马丹丹
山东省济宁市鱼台县残疾人联合会 山东 272300
摘要：档案的安全保密与开发利用是一对矛盾，也是档案工作者面对的基本问题。学好《保密法》和《档案法》是做好两方面工作的基本前提，但在工作实践中，单凭学习相关法律知识还是远远不够的，重要的是把工作做细致，能够将安全保密与开发利用两个对立的方面统一起来。档案的安全保密和开发利用在发挥根本作用上具有一致性。做好保密工作，同时，也是将来开发利用的前提，做好档案的开放利用工作，是档案安全保管的直接目的所在，是体现档案保密工作价值的另外一条途径。档案保密有其价值所在，解密又有其新的价值所在。档案保密工作与开放利用二者的根本目的和作用相同，实现的方式与途径不同。因此，在工作实践中，应当在两个方面都给予重视，不可偏废任何一个方面。而且随着社会的发展与进步，档案的保密时限将越来越短，新修订的档案法相关条款也说明了这一点。这是我们档案工作者必须具有的专业敏感性，并且顺应历吏发展的趋势积极做好保密与开放工作。
关键词：档案；利用；保密工作
1转变档案保密观念，正确处理档案利用与保密的关系
21世纪是一个新的时代，强大的互联网技术为社会信息高度开放提供了更多的通道。档案建立的目的及价值之一就是被利用。档案保密和利用的方向、价值具有一致性、并存性。严格区分档案的保密内容、程度及范围，才能明确档案可开放的程度和时机。对档案利用时间、地点、人员进行合理限制。做到科学、严谨、安全的利用档案。
新的社会发展形势下，相关部门应转变档案保密观念，严格遵守国家相关法律发法规，制定严密合理的档案使用制度，在保证保密的前提下，最大限度地为本系统提供有价值的信息资源。
2做好档案的利用及保密工作策略
2.1在利用过程中进行保密工作
为了更有效的实现对档案利用的保密，应当建立系统、全面的档案保密机制，实现保密工作的价值。完善保密制度主要来自两方面，一是要加强档案保密制度建立者的保密意识，在使用档案时可以自觉进行保密；另一方面是要加强限制使用者的保密操作，严格规范使用中的借阅时间、使用用途，完善相关复制、外借等制度规定。在借阅档案的过程中，不得随意外带、复印、或将档案资源进行转借，必须要在规定时间内归还档案资源，监督保密政策的实施。在利用过程中保证资源不外泄、不遗失，加强保密工作的有效性。
2.2做好档案的审查工作
利用档案之前的工作步骤是审查档案，通过对档案的审查，增加档案资源的顺序性。利用审查对档案进行正确的分类，更有利于规范档案的范围，便于利用档案。审查档案的主要工作内容是：根据规定充分审查档案，逐一审查期限内档案的范围及使用；对于初审未通过的档案通过资质较高、经验较丰富、能力较强的专业工作人员进行取舍；领导在两次审核的基础之上综合多方因素，决定档案的开放期限等。
2.3做好档案的解密工作
在档案利用时还包括一项重要的工作内容那就是解密档案。档案的解密程度决定着档案工作的利用程度。一般情况下，在完成档案的审查工作时，随机进行档案的解密工作，解密工作必须是科学合理的。通常来说档案的保密级别分为：绝密、机密与秘密，根据不同的程度采用不同的保密方法，但档案的保密工作在时效期满后，保密级别就丧失了意义，对于此部分内容，就需要利用解密再实现对档案的利用。另外随着时间的推移、档案保密的范围、时效、使用时间、级别变化等都会随着情况的改变而变化，对此就需要利用解密工作进行降密。
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2.4在保密的前提下进行利用工作
档案工作是以保密性为基础实现资源的有效利用，以档案保密为前提实现最大限度的利用档案资源。当前利用档案的主要模式是以借阅的形式进行档案查阅，而档案工作人员在此借阅方式的基础上通过设置一定的限制条件，实现对档案资源的保密。如利用限定借阅期限、借阅的地点、借阅的范围内容等，使得内部信息不外泄、加密文件更安全。通过这些方式，充分利用资源的同时要保证信息的机密性，实现在保密的前提下对档案资源最大限度的利用。
2.5做好档案利用前的基础工作
档案利用前的准备工作，是充分利用档案的关键影响因素之一，其影响着档案使用的效率，影响最终档案利用的合理性与科学性。对于准备工作的内容主要包括：第一，档案工作人员在原有基础之上，提升档案的开放质量，系统全面的整理档案并进行分类，现代化管理、科学化归档，方便使用者对档案的利用；第二，建立档案编号及检索制度，利用现代科技与电子平台，制订详细的档案检索系统，分别建立检索区域如基础区、骨干区，同时设立文字性辅助信息，实现多元化检索档案；第三，建立档案资料的副本，根据档案的重要程度及使用范围，进行多种形式的副本存根。通过这些步骤，做好档案利用前的准备工作，便于使用者高效利用档案。
2.6实施有效的档案安全监督
安全监督是实施档案保密的关键步骤，可以保证档案的运转使用途中增加安全性。具体应用时根据档案资源的差异性，使用者的心理、思想差别性，建立不同的监控机制，最好做到随时监控使用者；此外，对于不同的档案保密级别、不同的档案使用者采用不同的监督策略，如管理人员提醒使用者禁止涂抹勾画档案，更不可以修改、偷盗档案内容。对于档案的监督与管理，还需要工作人员加大宣传力度，制订完善的监督机制。对于使用状况与使用内容必须及时记录，建立登记制度。此外还要求工作人员善于观察、察颜阅色，根据使用者的神态与动作，判断其异常心理。
2.7正确处理档案保密与利用关系
在档案管理工作中，保密与利用看似矛盾，实则两者之间的最终目标是相互统一的，都是为了能够更好的发挥档案的价值，避免档案资源出现闲置浪费，因此若是想要做好档案的保密与利用工作，就必须要处理好这两者之间的关系，对此笔者从以下两个方面进行分析。首先是在保密的前提下进行利用，现下档案利用的主要形式就是借阅，在档案借阅过程中常常会提出一些附加条件，如档案的利用时间、地点、范围等，这些限制规定就是为了防止档案信息泄露，促使档案能够得到更好的利用，由此可以看出，档案要在保密的前提下利用。其次是在利用的过程中保密，通过情况下，在档案利用过程中，会采用建立保密制度的方式，从而为档案保密工作提供保障。在这个过程中一方面要对档案保密制度的制定者提出要求，确保其可以自觉的遵守保密规定。另一方面确保档案使用者在使用档案的过程中，可以严格遵守借阅制度，保障档案在利用过程中不会出现泄密、失密等问题，为档案管理工作有效开展提供保障，这是在利用的过程中保密的体现，因此在档案管理工作中，必须要认清保密与利用之间的关系。
结束语
总之，档案的保密与利用是一项系统性的工作，机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，因此在新时期背景下，档案管理人员在进行档案管理工作时，必须要做到“保中有放，放中有保”，这样才能为党和国家的安全利益提供保障，推动我国档案管理工作有序发展，以实现档案的科学利用，促进档案管理工作的高效率开展。
参考文献：
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[2]孙宝辉.谈如何做好档案开放利用中的档案保密工作[J].黑龙江科学，2015（09）：261.
[3]王英男.谈如何做好档案开放利用中的档案保密工作[J].黑龙江档案，2016（01）：92.
论文作者:马丹丹
论文发表刊物:《防护工程》2018年第12期
论文发表时间:2018/9/30
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