外国档案鉴定中的四个“W”，本文主要内容关键词为：鉴定论文,外国论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
编者按 在新近召开的全国档案工作暨表彰先进会议上，许多代表就如何把握档案鉴定这一重要环节，既不要将具有利用价值的档案错误销毁，也不要因单纯追求馆藏数量而使不具有长期或永久保存价值的档案占用库房和人力，提出了不少颇有见地的意见。中国人民大学档案学院韩玉梅教授撰写的《外国档案鉴定中的四个“W”》一文分别就“Who”（即由谁来进行档案鉴定工作）、“What”（以什么为依据进行鉴定），“Where”（在什么地方进行鉴定）和“When ”（什么时候进行鉴定）等四个方面，比较系统地介绍了英、美、法和前苏联档案专家关于档案鉴定的论述，以及“档案优化理论”（即因现代社会中文件“澎胀”而提出的鉴定理论），为有关档案部门研究、探讨档案鉴定工作提供参考，同时也希望大家将自己的实践经验与体会提供本报，互相切磋与交流，以推动档案鉴定工作的健康发展。
档案鉴定是档案工作的重要内容之一，也是档案学的重要理论问题之一。根据对外国档案鉴定工作理论与实践的研究，我认为在档案文件价值的鉴定中有四个“W”，是不能回避的。这四个“ W ”来自英语中Who（何人）、What（什么）、Where（何地）和When（何时）四个疑问代词的第一个字母，意为档案鉴定由谁依据什么在何时何地进行。
第一个“W”指档案鉴定由谁来负责进行。自19 世纪以来有个发展变化的过程。起初，档案鉴定只是行政人员的任务，档案人员被排斥在档案价值鉴定之外。英国档案学家詹金逊曾说过，行政人员应当是他们的文件到达档案价值之前的“现代销毁者”。随着时间的推移，社会的进步，尤其是人类进入20世纪之后，人们对文件、档案以及它们之间相互关系认识的逐步深化，档案馆和档案人员不仅参与了机关文件价值的鉴定工作，而且在其中起指导作用。在现代，各国的文件价值鉴定都是由机关文件管理人员和档案人员共同完成的。档案人员参与档案鉴定的方式：一是制定或帮助制定文件保管期限表（有的国家称文件处置期限表）；二是直接参与进馆前文件价值的鉴定；三是由档案部门组织档案鉴定评审机构，对机关和文件中心的文件鉴定结果进行审查。
第二个“W”指档案鉴定依据什么。 所有国家都是依据档案鉴定理论、原则和标准来进行鉴定工作的。各国共同遵行或认可的鉴定理论有年龄鉴定论、职能鉴定论、文件双重价值鉴定论和档案优化论。这些理论都是从20世纪初开始逐渐形成的，是当代各国档案鉴定工作的重要理论依据。各国根据这些理论都制定有本国的具体鉴定标准，如文件内容标准、全宗构成者的作用标准、形成文件的事件、时间和地点标准、文件作者和文件情报的重复性标准等。
年龄鉴定论，是指档案产生的时间标准。它源于德国档案学家迈斯奈尔1901年提出的“高龄案卷应当受到尊重”的思想。意指对古老的或年代久远的档案应当保护，不能销毁。这一理论很快被世界各国接受，并为本国规定了档案禁止销毁的年代界限。
取能鉴定论，是指文件的价值取决于其产生机关职能的重要性，即在政府机构体系中等级或地位的高低。按照这一理论，高级机关和职能重要的机关形成的文件的价值大于低级机关或职能不重要的机关形成的文件。前者的存留数量高于后者。各国档案鉴定的实践证明了这一理论的普遍适用性。职能鉴定论是波兰档案学家卡林斯基在20世纪20—30年代提出的，后来各国在运用时又发展了这一理论，使其更加具体化。
文件双重价值鉴定论，是美国档案学家谢伦伯格在其《现代档案——原则与技术》一书中提出的。谢伦伯格认为，公共文件具有两种不同的价值：第一价值和第二价值。第一价值是指文件对其形成机关的原始价值。它包括行政管理价值、法律价值、财务价值和业务价值。第二价值是指文件对其他机关和私人利用者的从属价值，又称档案价值。它包括证据价值和情报价值。美国、德国等西方国家的一些档案学者在研究文件的双重价值时还提出，应当考虑文件的保管费用，即在一定的时间内保存一定数量的文件的花费。他们认为，如果保管费用远远大于文件的利用次数，则应当考虑这类文件是否值得继续保存。
档案优化理论，是因现代社会中文件“膨涨”而提出的一种鉴定理论。它要求档案馆以最低限度的馆藏量保存最大限度的必要信息量。各国为保证馆藏的优化，采取了四种限制性措施：①确定进馆保存的百分比，限制进馆档案的数量，如美国确定进馆的文件只占全部文件5 %左右；②限制档案移交机关，确定哪些机关的档案进馆，哪些机关的不进馆或者有选择地少进馆。如前苏联制定了向档案馆移交档案的机关名册，未列入名册的机关没有移交任务；③制定文件标准，使文件标准化；④进行选样保留。对于职能重要的机关，其文件需要作为全宗进馆永久保存，对于职能不重要的低级机关，其文件可选样保存，即选出有代表性的文件作为“样品”永久保存。
第三、第四个“W”，指档案鉴定工作在何时何地进行。 总的说，各国都是在档案进馆前在机关和文件中心进行。美国档案学者认为，档案鉴定的执行者和鉴定的理论与标准固然重要，但进行鉴定工作的时间和地点也是不容忽视的。在整个文件生命过程中，挑选工作开始得越早，对机关、对档案馆、对利用者就越好。在文件数量大的情况下，在来源机关进行鉴定较为合适。这样，可以以文件形成机关的人员为主要力量挑选“拟保存”的文件。保存在文件中心的文件，由档案工作者主要负责对其存毁进行审查，以保证只让那些肯定应当永久保存的文件进馆。美、英、法和前苏联的具体做法是：美国，6 年以下为暂时保存期限，属于这个期限内的文件，一般在机关进行处理。保存期限在6 年以上的文件，对其中能够确定应当永久保存的，可直接移交国家档案馆，其余的移交文件中心管理和处置。保管期限满30年后，再次进行鉴定，把具有永久保存价值的文件移交档案馆保存，其余的文件保管期限届满时，由文件中心按规定程序进行销毁。
英国把档案鉴定工作划分为两个阶段：初审和复审阶段。初审由文件形成机关的鉴定人员在英国公共档案馆的监督下进行，时间不迟于文件产生后5年。初审要求逐件审查， 以便剔除机关工作不再需要又无继续保存价值的文件。复审由文件形成机关和公共档案馆共同进行，时间不迟于文件产生后的25年。复审要求逐卷审查，目的是确定文件有无研究价值，即档案价值。凡具有档案价值的文件都应移交公共档案馆永久保存，反之，则进行销毁。
法国按文件的不同价值，把文件的淘汰期划分为5年、10年、15年、20年、30年、50年和60年。10年以下的属临时性文件；10年保存期限的文件，一般指诉讼文件；保管期限在15—50年的文件，通常指有法定时效的文件；60年保管期限的指人事文件。这7 种保管期限文件到期后的存毁，都是在档案人员的参与下在文件形成机关或中间档案馆（文件中心）通过鉴定加以确定的。其中需要永久保存的文件，作为档案进馆保存，其余的按规定程序销毁。
前苏联的档案鉴定工作分三阶段进行。第一阶段在机关文书处理部门进行，目的是确定每个案卷的保管期限。第二阶段在机关档案室（馆）进行，任务是区分出应移交国家档案馆保存的和应当销毁的文件，并在此基础上编制档案移交目录和销毁清册。第三阶段是在向国家档案馆移交的过程中进行，由机关和档案馆共同对应移交的文件进行综合审查，目的是消除跨机关的文件重复现象，避免馆藏全宗之间的文件重复。第三阶段的鉴定工作，在中央机关是在文件形成15年后进行，在地方机关是在10年后进行。
综上所述可以看出，四个“W”存在于档案鉴定工作的始终， 缺一不可。按作用，第一个“W”起主导作用，因为再好的理论和方法， 都需要人去掌握，离开了人，第二个“W”无法发挥作用。 马克思主义者历来认为，人是事情成败的决定性因素，所以第一、第二个“W ”的顺序是不能颠倒的。至于第三、第四个“W”，即何时何地进行鉴定， 国外较一致的作法是在档案进馆前进行。除非特殊情况，档案进馆后一般不再进行鉴定。当然，各国因国情、档情有别，在鉴定的具体时间和地点上不尽相同。有的国家在机关进行，有的国家先在机关进行，后在文件中心完成。
国外档案鉴定中的这四个“W ”能够较好地保证进馆档案的质量，减轻档案馆这方面的负担，也有利于档案进馆后尽快地向社会开放，这些经验颇值得我们研究借鉴。
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