信息社会背景下如何做好事业单位文书档案管理工作
普春华 祝颖
云南省农业科学院农产品加工研究所 云南昆明 650221
[摘 要] 现阶段，信息化成为社会各行各业发展的主流，在信息时代，不同行业不同工作内容都应该充分利用信息发展，这不仅是时代的需求，而且也是未来的方向。在事业单位中，要想提供档案管理的效率和质量，就需要依靠信息化技术作为档案管理发展的基础。基于此，本文首先分析信息化背景下，事业单位文书档案管理工作中存在的问题，继而探讨信息化背景下，如何优化事业单位文书档案管理工作，希望能为事业单位档案管理工作的发展提供一些帮助。
[关键词] 信息化；事业单位；文书档案管理
我国当前信息化技术快速发展，利用计算机管理档案符合时代的发展需求，也是当前的一种发展趋势。事业单位档案管理工作人员要顺应时代的发展潮流，积极利用现代技术创新管理模式，进行档案的信息化管理。结合本单位工作特点，文书档案信息化管理是指依据档案内容的不同，按照科技创新、成果转化、基本建设、人事人才、党的建设、群团建设、仪器设备、财务会计等将档案内容分类，在此基础上将其输入计算机系统中，档案信息化管理通过将纸质档案转化为电子档案，一定程度上节省了人力、物力和财力，同时也提高了档案查找的便利性以及保密性，提升了事业单位档案管理的工作效率。
1 信息化背景下，事业单位文书档案管理工作中存在的问题
1.1 缺乏科学合理的管理制度，档案安全问题还需精进
在事业单位的文书档案管理工作，采用先进的技术手段进行管理，能够有效提高档案管理的水平和效率。但是很多事业单位的文书档案管理还是采用传统的管理模式，导致档案管理的信息化水平较低[1]。传统的档案管理方法是对上一年的档案资料进行归类整理，然后做好保存工作，但是随着事业单位的工作量不断累积，档案资料越来越多，很多的档案信息不能被有效存储导致遗失。另外，事业单位的数据信息资料整理操作相对比较麻烦，传统的管理方式会增加档案管理人员的工作量，不能保证数据的完整性、全面性、准确性。
如表1及图5所示，总体来说，教堂广场的视域整合度为7.009 170，相比中山路街区的平均整合度4.108 800要大得多.说明该区域视域整合度相对较高，空间的集散功能相对较强.但教堂广场的视域全局整合度核心位于广场西北角、曲阜路与浙江路交叉口以及肥城路与中山路交叉口3处，最高达到12.118 000，是视线聚集性较高的区域，相比之下，广场中心空间整合度反而相对较低，基本维持在平均值7.009 170附近，视线的聚集性较低.说明在外围建筑的遮挡下，教堂广场空间整体区域整合度分布不合理，部分区域整合度分布产生断层，限制了整体区域的视线聚集性.
1.2 事业单位中，文书档案管理人员的专业素质有待提高
在事业单位的具体工作中，文书档案管理工作属于一项琐碎、繁杂而系统的工作，管理人员每天面对的是周而复始的来文、发文。档案管理工作中，必须将这些文件按照具体要求进行分类、登记以及整理，所以事业单位的档案管理工作对于文书档案管理人员来说，一定需要专业的分辨能力和理解能力，同时具有业务知识。但现如今，多数单位档案管理人员半路出家或多为兼职，缺乏必备的专业知识和技能，在工作中如相关部门归档不及时，加之管理人员稍不细心，就会导致文件资料断章缺页、文件材料不齐全成套，更有甚至出现归类、编码与实际不符等偏差问题。这些问题对于档案管理的影响很大，严重阻碍这信息化背景下，事业单位文书档案管理工作的发展。
2 信息化背景下，如何优化事业单位文书档案管理工作
2.1 制定科学的管理制度，把控档案安全
文书档案管理工作的内容较为复杂繁琐，对专业技术的要求较高，同时其机密性也较强，因此事业单位在推进文书档案信息化管理建设时要建立健全的管理制度，并进行标准化管理，通过明确制定档案分类、内容、编号以及案卷目录等方面的规章制度，使文书档案管理人员在管理档案时依据制度对资料的收集、整理、归档、存档等环节进行标准化管理，从而确保档案资料的完整。例如，事业单位在进行财务档案管理时应要求档案管理工作人员根据实际情况及这类档案的功能特性，从收集整理、鉴别编码、检索使用等方面入手，针对性地开展财务档案归档管理工作，且在信息技术的支持下，为其管理工作进行中提供丰富的信息资源，优化财务档案管理方式，增加其归档过程中的技术含量，促使财务档案在事业单位实践中的管理效果更加显著。同时，事业单位应将档案管理工作考核纳入档案管理工作人员实绩考核中，通过合理的考核评价，考出档案管理工作人员士气、激发其工作激情，从而促进事业单位档案信息化管理的建设。对档案的有效存储和管理：传统的文书档案管理多是以纸质方式进行保存和管理，难以常年保存，信息化信息技术的不断发展，档案的存储越来越多样化，采用电子文档和视听档案的形式进行管理，会延长存储的时间，也会保证档案的有效存储。建立电子化的档案管理系统：档案信息化管理是当前事业单位进行文书档案管理的重点，也能够有效提高档案管理的质量和效率，建立相应的数据库档案信息，做好协调统一工作，保证档案的有效管理，能够避免档案管理中存在的各种问题。
2.2 加强档案管理人员的培训，提高人员专业素质
随着事业单位文书档案信息化的发展，对档案管理人员的专业能力要求不断提高，因此，事业单位档案信息化管理构建下，事业单位要不断创新人才培养机制，积极引进文书档案信息化管理的专业人才，如软件开发人员和网站管理人员等，提升事业单位文书档案信息化管理的专业水平，同时定期对工作人员进行专业技术培训，使员工掌握现代信息技术，同时精通档案管理业务，并通过考核以及培训等选拔精通档案信息化技术的管理人才，组建档案信息化管理的开发以及指导队伍[2]。档案管理人员要不断创新思维，在具备管理档案的专业素质的基础上，还要掌握足够的信息技术知识和操作能力，将自己锻炼成能掌控档案信息化管理的全面人才。同时事业单位要针对档案管理工作人员制定奖励政策，使员工在工作中积极创新档案信息化管理技术，此外事业单位还要注重各部门间的协同合作能力，并组织员工与其他事业单位的档案管理部门进行交流学习，通过交流加强工作人员的档案资源创新能力，通过大力培养创新人才推动事业单位档案的信息化管理，最终推动事业单位的信息化建设[3]。
3 结语
传统的文书档案管理工作中存在许许多多的问题，在信息化发展的今天，如果不及时乏善去陈，则会影响到事业单位文书档案管理工作的效率和质量。所以，实现档案信息化管理，是当前档案工作发展的主流方向，在档案信息化管理中，只有及时发现问题，采取合理措施，才能有效帮助文书档案管理工作走向信息化发展的新高度。
1.2.4 离体叶片法对拮抗菌进行防效测定 取已长出4片左右真叶的向日葵叶片，用自来水冲洗干净，用吸水纸吸干叶片的多余水分备用；生防菌发酵液培养48 h备用；配制只含琼脂的固体培养基备用；将培养好的发酵液涂抹叶片，将叶片放置在只含琼脂的固体培养基中，保持湿度以消除干燥带来的黄叶影响，随后接种活化的菌核病菌丝块（Φ=4 mm），准确接种在叶片主叶脉两侧，每个叶片接种1个菌丝块，以没有接菌的琼脂块作为接种对照，最后用保鲜膜覆盖，置于25℃自然光下培养，定时观察发病情况[6]。
参考文献：
[1]于倩．新时期行政事业单位财务档案管理的创新模式研究[J]．行政事业资产与财务,2019(06)：89-90．
[2]郭秋平．事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J]．办公室业务 ,2019(04)：116．
[3]李颖．试论文书档案管理中存在的问题与对策[J]．环球市场信息导报 ,2014(6)：57．
[中图分类号] C39
[文献标识码] A
标签：信息化论文; 事业单位论文; 文书档案管理论文; 云南省农业科学院农产品加工研究所论文;