摘要：文书档案作为社会发展的必然产物，可以充分展现基础建设、领导决策及处理问题等内容，属于档案管理工作的重要组成部分。因此，在社会经济持续发展的过程中，要想系统而完善的提供档案信息，可以结合办公自动化理念进行革新，这样不仅能满足日益革新的文书档案管理要求，还可以成为新时代文书档案管理工作革新的主要依据，从而提高实践档案管理效率。本文对应用办公自动化的文书档案管理工作进行分析。
关键词：文书档案管理；办公自动化；问题；措施
引言
文书档案管理在一定程度上反应着领导决策以及研究开发的等的内容和成果，因而文书档案管理是档案管理工作的一项重要内容。文书档案管理的办公自动化，就是将现代化的信息技术与现代办公设备相结合，共同为文书档案管理提供现代化服务的一种办公方式。就实际情况来看，加强对文书档案管理办公自动化应用的有效研究，对于文书档案管理工作的发展具有重要的意义。
一、文书档案管理特点
了解当前文书档案管理工作可知，在实践发展中，其具有以下特点：其一，常规性的文书档案管理工作过于复杂且庞大。简单来说，文书档案的构建分为资料的收集、储存及应用三部分。其中工作人员可以选择的储备方法有很多种，如纵向建档、横向建档等，因此在管理操作中具备复杂性和多变性，会阻碍实践工作效率和质量；其二，员工的工作效率和热情不高。受工作复杂性、多变性等因素的影响，工作人员在操作过程中非常辛苦，且日常工作步骤也很无趣，这样势必会制约整体工作效率；其三，管理和应用效率过低。传统意义上的文书档案管理工作形式，难以满足新时代背景下的管理需求，这样会导致文书档案的查阅、储备等工作效率下降，且无法保障掌控整体文书档案管理工作的动态，最终会增加人力和空间资源的消耗。
二、办公自动化的优势
1.共享信息
在传统意义上，文书档案管理工作是由人工操作的，单位无法共享应用信息，致使大部分信息被闲置在档案柜中，不但会加剧资金与资源的浪费，而且会增加寻找文件及附加信息的工作难度。而随着计算机技术的不断优化，档案管理工作也会随之革新，此时不仅能区分处理档案中的信息与载体，还可以与其他子系统构建良好关系，以此促使系统之间可以有效查找自己所需的信息数据。
2.升工作时效性
传统意义上的文书档案管理工作有三大问题：立卷难、管理难且应用效率低。而在新时代背景下，现代网络系统的提出和应用，方便了工作人员进行管理，不仅可以便捷操作档案管理工作，还能提供信息应用的快速途径，以此优化文书档案管理工作效率和质量。
3.优化档案管理的质量
从本质上讲，档案工作就是合理利用储备信息数据。此时，要想为各部门或系统提供有效档案信息，需要工作人员在整合以往工作经验的基础上，优化文档卷宗管理的高质量。这是传统意义上文书立卷工作无法实现的工作。而在现代办公自动化理念提出后，档案人员不仅能从以往复杂的工作内容中释放自己的双手，还可以将工作精力和时间放在档案编研和二次信息开放工作中，以此优化整体文书档案管理的工作质量和效率。这对当前文书档案管理革新而言具有积极作用。
三、办公自动化环境下的文书档案管理所存在的问题
办公自动化在文书档案管理领域的普及应用，极大的提高了办公工作效率和减轻了管理人员的工作负担。但同时也出现了一些问题，主要表现为以下两个方面：
1.电子化的档案文件保密性受限制
与传统的文书档案管理不同的是，办公自动化环境下的档案文件不再具有特定的字迹，人们可以根据实际需要而将电子文件以不同的字号和字体输出。因此，也就无法再根据字迹来辨别其原始性。此外，由于不能对电子文件进行签名或盖印，因而无法根据字迹或印章来分辨电子文件是否为原件。由此可见这些问题都对电子文件的保密性带了极大的困难。尽管网络窃密技术不断地完善，但是仍然无法对进入网络中的电子文件进行绝对保密。
2.电子化的档案文件对管理人员要求高
随着利技的发展和进步，办公自动化环境下的文书档案管理对管理人员提出了更高的要求。一方面，仅仅懂得传统的纸质档案管理原则、理论、技术以及方法的管理人员，将难以胜任对电子文件进行归档以及其归档后所形成的电子档案的管理。另一方面，如果仅仅懂得计算机技术和网络通信技术的人员也无法胜任。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因此，要实现文书档案管理的办公自动化，就必须有相应的现代化高素质人才，要求管理人员不仅具有相应的计算机操作水平，同时还要具有较高的知识层次和先进的管理水平。然而，当前许多档案部门往往缺乏这样的具有现代高技术的管理人才。这样，导致即使引进再先进的现代化设备，也无法发挥其相应的作用，这对办公管理人员的技术水平及业务素质等提出了更高的要求。
四、在文书档案管理中办公自动化的应用措施
了解当前文书档案管理工作可知，引用办公自动化进行革新发展，优势与劣势并存，但就现代档案工作而言，优势远远大于弊端。因此，工作人员要在整合以往工作经验的基础上，提出有效的应用措施。
1.通过内外网隔离提高安全性
在实际的文书档案管理办公自动化应用中，可以通过在内部网络与外部网络之间设计物理隔离，从而提高办公自动化网络的安全和可靠。内外网的隔离操作具有复杂性和特殊性，首先应当通过路由器的隔离防护措施来实现对IP地质及服务的过滤，并通过科学合理的防护墙设置，有效的管理进出的网络数据和访问行为，从而提高办公自动化的网络安全性。在对IP地质进行过滤时，应当首先对所有未知的IP地址进行评比，进而委派专业人员根据实际需要对其进行有选择的放行，从而卫华文书档案管理办公自动化的网络安全。
2.优化工作人员的综合素养
具体内容主要分为以下几点：其一，从硬件和投资入手，持续优化硬件环境，优化档案管理者的综合素养。了解当前实践案例可知，要想应用办公自动化革新档案管理工作，必须要增加现代化应用硬件的投资，只有这样才能帮助工作人员更多了解应用设备的特点和运行条件，且可以在实践工作中熟练掌握，进而优化自身的工作能力；其二，要以自主学习为核心，培育训练为辅助的方式进行操作，而后在实践落实中推广可持续引用的终身教育观念，以此保障档案人员的综合素养可以随着时代变迁而稳步提升。多了解和多学习是档案人员优化自身能力和素养的重要措施，此时需要各单位在实践工作当中构建良好的学习激励制度，并将档案业务学习考查结果融入到业绩考核当中，从而调动员工自主参与的积极性；其三，强化档案部门与区域之间的系统合作关系，以此通过拓展自己的交际面，学习其他单位档案管理、资源应用、知识创新等高科技，促使自己掌握更多的现代化管理知识。
3.构建完善的文书档案管理标准
以办公自动化为核心，不管是企业还是事业单位，都要全方位优化文书档案管理工作的效率和质量，并提出完善的文书档案管理标准。由此，在发展中，企业和单位要构建专业的文书档案管理部门，聘用优质的综合型人才，以此在保障文书档案管理工作有序进行的同时，并设计有效的监督机制。依据引用监督机制全面管控文书档案管理工作，有助于提升文书档案管理的有效性和合理性。同时，在系统运行中，工作人员在对计算机程序进行科学设计时，还可以结合有关标准正确储存和输入有关数据信息。需要注意的是，档案管理工作中涉及到的信息类型非常多，因此要求工作人员在处理时，必须要引用不同程序进行管理和编订。另外，要想保障后续工作可以更快操作，还要针对文书档案进行编号，只有这样才能帮助工作人员更快找到所需信息的位置和内容。
4.保障档案管理的计算机信息安全
在现代化计算机技术持续发展的过程中，文书档案管理工作向着办公自动化方向的革新工作也产生了新的变化，尤其是网络病毒、黑客攻击等现象的出现，为企业和单位的文件信息质量带来了极大的影响，若是出现泄露还会增加企业和单位运行的经济损失。由此，在新时代背景下，我国文书档案管理工作一定要从安全角度入手进行优化和革新。通常情况下，企业会在系统中安装杀毒软件，如当前最常见的有电脑管家等，亦或是引用防火墙的独特优势，为文书档案管理工作奠定基础保障。另外，有关工作人员在文书档案工作中应用办公自动化时，要针对不同部门的信息进行加密，或设计权限，以此避免企业和单位在发展过程中泄露重要信息。
结束语
文书档案管理的办公自动化应用在现代社会的发展中具有重要意义，转变以往的文书档案管理模式，在管理效率和工作质量上有了明显的改善，推动了文书档案管理工作的发展。文书档案管理的办公自动化应用是文书档案管理工作发展的必然趋势，对档案工作的整体运行起到一定的推动作用。
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论文作者:杨赛英
论文发表刊物:《基层建设》2019年第19期
论文发表时间:2019/9/21
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 办公自动化论文; 管理工作论文; 工作论文; 信息论文; 《基层建设》2019年第19期论文;