货以规避缺货损失，是否保持一定的料件存货以满足需求增长引起的生产需要。 企业采购业务审计软件可采用的新技术 一是数据挖掘技术。数据挖掘技术对于企业采购、库存等大量的结构化数据具有优势。采购业务审计软件按照云存储的特性，逐步动态收集、积累各类采购业务相关数据资料，供审计工作调用、对比和分析。根据企业规模和信息化应用完善程度，适时引用大数据管理，在分析型数据库的基础之上，进行分布式运算，实现基本数据查询和分析，基于海量数据多维度的聚类分析、关联分析，进一步归纳行业特征、标准或指标，建立审计模型分析，发现审计疑点，查证特定问题，更深入地分析采购业务。 二是物联网技术。物联网技术的应用可使企业物料管理透明化、实时化成为现实，提高物料的管理水平。物联网技术是企业特别是制造类企业信息化的重点，经营管理者通过无线射频识别（RFID）技术无接触感知、批量采集、自动获取的生产资源信息，是可靠的企业采购业务基础数据，将给审计带来极大的便利，而采购业务审计软件利用此类数据不存在任何障碍。物联网技术的应用有助于内部审计在过程监督方面发挥更大的作用。标签：企业采购论文; 内部审计论文; 审计软件论文; 软件论文; 审计计划论文; 审计质量论文; 审计流程论文; 审计目标论文; 企业软件论文; 采购流程论文; 管理审计论文; 功能分析论文; 招标文件论文;