关于档案馆收集工作中几个问题的探讨，本文主要内容关键词为：档案馆论文,几个问题论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案收集工作，就是将分散在各机关、各单位和个人手中的档案，以及散失在国外的历史档案、按照国家有关法规有计划地集中到各机关档案室和各级各类档案馆的工作。它是档案馆（室）积累和丰富档案的一种手段，也是实现档案集中统一管理的一项重要内容。实践证明，收集工作是档案业务建设中的基础，做不好这项工作，就难以有完整的档案，也就不会有健全的档案工作，要搞好档案工作，必须首先从档案的收集工作做起。下面就省档案馆在档案资料的收集和征集工作中的一些问题谈几点意见。
一、接收范围。各级各类档案馆收集档案的范围有所不同。根据《档案法》的规定，省级档案馆收集需要长远保管的省（市）级现行机关和撤销机关的档案，具有全省意义的，需要由省保管的革命历史档案，旧政权档案和有关的历史资料以及省委和省人民政府决定接收的其它档案。具体地说，即应接收省级党政领导机关及其直属的厅、局、委、办和群众团体等工作部门形成的档案；省级机关所属的局、委、公司、院、所及其有代表性的厂矿、学校、场站等单位形成的档案；省级临时机构和撤销单位的档案；属于本省和上级主管部门双重领导的单位形成的以及反映省某项事业或建设活动为主的档案；省内或属于河北籍知名人士和英模人物形成的档案。随着改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的确立，档案馆还应注意接收那些与经济建设密切相关，可为改革开放提供有益借鉴的档案。而对于那些专业性较强，本单位或本系统利用频繁，而社会利用面比较狭窄的专业档案，如气象、地震、测绘、地质、水文档案等，就不要机械地接收进馆，可将其较长时间地保存在原单位或进专业档案馆较为有利。
二、进馆档案的质量要求。档案的数量是衡量档案馆馆藏是否丰富的重要标志之一，但决不能忽视进馆档案的质量。进馆档案的质量，要求档案全宗和案卷的齐全、完整、系统、标准。齐全、完整是要求全宗内年代不间断；反映主要职能活动内容的文件材料不短缺；各种门类和载体的档案不遗漏。系统、标准是要求全宗区分清楚，分类科学，期限划分准确，排列条理，案卷质量符合有关规范要求，目录齐备。
三、收集工作的组织和计划性。收集工作不是盲目的，而应有组织、有计划地进行。档案馆以丰富馆藏，服务社会为目的，有组织、有计划地收集档案进馆。要在调查研究的基础上，确定接收单位，编制被接收单位名册，制定相应的规定、办法，采取切实措施，发现问题及时解决。档案馆要从建立档案资料基地的角度出发，严把进馆档案质量关，协助机关档案室做好案卷进馆的前期准备工作，特别要控制进馆档案不必要的实体重复，同时要体现特殊性原则，凡列入本馆接收范围的单位，其形成的反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种形态的档案，原则上应一律进馆，但对于不同历史时期形成的档案，要根据不同的历史情况，采取灵活的做法，区别对待不能硬性苛求。
四、反映宏观状况和微观状况档案的有机结合和新载体档案的收集。宏观性档案材料是指一级主管机关所形成的档案，它具有宏观的综合性、指导性和政策性的特点。微观性档案材料包括二级单位和部分企事业单位反映具体工作活动情况的档案；还包括一级主管机关在日常工作中形成的工作记录，具体事物发生、发展的情况、数量、质量、技术方法等文件材料。它具体微观的细密性、实在性和经验性的特点。年代愈久远，这类史料的价值愈珍贵。无论是编史修志、撰写传记、回忆录还是进行各种类型的宣传教育活动，仅仅依据计划总结、指示、决议、纪要等文件材料是远远不够的，只有从微观档案中获得具体翔实的材料，才更具有说服力，随着科学技术的发展，人们对于微观内容的史料的利用将越来越多。因此，在接收工作中要认真解决好这类史料的接收归档问题，做到宏观性档案与微观性档案的有机结合。此外，还应注意新载体档案的接收。随着人类社会的发展，科学技术水平不断提高，现代记录、传递、存储信息的手段日趋多样化。同一项较为重要的活动，往往采用文字、录像、拍照、录音、等多种手段记录，力求多侧面、多角度、多方式地使其完整地流存下去。这些新载体档案是一个完整全宗的重要组成部分，它既能多方位地反映历史原貌，又为研究历史和查考各种问题真相提供了直感性材料，显然是应该注意收藏的。
五、扩大接收范围，不断丰富馆藏。档案馆接收档案的范围应是纵横结合，相互依存。横向是指机关形成的多种门类、多种载体的档案；纵向则指档案反映历史的连续性、长久性、亦即年代上不断流、时间上尽可能久远。接收档案不但要接收文书档案，也要接收有关的科技档案和其他专业档案；不但要接收一般公务档案，也要注意接收具有深远影响和较高声誉的家族，个人档案。首先一个机关形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、专业档案等等，共同反映该机关的历史活动面貌，构成了一个完整的全宗，是一个不可分割的整体。如果文书档案进一个档案馆，其他档案进另一个档案馆，那就人为地割断了它们之间的联系，违背了全宗原则。其次，档案馆如果只管文书档案，不管科技档案和专业档案，那就失去了综合档案馆的性质，本身也就成了专业档案馆或专门档案馆。第三，在党和国家的工作重点转向经济建设的今天，如果完全摒弃科技档案和其它专业档案，档案馆就很难在我国现代化建设中发挥更大的作用。
六、收集有关资料，补充档案之不足，档案馆主要保管历史与现行的档案，同时也要保存与档案关系密切的资料。从档案馆开展利用的实际效果看，提供利用除了查找档案外，资料也起到了很重要的作用，尤其在编研工作中表现得更突出，由于各方面的原因许多历史档案或毁于战争，或毁于其他自然灾害，至今保存下来的为数不多了，但有些资料由于数量多，保存下来的可能性就大些。这些资料有的是根据档案编写的，有些是档案文件的汇集，它们虽不能起到直接的凭证作用，但可起到重要的参考作用；对于档案的利用，特别是编史修志来说，单纯地依靠档案，而不依靠资料也是很难完成的，只有将档案与资料结合使用，利用工作才能有效地进行；资料本身就是档案的必要补充，过去保管下来的档案大都是一些宏观性材料，如指导性文件和政策性的规定等，一些微观性材料，如调查报告、数据统计、手册、汇编、汇集等经验性的材料，大多见于资料。这些资料在我们工作中是必不可少的。因此，资料收集工作不可忽视。资料的内容应包括与档案有关的图书、刊物、报纸、史志、大事记、回忆录、谱谍、墓志统计资料，文件汇集、资料汇集等。同时还应注意收集反映地方民族历史、民族文化、民族风情、民族习俗、民间文学、古字画等各方面的文字档案和资料。收集方法，可以采取与档案一起接收，到社会上征集，组织订购，与有关单位相互协商，本着资源共享的目的，进行交流、赠送。
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