摘要：干部人事档案很大程度上已实现了数字化，即档案内容的信息化，但由于在归档利用登记台账、核心材料收集、追要制度流程等各方面普遍还未形成规范化、制度化的操作程序，一定程度上影响了数字化内容的准确性、全面性和可利用性，通过建立健全管理制度、完善流程操作信息化，实现登记全面、一键查询、结果反馈、大数据成库等，能切实提升档案的利用效率，解放档案工作人员重复性琐碎操作，更高效化的完成干部人事档案管理。
关键词：干部人事档案 信息化 制度化
2010年中组部在全国组织系统信息化建设工作座谈会强调，“干部档案数字化是创新干部档案工作手段的重要途径，积极稳妥地开展档案数字化工作，不断提高干部档案管理和利用水平，是今后一段时间干部档案工作的一项重点任务。”1这意味着医院干部人事档案管理要实现妥善合理、有效利用的长足发展，提升信息化管理水平是重中之重。干部人事档案信息化管理，是指以科学管理为基础，依托科技手段和电子设备、技术等开发和保护档案信息资源，在操作、台账、流程、制度、信息内容等方面实现全方位、多形式的信息化，提供高质量、高效率的档案信息服务，对强化人事档案管理，提高工作效率，改进服务质量，有着十分重要的意义。
1、干部人事档案管理中存在的问题：
目前按照国家档案管理要求，干部人事档案多已实现单机版档案信息上机，很大程度上完成了档案的内容信息化，不仅降低了纸质档案的翻阅率，一定程度上对纸质材料起到保护作用，有利于延长其使用期限，还提高了档案资料的利用效率，基础信息查询可以依托电脑档案系统完成，提升了干部档案的服务性。
但由于在归档利用登记台账、核心材料收集、追要制度流程等各方面普遍还未形成规范化、制度化的操作程序，一定程度上影响了电子上机的内容准确性、全面性、可利用性，干部档案信息化管理还有很大的提升空间，更好的为医院人才管理服务。
1.1 归档利用的开发度还不够
一是材料种类多，分量足，对于普遍性资料如年度考核表这类常常有几千份数量的大件，归档往往还是采用一张张核对并誊抄名字的台账登记方式，耗时久，一旦缺少一份或几份年度考核表时，查找核对非常麻烦，出现盖章不全或签名缺少的情况，档案返工整理又增添了重复工作量、降低效率。
二是干部人事档案目前的利用和登记主要还是依靠纸质台账，对于档案外借、部分材料取出、材料缺失补办等差异化、时限长的问题，尤其是干部人事档案专项审查中发现的“三龄两历”信息不符合，外调、追要证明材料的进度并不能一目了然掌握，不利于干部人事档案的整体管理。
1.2 核心材料收集流程尚不完善
一是对于因为工作变动、职务职称晋升、培训考核等产生的个性化材料主要还是依赖相关科室主动上交、档案部门被动收集的方式，但往往会由于相关科室没有做到及时上交档案保管部门整理归档，造成干部人事档案与个人发展经历不能匹配和佐证，影响档案的完整性和准确性。
二是出现核心材料缺少时，不同种类的材料应该向哪些相关科室追要，哪些人员负责跟踪并归档、核心材料有错误的情况下谁来认定、认定流程复杂等问题，都还缺少相关的流程制度，影响了干部人事档案管理的质量和进度。
1.3 专业人员信息化水平不够
一是目前干部人事档案管理人员的年龄普遍存在老化现象，电子信息水平不够，台账登记和电子上机方面还存在很多不足，造成档案数字化利用率不高；二是关于干部人事档案的培训相对较少且缺乏针对性，对于干部人事档案中出现的各类问题、错误，没有案例式或权威性的指导准则或制度参考，造成档案管理不规范情况；三是档案部门相对比较闭塞，对于医院人员信息和临床一线培训进修等情况了解脱节，材料全面性掌握不够。
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2、干部人事档案信息化管理的建议：
干部人事档案的归档、利用、整理、追要等流程性操作形成信息化管理，实现登记全面、一键查询、结果反馈、大数据成库等，对切实提升档案的利用效率，解放档案工作人员反复查询纸质档案的重复性琐碎操作，更高效化的完成干部人事档案管理起到举足轻重的作用。
2.1提升对干部人事档案重要性的认识
加强宣传教育，树立干部人事档案的重要性认识，明确其对医院和个人的重要意义，内化于心外化于行，从个人意识上重视档案的材料主动收集、上交的理念，切实理解个人档案和自身工作、生活的紧密联系，变被动为主动，积极进行干部人事档案信息挖掘，确保档案信息完整。
2.2建立健全制度，加强流程的规范化、信息化
建立健全干部人事档案信息化管理的相关制度，对人事档案材料的归档、利用、整理、追要、认定等程序全面进行规范化的流程建立，切实有效提升工作效率。
归档：主动抄送，形成信息化登记台账。培训相关部门需要归档材料目录，如科教科进修规培、人事科职称晋升发文、组织科援外援疆等名单和电子信息应主动抄送一份给人事档案部门，以便掌握全面信息，在归档时方便提醒和追要，完善个人档案。针对年度考核表等大件归档材料，归档部门负责核对好每份材料的正确性、完整性，并提供参加考核人员电子名单给人事档案管理部门以便核对查询，减少誊抄、反查的不便利。
利用、整理：信息数字化，利用进度电脑查询。人事档案部门要加快档案数字化的进度，尽可能的实现纸质档案和数字化档案同步一致，以便基础信息利用可以直接在电子系统中查询，减少纸质档案的翻阅，避免损坏。同时对于每位在档人员的电子上机材料更新程度、外借归还、错误更正等进度建立信息化台账，便于催要和掌握全库的档案管理，以免遗失或错漏。
追要、认定：建立制度，责任分工到人。对于干部人事档案整理过程中发现的材料不全或信息不一致情况，尤其是“三龄两历一身份”等专项审核信息不符的问题，应成立专项领导小组，明确分工、责任到人、就发现的不同问题制定对应解决方案，捋顺认定流程，明确责任分工，权威认定依据，强化部门沟通，有效推进干部人事档案管理的进度和质量。
2.3加强业务培训，提升管理水平
一是建议上级组织部门加强干部人事档案信息化管理方面的针对性培训，对于档案中出现的各类问题提供模板式、案例式的解决方案，出台相关的认定方法、认定流程和答复口径的文件依据；对干部人事档案管理的标准给予统一性、专业性的指导与参考，以提高档案管理的准确性、高效性和合理性。
二是建议医院组织干部人事档案管理人员外出学习培训。参观上级优秀档案管理部门，学习先进模范、规范操作流程，提高认知水平；到兄弟单位交流学习，提出困难疑惑、交流管理心得、优化服务能力；到其他管理科室轮岗学习，熟悉相关归档材料的全面性和准确性，避免和临床一线的脱节。
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[5]陈慧.数字信息化在医院人事档案管理中应用分析[J].中国卫生标准管理，2019，10（03）：1-2.
论文作者:王玲
论文发表刊物:《基层建设》2019年第13期
论文发表时间:2019/7/22
标签：档案论文; 人事档案论文; 干部论文; 档案管理论文; 材料论文; 台账论文; 流程论文; 《基层建设》2019年第13期论文;