浅谈电子公文的写作及管理
刘静
（江苏科技大学苏州理工学院，江苏 张家港）
摘 要： 信息技术的不断发展，使得电子公文的应用在各企事业单位推广开来。电子公文相对于纸质公文，其可以提高工作效率，更为便捷。但电子公文的写作及安全管理方面尚待进一步完善。笔者结合工作实际，对电子公文的写作及管理进行分析探讨，以实现电子公文应用管理的进一步优化。
关键词： 电子公文；写作；管理
一 电子公文的概念及其优点
电子公文是在信息技术不断发展的基础上，为实现便捷的无纸化办公需要而产生的一种新的公文办理模式。其主要是通过特定的办公软件系统来实现公文的拟稿、签发过程。目前，电子公文办公系统已广泛应用于各企事业单位。电子公文相对于传统的纸质公文，其在传输过程中，必须依赖计算机系统阅读处理并通过网络进行传输，目的是为了代替纸质公文，提高办公效率，以实现其与纸质公文具有同等的法律效力。
电子公文之所以被广泛使用，是因为相对于纸质文件来说，其在制作、使用、流通等方面具有以下优点：首先，电子公文的制作、处理和归档是依托于特定的办公软件系统实现一体化完成，写作更灵活，文字信息的收集整理也更加方便、快捷；其次，电子公文在传输上无须人工进行实际距离的传递，可以减少人力、物力、财力上的支出，实现异地公文的快速流转。电子公文主要以数字形式存储在电脑系统中，存放更加方便，也可以节约很多的存储空间。对于过期的、无用的公文，电子公文的丢弃与销毁只要简单在电脑中进行删除操作即可，从而减少办公用品的浪费以及人工程序。再次，电子公文可以在同一时间、不同地点供多人阅读，不受时空限制，有助于工作的开展实施。基于电子公文相比较纸质公文有诸多优点，故电子公文的应用范围越来越广。
二 电子公文起草过程中存在的问题
电子公文虽然与纸质公文的载体不同，但其仍需具备纸质公文的规范性、严肃性、法定性、权威性等本质属性。因而，其起草及公文的处理过程仍应严格依照公文的规范性要求来做。笔者结合自身工作，就公文在起草过程中出现的一些问题进行系统阐述。
李吉林在小学语文的教学领域提出 “运用情境教学，培养审美能力”的理念。文学艺术与音乐艺术是一脉相承的，儿童钢琴的学习也是以培养审美能力为主旨的。所以，情境教学的理念和方法可以移用于儿童钢琴教学中。
（一） 文种使用把握不准
根据《国家行政机关公文处理办法》的要求，公文文种应结合行文目的、发文机关职权、与主送机关的行文关系来确定。在实际工作中，各部门人员在起草公文过程中在文种的选择上会把握不准。比如“报告”和“函”，“报告”是在按照上级部署完成一项工作任务后，向上级汇报工作完成情况及存在的问题等文种；而“函”是不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复等所使用的公文。“函”是平行文，不能用于上下级机关。比如下级机关，在上级文件的要求下，需报送相关材料时，因具有明显的上下级关系，在报送材料时应用“报告”这一文种，而不宜用“函”。
像“请示”和“报告”，“请示”是上行文，是下级单位就某一种具体工作事项或问题向上级请求指示、批准的文种。“报告”也是上行文，但目的在于汇报工作，故请示和报告不可混起来使用。比如《XX 大学关于XX 的请示报告》，这是不对的。“报告”中不应含有“请示”的成分。
“通报”是上级把有关的人和事告知下级的公文，用于表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，传达重要情况及需要各单位知道的事项。比如学校的学生或教职工在做了好人好事进行表扬时，就可以使用“通报”这一文种。
此外，像“决定”与“通知”，“决定”一般以领导机关或团体的名义作出，要下级机关、团体知道或执行，是用于对重要事项作出决定或部署、奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项的文种；而“通知”是知照性文件，用来发布法规、规章、转发上级机关、同级机关、和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等的文体。
（二） 内容行文不当
公文内容应准确、简要、规范、平实。让看的人明白内容是什么，怎么做。结合工作实际，电子发文在内容行文上往往存在的问题有：
1.发文内容书写格式不规范
例外，居住建筑的室内设计内容还可根据设计及装修的工种或步骤来确定，例如居住建筑的室内空间设计大体包括居住建筑内部空间的形象定位、居住建筑内部空间的装潢定位、居住建筑内部空间的局部声光热等物理环境定位、居住建筑内部空间的摆设品味定位等等。以下将对这四部分进行比较详细的分析：
规范写法：
在查阅文献[21-24]的基础上，结合实验试剂的安全性，选定四种试剂，分别为甲醇、四氢呋喃、正己烷、乙酸乙酯，不同有机溶剂对稻谷中叶黄素提取量的影响结果见图2。由图2可知，不同溶剂对叶黄素的提取量存在显著差异（P＜0.05）。选取四氢呋喃作有机溶剂时，稻谷中叶黄素的提取量最高，为（1.54±0.03）μg/g，正己烷、乙酸乙酯次之，甲醇最低。因此，选取四氢呋喃作为提取稻谷中叶黄素的有机溶剂。
（2）正文中标题层次及格式不规范常见错误如：
一、制订思路及要求
1、制订思路
2、制订要求
338 Clinical analysis of cerebral venous sinus thrombosis with isolated headache as main manifestation: a report of 6 cases
邓小平作为这场伟大革命的主要领导人，是当年改革开放一切重大决策的最后拍板者。他领导全党开辟改革开放新道路，具有统领全局性决定作用的，是作出了这样几个重大决策：
(1)人才培养目标明确，定位准确
（1）成文日期与发文机关署名不规范。
写作能力指个体的书面语言表达能力，关于其结构心理学家有不同的理解，我们主要研究以下几方面：立意能力、谋篇布局能力和书写能力。据调查结果显示，我校仅有不到10%的同学认为自己写作能力较高，20%左右同学写作能力尚好，其余同学的写作能力在不同层次，发展不均衡，水平偏低。
比如发文机关署名使用简称，成文日期为“二〇一九年六月二十日”。规范写法应是署名使用全称，成文日期应使用阿拉伯数字，即“2019 年6月20 日”。
一、制订思路及要求
（一）制订思路
（二）制订要求
1.人才培养目标明确，定位准确
正文一般用3 号仿宋体字，每个自然段左空二格，换行顶格。文中结构层次依次为一、（一）、1.（1）标准。一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。
（3）附件说明格式不规范
常见错误示例：
附件
1.《XX 学院实验中心建设规划书（模版）》；
2.《XX 学院实验室建设三年建设资金分配计划》；
高校的思想政治理论课教学有着一定的课时限制，这意味着思想政治理论课教学必须要在固定的时间、固定的地点实施教学活动，短暂的教学时间以及空间的约束使学生不能过多地了解课程信息，教学效率还有很大的提升空间。而新媒体新技术的出现和普及使高校思想政治理论课的教学时空得到了极大的突破，学生们可以通过网上的慕课、微课选择自己喜欢的教师、感兴趣的内容多方位进行学习，这进一步增强了高校思想政治理论课的辐射力与凝聚力。
规范写法：
案例7：讲“等比数列求和”时：可用“一张报纸依次折至第50次（若报纸厚度为1mm）总厚度会达到多少呢？”。
附件：1.《XX 学院实验中心建设规划书（模版）》
2.《XX 学院实验室建设三年建设资金分配计划》
附件在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如附件：1. XX XX），附件名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
标点符号是公文的有机组成部分，笔者在公文审核过程中发现经常会有标点符号使用错误的出现。常见错误示例如：
主要体现在：
（4）标点符号错误
法国蒙塔顿农业技术学院的农学家弗洛伦斯·勒普林斯（Florence Leprince）补充说道，改变的关键在于食品体系中所有参与者之间的合作。她表示，“解决方案已经有了，但远远不能覆盖各方面的需求，重要的是所有参与者在农业生产方式的改革中做出更多承诺。”
图2包括LNG低温储罐、增压器、空温式气化器、备用水浴式气化器、BOG处理器以及加温器和排空塔等。为了不影响计算结果，对设备与管道的连接处特意添加固定端板约束。对悬空管道添加竖直方向的约束和径向约束，防止管道由于悬空而导致变形和位移。
多个书名号或引号并列时使用顿号分隔，具体示例如：根据《高等学校实验室工作规程》《高等学校消防安全管理规定》《危险化学品安全管理条例》《高等院校实验室危险化学品安全管理规范（试行）》等有关规定，制定本办法。（错误）正确应是：根据《高等学校实验室工作规程》《高等学校消防安全管理规定》《危险化学品安全管理条例》《高等院校实验室危险化学品安全管理规范（试行）》等有关规定，制定本办法。标有引号、书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，宜用顿号。
标示起止年限和数值范围时连接号使用不规范。如：制定并实施学校法治化建设三年行动计划（2017-2019 年）。（错误）正确应是制定并实施学校法治化建设三年行动计划（2017—2019 年）。要确保2-3 年内建成。（错误）要确保2 ～3 年内建成。（正确）标示时间、地域的起止一般用一字线（占一个字符位置），标示数值范围起止一般用浪纹线。
表示次序的阿拉伯数字使用点号不当。如：1、应履行安全管理职责。（错误）1.应履行安全管理职责。（正确）带括号的汉字数字或阿拉伯数字表示次序时不加点号，不带括号的阿拉伯数字做次序，后面用下角点（圆心点）。
在标示发文年号时使用括号不规范。如：根据×发[2019]5 号文件精神，……（错误）根据×发〔2019〕5 号文件精神，……（正确）标示公文发文字号中的发文年份时，应使用六角括号。
（三） 发文语言表述不规范
公文作为处理公务时使用的文体，其语言要做到准确、简要、平实、规范。在日常电子公文写作中，会出现语言使用不规范的情形，比如表述事实不客观、语句不完整、数字不够精确、表述重复、语言浮华、晦涩难懂。电子公文语言的准确性既指事实的准确性，也指用语的准确性。事实的准确就是要对开展各项工作所涉及的事实须与实际相符，不能有任何夸大或缩小。用语的准确性就是要语句完整，遣词贴切，用字要防错别字、数字要精准。语言的简要就是要简明扼要，不重复啰嗦，语言平实就是要不浮华，不夸张，不可以矫揉造作，要平实易懂。用语的规范性就是要用规范的公文专用语言，不可以用口语化、散文化、抒情化语言来表述。例如，开端用语：如“根据、遵照”，如结尾用语：“特此函告、特此通知、请批示”等。
三 加强电子公文的管理
（一） 电子公文在运用过程中存在的问题
电子公文在运用过程中存在的问题，一方面是电子公文的安全存储及传阅问题。电子公文作为一种电子文件的形式存储在电脑系统中，相对于传统的纸质文件，其没有纸张作为存储载体，可以像纸质文件那样由专门人员放进办公柜或文件保存室进行保管。其安全保存问题尚待进一步完善。首先，工作人员对电子公文的安全保密认识还不够，在电子公文的存储上没有做到有效设防。其次，管理人员的信息技术不够，不能设置相对安全的保护壁垒，一旦离开无法确保电子公文不被他人阅览。第三，电子公文的制作与传阅需通过特定的办公系统并置身于网络环境中进行，在传阅过程中会面临遭受网络黑客攻击和各种病毒袭击的风险，造成文件内容泄露甚至丢失，严重影响电子公文的安全。另一方面是电子公文的电子公章等技术问题。传统纸质公文中，文件的红头及公章是公文严肃性、规范性的体现，而电子公文往往因技术的限制只能在公文内容和版面设计上与传统纸质文件一致，而公章却无法在电子文件中体现，无法达到公文规范性的要求。而电子公章如何做到专人专用，无法被轻易复制、篡改、窃取，也是目前电子公文制作中急需解决的问题。只有做好电子公章的使用安全，才能保证电子公文的严肃性。
（二） 加强电子公文管理的途径
电子公文的广泛使用在为工作带来方便的同时，因自身发展不平衡性、不规范性而带来一定的使用障碍。电子公文的标准化对当代公文的使用与发展有重大的意义。要加强电子公文的管理，笔者认为需做到以下几方面：
一要提高对电子公文的重视程度，提高电子公文操作、使用者的规范意识。影响电子公文安全的因素有网络黑客的攻击、计算机病毒、网络工作人员的操作不当、人为疏忽、软件本身存在的系统漏洞等。工作人员应加强安全防范意识，经常使用一些木马查毒软件，以保证网络环境的安全，避免操作过程失误，注重对电子公文的保密、存储。
二要完善电子公文安全法律法规建设。电子公文的安全管理，除了需要技术层面的支持外，还需立法层面的保障。法律的强制性，可以有效约束人们的行为。因而，对电子公文的管理，需完善信息安全法律法规，加强对电子公文法律地位的立法，出台相对成熟、全面、稳定的规范条例，从写作格式、传输方式、保存归档等方面都有所规定，从而保证电子公文科学、有效使用，发挥其最大功效。加强电子公文安全标准建设 。进一步完善电子公文管理的各种规范制度，并建立电子公文管理标准体系，促进信息与知识的共享及电子公文的有效归档。明确统一的标准体系和完善的规范制度对电子文件管理至关重要，能更好地促进社会信息资源的共享。
三要健全电子公文安全运行管理体系。电子公文管理须结合传统纸质文件管理的经验，赋予文件和档案管理人员相对应的管理权限，必要时应采取有效措施，促使电子公文朝着完整、真实和有效的方向发展并制定具体的保管期限表和电子公文归档范围，以便对电子公文的留存与否进行鉴定；还应当明确归档电子公文保管载体的维护和选择等。为了保证电子归档质量，可以对文档进行一体化管理，在电子公文制作的时候，就采取必要措施。档案部门从开始到结束要进行一条龙督导控制，档案人员应该从电子公文的生成阶段开始参与、设计、指导、提出必要的需求，包括从计算机硬件到文件格式数据库，以便电子公文的归档管理保存准确无误。从电子公文的形成、运行到归档管理，明确专门机构或人员负责；保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子公文归档的质量；为了更加准确的保存公文，在归档过程中应注意公文和生成公文的软件的同时备份，并且不得对公文进行任何的更改。
3.形成了社区事务约定俗成的长效管理机制。按照以“一事一议，一议一制，一制管一事”的原则，在党组织引领下通过院落自治解决“小事”的方法在广泛征求群众意见的基础上形成制度固定下来，纳入小区居民公约，大家共同遵守，监委会代表全体居民监督执行。从而形成“小区事务，大家商量，大家办”的理念，从根本上改变了小区物业无人管、无法管、无钱管状况，实现小区自治管理有章可循。
四要完善电子公文安全技术保障体系。加强对计算机软硬件系统和网络环境的管理对电子公文的安全至关重要。一是电子公文管理系统的开发需尽量做到功能的完善。电子公文管理系统在开发过程中需实现其与档案管理系统的有效链接，软件系统需满足电子公文管理功能需求，保证电子公文的真实有效。二是优化硬件系统，利用多种介质备份以延长电子公文的保存时间，同时适时更换更加稳定齐全的设备，创造良好的内外部环境以保证电子公文系统的平稳有效运行。三是确保网络环境的安全，通过制定、完善规章制度来加强其权限管理，做到有效监督和合理分配；同时采用一些防范隔离、系统检测、信息保密等措施加强对电子公文安全性的管理。
四 结语
计算机技术的飞速发展，促进了电子公文的推广使用。电子公文作为传统写作活动与现代科学技术相结合的产物，在发展过程中，由于技术的局限、制度的不完善以及公文制作者、管理者的认识等因素，还存在一些问题有待解决。随着科技的不断发展、工作人员自身认识的不断提升，电子公文的发展一定会越来越完善。
由于传统农业耕作方式一直根深蒂固，大多数农民群众对秸秆妥善处理、秸秆还田的重要性认识不够，农业生产的大量副产品秸秆处理方式不合理，从而造成农业副产品资源严重浪费，同时对农业生态环境造成破坏。将秸秆粉碎之后直接还田可以增加耕地土壤有机质含量，增加土壤蓄水保墒能力，减少风蚀、水蚀侵袭，保持耕地水土不流失。对实施了秸秆还田的土地检测发现，每年可增加土壤中有机质含量0.06%以上。同时实施秸秆还田还能够显著增加土壤中氮、磷、钾含量，连续实施免耕两年以上的地块，可以发现蚯蚓存在。
参考文献
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本文引用格式： 刘静.浅谈电子公文的写作及管理[J]. 教育现代化，2019，6（63）：125-127.
DOI： 10.16541/j.cnki.2095-8420.2019.63.043
作者简介： 刘静，女，山西晋中人，江苏科技大学苏州理工学院，党政办公室科员，研究实习员，硕士研究生。研究方向：民商法学。
标签：电子公文论文; 写作论文; 管理论文; 江苏科技大学苏州理工学院论文;