基于用户体验的高校非等待会计系统的实践_财务系统论文

基于用户体验的高校无等候报账系统实践，本文主要内容关键词为：高校论文,用户论文,系统论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。

       一、引言

       随着高校经济业务持续增长，工作量剧增和人员短缺的矛盾、现金流剧增与规避现金风险的矛盾日益凸显；同时，由于报账人员对报销流程及相关制度不熟悉导致报销不规范、往返多次报销等问题，使得报账耗时又低效，成为制约学校财务工作效率和管理水平提高的瓶颈。

       2012年3月起，西南交通大学开始试点推行无等候报账系统。无等候报账是指报账人员在网上填报预约报销申请，然后将相关凭证及预约单送至计财处，财务人员在规定时间内予以处理的报销模式。无等候报账系统是实现无等候报账模式的信息化平台，由网上报账系统、无现金系统和物流管理系统组合而成，三大系统有机结合，缺一不可。具体流程参见图1。

      

       图1 西南交通大学无等候报账系统流程图

       在无等候报账系统的实际推广过程中，除了自上而下地完善体系和宣传以外，重视广大师生(用户)的体验和反馈也是我校从传统报销模式顺利过渡的重要一环。因此，本文以西南交通大学为背景，着重从用户体验的角度介绍了高校无等候报账系统建设的经验，并提出一些改进措施。

       二、高校财务报账用户分类及其需求

       除了财务部门人员以外，教职工和在校学生一直是我校财务报账的最主要参与者，也是此次网上无等候报账系统的主要用户。由于他们各自对财务信息的传递渠道、质量获悉的程度不同，从而造成财务信息不对称的情况普遍存在，也影响了财务效率的提高。按照实际操作中信息获知程度与权责关系的不同，本文将高校财务报账用户分为两类：项目负责人和实际报账人。

       (一)项目负责人及其需求

       项目负责人主要是指学校各科研项目课题的负责人，或者是分管事业经费的学院(部门)领导，具有项目管理、报账的直接操作权限。每个项目课题、打包经费基本都与项目负责人一一对应。

       项目负责人的需求，主要是能够全面掌握各项经费预算的使用情况，对项目余额进行有效的控制和管理，以实现科研项目、事业活动的顺利开展。

       (二)实际报账人及其需求

       在实际中，项目负责人忙于教学以及科研业务，难以事事亲力亲为，通常委托其他老师或在校学生为其处理项目报账事宜。因此，实际报账人常常是校内其他教职工(包括学院办公室负责人员、科研项目参与人员)、在校研究生及本科生等。

       在我校无等候报账平台中，根据权限的高低将实际报账人分为“管理员”和“无限额经办人”，他们都具有申请网上报账的权限。区别在于管理员在同一个项目中是唯一的，他可以再次将网上报账权限授权给无限额经办人；而同一个项目可以有多个无限额经办人，无限额经办人没有再次授权给他人进行项目账务处理的权限。

       需要注意的是，在无等候报销模式中，默认非项目负责人是没有项目操作权限的。获得项目负责人的授权后，实际报销人才能通过其本人的财务账号进行实际的网上报账操作。

       由于现阶段大部分教职工和在校学生都缺乏财务基础知识，对财经法规、学校规章制度和财务部门的规定及细则等报账信息的掌握程度有限，因此实际报账人的首要需求是操作界面友好、简单易懂、方便快捷，其次是报账金额能够及时到账。

       三、用户参与的“无等候报账”全过程

       根据前文的介绍，高校财务报账用户主要分为项目负责人和实际报账人两类，在无等候报账系统的操作中，两类用户的操作也是不同的。

       (一)项目负责人：控制管理、委托授权

       通过互联网实名登录财务处网站后，项目负责人可以清晰地查询到其名下经费的预算执行情况、预算冻结情况、项目用款情况和项目往来情况等基本信息。通过全面动态地掌握项目经费的情况，防范经费使用中可能出现的风险，有利于科研项目负责人进行项目申请和项目决算。

       同时，项目负责人可在项目授权管理模块中授权一名管理员和多名无限额经办人，使其具有对项目网上报账的权限。如果项目需要多人处理，管理员可协助负责人授权多名无限额经办人。

       (二)实际报账人：网上报账、查询物流

       上文所说的无限额经办人即一般意义上的实际报账人。在得到项目负责人或管理员的授权后，实际报账人可实名登陆计财处网站进入无等候报账模块，对特定项目进行网上报账。具体而言，实际报账人一般会依次进行如下操作：

       1.整理票据、申请预约报账确认单

       实际报账人预先将原始凭证按照类别和金额大小归类整理，可以自主选择时间、地点并通过互联网计算机终端登录财务处网站后申请预约报销单：选中特定的报销项目进行操作，填写报销的基本信息(票据张数、联系方式等)，然后依照原始凭证的类别填入对应的费用项，系统会自动计算出合计数。如果填入的金额超过了对应费用项的预算数，系统会弹出警告窗口，该金额也就无法录入系统中。

       费用项填写完毕后，选择费用的支付方式。网上报账系统支持对公及对私的无现金支付方式，共有四种：无现金转个人、异地电汇、同城银行转账、冲销其他项目借款。一个报销单可以选择一种支付方式，也可以选择多种支付方式相组合。目前，在对私无现金转账方面，我校已经实现校内教职工人员库与网上报账系统的对接。实际报账人输入指定教职工的工资编号后，系统会自动录入其姓名和账号，减轻报账人手工录入工作量的同时也降低了报错率；在公务卡启用后，实际报销人也可以选择直接转入其公务卡账户中。在对公转账方面，系统会自动记录报账人录入的转账信息，再次转给相同单位时，可以减少重复录入带来的不便。

       当所有报销金额选中支付方式后，系统会自动生成固定格式的预约报账确认单，报销人只需打印即可。报账确认单上需相关负责人签字作为再次确认，并加盖公章，同时验收人和经办人签字后，预约单才能正式生效作为报账凭据。

       2.将报账凭证与报账确认单送至计财处

       实际报账人将之前整理好的报账凭证依次粘贴在规定的报销粘贴单上，注明金额合计数，然后一并将带有签章的报账确认单装入预置的特制信封中，交往计财处指定窗口核对基本信息后，无需排队等待即可完成会计资料的传递手续。由于报账凭证在交到会计核算中心和被处理之间有一定时差，如出现票据不全的情况难以认定责任，容易引发纠纷，因此，实际报账人将报账材料交往计财处时，必须在固定的窗口进行材料预审核，报账人需签字确认票据是完整的。

       完成以上手续后，在票据合格、各项费用填列正确的情况下，实际报销人已经基本完成了无等候报账的全过程。

       3.查阅物流信息、财务处的报错通知

       实际报账人在完成以上两步后，如果想查询报销业务的处理情况，可以通过“查看预约物流”模块实现，选择相应的报销单后，接单日期、制单人及其联系方式等信息均会显示出来。如果报账凭证不符合相关规定，实际报账人会收到计财处的电话通知，报销人需取回材料进行更正或取消该预约报销。

       (三)财务人员：提取信息、账务处理、无现金支付

       与传统窗口报销模式不同的是，前台手工录入的会计信息，可以直接从网上报账系统中提取加工，减少了财务核算的差错率，实现了财务人员工作重心从简单分类整理录入到会计信息加工的转移，提高了会计核算工作的效率。同时，无等候报账系统更有利于实现会计人员对经费预算的事中控制，对内部管理的积极性也会提高，逐步适应多样化、复杂化的财务核算和管理要求。

       无现金支付可以解决现金流量大、风险因素多、结算时间长、监管漏洞多等问题，财务人员可以更为专注于付款信息的核实，并迅速反馈信息，现金出纳的工作强度和压力也相应减轻了，提高了工作的质量和效率。特别是无现金支付与现行公务卡制度相结合后，能够更加有效地弥补监管漏洞，提高项目资金的使用效益，帮助办事人员实报实销，及时还款。

       通过近半年的宣传和渐进式推广，我校于2012年10月初实现了全校范围无等候报账，同期接单量有了显著的提高(见图2)，2013年年终单周接单量甚至高达8188份，说明在实际操作中无等候报账系统的运行是卓有成效的。

      

       图2 全面推行无等候报账系统前后单周同期接单量对比图

       四、优化用户体验的措施和待改进方案

       (一)试点推广、分批试行

       无等候报账系统这一理想化的报账平台从纸上谈兵到全校推广之前，财务人员需要通过试点院系、部门的反馈，详细了解师生用户在实际操作过程中会遇到哪些共性的问题并去协商解决。我校将各个学院分为五个批次试行无等候报账模式，在实践中总结经验和问题，逐步扩大影响力。发放的操作手册中，除了展示网上报账平台的操作流程，还详细罗列了常用费用项名称对应的开支范围，对报账信息掌握程度有限的师生提供简明的指导。

       (二)收集意见、升级系统

       在我校全面推行无等候报账系统后，根据师生普遍反映的问题对系统机型及时升级和优化。例如，有部分教职工不明确差旅费补助的标准，于是将差旅费的模板进行更细化的设置，系统根据报账人选择的职务级别自动计算出对应的补助金额。同时，根据会计制度的调整和核算方式的变动，预置的费用项模板也要不断与时俱进，适应会计信息处理的要求。例如，高校实行“营改增”后，增值税的核算需加入原有的网上预约报销模块中。

       (三)短信平台建设

       每一张网上预约报销单都有条形码，财务人员运用扫码器将报销单从收单到处理的每一个阶段都可以反映到物流查询系统当中，报账人可以登录财务系统进行查询。但是账务处理完毕、无现金支付成功后只有收款人可通过银行短信通知得知消息，该消息目前还不能通过短信发送至实际报账人，常有师生来电咨询到账信息。另外，在通知报账人报账凭据有误的时候，财务人员是通过电话联系报账人的，报账人到前台后仅凭记忆找回凭单，效率较低。

       今后我校将逐步建设更加完善的短信平台，在对公对私转账、汇款业务完成之后，系统可以自动发送短信通知给报账人，可有效缓解询问到账问题；在通知报错报账材料时，将增设系统预置的信息模板，财务人员可以将报错的报销单据流水号、报账时间、报错原因等问题发送给实际报账人，通知其及时处理；在取回票据时，根据预留的信息，财务人员也能尽快找到相应的报销材料。

       总之，无等候报账系统利用互联网和银校互联技术，结合了网上报账系统、无现金系统和物流管理系统，使财务报销基本实现“无等候”和“无现金支付”。对于项目负责人而言，能够通过此平台对科研事业经费有实时动态的了解和管理；对于广大的实际报账人而言，节省了大量的排队报账和申领现金的时间，报账更为自主、方便；财务人员工作重心也从繁重的信息录入转移到对会计信息的审核加工处理，提高了账务处理的效率和质量，无等候报账系统实现了报账用户和财务人员的互利双赢。

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