山东省青岛市城阳区职业教育中心学校 266109
摘 要：为加强学校档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案资源，充分发挥档案作用，在信息技术广泛应用的今天，把信息科学技术应用到档案管理中已是发展趋势。
关键词：档案 信息化 对策
一、档案信息化管理存在的问题
1.档案信息化管理意识亟待提高。要重视档案信息化管理，需要从思想上解决认识问题。
2.档案基础性规范程度不高。档案工作需要处理好传统管理和信息化管理的关系。
3.专业化人才缺乏，难以满足档案管理要求。
4.涉密档案电子化后存在安全风险。电子档案不同于纸质档案，很容易被篡改、复制、传播，在信息的真实性、保密性上存在一定的安全风险。
二、规范学校档案信息化管理的建议
1.深化档案管理意识，提高档案信息化管理。学校档案记录和反映了学校的发展历程，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据，档案工作是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作之一。改变传统思维，建立与时俱进的管理制度，促进档案工作可持续发展，档案要向数字信息化方向发展。档案管理人员要改变原有思维方式，主动参与到档案管理创新中，能够充分的对文书档案信息进行深加工，创造新知识信息，为档案利用者提供高质量信息服务。档案管理人员要积极主动做好宣传，争取全员对档案工作支持和理解，便于档案工作的深入开展。
2.做好基础工作，构建科学管理体系。档案管理工作应坚持学校统一领导、集中管理的原则。建议学校成立由校领导担任领导的档案工作委员会，领导全校档案工作，严格实行文件材料形成部门整理归档制度，纳入学校统一管理。
设立档案馆作为档案管理工作的职能部门，负责永久保存和提供利用本校档案等各项工作。业务上接受上级行政管理部门和教育管理部门的指导、监督和检查。档案馆应建立并完善文件材料的整理归档制度。各部门应做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料并及时归档保存。学校各门类、各种载体的档案，原则上由档案馆集中统一管理，特殊情况经档案工作委员会审议批准后设置分室，配备专人管理，实现统一领导、分级管理。
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档案馆应定期做好档案的鉴定工作。对保管期限已满的档案，组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定，凡需销毁的档案做好登记，进行销毁。档案馆还需及时做好档案的收进、移出、利用、销毁等各种统计，按照有关规定向上级档案管理部门报送档案基本情况统计月报或年报。学校应建立档案工作检查、考核和评估制度，每年对各部门档案工作进行考评，对在年度档案工作中表现突出的集体和个人予以表彰。对有意或无意违反《档案管理条例》的，档案工作委员会可视情节轻重，按《档案法》的规定依法给予行政处分或追究法律责任。
3.加快数字档案建设，实现档案信息化、网络化。为加快数字化档案的建设，学校应有计划地为档案馆配置现代化设备，使档案管理信息化建设与学校现代化管理同步，逐步实现档案管理的数字化、网络化。
4.加强电子档案的安全防护。学校应根据办学规模、发展规划和现代化管理的需要，为档案馆提供符合档案管理要求的档案库房。档案馆应建立库房检查和管理制度，实行专人负责，严格要求，确保档案安全。文本档案电子化后，对涉及党、国家和学校秘密的，涉及专利技术秘密的，涉及个人隐私的，档案形成部门规定限制利用的，都不得公开。电子档案的管理安全性应引起足够重视。
（1）从源头上建立健全保障制度，对需要上网公示的档案建立审查制度，严格审查把关，防止涉密文件、档案上传到公共网络。（2）完善软硬件安全设施，加大信息系统分级保护措施。（3）对纸质文档电子化要严格安全管控。（4）档案管理软件要科学完善，同时配备保密柜、加密软件等。其他安全措施，安全软件，同时要做好电子文件的备份，防止数据丢失。
5.加强档案管理专业技术团队的建设。学校应建立由各部门分管档案工作的负责人及专、兼职档案员组成的档案管理专业队伍。为顺应档案的现代化管理，档案员应选拔专业对口、知识面广、层次高的人才。学校档案管理工作人员数量应根据学校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。
为提高专业团队建设，应定期对档案管理人员进行任职教育和培训，更新其知识结构和能力结构。档案管理工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，严守机密，勇于创新，具备一定的档案专业知识和现代化信息技术知识。要通过专业培训，培养出一支具有创新意识和科研能力的档案管理团队。
参考文献
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[4]何萍 论文书档案电子化管理.中国管理信息化，2015，5。
[5]罗傲雪 文书档案管理工作创新研究.办公室业务，2013，12。
论文作者:李知深
论文发表刊物:《教育学》2018年5月总第143期
论文发表时间:2018/6/25
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