建立高效的商业企业计算机管理信息系统，本文主要内容关键词为：高效论文,管理信息系统论文,计算机论文,商业论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
当前，商品流通正向着大市场、大流通、大贸易的方向发展，全球化的市场合作日趋频繁，竞争日趋激烈。尽管商业零售领域面临着许多困难，但大家对商业的热衷有增无减，经营管理者们对商业的内涵和经营管理手段有了更深刻的认识。商家在追求商场的经营规模与现代化设施的同时，引入了先进的计算机管理设备，从管理角度挖掘企业的潜力，为企业创造更多的经济效益。
一 大、中型商品零售企业计算机管理信息系统的设计
商场引入计算机管理，标志着商场走向商业自动化、现代化，使商场进行更精确、更科学的管理成为可能。商场的计算机管理系统是以销售点系统（POS）为起点，包括电子定货系统（EOS），电子数据交换（ESI），商业管理信息系统（MIS），直至决策支持系统（DDS）。
商场计算机管理信息系统实际上是一套庞大的数据管理系统，企业的全部基础数据和营运资料都被记录在该系统中。所以，储存的信息的准确性和可靠性至关重要。可以说正确的数据是企业的无形资产，是企业的财富，而错误的数据是包袱，是导致系统崩溃的定时炸弹。因此，系统数据的质量是建立计算机管理系统成败的最关键因素之一。在可靠数据支持下，计算机管理信息系统可以有效解决下述问题：
1.降低成本、提高效率、增加效益。
计算机管理信息系统的应用，避免了传统管理系统中无法克服的重复劳动，降低了人力和物力的浪费。可以最大限度地优化库存结构，使零库存实现变为可能，从而有效地提高了资金利用率，在使企业运作成本降低的同时，大幅度提高企业效益。
2.建立新型企业运转规则，实现企业法治。
计算机管理信息系统可以为企业提供一部严谨的企业运转法，由于该系统严格地按照企业运转流程设计，在各作业环节实行严密的控制，使得企业内部上下级之间、各相关部门之间都通过该系统协调运作，相互合作、相互监控、相互制约。同时可以增强企业管理的透明度，尽可能排除人治因素，使企业按照企业法规运转，从而实现真正的企业法治。
3.使企业管理三流与系统数据流同步一致，保证企业正常运转。
所谓企业管理三流，是指企业运转中的物流、财流、责任流，所有三流的交割点就是企业运转中的管理点。新型管理信息系统的重要功能之一就是要将这些管理点上的交割真实、准确、及时地记录下来，并把相关管理现象进行量化处理，将其转化为管理信息流。新型计算机管理信息系统对企业的物流、财流、责任流进行有条不紊的管理提供了强力支持。
对于一般大中型商场，其计算机管理系统建设的总目标可定义为：实现对商业经营活动全过程、多方位、多层次的计算机管理，提高企业现代化水平，树立企业形象，增强企业竞争能力，帮助企业提高服务质量，获得良好经济效益。一个商业计算机管理系统能够实现如下目标：
1.使商品流转迅速流畅
加快商品进销存调、财务结算、业务管理各环节信息流转速度，通过信息流的加速流动促进商品流、资金流的流动，缩短商品流转周期，逐步过渡到内部无纸质单据流转和对外实现电子购物。
2.使经营管理信息准确可靠
对经营管理信息进行全面管理，准确及时提供可靠信息，随时掌握经营动态，逐步过渡到无纸质台帐和无报表管理。
3.极大提高员工办事效率
对经营管理业务提供全面有效的计算机支持，用计算机处理取代手工处理。
4.有效支持经营管理决策
帮助管理人员掌握经营信息、市场动态，灵活调配商品，保持最佳库存，合理使用资金，及时回笼资金，加快资金周转，实现适时控制，优化计划，辅助决策。
大、中型商业零售企业以零售管理为前导，以商品进销存调流转管理为基础，以财务管理为核心，集成其他管理系统的设计目标和设计思想，大中型零售企业管理信息系统整体逻辑结构为：
大中型商业零售企业计算机管理系统应具备以下功能：
系统由零售终端（POS）、销售管理、商品进货管理、 商品批发管理、库存管理、商场事务管理、商品质量管理、财务管理、人事管理、综合计划统计、决策支持、系统维护等主要子系统组成。
零售终端模块驻留在收款机上，拥有商场零售点进行零售交易作业所必须的一切处理功能，支持多交易模式、多付款方式、多币种方式，支持零售优惠变价（折扣）支持全商场收款台交叉收款，可查询、统计当班实时销售情况并具有满足实时交易作业的快速响应和简洁、清晰、明快友好的用户界面，并支持在商场后台计算机出现故障时，收款机仍能正常交易作业。
销售管理模块提供对POS终端机工作数据的维护， 实时监测商品零售动态，对商品零售进行日结，统计查询当前商品销售状况，并通过各种统计表辅助对商品销售与收款状况进行稽核。本模块实施定价、调价、滞销、残次商品削价，批量优惠变价的全面管理，商品定价按商品类制定毛利率，依据所制定的毛利率对商品进行定价或定价审核，并对现有商品价格进行监控，计算各类商品的平均、最大、最小毛利率，列出价格越限商品清单。在对调价、削价、变价进行审核时，提供相应盈余亏金额，进行辅助分析决策。
库存管理对商品验收、收发及库存盘点进行处理，加快商品配送的流转速度，并提供准确的商品库存状态。对商品进行时间批次管理，为对保利期、保本期、保质期等“三期管理”，特别是有限期商品的强化管理提供了基本条件。对库房货位进行管理，有效地利用库容量。商品验收管理，提供商品验收标准，记录商品质量信息。
商场事物管理提供了商品从内库到货架的商品流转管理，商品帐管理和进销存统计功能，商品帐是商品购、销、存、调流转的集中记录，它记录了商品的数量和物理分布，其信息来源于购进、零售、转移、转（出）仓、批发、退货、库存等流水帐，保持了数据的高度一致性，提供了灵活的查询功能。本管理不仅提供了面向商场的进销存日结，而且提供了面向商品的进销存日结、月结、年结功能，它可了解商场以及商品的进销存状态。
商品质量管理主要是管理厂商入场的审核标准与商品质量检验标准。特别是有关生产期的标准，面向每项商品制定保质预警期与保质期，指导商场采取措施防止商品过期和对过期商品进行处理。另外，提供商品质检信息与用户反馈的质量信息的管理。
财务管理是商场管理的核心，它依靠其他模块提供的购、销、存、调信息，实现财务信息的高度集成。它具有完整的会计科目体系和灵活的会计科目自定义功能严谨的会计处理系统将保证按国家财务制度规定进行财务核算、制单、审核、记帐和输出报表，并提供多方位的财务统计分析功能。公司财务管理与商场财务管理构成一个经济信息流，它们将通过公司内部银行掌握和控制全公司经济活动动态，向决策者提供可靠的信息。
决策支持系统利用模型库与知识库乃至人工智能提供的分析手段为企业管理者提供决策的科学依据。
二 实现计算机管理信息系统企业面对的阻力和困难及解决方案
尽管计算机管理信息系统有这么多优点，为什么推行起来却还是困难重重，而且使用效果并不令人十分满意，问题到底出在哪里呢？
1.管理工具更新，生产力进步，势必引起体制变革的阻力。
计算机管理信息系统是管理工具，管理工具的更新，会不可避免地冲击传统的管理体制。由于人们在心理上只接受了管理工具的改变这种事实，而没有承受体制也要随之改变的心理准备，所以，当人们发现早已被他们所熟悉的管理体制要被迫调整改变时，他们由接受变为拒绝以至反对。所以，在此，我们强调企业对建立新型的计算机辅助管理信息系统要有充分的心理准备，这种准备包括在管理工具更新和管理体制变革两大方面，凡是准备不充分的企业，在上新型管理信息系统时，都会显得困难重重。
2.源于传统管理体制所维系的经营习惯的运作惰性阻力。
由于多数企业管理者已习惯于传统的模式管理，当企业有问题发生需要决定处理时，他们总是沿用以往的方法去决策，而这在传统的管理体制中一直是行得通的。但是，当企业启用新型管理信息系统时，企业管理者调研情况的方法和作出营运决策的依据都将发生显著的变化，但他们并没有要改变以尽快适应新型管理系统的愿望，这使得他们的工作不似以往顺利，从而产生对新型管理系统的抵触情绪。尤其是新型的管理信息系统中的管理点相对传统管理系统有所增加，相应地，管理信息采集点也必然会增加，从而工作量和工作强度也相应增加了。如何克服这种阻力呢？有效的方法是：帮助企业在建立计算机管理信息系统前，就客观地认识和评价该系统的利弊，指出管理是有代价的。例如，在传统的管理系统中，营运统计数据是有限的，但在新型的管理系统中，各种动态汇总统计会增加很多，可是这些信息不是凭空而来的，而是靠每个在该系统中参加运作的人一点点录入的，想统计得细，系统中的管理点就要设得多，日常的录入也就要相对增多，而且有些与新系统相抵触的作业流程和习惯必须更改，这就是代价。千万不要把新型的管理信息系统过于理想化，管理是有代价的，管理的代价是我们的投入，而获得的效益是产出，只要投入产出比理想就是好的管理体制。只有十分客观地把计算机管理信息系统看作是一件非常优秀的管理工具，搞清企业将为此付出的代价和增加的工作量，才有可能从心理上主动去适应它，从而把我们前面谈到的运作惰性阻力降至可能的最低程度。
3.传统的作业流程向由计算机技术支持的作业规范过渡时的阻力。
计算机管理信息系统实际上是一套庞大的数据库管理系统，而企业营运中，包括产供销存、财务帐目等资讯都将被信息管理系统转变为相关的数据资料，而这些资料又将被企业中的各部门使用，而这些数据是否在企业管理网上能被全程送通，并且让每一个相关的部门或人员方便调用是该系统能否成功使用的关键。因此，新型计算机管理系统所采用的标准和规范，在整个企业内部是全程一致的，而一般企业现行的传统标准通常是各部门独立制定的，这两者必须在计算机技术支持的新型管理信息系统中统一。当企业在做此工作时，通常会遇到很大的阻力。最常见的现象是：某些现行的标准在某个部门十分合理可行，而且每个员工对此也很熟悉，他们使用起来得心应手。现在为了与其他部门统一标准，要求将他们认为是很好的标准换成一套陌生的东西，他们难以接受。从局部看这没有任何错，但从全局观念出发，这个部门必须作出牺牲。想在根本上解决这个问题，除使用一定的行政手段强制执行统一标准和规范外，一定要同时加强全局观念的教育，让每一个员工明白，当建立新型管理信息系统，设定信息数据标准时，通常要考虑到计算机技术可以支持，操作者便于记忆、编码简单易行、全企业允许信息资料共享、各部门的操作人员都容易理解等，只有局部观念而没有动态共享的整体概念，是不可能建立真正的计算机管理信息系统的。
4.人事组织机构的调整和员工工作性质的变化而造成的实施困难。
在建立新型的计算机辅助管理信息系统时，由于管理体制会因此发生不同程度的变革，相对的人员调整和员工工作性质的变化在所难免，由此，还一定会改变某些相关的员工在企业中的责任、权利和自身的利益。正确引导和解决这些问题，是新型的计算机管理信息系统得以顺利实施的关键。
另外，在商场微机管理系统中最重要的，也是存在问题最多的是在“决策支持系统”的应用。
对许多大型商场调查表明，大部分商场管理信息系统还没有决策支持系统，只有一些经理查询功能，查询一些经营指标及统计报表和财务报表等，有的商场虽然开发了决策支持系统，但其功能基本上是实现结构化决策，对模型库、知识库的采用很少，并且不重视。其原因主要有以下几个方面：首先，商场决策者主要是总经理、部门经理以及计划、财务、业务科室等管理人员，所学的专业大都是财经类，一般不了解模型库、知识库所能提供的分析方法，似乎目前管理信息系统的辅助决策功能较适用于实践。其次，许多商场决策者甚至计算机软件开发人员认为，定量分析方法不大适用于商场管理决策，理由是商场环境因素等变化较快。第三，大型商场一般没有建立一个集专业研究人员于一体的决策分析机构，对管理决策分析进行研究（包括定量分析和定性分析）。最后，以模型库和知识库为根本标志的决策支持系统的开发困难较多，需要计算机科学、商业经济与管理、统计学和运筹学等多学科人才参与开发，同时还要与商场管理实践密切结合。
决策是经营管理的重要环节，商业决策技术的进步应列入商业企业管理进步目标设计。决策过程与决策手段的进步应该是商业变革的一个重要方面。决策支持不能停留在简单的查询功能，模型库与知识库乃至人工智能提供的分析手段更有益于科学有效的决策。有些人认为商业中变化因素太多，利用模型进行定量分析的方法不适用商业，这种看法是片面的，也是长期以来定量分析方法在我国商业中实际应用较少造成的。定量分析往往需要与定性分析方法结合起来使用，后者恰恰是由知识库提供的。这样可以克服分析模型在适应性模型中考虑实际因素相对较少等方面的缺陷。另外，大型商场最好成立一个决策分析部门，或者有一批决策分析人员，这也是大型商场科技投入不可缺少的一个方面。
三 商品零售企业计算机管理的发展方向
在当今的经济社会中，商品经营方式正在向跨地区、跨行业、多元化的方式转变，随着国有信息服务业的发展，全国互联网等一大批经济数据网的上网使用，给商业企业的经营领域和模式带来了新的契机。
企业通过内部的计算机管理系统与各种网络相连，通过及时掌握市场信息，了解商品的供需市场行情，缩短采购周期，减少商品营销环节，降低销售成本，加快资金周转，在瞬息万变的市场涨落中不失时机地抓住转折关头以求得最大回报。
网络信息化也将使商业经营方式发生巨大变化。表面上看企业的经营过程是一个资金分配使用的过程，实际上内含着企业对商场的整体了解和判断，对商品销售情况的了解，对市场发展的正确预测，对同行经营状况的了解等诸多因素的考虑，是一个对信息加工处理的过程。因此，企业要逐步改进现有的经营和管理模式，使信息由分散处理向集中处理转变，以使企业网络信息化经营在思想上占主导地位。可以这样认为，企业的决策人，是否把企业的经营思想重点转向集中方式下的网络信息处理，是否把获取及时、准确、有用的商业信息放在企业经营的优先位置，是否把企业信息经营战略思想提到企业的生存高度来认识，是企业生存发展的关键。