对科技文件和科技档案关系的重新认识，本文主要内容关键词为：科技论文,关系论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在探讨科技文件与科技档案的关系之前，笔者要说明，研究两者关系的前提是：第一，文件是一个广义的概念，所有的档案都是由现行文件转化而来；第二，科技文件是一个广义的概念，即科技文件是直接形成于科技活动的文献。而在很长一段时间内，档案界在讨论科技文件与科技档案的关系时，所谓的“科技文件”其实是狭义概念，即现行科技文件。
一、运用文件生命周期理论分析科技文件和科技档案的联系
文件形成后的价值形态变化规律：现行价值—历史研究价值，并不是个别文件或少数文件拥有的情形，而是所有文件都客观拥有的情形，因为任何文件都不是凭空产生的，都是出于特定社会实践活动开展的需要而形成的，文件正式形成后的首要任务是去实现或完成它形成时所赋予的使命，呈现出现行价值；文件的现行使命完成后，将随着时间的推移呈现不同的价值形态及肩负不同的使命。正如何嘉荪所指出的：“文件本身作为社会事物，是适应人们的主体需要而产生、运动的。因而必须注意研究主体对客体的肯定关系及其表现形式——文件价值，研究文件价值与文件运动之间的对应关系及与文件有机体之间的关系。……正是这种客观主体需要对文件肯定关系的变化，形成了文件运动的内在动力。所以不论是文件运动阶段的划分，还是主体、客体全宗的形成，都必然与文件的价值变化直接相关。”（注：何嘉荪：《文件生命周期理论及对我们的启示》，《档案学通讯》1992年第1期。）因此，文件生命周期理论揭示和描述的文件运动过程是所有文件共同拥有的文件运动形式，不论文件的种类、载体类型和记录方式，也不论文件的形成领域、形成地区和形成国家等，文件生命周期理论均具有普适性。
科技文件和普通文件一样，都是出于特定的目的而形成的。科技文件形成后，其价值形态在科技文件运动过程中的变化规律也应该是现行价值→历史研究价值。因此，现行科技文件随着价值形态的变化就转化为半现行科技文件（其中部分转化为科技档案），再继续向前运动到一定时候，随着价值形态的进一步变化就转化为非现行科技文件（其中部分转化为科技档案）。这一划分的实质是：科技文件经历现行价值→历史研究价值的变化过程，我们可以据此得出以下几点结论：
1.科技档案源于现行科技文件。
笔者认为，在对广义科技文件概念的探讨中，将科技文件的范围限定为科技活动，而不是科技内容，这样的限定具有的好处是，相对于文件与档案的种属关系，在逻辑上就必然存在着科技文件与科技档案的种属关系。于是，科技档案的来源问题已然解决：即所有的科技档案均由现行科技文件转化而来，或者说现行科技文件是科技档案的前身。科技文件包括现行科技文件、半现行科技文件和非现行科技文件，严格来说，应是半现行科技文件转化为科技档案，而这一转化是有条件的，只有具备双重价值的半现行科技文件才是科技档案的前身。根据文件生命周期理论，现行文件在完成现行作用后，第一价值逐渐淡化，第二价值则慢慢增强，部分科技文件对形成机关仍具有参考价值，因此就转入科技文件的暂时保存阶段，当该类科技文件不再具备参考凭证作用时，将会被销毁；部分科技文件则因对形成机关和社会具有历史研究价值而被保存于档案馆（室），形成科技档案。因此，科技档案是由半现行科技文件转化而来的。
传统观念中认为，科技文件是记载有科技内容、具有科技性信息的各种原始记录。如科技界曾把科技文件称为“产品图纸与技术文件”或“技术图样与设计文件”，这里指的“技术文件”或“设计文件”，如目录、文字、图表等，这实际上是另一种狭义科技文件观。其实，广义科技文件概念并不只限于记载有科技内容、只反映科技性信息的原始记录，它所包括的内容更大、范围更广。科技文件形成规律的特殊性决定了科技文件内容、范围的广泛性。在科技文件形成过程中，除了形成记载科技思想和科技信息的原始记录之外，在该过程中还会形成记载和反映非科技内容的文件即请示、报告等。尽管该类型的文件并没有记载科技思想和科技信息，但它们也是在科技、生产活动中直接形成的，处于使用和运行过程中的文件材料，是科技活动过程的伴生物，因此亦属于科技文件的范畴，相应地，这些符合条件的记载和反映非科技性信息的科技文件也应该一道归档保存。比如，工程技术文件的基本内容一般包括：项目论证、审批和协议、合同等工程的前期准备文件；委托设计单位编制的工程设计文件；由施工单位编制并移交来的包括重要施工记录在内的，以竣工图为核心的工程竣工文件；工程使用、管理、维护、修建、改建、扩建形成的文件等。在此，项目论证、审批和协议、合同等工程的前期准备文件就应该和其他文件一道归档保存。
2.科技档案是科技文件的特殊部分。
首先，科技档案是具有历史保存价值的科技文件。科技文件在现行价值逐渐消失后，符合条件的部分将转化为科技档案，而不具备档案价值（历史研究价值）的部分将会被淘汰，只有一部分对形成机关和社会都具有使用价值的科技文件才会被保存下来，形成科技档案。
无论是具体描述科技档案的历史、经济、科学、文化等方面的价值，还是直接用“保存价值”来概括，我们都必须承认，科技档案是具有包括短期、长期和永久保存价值的那一部分科技文件，具有一定的历史保存价值是现行、半现行科技文件转化为科技档案的必要条件。因此，确切地说，那一部分后来具有一定的历史保存价值的科技文件才是科技档案的前身。科技档案是由科技文件精华部分组成的。
其次，科技档案是一组具有有机联系的，有特定场所保存的科技文件整体。科技档案并不是一份份孤立的科技文件，而是具有内在联系的科技文件整体，一份份的科技文件是形成成套科技档案的细胞。成套科技文件在履行了相关的归档制度后，以案卷形式集中保管起来形成成套科技档案，这时的科技文件已经同一般意义的科技文件有了性质上的不同。它们作为现行科技文件的形成过程已经结束或告一段落。由于经过筛选、整理和鉴别，它们在数量、质量上均发生了变化，即数量减少了，质量提高了；在管理方式上，实行了集中统一的管理，成为国家珍贵档案资源的重要组成部分，它们在日常保管、提供利用等条件上是远远优于现行科技文件的。
3.现行科技文件和科技档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。
现行科技文件和科技档案是属于同一事物的，它们在物质形态和社会属性上，在其所含信息的本源性上，都是完全相同的。
其一，现行科技文件与科技档案记录的内容相同。现行科技文件是产生于科技、生产活动，记述和反映各项科学技术工作内容、过程和成果的原始记录，它所记录的内容在转化为科技档案之后也是不会改变的。
其二，现行科技文件与科技档案的物质形态相同。无论是从载体的制成材料来看，还是从信息的记录手段来看，科技文件与科技档案的物质形态都是完全相同的。
其三，现行科技文件与科技档案的共同的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一，是（现行）文件和档案的共同本质属性，也是（现行）科技文件和科技档案的共同本质属性。从内容、形式上看，科技文件是针对科技、生产活动直接形成的有关文字、数字、图像或声音的记录，并非是事后编制或收集的，因此具有很强的原始性。科技档案是由现行科技文件转化而来的，它的内容和形式都保持了文件的原貌，因此科技档案继承了科技文件的原始性。正因为科技文件具有很强的原始性，科技档案又是原始文件的转化物，因而现行科技文件和科技档案所含的信息都具有本源性的特点。此外，现行科技文件是以具体内容反映科技活动的记录材料，现行科技文件转化为科技档案后，这种记录性依然不变。
可见，现行科技文件和科技档案一样，都记录了各种信息和知识，都是机构或个人实践活动的记录工具。科技文件与科技档案的共同性表明，科技文件和科技档案是同一事物。
但同时，正如前面所述，科技文件形成后，其价值形态在科技文件运动过程中的变化规律也应该是现行价值→历史研究价值。因此，现行科技文件随着价值形态的变化就转化为半现行科技文件，部分半现行文件继续向前运动到一定时候，随着价值形态的进一步变化就转化为非现行科技文件。因此，科技档案就有了区别于现行科技文件的特殊的本质属性。如同现行文件与档案的区别一样，“科技档案”概念与“现行科技文件”概念在表述上的差异，其一是“现行使用完毕或告一段落”或“具有历史的保存价值”，其二是“有意识”形成。这表明现行科技文件与科技档案应属于在不同发展阶段的同一个事物所呈现出的不同的价值形态。
4.科技档案也可以转化为现行科技文件。
现行科技文件可以转化为科技档案，那么，科技档案是否能够转化为现行科技文件呢？答案应该是肯定的。吴品才认为科技档案在一定条件下，可以转化为现行科技文件，并且还作了详细的分析、说明，认为某一活动的现行、半现行科技文件、科技档案均可以转化为另一科技活动的现行科技文件。（注：吴品才：《论“现行档案”概念的本质——文件横向运动的生动反映》，《档案学研究》2003年第2期。）的确，在实际工作中，许多早已成为某一科技活动的真实历史记录的科技档案，对另一现行科技活动所起的依据作用，并非是科技档案现行价值的呈现，其本质是科技档案转化为现行科技文件后呈现出的价值形态。科技档案与现行科技文件两者之间的转化是在两个不同但是相关的科技活动之间进行的，如某一单位（部门）利用其他单位（部门）的科技档案来指导其科技活动，从而形成该单位自己的现行科技文件。
5.现行科技文件和科技档案存在着一定的区别。
前面在运用文件生命周期理论分析科技文件和科技档案的联系时，其实也在某种程度上，从另一角度揭示了现行科技文件和科技档案存在着的区别。其一，从总体上看，科技档案的质量优于现行科技文件。其二，现行科技文件和科技档案的价值形态、表现形式各不相同。其三，现行科技文件和科技档案具有不同的功能作用、老化形式，这是由不同的价值形态决定的。其四，现行科技文件和科技档案具有不同的管理方式。
二、淡化科技档案的概念，突出科技文件的概念
1.科技文件运动是一个完整的生命过程，因此应该淡化科技档案的概念，突出科技文件的概念。
其一，我们对科技文件运动过程的研究，是以广义的科技文件概念为逻辑起点。科技文件运动涉及从形成到销毁或永久保存的整个过程，因此，科技档案只是科技文件整体运动过程中某一特定阶段的称谓，它与科技文件在概念上是种属关系。
其二，在科技文件的运动过程中，不同阶段的科技文件无论是自然物质形态，还是社会本质，都没有发生变化，即它们都是原生性信息与有形物质载体的统一体，是一种具有本源性的记录型信息源。也就是说，不同阶段的科技文件的共性表现为，记录内容、记录方式和载体形式的固定不变。
其三，不同阶段的科技文件之间的联系，是同一事物不同发展阶段中的不同概念之间的联系。不同阶段的科技文件来自于同一事物——广义的科技文件，因而各个生命阶段的科技文件之间在成套性、完整性、准确性、真实性等方面存在着密切的联系，即前后不同阶段的科技文件之间，在成套性、完整性、准确性、真实性等方面是相互影响、相互制约的。
其四，现行科技文件和科技档案之间的区别，不是两种不同事物的区别。
尽管在科技文件运动过程中，处于不同阶段的现行科技文件和科技档案的价值形态、表现形式各不相同，相应地也具有不同的功能作用、老化形式。但是，这只是科技文件自身的运动变化状态的体现。因此，现行科技文件向科技档案的转化，并非是科技文件在运动到一定的阶段后产生的质变和飞跃，而是科技文件这一事物在不同阶段所具有的不同价值形态的体现。
而且，现行科技文件向科技档案转化是针对成套科技文件而言的，并非针对单份文件，因此转化是相对的，并非表明成套科技文件当中的每一份文件均产生了转化。再看转化的标志，即是否“具有历史的保存价值”和“有意识形成”。其实，“历史”是一个相对的概念，从某种意义上说，现行科技文件和科技档案都是历史的原始记录。而科技档案的“有意识形成”也是相对现行科技文件而言的，说到底，科技文件也是有意识形成的，是人们为了具体科技活动的需要而有目的、有针对性地制作形成的。换言之，科技活动是科技文件产生的最直接的动因，科技文件是在满足对主体的需求过程中形成的，是在“客体主体化”当中形成的。也就是说，人们“通过具体的实践和认识手段，从物质载体上、内容上、记录形式上对科技文件施加作用，从而让科技文件的形成、传递和处理、管理循着满足自身需求的轨道发展，在这个过程中，科技文件带上深刻的主体所赋予的特征。”（注：孙芳芳：《科技文件管理理论与实务》，杭州大学出版社1997年6月第1版。）
所以，现行科技文件和科技档案只是同一事物不同发展阶段中的不同概念，并非两个不同的事物。在广义的科技文件概念的大背景下，应该淡化科技档案这一科技文件整体运动过程中某一特定阶段的称谓。
2.科技档案的成套性、现实性、专业性、种类和类型的多样性、真实性、复用套用性等，均是所有科技文件共有的，因此应该淡化科技档案的概念，突出科技文件的概念。
其一，科技档案的成套性是对现行科技文件的成套性的承袭，是科技文件成套性的重要体现。科技文件是针对特定的科技对象，按照特定的工作程序，即遵循科技文件形成规律成套形成的。正是由于现行科技文件的形成客观上具有成套性，科技档案在形成过程中也就具有了成套性。因此，现行科技文件和科技档案的成套性，只是科技文件在不同阶段当中成套性的具体体现，当然，相对而言，科技档案的成套性是科技文件成套性的重要体现。
其二，科技档案具有一定的现实性，但总体来看，科技文件的现实性更强。笔者认为，所谓“科技档案的更改、补充”，由于绝大多数是对现行科技文件的更改，因此体现出的主要是现行科技文件现实性强的特点，而少数科技档案的补充也仅说明科技档案仍具有一定的现实性，但不足以说明其现实性很强。从另一角度看，通常所说的科技档案在半现行阶段发生转化，转化的标志是是否已具有历史价值，但同时也仍可以具有现实价值，尽管此时的现实价值处于不断降低的趋势，但并不能否认科技档案因此而具有的现实性。也就是说，以是否已具有历史价值作为转化的标志，并不否认科技档案同时具有的现实性，这与科技文件的现实性是一致的。但由于档案作为“历史记录”给人更多的印象是历史价值的呈现，因此有必要淡化科技档案的概念，突出科技文件的概念。
其三，专业性、种类和类型的多样性、真实性（原始性）、复用套用性等科技档案所具有的性质，其实均是所有科技文件共有的性质。或者说，这些科技档案的性质是对现行科技文件性质的继承。以真实性（原始性）为例，“科技文件是一种原始记录，这可以从两方面来看，从内容上看，科技文件记载了当时当地人们从事科技活动的过程和结果，能真实地再现当时科技活动的场景；从形式上看，科技文件载体上保留着科技文件形成者当时活动的各种标记，能客观地反映科技文件形成过程中的原始特征。”（注：孙芳芳：《科技文件管理理论与实务》，杭州大学出版社1997年6月第1版。）因此，科技文件的原始性传承下去，科技档案就因具有了“先天”的原始性而保证其较之其他的信息源，具有较强的真实性。
再以复用套用性为例，科技文件的复用套用性既更多地体现为现行科技文件的复用套用，也可以体现为科技档案转化为现行科技文件之后的复用套用。比如，在同一科技活动的前后阶段或前后两个相关科技活动之间，后者套用前者的科技档案，并将之复制后作部分更改转化为后者的现行科技文件，这种现象说明，科技档案的复用套用，大多与科技档案转化为现行科技文件的情况相联系，即更多地呈现出现行科技文件的复用套用性。
因此，科技档案所因袭的这些性质，应该成为所有科技文件共有的性质，这也就使得淡化科技档案的概念，突出科技文件的概念顺理成章。
3.淡化科技档案的概念，突出科技文件的概念，不仅有利于运用文件生命周期理论，研究整个科技文件运动过程，从而发展和完善科技文件运动规律理论，而且有利于现行科技文件、科技档案一体化管理，有利于科技文件、科技图书、科技情报一体化管理。
其一，笔者认为，所有形成于不同专业、学科领域的科技文件运动过程是客观性与主观性的统一，经历着形成主体从单一到多元，运动过程从线性到多维，从阶段性到连续性，运行机制从经验到科学的发展演进；在同一领域科技活动的科技文件运动中，我们一般从广义科技文件概念出发，研究信息形成、积累、分布、交流与传播等运动规律，在多大程度上适用于科技文件（当然也包括科技档案）信息的产生与分布、交流与传播等规律；而同一科技活动的科技文件形成规律，是科技文件运动规律的重要组成部分，它是对科技档案的形成规律的扩充和发展，也包括了科技档案的形成规律的内容。因此，科技文件运动规律所涉及的内容，客观上要求淡化科技文件的狭义概念，淡化科技文件的档案阶段特性，强化科技文件的广义概念，强化科技文件运动的整体性和多维性，强化科技文件的信息特性。
其二，如前所述，在科技文件的不同运动阶段中，现行科技文件是科技档案的前身，科技文件和科技档案所呈现出的不同状态是同一事物在不同发展阶段上的具体特点的呈现（价值形态的变化），现行科技文件和科技档案在本质上是属于同一事物的，即均为历史的原始记录。“正是各个运动阶段的科技文件之间所具有的共性和内在有机联系，决定了科技文件运动的整体性，而科技文件运动的整体性，又使现行科技文件和科技档案的一体化管理具有了理论依据和现实的必要性。”（注：孙芳芳：《科技文件管理理论与实务》，杭州大学出版社1997年6月第1版。）
其三，一方面，由于科技文件在不同的阶段有不同的价值形态，因此其管理方式也应有所区别。另一方面，把科技文件从形成到销毁或永久保存这一过程视为一个生命周期，把现行科技文件到科技档案的管理看作是一个系统工程，从中把握科技文件的内在规律，是现代科技管理工作发展的必然产物，也是对认识发展规律的深刻理解。由于“档案管理方法的发展过程，在很大程度上是同现行文件的管理实践密切联系在一起的”，（注：何嘉荪：《文件生命周期理论及对我们的启示》，《档案学通讯》1992年第1期。）因此，仅仅从文件某一阶段着手进行文件信息的控制，效果是不明显的。档案部门不能仅仅被动地接受现行机关文件管理的现状或基础，而应积极地干预文件形成、管理的全过程。正如我国档案学的元老吴宝康所说：“我相信文件与档案管理一体化是我们档案工作中的一项重大的根本改革措施，它不仅是时代发展的需要，而且在文件运动周期理论或文件生命周期理论的指导下，它是终将会实现的。”（注：吴宝康：《文件生命周期理论问题引起的若干思考》，《档案学通讯》1993年第1期。）因此，淡化科技档案的概念，突出科技文件的概念，有利于现行科技文件和科技档案的一体化管理。
其四，在运用科技文件运动规律理论，研究整个科技文件运动过程时，淡化科技档案的概念，突出科技文件的概念，还有利于科技文件、图书、情报一体化管理。如前所述，科技文件是一种重要的信息源，信息形成、积累、分布、交流与传播等运动规律也决定着科技文件运动过程中信息的分布、交流等规律。而通常我们所说的科技文献，包括科学论文、科技图书、期刊以及科技文件（狭义的）等科技资料，而广义科技文件的概念包含了在自然科学研究、社会科学研究领域中形成的科学论文、科技图书、期刊的原件。因此，即使从一般意义上说，作为科技文献重要组成部分的科技文件，其信息产生与分布过程也必然在一定程度和范围内，遵循这些信息运动规律。因此，有必要将同为重要信息源的科技文件、科技图书、科技情报一体化管理。
当然，值得说明的是，关于科技文件运动过程中信息产生与分布规律的研究，目前仅是以公开出版发表的科学论文、期刊、图书等作为研究对象，并没有进行针对未发表的其他科技文件的实证分析。因此，为了得到大量关于未发表的科技文件的统计实例，今后需要收集、分析和整理大量的原始材料、数据，然后进行统计加工和分析，得出统计事实，再进行统计推断，从而得出客观的统计规律，以实证的方式印证科技文件运动过程中信息产生与分布的规律。而这一切工作，均是以广义的科技文件（而非已归档的科技文件）为研究对象，需要科技人员、信息管理人员（包括图书、情报、档案工作人员）的共同参与。因此，淡化科技档案的概念，突出科技文件的概念，进而突出其科技信息特性，并将其统一到科技信息源的大家庭当中，有利于科技文件、科技图书、科技情报一体化管理。