摘要：办公室文书档案管理水平是影响企业整体管理的关键。实际开展办公室文书档案管理中，应正确认识文书档案管理的特征，立足于当前办公室文书档案管理常见问题，注重文书档案管理部门的衔接合作，强化电子文书与纸质文书档案管理，并强化文书档案管理人员综合素质。这样才能提高办公室文书档案管理水平，为企业发展提供坚实的保障。
关键词：办公室；文书档案管理；常见问题
1文书档案管理的特点
1.1管理工作繁琐
文书档案管理工作重点在于保存、收集、整合资料，其承载着企业宝贵的历史资源，体现了一个企业的发展历程。文书档案管理主要以企业发生的事件、人事、文件、事件过程、书报为管理对象，管理模式大都运用纸张或者是实质记录下来，并且将这些文书档案资料进行分类存储于企业档案室中。在此阶段文书档案管理工作的重点就是管理、收集、整合、编目编册、借阅、保存等，同时企业也要求文书档案资料要具有安全性、完整性。在企业管理中，文书档案管理工作的作用是记载企业发展历程，使得后辈能够借鉴先辈的管理、经营模式，进而才能够实现文书档案管理工作的有效性。由此能够看出，文书档案管理工作较为繁琐。
1.2文书工作对文书档案管理的作用
文书工作与文书档案管理之间具有密切相连性，文书工作包含登记、收集、催办、运转及文件的立卷、整理、归档等，而文书工作的过程正是文书档案资料形成的全过程。在具体工作中，文书工作能够为文书档案管理提供鉴定、保存、整理、统计、编研，其是文书档案管理工作的前提条件。文书档案管理主要来源于文书工作，文书工作将企业有价值的事件、活动记录下来，经过整合形成立卷，之后定期向文书档案管理部门归档。文书工作质量与文书档案管理质量息息相关，例如文书工作书写的质量，能否合理归档，都与文书档案管理具有直接的影响。
1.3档案管理内容丰富
文书档案管理工作是企业各项事务的真实反映与记录，涉及到科技档案、行政管理、党群管理、会计档案等方面，故而，文书档案管理内容较为丰富。基于文书档案资料涵盖企业各类“红头文件”、企业签订的各类责任书、协议、合同、企业各类民主选举投票登记情况，及企业照片、录像、录影、录音等各类电子档案资料等，导致文书档案载体多样化，内容丰富化，这无疑对文书档案管理形成一定的难度，因此，只有提升对文书档案管理的认识，进行科学、合理管理，才能够实现文书档案管理的有效性。
2办公室文书档案管理常见问题
2.1文书档案管理衔接问题
文书档案管理涉及的部门较多，各部门均设置有相应的文书档案管理岗位，岗位人员需充分了解文书档案内容，便于后续文书档案整理、查阅，为部门决策管理提供参考依据。同时，现代企业发展中，一般也设置具体的文书档案管理部门，该部门负责对所有部门文书档案做整体把握，需系统整理所有文书档案。如何保证企业整体与部门间的文书档案管理衔接，是影响文书档案管理效果的关键，但目前大多企业这种管理脱节情况极为常见，甚至在文书档案书写方式上不统一，更无从谈及提高企业文书档案管理整体水平。
2.2文书档案收集与归档工作方式落后
文书档案管理人员使用的文书档案收集与归档工作方式比较落后，影响了文书档案收集与归档工作的效率。文书档案收集与归档工作方式落后主要体现在两个方面:第一个方面是文书档案收集方式的落后。文书档案管理人员在收集文书档案时采用的是传统的收集方法。即手工收集方法，这种收集方法耗费的时间较长，需要文书档案管理人员有足够的耐心，而且无法保证文书档案的真实性。第二个方面是文书档案归档方式的落后。文书档案管理人员在归档文书档案时没有合理的分类，对于一些特殊资料也没有特殊处理，遗漏了部分重要的文书档案资料。
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2.3电子文书与纸质文书档案管理问题
电子文书档案是企业办公室文书档案的常见形式。近年来办公自动化趋势下，文书档案管理中电子文书档案所占比重越来越高。但需注意的是，尽管相比纸质版文书，电子文书管理更加容易，但电子文书相关数据不具备安全性、可追溯性，很可能出现被复制或篡改情况，一旦出现意外，原始档案真实性将因此降低。而对于纸质文书档案，其管理效率与安全性一直倍受关注。例如，许多纸质文书档案内容与电子版内容重复，直接造成管理人员工作量增加，且资源被浪费[2]。
3办公室文书档案管理改进建议
3.1文书档案管理部门衔接合作
针对当前办公室文书档案管理中存在的问题，首先要求在文书档案管理部门衔接合作上加强。企业文书档案管理部门应立足于企业实际，在管理中强化与各级分部门间的衔接，强化各部门人员之间的沟通。同时注意，在文书档案管理中，应注意提高规范化水平，如文书表格格式、字体字号、文件格式以及纸张选择等各方面均应保持一致。对于文书档案的收发，及时进行登记整理，确保所有文书档案资料的统一完整，并做归类放置，便于后续翻阅核查。
3.2电子文书与纸质文书档案管理
对于电子文书档案管理，可考虑引入电子签名技术，做好文书档案格式校验工作，在提交电子文书中需通过授权验证，保证安全性。在浏览、查阅电子文书档案中，可利用加密认证、权限设定方式，避免出现数据被复制或篡改情况。对于原始文档信息，需做好备份，保证原始文档信息的真实性。而在纸质文书档案管理上，应注意对电子文书档案与纸质文书档案进行合理分配，保证资源分配合理性，同时在相关规章制度上完善，通过制度约束，使文书档案的完整性得到保障。
3.3文书档案管理人员素质强化
人员素质的强化是文书档案管理工作的关键。企业应通过多种方式在人员素质上加强，如定期开展培训活动，强化人员在文书档案方面的收集能力，同时加强在计算机操作能力上的培养。同时，需在培训活动中加强人员的责任意识、团队意识训练，可提供过列举反面实例使人员认识到文书档案管理的重要性。另外，可考虑将文书档案管理效率与人员绩效挂钩，提高人员工作积极性。
3.4使用新型的文书档案收集与归档方式
文书档案收集与归档方式是文书档案收集与归档工作效率的具体体现，文书档案管理人员要使用新型的文书档案收集与归档方式。文书档案管理人员要从两方面入手:第一个方面是使用新型的文书档案收集方式。文书档案管理人员可以使用分层收集法，这种方法是指文书档案的拥有者将文书档案进行简单整理后送到文书档案管理人员手中，再由文书档案管理人员进行二次整理，有效的节省了时间，并且方便了后续的分类工作。第二个方面是使用新型的文书档案归档方式。文书档案管理人员在归档时可以使用多元分类法，即多种分类方法交叉使用，既能够保证文书档案分类的正确性，又能够将特殊资料特殊处理，有效的保证了文书档案的价值。
结束语
作为现代企业管理中的重要组成部分，文书档案涉及各部门运营管理内容。尽管当前企业管理中对办公室档案管理给予足够重视，但实际管理中存在的问题仍较为突出，其直接影响各类文书档案优势发挥，如通过快速查询档案内容了解部门运营情况等，限制企业整体运营管理水平的提高。如何在办公室文书档案管理上加强，成为目前企业管理中需考虑的主要内容。
参考文献
[1]杨利.浅析办公室文书档案管理工作[J].人力资源管理,2017(10):328-329.
[2]单军.浅谈如何提升企业办公室文书档案管理的效率[J].中外企业家,2017(28):82+89.
[3]王慧.办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].办公室业务,2017(17):97.
[4]韩照杰.办公室文书档案的管理和利用研究[J].办公室业务,2017(13):109.
论文作者:刘娜
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/11
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 办公室论文; 企业论文; 工作论文; 《基层建设》2019年第3期论文;