摘要：档案是共性与个性的结合体。就共性而言，大至每个企业，小到每个基层单位，档案管理范围离不开文、财、基、设、实、人几大类，离不开收、整、查、借几件事。但就个体而言又各具特色，就如石油行业以勘探开发档案为主要内容；汽车制造行业以有汽车设计生产档案为重点等等，至于基层单位更会有独一无二“单位特色档案”。如何利用这些馆室藏的“特色档案”，选用适合的方式进行推广和展示，借以提升公众对档案及档案工作的关注度，是个值得档案从业人员用心研究的课题。
关键词：大数据；档案管理
1利用丰富的馆（室）藏信息，创建特色网络平台
计算机普及到今天，绝大多数的单位早已利用它做为平台发布各种各样的信息，供人们工作学习生活之用。近些年各级档案系统推行档案信息化建设，档案室馆（室）各类档案电子数据量大幅增加，很多珍贵档案和特色档案，也通过科学手段处理形成了便于保护，易于浏览的数字信息。同时数据信息形式也日渐丰富，档案信息也渐渐走出与世隔绝的境况，揭去档案神秘面纱用一种直观、便捷的方式开始与人们面对面对话，这是一件有利档案发展好事情。但是如果这个过程做的过于程式化，只是将可以发布的数据、文件、规章、制度张贴上来，没有任何特色可言，没有什么内容可以让人们提起兴趣去点击浏览的话，群众会认为这些与我没有多大关系，自然不会引起关注，这样的信息平台也不会起到多大的社会效果。以我单位为例，在2006年，我们开始在本单位门户网站上建立起档案管理平台，最初的想法就是将档案管理法律法规，管理规章制度放到上面供本单位员工学习参考使用，共设立了法律法规、信息平台、编研汇总三个模块，除了兼职档案员因工作需要进入平台浏览外，鲜有人至。我们也认为这是个专业管理平台，使用范围小众也是合理的。直到在一次日常查借阅时，查档人员无意中说看到我们编研汇总中《基建工程简介》觉得很有意思，了解到一些原来不知道的事情，只是内容太简单了，这让我们意识到这个平台还可以办得更丰富、生动更有特色一些，可以使受众范围更广些，可以利用这个平台、利用丰富的馆藏信息，利用我们档案人员编研材料，让人们得到更多想要了解的信息。
2围绕单位中心，精选特色内容
每个区域的发展都有其自己的历史，每个单位的经营运作都有其不同的主营方向，在这一过程中都会产生独一无二的特色档案。人们希望更多的了解和认识一个地区的过去，或用于科学地指导现在，规划未来，或仅用于缅怀过去的生活，因此潜心研究区域历史，单位中心工作，选择好网络平台内容，是建设特色网络平台的关键所在。
就我单位而言，主要以矿区服务为主营业务，管理维护着油田中心区范围内的公民商建筑，近1000多座，居民生活小区10片，并为中心区居民提供物业管理及餐饮服务等多项业务。大港油田的核心办公机构也大多建立在这个区域，油田四十多年的发展就是以这里为中心向外不断铺开，这其中不乏许多蕴藏着油田的历史，饱含着众多油田人美好记忆的老建筑、小区、公园等场所。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆许多人生活居住在这片区域很多年，并不了解它，不知道几十年如一日天天看到的钢筋水泥建筑会有怎么样的历史和什么样的故事，我们工作生活的这一片区域曾经有过哪些沧海桑田的变化，更不会有详实的资料信息。因此我们考虑可以在档案管理平台上开设“老建筑”“我身边的小区”“重点工程”“公司历史”等特色服务版块，可以利用档案室文档及图片等数据资源，以图文并茂的形式，较为详细地介绍公司的由来及发展、重点工程的介绍及其所起的作用；所辖小区的建成、变化与特色、老建筑的历史等内容，使人们从有兴趣浏览材料信息开始，逐步提高关注档案的作用、注重档案的收集的意识，这也会为档案人员更好地开展档案管理工作打下良好的群众基础。
3利用网络平台，丰富馆藏档案
做好档案特色信息平台建设，不仅可以满足公众的广泛需要，同时也可以丰富馆藏档案内容，弥补档案内容中的空白和不足。人们通过浏览平台上档案信息，提升的不仅是对历史、对政策、对所需内容的了解程度，更重要的是档案意识的增强。从前不知道需要归档的现在知道要及时入归档案；从前不知道要交到哪里的东西，现在知道先到档案室来询问。从被动催归到主动送归，公众档案意识的转变，才是档案信息平台建设的最终意义所在。
4档案特色平台的建设和充实应注意的几个问题
4.1切忌闭门造车
档案室固然有一定量的信息数据资源，但要做好一项特色介绍只利用这些是不够的，闷头干出来的东西会与实际情况有一定的出入，需要与阅历丰富的老同志、现职工作人员多沟通，收集齐全第一手资料，再着手编写。同时还需要通过不同方式广泛了解哪些是决策工作需要的内容，哪些是公众喜闻了见的内容，有的放矢地去组织材料。
4.2不盲目贪多
平台信息量丰富是件好事，但特色介绍是个信息积累与重组编写的过程，要求内容丰富、数据准确，完成一项，夯实一项，上一项，不能急于求成。
4.3注意工作流程
材料编写完成后，需要发给相关单位征求意见，核查内容是否真实，描述是否准确。虽然特色介绍不应涉及到保密内容，但编写及征求意见完毕后不应直接上传到门户网上，需提交给主管领导审阅，一是可以让领导了解工作进展的情况，二是对是否可以上网发布进行把关。
4.4做好宣传工作
特色介绍上传到平台上后，并不是所有人都能了解这一信息，“酒香也怕巷子深”，还应在门户网站的滚动新闻上发布更新消息，吸引更多的人去关注、去浏览。
利用馆藏丰富的数据信息，建立特色平台是个吸引企业员工关注档案，提升档案作用的非常好手段，然而开展此项工作需要在日常工作之外付出更多精力，需要具有良好的沟通能力，需要档案管理人员能静下心来去进行收集编写工作，好事需要办好才是最终要达到的目的。抓住特色，宣扬特色，就能吸引更多关注档案的目光，就会使看似冰冷的档案丰满而立体，使枯燥的档案工作富有生机，使人们感觉到档案原来可以这样丰富多彩，档案作用原来就在我们身边。
论文作者:金洁
论文发表刊物:《基层建设》2018年第27期
论文发表时间:2018/9/18
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