从档案利用记录中得到的一些启示，本文主要内容关键词为：启示论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文章编号：1005-9652(2005)06-0030-03 中图分类号：G273.5 文献标识码：B
我们在工作总结中，将近15年来的档案利用情况做了一个统计。作为山西日报报业集团的档案室，其档案数量有限，利用的规模也不大。档案工作的标准化、规范化程度不高，档案利用的记录过于简单，所以统计结果难免有以点盖面、以偏概全之嫌。但多少总能给我们一点启示。
一、统计图表
表1 1990～2004年档案利用卷(件)次统计
档案年度 文书类
会计类
科技类
实物类
人事类
信用类
资料类
查缺次数 合计
49-59
52122 374 7833 659
60-69
25 8018 123
70-79
135 8 26
80-89
128
231
213
7 579
90-99
382
933
374
22 1711
00-04
52681813 151
8208
189 207
8604
合计
652
1359
8208
189
374
207
763
10111853
利用比率 5.51％
11.47％ 69.24％ 1.59％
3.16％
1.75％
6.44％
0.85％
档案年度 49-59 60-69 70-79 80-89
90-99 00-04
档案总数 758
502
348
600
618
1544
利用次数 52
25
13
128
382
52
利用率
6.86％ 4.98％ 3.74％ 21.33％ 61.81％ 3.37％
二、统计情况说明
1.本次统计是依据本单位档案室1990—2004年的档案借阅登记表，对15年来的档案利用情况做了一个粗略的统计。由于档案员曾几次易人，管理办法不断变动，借阅登记不很规范，统计中本着实事求是的原则，尽可能地反映档案利用的真实情况。
2.图表1中的百分比，是各类档案的利用次数在总利用次数中的比率。
在统计中，由于科技档案产生的年度统计难度较大，比如一卷基建档案中，有50年代的竣工图、有70年代的改造图；一套设备档案同样也有后来的改造图纸，而往往利用者多是整套借阅，档案年度难以登记，这里只做总量统计。另外，科技档案、文书档案的借阅登记中有一部分是以件登记。实物档案和信用档案由于室藏档案的年度较为集中，利用率不高，也没有分年度统计。
3.图表2，文书档案是综合档案中的重要类别，这里对其利用规律做以统计分析，以企有所启发。
4.图表3，是对15年来在档案利用过程中查而未果的记录的统计。这里我姑且将其称为“查缺次数”。在通常情况下，档案室只将借阅登记作为交接的凭证，未查到档案便不做登记。所以，图表3的统计的确是挂一漏万，但希望能窥一斑而见全豹。
三、对统计结果的分析讨论
1.科技含量高的档案类别，其利用率高，归档情况好。从档案分类利用情况统计(图表1)中，我们可以看出，科技档案、会计档案的利用比率比较高，分别占档案利用总数的69.24％和11.47％(由于会计档案是形成3年后归档，利用的最高峰已过)。这个统计说明了科技档案、会计档案在机关建设中的重要性。实际情况表明科技档案和会计档案的归档情况比较好。
对非科研性质的机关来说，科技档案主要是基建档案和设备档案。随着社会的发展和经济的繁荣，从九十年代起，基本建设掀起了高潮，本机关内部较大的基建和设备改造项目多了起来，对档案的需求形成了高峰；科技的发展赋予现代建筑越来越多的功能，日常频繁的维修改造，使科技档案利用的频率增高。
基建工作者和设备技术人员的文化素质较高，他们所从事的工作一刻也离不开基础资料，所以他们对技术资料的重视和珍惜程度非常高，档案意识比较强，对档案的需求和依赖使他们的归档行为变为主动行为，促使了科技档案伪归档率提高；基建档案的形成过程非常规范，从一开始就接受多家竞标、各方论证、相关审批、实践检验、竣工验收，有《建设工程档案管理条例》的规范和相关制度的约束，所以基建档案的归档情况很好。同样财务人员普遍的专业素质比较高，又有会计制度的约束和财务工作的特殊性，决定了会计档案的归档率和档案质量也都比较高的。从而促使科技档案、会计档案的归档、保管和利用进入了良性发展的轨道。
2.档案的惟一性是影响档案利用率的关键因素。基建档案和设备档案形成的份数不多，复制的成本较高，散存于相关部门的副本或复制品不多。所以科技档案的惟一性决定了科技档案的利用率比较高。虽然会计档案是形成3年后归档，利用的最高峰已过，但作为凭证，其惟一性决定了它的利用率也比较高。
3.文书档案的利用高峰在形成后的十年左右。文书档案是机关活动的真实记录。本机关没有下行文，除了少量的上行文以外，文件都在机关内部发放。档案室所保存的大多数文件，机关各部门都会留存。再者，近年来复印设备已普及，文书档案容易复制，人们在利用档案时常常会多复制一份备用，这样在很大程度上减少了档案的利用次数。所以从图表1中看，文书档案的利用率不是很高。从图表2中看，文书档案在形成后的10年左右，利用率达到高峰，说明这时由于工作调整、人员变动，部门留存的文件已不起作用，人们的记忆也模糊，这时档案的作用便无可替代。
4.信用档案的利用率日益提高，但需要规范。信用档案的利用频率应该很高，尤其是社会信用制度逐渐健全的时下，处处都需要信用证明。所以，营业执照、法人证书、组织机构代码证、各种许可证等，利用范围广、次数多，一般只需要提供复印件。而这些重要档案的利用审批手续较为严格，在崇尚效率的今天，聪明的利用者审批利用一次，便会为自己留存复制件，在减轻档案利用负担的同时又多了些信用档案的管理隐患。
5.档案基础工作是档案事业发展的根本。
关于查缺次数，从图表1中可以看出，利用率最高的1990—1999年档案的查缺次数较高，正巧这十年间有两年半档案室基本是空岗。虽后来的档案人员进行了尽可能的补救，但有些东西稍纵即逝，事后是难以弥补的，对日后的工作会造成无法预计的困难。比如，有些进口设备的说明书，在项目结束时不抓紧归档，过后就找不见了。等到维修时还需求助于国外厂家，成本就高了许多。这充分说明了档案基础工作的重要性。我们国家在这方面的教训是很多的。
图表3显示，对于1949—1959年的档案，查缺次数最多。本机关是在解放的炮声中诞生的。建国初期，百废待兴。各项事业刚刚开始，档案的不健全是难以避免的。在统计中发现，档案查缺次数最多的是关于解放前参加工作的老同志的个人档案和相关证明。档案的短缺是无法弥补的，在一定程度上档案又决定着事情的成败。
从图表1中显示，1949—1959年的会计档案利用次数较多，其主要是利用其工资表作为凭证，为不少解放前参加革命的老同志解决了有关政策待遇方面的问题，同时也为各级政府的编史写志提供了历史素材。鉴于这些特殊的意义，虽然作为会计凭证，它早已过了销毁期，但现在还在利用，经鉴定，我们将它留存了下来。
6.档案与图书资料的条块分割，重复建设，不利于信息资源管理。本单位另设有图书资料室，其内部资料和出版物的收藏比档案室丰富。尽管这些资料在工作中的作用是非常大的，尤其是工作总结、编史写志、职称评定等方面，利用率最高。但由于档案室的收藏量和利用率都不大。这里不做讨论。
四、统计分析中得到的启示
从各类档案的利用情况对比来看，档案的科技含量越高，档案的基础管理工作做得越好，档案的利用率就越高。而只有在利用的过程中，才能检验和不断完善档案的基础管理。所以，档案的基础管理和利用率是互相促进的。档案的基础管理是一个系统工程，需要各个层面的共同努力。这里只就档案室的具体工作谈谈自己的体会和看法。
1.加大宣传力度，使档案室变成“公众空间”。科技档案和会计档案利用比率虽高，但因为其专业性强，利用范围小，利用者较为固定。而对于大多数人来说，档案室还是一块神秘之地，轻易不敢涉足。这说明我们的档案宣传不够，工作还欠主动，应该在加强基础管理的同时，积极宣传档案资源，可以通过内部刊物、宣传栏、相关会议等宣传档案法规，宣传档案利用效果实例，公布一些可以公开的、实用性较强的档案目录，办一些专题展览，让大家认识档案，了解档案，进而利用档案。真正将档案室变成一个“公众空间”，而不是一个资源孤岛。
2.加大档案收集力度，是档案工作的根本。尤其是机关档案室，作为档案资源管理的第一站，稍有疏忽，档案资源就有可能流失。这需常谈，但是老话，这里不做讨论。
3.完善档案利用登记制度，设计科学合理实用的档案利用登记表，并严格执行。档案室传统的登记方法过于简单，执行也不严格，仅仅起到借走签名、归还销名的交接凭据作用。我们从2000年开始以工作日记的形式记录一些查不准的、查缺的档案的内容和利用者的要求，以便寻迹追踪和补救。并在找到有关结果的第一时间将信息传达给利用者，因此会常常得到利用者的肯定和感谢，从中我们切实体会到了档案工作的价值和乐趣。几年下来，感觉这种方法挺有效果，在拾遗补缺中减少了盲目性，也提高了工作的效率。
通过统计总结，我们认为档案室虽小，在档案的利用登记方面同样要详细和全面，应该记清利用的目的，记准所利用档案的年度、卷号、页号，还要实事求是地记录利用的结果和查全、查准情况，对档案服务的意见和建议等。
在档案利用效果统计方面，目前还是难题，一是反馈的概率低，二是对反馈结果没有科学的量化办法。影响对档案工作价值的客观评介。
4.根据档案的利用规律，结合机关改革和发展的趋势，编写科学的检索工具和较为实用的档案编研材料。编研材料的意义不仅仅是在很大程度上代替档案原件的利用，对于提高机关工作效率、建设节约型机关有很大作用。如我们通过挖掘和研究50年来的财务档案、文书档案以及各种室存资料，并寻访当时的相关人员，编写出囊括50年来的机构变动、人事变动、工资情况、出版物发行、广告量、经营的成本、收入、利润状况等信息的《50年基础数字汇编》、《组织沿革》等，主动提供给相关部门后，为他们的工作参考提供了极大的方便，节省了彼此多少时间和精力，得到了他们的肯定。充分显示了档案工作在节约型机关建设中的作用。
5.提高档案人员的综合素质和服务的综合质量。机关的改革和发展对档案资源的需求越来越高，现代技术的应用使新形成的档案种类越来越多，都取决于档案人员的综合素质。提高档案人的综合素质，才能保持机关档案工作的协调、可持续发展。良好的服务素质不仅表现在接待利用者的态度要真诚和蔼，还要能准确理解利用者的需求，对于自我表述不清或有模糊查档需求的利用诉求，档案人员能够迅速做出判断，主动为其提供适当范围的档案信息，尽量满足每一位利用者的需求。在信息共享、办公现代化的今天，除了依托较全的档案室藏和科学的检索工具、良好的服务素质外，还要能够满足利用者的复印、传真、电话查档、网络查档等需求，配备必要的现代化设施。所以，提高服务质量虽是一句套话，但要真正做好是需要多方共同努力的。
6.整合资源，降低信息成本，建设节约型机关。本机关的图书资料室和档案室分属不同的部门，条块分割，管理模式不同，对信息的描述方式各异，给利用者造成了混乱，阻碍资源的高效利用。重复建设，提高了信息成本，浪费了资源。在信息网络化的今天，应该整合资源，创建一个信息共享的平台，既降低信息成本，又提高了利用的效率，实现经济和社会效益最大化。
7.基层档案室需要规范化的有效指导。在多年的档案工作实践中，总觉得在具体的问题上得不到有效的指导。所以在要求基层档案室提升工作质量的同时，档案指导部门也应该沉到基层，主动了解各机关档案室的具体特点和问题，给以有效的、具有前瞻性的具体指导，为基层档案部门解决一些具体问题。
档案室的工作是非常繁琐和细微的，我们的知识和视野有一定的局限性，但希望通过积极的交流和学习，不断提升档案室的工作水平。