论《中国档案分类法》的职能，本文主要内容关键词为：分类法论文,中国论文,职能论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
《中国档案分类法》第二版已编制完成，从《中国档案分类法》试行本问世到第二版修订审议再版，都借鉴了图书分类先进的理论和方法，在借鉴的过程中，不可避免地出现了某些认识上的分歧，对于这些分歧，如果再进一步地进行探讨，将会使我们对《中国档案分类法》有一种科学的理解，进而推动我国档案分类理论与实践的发展。
1 《中国档案分类法》是档案信息分类法
中国档案分类系统，根据分类对象和作用的不同，可以分为档案概念分类子系统、档案实体分类子系统和档案信息分类子系统。
档案概念分类，也就是档案种类的划分，是用来揭示档案概念外延的一种逻辑方法。档案实体分类，是对人类已经保存下来的实实在在的档案进行分门别类，它是档案部门按照一定的分类体系排列档案的方法。根据分类范围不同，档案实体分类又可分为三个层次：“第一个层次，即宏观分类，也就是对国家现在的全部档案进行分类；第二个层次中观分类，即各档案馆对所藏档案，按时期、按全宗所进行的划分；第三个层次，即微观分类，也就是各全宗内档案的分类”。档案信息分类，是对档案实体所记录的信息内容进行分类，其目的在于将记录信息的档案条目依据一定的分类体系组织起来，编制利用者检索档案的工具。
《中国档案分类法》是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为分类基础的，是一部地道的档案信息分类法，关于这一点在《中国档案分类法》编制说明中说得非常清楚，编制《中国档案分类法》是“为了建立统一的档案分类检索方法，实现我国档案分类检索体系的规范化”，其目的“主要是为档案的分类标引和组织档案的分类目录，建立档案目录和咨询中心而编制的”。
2 档案实体分类与档案信息分类的不一致性以及图书分类排架与图书分类目录的兼容性
档案实体保管的分类系统与档案信息检索的分类系统不一致，档案实体的分类，主要是为了科学地组织馆藏，确定档案物理位置，以便对档案进行鉴定、保管、统计、单一利用，因此必须考虑档案形成的特点，从维护档案的历史联系和坚持全宗不可混淆的原则出发，保持档案成套性特点，不允许随便按档案内容（职能原则、事由原则）分类整理。而档案信息的分类，则是为了深入开发档案信息资源，充分揭示档案内容，统一组织档案的分类目录，为利用者提供最佳的检索条件，所以这种分类又要求克服馆藏结构的局限性，从最大限度满足人们超越保管单位利用档案的需要和实现资源共享，打破全宗、年代、组织机构等限制，首先按档案内容进行分类，将反映同一内容的档案信息集中在一起。这样一来，实体分类与信息分类两者之间无法统一，也就是说很难通过一种分类法来达到这两种分类的不同要求。
众所周知，图书分类法是以图书资料的学科内容作为主要分类依据的，而且它有二种职能：组织分类排架和编制分类目录。分类排架是为了便于按学科系统性利用藏书，便于图书情报人员按类熟悉藏书，便于向读者推荐藏书，便于了解分析读者的阅读倾向，所以分类排架要求体现学科知识的系统性。又由于图书资料的存在是作为人类知识的传播而存在的，人们查找图书资料，就是为了获得图书资料所记载的各种知识，利用者往往从学科知识内容的角度来查找自己所需要的图书资料，因此分类目录要求从学科知识、专业的途径揭示图书资料。图书分类排架和图书分类目录都具备从学科知识系统性出发这一共同特点，这就为图书分类法既能用来分类排架，又能用作编制分类目录奠定了坚实的基础。
3 《中国档案分类法》不能“一法两用”
综上所述，图书分类法有组织分类排架和编制分类目录二重职能，在档案管理工作实践中，同样也存在分类排架（实体分类）与分类目录（信息分类）的问题，又因为《中国档案分类法》大量地借鉴了图书分类法的编制理论与技巧，以至于当今档案界仍有人期望《中国档案分类法》能仿效《中国图书馆图书分类法》的模式，以实现分类排架与分类目录的统一。但是通过上述分析，我们知道，要使用一部分类法既解决档案的分类排架问题，又解决组织档案分类目录问题，是非常困难的，也是不现实的。《中国档案分类法》实质上是档案目录信息检索分类法，是一种档案分类检索语言。实践反复证明，抛弃传统的馆藏方法而随意按档案内容分类整理档案，是不科学和有害的，“18世纪末到19世纪中叶，法国把进馆不同机关的档案混同地分为立法、行政、历史、地形等十大类，下面再分小类，结果把历史上形成的各个档案实体拆得支离破碎。这种分类方法，给管理和查找利用造成了极大的困难，以至不得不编写《国家档案馆所藏旧全宗原来面貌》等参考工具书，来说明档案原先的来龙去脉”。按照档案的信息内容对档案实体进行分类整理，割裂了同一来源的档案，破坏了立档单位职能活动的全貌。档案如实地记载了人类活动的进程，它的信息除了蕴藏知识之外，更为重要的是它的原始记录性这一档案的本质属性，也就是说档案是人类的历史，既然如此，档案的实体整理应该体现其历史顺序。如果档案管理至今还坚持仿效图书分类法的模式，委以《中国档案分类法》“一法两用”的重任，势必会在中国档案史上重演法国事由原则（以档案内容为主的原则）失败的悲剧。
近几年来，通过实践和摸索，档案界找到了一条解决实体分类和信息分类相矛盾的途径，这就是根据两种分类的不同特点与要求，用不同的分类法来解决档案的分类排架和组织档案目录信息分类的问题。即按传统的馆藏分类方法解决档案的排架，按《中国档案分类法》解决目录信息的组织问题，这一点与“一身二任”的图书分类法大不相同。值得指出的是，档案分类法与图书分类法逻辑依据相同，而且都属于等级体系分类法范畴。图书分类法在理论研究方面要比档案分类法成熟，档案分类法应当借鉴图书分类法的先进理论，但是借鉴的基础必须建立在联系档案工作实际上，不加分析地照搬相关学科的东西，会出现理论与实际脱节的现象。虽然说理论可以先于实践，高于实践，但两者的距离还是要比较贴近，否则就会成为夸夸其谈，有碍中国档案分类理论与实践的发展。