摘要：随着社会的不断发展与进步，企事业单位、机关及各类社会活动产生了大量的声像档案，给如今的声像档案资料带来了极大的挑战及机遇，传统的声像档案保管已经无法适应新时代的发展。
关键词：云时代；声像档案管理；现状；措施
1云时代背景下声像档案管理的研究背景及意义
由于在保管过程中，按照以往的纸质档案保管条件，一些光热潮等条件对声像档案造成了严重的破坏，甚至声像档案无法进行打开或者复制等功能，因此，声像档案的管理要求更加严苛的条件。另外，国家相关制度法律的不完善不健全，一些单位部门在保管过程中使声像档案处于自由分散状态，不能做到档案的统一保存，久而久之便造成了档案的不完整性甚至遗失。
在网络技术迅速发展的当下，云计算作为一种新型的网络模式，可以实现计算资源的共享，快速分配、调用等服务，云计算背景下云储存技术的诞生，为声像档案管理提供了更加便捷、快速以及资源节省型的服务。相比于传统的声像档案硬件管理服务，云储存实现了对声像档案的数字化处理，在云计算的基础上计算机对档案进行统一管理，从而有效的避免了传统档案面临的档案遗失、损坏等风险，而且能够快速实现对档案的获取、转存等服务。目前，关于在云时代背景下如何对声像档案进行有效管理，充分利用云计算技术，有效的将声像档案管理运用于云端储存已成为社会各界需要研究的重要课题之一。
2云时代背景下声像档案管理的现状
2.1对声像档案管理认知的缺失
对于一个单位而言，声像档案在本部门的管理和工作的发展上起着非常重要的意义。然而，不少单位并没有深刻认识到这一点，本部门的档案管理构建体系也不完善，在面对保存部门的一些声像文件时，没有对文件进行及时的整理和分类，长此以往，造成了文件的丢失与遗忘。或者没有对文件进行有效的备注、格式的转换，虽然这些文件看似进行了保存，但是缺乏有效性，时间一长，档案面临损坏问题。另外，部门体系的不完善，一些有价值档案落于个人手中时，不及时交由档案部门管理，当人员工作变动时文件面临着丢失的风险，从而造成文件不能完整归档。
2.2缺乏专人专管机制
声像档案文件保存的好坏与管理人员有着直接关系，从而也就要求管理人员应当具备较高的素质以及专业知识。在大多数企事业部门中，声像档案的管理往往是由一些非专业人员来经营，他们没有进行过专业培训，对档案管理的认识水平相当有限，仅仅是对所保存档案进行一些简单的记录和划分。有限的业务水平根本无法使声像档案的管理上升到一个新的台阶。这也是档案损失的一个重要因素。
2.3数据的安全性不能得到有效保证
云服务虽为声像档案管理提供了高效便捷的管理方式，但由于人们对数据安全的认识不够以及相关单位的技术不到位，往往使声像档案置于临界点，当面临黑客入侵时，会造成数据外流的现象。并且国家在知识产权、信息安全等相关领域方面处于空白，这就加剧了声像档案在云端储存所面临的危险。
2.4缺乏有效的管理制度
一些单位部门对档案管理制度的缺失是比较严重的，而在数字化的声像档案方面，更是没有系统、科学、完善的有效制度。由于在管理制度上的缺失，声像档案管理人员往往用有一种“自由散漫”的心态，对相关磁带、磁盘等声像文件材料进行随意存放，备注不明，即使一些单位部门认识到了问题的所在，也建立了相关制度，但是管理部门领导的不重视、落实不到位也是一个造成档案缺失的重要因素之一。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3云时代背景下声像档案管理的对策
3.1确保声像档案的安全管理
声像档案在云端储存的安全管理不再是以往传统意义上实物的管理。虽然云服务为声像档案储存提供了高效便捷的方式，但是在网络传输中面临着信息安全的问题。基于此，首先要加强部门管理工作者的信息安全意识。其次要提高管理者的保密意识，防止信息做到人为泄露。再次，相关管理部门也要在数据安全性方面进行一定的投资，引入较高级的防护系统，配备密钥安全管理，以防止黑客攻击造成不必要的损失。必要的声像档案文件一定要申请知识产权保护，拥有维权意识。
3.2构建完整的声像档案管理体系
各级档案馆室的声像档案只要管理体系健全完善了，才能有效保障声像档案管理工作顺利进行，在构建整个体系过程中，要明确档案建设的每一步工作，比如采集、转换、格式、整理、转存等工作。并且有效的将其与网络技术相结合，对声像档案进行模块划分，从而实现高效的数字化管理。在完善声像管理体系的同时，要配备相关部门的监督职能，并进行不断强化、督促对声像档案的管理及安全，避免声像档案在储存过程中的流失。
3.3不断加强管理人员的业务能力
声像档案的管理工作在各部门里面要做到专人专管，运用一些相关专业的管理人才，同时要不定期加强档案业务培训，积极同国外先进的档案机构进行学术交流，借鉴丰富的管理经验，要让所有涉及的档案管理人员形成正确的认识，不是简单地对档案储存保管，而是要做到别类区分、详实著录、规范统一、格式一致等业务标准，本着档案不可分割的原则不断提高自我意识。
3.4完善声像档案管理相关的法律法规
从大的方向讲，国家应当健全声像档案管理方面的法律法规，只有这样，才能够使档案事业在根本上得到保证。各省市之间也应该在档案管理方面作出明确界定，在制定法律法规时，应在最大程度上避免各档案馆室在归档方面所带来的差异。在法律法规完善的基础上，结合各档案馆室的实际情况，建立各项声像档案管理的工作制度。
4云时代背景下声像档案管理的措施
4.1数字化的处理
数字化采集的数据必须进行数字化处理，其目的是为了方便用户在重新查找文件时能够以最快的方式搜索到所需要的目标资源，大大提高其检索效率。在处理过程中，要对数据实行统一编码，标准要规范一致。依据声像档案自身的特点来进行有效编目。通常，声像档案按照时间、来源、题目、存储格式、容量、责任人等信息进行详实编目，编目工作繁琐而工作量巨大，所以要求相关管理人员要有较高的专业水平。只有科学规范，才能充分发挥云端储存数字化下的检索功能。
4.2数据库的在线建设
在线数据库的建设是在最大程度上满足资源共享的需求，因此，为了方便快捷地检索所需的资源，应当在对档案做好整理并且分类的前提下，建立相对应的在线数据库。声像档案往往具备音频、视频和图片这三种不同的类型，这三种独特的类型也成为相应数据库的建立分类依据。这样可以使用户在寻找目的资源时提高检索效率。当然，数据库的建设应该根据企业或相关单位的实际需求为前提来建立，而不能进行对其他单位机构数据库的盲目照搬，比如高校以不同人群分别建设了教师、学生等数据库。所以数据库的建立应当结合各单位的实际情况。
结束语
声像档案工作的开展，是要通过具体的工作内容来做出相应的改善措施，才能提升工作效率，相关的档案管理工作人员更要保持工作的积极性与责任心，要最大限度地保障档案工作的正常开展。为了迎接新世纪的挑战，只有不断地掌握新技能、不断地学习和吸收相关新技术，不断地提升自己，融入社会的大舞台，才能使声像档案管理的工作更加的完善，不断进步，为单位及社会提供更加科学有效的服务。
参考文献：
[1]吴春萍.血站声像档案管理的现状与对策[J].办公室业务，2014（12）：59-60.
[3]肖润娥.声像档案管理的现状及对策[J].山西档案，2013（S1）：229-231.
论文作者:张颖
论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期
论文发表时间:2019/3/12
标签：声像论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 单位论文; 文件论文; 工作论文; 《基层建设》2018年第35期论文;