摘要：工程档案是在城市规划、建设和管理活动中形成的具有保存价值的材料，是社会建设管理工作的真实记录，在城市规划基础设施建设、交通管理，通讯电缆及有线电视工程、防备自然灾害等方面起着十分重要的作用，巳成为社会建设与管理的重要组成部分和城市建设与发展的重要依据。
关键词：工程档案；特性；管理
一、工程档案的特性
1.1 阶段性。项目工程一般要经过设计准备阶段、设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，每个设计阶段工作任务、工作程序和工作环节，应具备有工作条件，以及必须形成的设计文件的内容及其深度、章节的组成，格式及审批权限等，也都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段设计工作没有完成，或设计文件没有经过有关部门审核批准，不得开展下一阶段的设计工作（但可做准备）。
1.2 专业性。一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。各专业之间必须密切协调，以相互提供的设计文件作为依据而开展工作，其形成的设计文件之间也必然有着非常紧密的联系。因此，工程档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑设计文件材料专业性，以及专业间的联系。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号、结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程项目、与工程之间的隶属关系。此外档案人员学习本单位各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。比如我们排水处主要有给排水、道路桥梁、工业与民用建筑三大专业工程，我们档案人员就要熟悉各个专业的特点，掌握必要的专业知识，才能更好地管理本单位工程档案。
1.3 多变性。在施工安装过程中经常出现设计变更，需要对设计文件进行必要修改和补充。比如设计本身可能存在某些缺陷、疏漏或差错；地质等自然条件可能出现了新的情况；物资供应的变化可能改变设备材料使用；施工方法的改变需要变更设计等等，这些不可遇见的意外情况都要求设计变更以适应施工。有时有的图纸需要多次修改、补充，有的部分图纸甚至成套作废，要重新设计。设计图纸文件的这种频繁的变更修改是不可避免的、必要的和允许的，但又应是很严格的，这是工程档案有别于其它科技档案的重要特点。
1.4 通用性。设计是一项继承性和创造性的工程，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，而不可能是全新的设计，一是设计工作性质所决定的客观要求，也是设计再生产的前提条件。二是工程对象即工程建设产品虽然具有千差万别的单件性，但其中一些建筑配件、设备装置及其零部件或建筑单元等，往往是量大、面广、共性多、通用性强，使用有关这些内容图纸文件具有广为复用的条件，这也就决定了工程档案通用性的特点。
1.5 时效性。工程档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会二次、三次、若干次的利用并发挥作用，工程档案在近期内的查阅复用率就比一般档案高，时间越往后其查阅复用率就越低。这说明工程档案的使用价值不是无限期地保持不变，而是具有一定的时效性，这是它在利用方面的一个特点。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，不断“吐故纳新”，经常定期进行档案资料的清理鉴定，如部分失去使用价值的档案剔除销毁，将使用价值不大，不常查用的档案置于“冷库”或适当减少保管份数，对本单位已经失去利用价值的底图移交给生产使用单位。
二、齐抓共管，密切联合，建立健全档案管理网络
加强档案管理的组织领导，是保证工程档案完整性、完整性和规范性的重要保证。按照统一领导、统一制度、分级管理的原则，建立档案工作领导小组，协调档案管理工作。总工程师负责档案信息工作，建立档案资料室，配备专职档案人员；任命各业务部门的专业技术人员为兼职或全职档案员，形成覆盖全公司的档案管理网络。同时，加强制度建设，建立健全岗位责任制和文件管理系统，实现清晰的职责，层层检查，是否在项目阶段或本单位各部门，可以确保文档材料不是粗心，不松散，所以文件工作已经实现了一个系统的规范化、标准化。
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三、转变观念，超前管理，保持档案资料的完整牲
长期以来，我们对档案内容和工作范围的理解偏于狭隘，思路不够开阔。对各级各类档案的管理工作没有一种超前管理的理念，没有很好地创新意识主动联系，没有将档案工作渗透到工程建设各个环节之中，导致业务部门和档案部门长期以来各自为政，档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。
（一）根据工程复杂性特点，拓宽档案收集渠道
从实际情况看，工程建设项目内容比较复杂，从项目初期招投标到工程竣工验收阶段，所形成的文件材涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能造成文件材料遗漏。加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务一旦完成，临时机构解散，而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整。我们改变过去坐等档案材料送上门的被动做法，档案管理人员超前管理，及时了解工程建设工作的具体操作程序和工作流程及每阶段的工作安排，掌握各个阶段工作中可能形成哪些档案资料，并对每种资料的内容，数量做到心中有数。在此基础上，采取以下主动收集方法：
1、追踪收集。这种方法适用于工程周期短，形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对牲地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高，但花费的人力、物力较大。
2、分阶段收集。这种方法适用子建设周期长的工程。某些大型道路、排水、桥涵等工程及某些跨年度的工程，我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，保证了工程档案资料的连续牲、完整性。
（二）结合工程多样化特点，科学设置档案分类
根据工程建设的实际情况，我们制定了（科技档案立卷规范〉，实行系统化，规范化管理，建立了工程档案资料分类大纲，明确了保管期限。制订了科学的档号分类方法，坚持以规范化为立卷标准，将有保存价值、收集齐全完整的文件资料进行分类整理，先理出预备案卷，再进一步检查其分类及保管期限划分是否准确，把认定可以装订成正规卷的文件资料，及时立卷归档，从而有力地促进了案卷质量的提高，使档案管理工作逐步走上了规范化、科学化的轨道。
四、强化档案业务培训，提高档案人员素质
工程档案具有 “一次性” 和不可回复姓的特点，客观上对档案工作人员的业务素质提出了更高的要求，从事工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比普通单位的档案更全面，不仅要了解文件档案、科技档案，还要了解一些工程相关的专业类档案。因此，为了提高工程档案管理水平，加强专职或者兼职文件管理和培训工作，聘请归档专家讲座，重点工程建设工作将形成这些类型的文件和资料，属于保护的价值和将来需要存档，以便澄清具体归档的范围。
五、积极开发利用档案信息，促进档案管理工作
做好档案资料的收集和归档工作，就是要利用好档案资料，开发利用好档案信息。工程档案的形成是工人劳动和智慧的结晶。通过对文献资料的收集和归档，将其转化为档案信息资源，提供给建筑工人供档案工作者使用。对于档案人员来说，如果档案信息能够及时提供给业务部门和施工人员。为了让他们亲身体验档案信息的价值，他们会更积极地配合档案部门做好归档工作。近年来，我们实行了文件和资料的电脑化管理。各种文件和文件被及时输入电脑。形成一个电子文件。为业务部门提供了较为全面的档案信息资源，这些档案信息无疑为我们的工程建设事业提供了极大的帮助。业务部门的专业技术人员只要从档案中获取信息，就会更加积极地将归档文件提交到档案室，从而保证了工程档案的完整性，将档案管理提升到一个新的水平。
结束语：
建设工程档案业务指导工作在实际工作中不断总结，不断改进。无论是在内容上，还是在形式和方式上，我们图书馆都紧紧立足于工作，勇于创新，努力保证工程档案的质量，使工程档案建设更好地服务于社会。
参考文献：
[1]肖永福.加强重点工程档案管理，努力做好服务工作 2016.
[2]晋旺英.重点建设工程档案管理工作探讨 2017
论文作者:黄子熏
论文发表刊物:《建筑细部》2018年第20期
论文发表时间:2019/4/26
标签：档案论文; 工程论文; 文件论文; 工作论文; 档案资料论文; 材料论文; 阶段论文; 《建筑细部》2018年第20期论文;